一、招生办公室工作职责.doc
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1、海南翻译公司外语培训中心招生办公室工作实务(一)招生办公室工作职责一、招生办公室职责1、主管岗位职责说明书A、基本技能要求:a)对教育行业有深入的理解,能与学校的办学理念一致;b)有所管部门的管理经验;c)有较强的统筹规划能力及执行能力;d)有良好的沟通能力、组织能力;e)有团队精神与良好的合作心态;f)有善于学习、唯才是用的心态。B、主要工作职责a) 负责完成所管辖部门年度、季度工作目标,并配合各个部门共同完成学校年度、季度的工作目标,向校长负责;b) 关注学校整体发展和经营,及时向校长提出建议和意见,做好校长的参谋和助手;c) 负责监控学校各项管理制度、经营举措在所辖部门的贯彻实施,确保渠
2、道畅通;d) 配合学校的工作安排,负责所辖部门的经营规划、运行管理、人员调配,并组织落实及考评;e) 制定、更新和执行各项部门规章制度;f) 领导与监督部门工作。通过目标化管理,制定每个员工工作目标(月度、季度、半年度、年度),监督部门工作,同时指导、支持与促进每个完成目标,提高部门工作绩效;g) 领导所辖部门参与于学校全面目标计划体系、过程质量管理体系、全员业绩考评体系的建立和运行;完成校长布置的其他工作。C、工作报告内容a) 向校长递交所管辖部门的年度、季度工作计划;b) 向校长报告所管辖部门的年度、季度预算;c) 向校长报告所管辖部门的年度、季度决算;d) 向校长报告所管辖部门中层的流动
3、情况;e) 每周向校长汇报上周的工作内容、工作业绩、工作失职。D、考核指数a) 所管辖部门季度、月度工作计划的完成情况;b) 所管辖部门工作人员的凝聚力及人才的储备情况;c) 校长布置其他工作的执行情况及工作心态。E、奖罚机制:根据各个部门的工作内容不同,在部门岗位职责说明书中描述。2、前台接待职责说明书A 主要工作职责a) 向来电或来访的学员或家长介绍学校特色、教材特色、课程设置、师资情况,解答学生、家长疑问;b) 负责日常咨询记录,做好新班开课前的电话回访,完成课程销售;c) 负责学员、教师、班级的日常管理工作:负责学员的报名、收费,将已报名学员档案整理归类;制作考勤表,并适时交于任课老师
4、;负责协助教师做好学员考勤及学员安全等日常管理工作;负责定期收集学员建议,分类整理并及时上报教务部;d) 认真完成学校要求的各种财务、行政表格:负责书籍、磁带的管理并定期盘存登记;负责定期上交招生人数统计表,学员原始档案表及其它文件资料,做好学校资料的保管及交接;e) 协助完成教室安排,及与教师联系等日常事务;d) 执行总校的各种规章制度及要求;做好学校指令上行下达工作;f) 协助总部各部门的各种促销、社会公益活动的推广;负责收集并整理同行业信息,并及时向上汇报,可提出合理化建议。B 工作报告内容a) 每周的来电、来访人数;b) 每周来电后,经过沟通到访的人数;c) 如有试听,当天进行试听的人
5、数;d) 每周完成课程销售的新生人数(注意区分少儿、中学生、成人)、老生续读人数;e) 如有试听,统计当周开班的试听报名率;f) 当月的退费情况汇总、及对学生的回访与分析;g)其他各部门通过销售部汇总的数据。C考核指数:a) 当月完成工作计划中课程销售数量的情况;b) 能否认真完成学校要求的各种财务、行政表格;c) 销售过程及后期服务过程中仪态、语态,家长、学生对服务的反馈情况;d) 能否积极配合各部门与销售人员配合推广工作。D 奖罚机制:a) 拓展奖:在招生期超额完成工作计划中新生课程的销售数量,季度结算;b) 巩固奖:完成财务部制定的销售数,相应的给于奖金额度,年终结算;c) 合作奖:积极
6、配合其他部门的活动推广,并使活动取得显著成绩。 二、招生办公室各项管理规定 1、保卫职责1) 熟悉重点保卫目标。2) 保持高度的责任感与警惕性,以防止不法分子及蓄意获取我校信息的人员入内;严格执行学校员工、教师凭证出入,学员凭听课证出入制度。3) 对违反治安管理规定,扰乱工作秩序的人应及时制止;情节严重者,扭送公安机关处理。对盗窃或破坏行为,要敢于斗争。4) 应随时维护学校的教学及治安管理秩序,及时解决突发事件并上报;5) 随时检查学校内的各种防护措施,定期检查线路,排除隐患;做好防盗工作、安全检查、监守岗位,如需维修、更换防护设备并及时上报;6) 每日清晨进行第一次巡查,及时发现和解决前日的
7、遗留问题,检查教室的门窗是否完好,清点各种教学设施,做好检查纪录。7) 当日课程全部结束后进行再次巡查,及时关闭学校大门,检查、关闭各教室内的门、窗、电源、灯、空调及教学设施等,并认真做好检查记录。2、防盗措施1) 机要室、财务室、仓库等重要部门要安装自动报警器,下班时须接通报警器的电源。2) 员工不准在办公室存放现金、有价证券等贵重物品,财务室的备用金不准超额。如有特殊情况应报告行政部,派人值班保卫。3) 重要的文件材料、数据,应妥善保管,人不在时,不准摊放在办公桌面上。4) 重要部门的房间要设置铁闸、铁窗,办公房间无人在内时要关好门窗和截断电源。5) 车辆停放时应采取必要的防盗措施。3、办
8、公室电脑管理规定1)办公室电脑除指定使用人外,其它人员未经允许不得擅自使用电脑、偷看他人资料;因教学任务的变更,办公室需要搬动,基本上坚持机随人走,特殊原因要上报。2)非指定使用人(指非指定的使用者如:其它员工、教师、学生等)一律不准动用学校电脑,特殊原因需使用电脑者,该电脑的指定使用人必须在场。如违反处以指定使用人和动用人每次50元罚款。3)办公室电脑定人管理、定人负责,指定使用人要妥善保管和维护好办公设备,设备丢失或人为损坏,指定使用人要负全部责任并照价赔付。4)机箱后有封条,指定使用人不得擅自拆开机箱,如机器出现故障或需要添加新硬件,须向网络维护人员报告,由专业人员处理,出现私自拆箱将处
9、以指定使用人和当事人每次100元罚款,如有零件丢失,则由指定使用人全额赔付。网络维护人员需定期巡检一次,发现问题及时处理。5)办公室内不得随意调换他人电脑的某些部件,如鼠标、键盘等,如违反,除恢复原状外,处以当事人每次100元罚款。6)使用完毕后要按照正常的关机方法关机,先关主机再关外设,不得强行关闭电源。7)不得在办公室利用电脑上网聊天、游戏或浏览反动、黄色站点,除工作需要查资料、发邮件外。8)搞卫生时,抹布要拧干,防止机箱、显示器内进水。9)禁止在电脑前进食、喝饮料,以防污物溅入设备。10)电脑应远离窗户,以防雨水溅入、灰尘落入。11)不准用学校电脑、打印机打印私人资料,一经发现,罚款20
10、0元。12)以上条款除明文规定外,如有违反处以指定使用人和当事人每次50元罚款。4、办公用品管理制度为加强办公用品管理提高工作效率,节约办公开支,特制定本制度。 1)本制度所称办公用品指单位价值在1000元以下的日常办公用品。 2)学校行政部公用品实行计划管理和标准化管理,由后勤部负责管理。 3)各分校、部门应于每月25日前将下个月的办公用品计划(按标准品种填写)送后勤部审核后组织采购、发放。4)购进原则:必需、节约、比价就低。5)办公用品管理员依据审核后的月计划汇总单采购办公用品,并交由学校仓库发放。 6)办公用品按每人每月20元标准控制、使用,原则上不得超支,由部门按岗位、人数内部掌握发放
11、。各分校、部门每月控制标准内的费用可以跨月使用。7)新报到员工,一次性地从所在分校、部门申请、领齐必备的办公用品。 8)办公用品属学校公用的,由行政部指定专人负责保管,属分校、部门使用的,由其指定人员负责保 管,属个人使用的,由个人负责保管。专人保管的办公用品报废时要以旧换新,因责任事故损坏或丢失, 按学校财务制度,视损坏程度由责任人赔偿,属意外事故损坏或丢失,须经校长批准才予以冲帐。9)报销时,须经财务部按照购进物品清单,对照价格表审核总金额相符,采购员、保管员签字,主管校长签署意见后方可报销。10)员工调离或因故离开学校时,应到行政部办理办公用品(价值在100元以上)清还手续,凡不到后勤部
12、办理归还或移交的将按市价从工资中扣除。5、保密制度1)为保守学校秘密,维护学校权益,特制定本制度。2)学校秘密是关系到学校的利益和生存,依照特定程序确定在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。3)全校所有分支机构及全体员工都有保守学校秘密的义务。4)学校保密实行既确保秘密又便利工作的方针。5)对保守、保护学校秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。6)学校秘密包括下列秘密事项:A 学校重大决策中的秘密事项;B 学校尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策;C 学校内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录;D 学校财务预决算报告及各类财
13、务报表、统计报表;E 学校学员档案、学员联系方式、学校招生人数、收入等。F 学校的教研成果,未经公开印发的教材、教案、辅导材料等。G 学校所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息;H 学校教师、员工的人事档案,工资性、劳务性收入、联系方式及资料。I 学校的决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件。J 其他经学校确定应当保密的事项。7)学校秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。绝密是最重要的学校秘密,泄露会使学校的权益和利益遭受到致命的的损害;机密是指泄露会对学校造成严重的损害;秘密是一般的学校秘密,泄露会使学校的权益和利益遭受损害。8)学校密级的确定A 学校经营发展中,直接影响
14、学校权益和利益的重要决策文件资料为绝密级;B 学校的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、学校经营情况、学校学员档案、学员联系方式、学校招生人数、收入、教研成果为机密级;C 教师、员工、人事档案、合同、协议、职员工资性收入,尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。9)属于学校秘密的文件、资料,应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级,并确定保密期限。保密期限届满,自行解密。10)保密措施:属于学校秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由行政部执行;采用电脑技术存取、处理、传递的学校秘密由此项工作人员负责保密。11)对于密级文件、资料和其他物品,必须按
15、学校机要室管理规定采取以下保密措施:A 非经校长或主管副校长批准,不得复制和摘抄;B 收发、传递和外出携带,由指定人员担任,并采取必要的安全措施;C 在设备完善的保险装置中保存。12)属于学校秘密的教研成果的开发、印制、刻录、运输、使用、保存、维修和销毁,由学校指定专门部门和机要室负责执行,并采用相应的保密措施。13)在对外交往与合作中需要提供学校秘密事项的,应当事先经校长批准。14)具有属于学校秘密内容的会议和其他活动,主办部门应采取下列保密措施A 选择具备保密条件的会议场所;B 根据工作需要,限定参加会议人员的范围,对参加涉及密级事项会议的人员予以指定;C 依照保密规定使用会议设备和管理会
16、议文件;D 确定会议内容是否传达及传达范围。15)不准在私人交往和通信中泄露学校秘密,不准在公共场所谈论学校秘密,不准通过其他方式传递学校秘密。16)学校工作人员发现学校秘密已经泄露或者可能泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告行政部;行政部接到报告,应立即作出处理。17)出现下列情况之一者,给予警告,并扣发工资200元以上1000元以下:A 泄露学校秘密,尚未造成严重后果或经济损失的;B 违反本制度第十条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条规定的秘密内容的;C 学校秘密但采取补救措施的。18)出现下列情况之一的,予以辞退并酌情赔偿经济损失:A 故意或过失泄露学校秘密,造成严重后果或重大经
17、济损失的;B 违反本保密制度规定,为他人窃取、刺探、收买或违章提供学校秘密的;C 利用职权强制他人违反保密规定的。19)本制度规定的泄密是指下列行为之一:A 使学校秘密被不应知悉者知悉的;B 使学校秘密超出了限定的接触范围,而不能证明未被不应知悉者知悉的。6、标准化工作管理规定1)标准化工作的含义:标准化工作,就是要以学校统一制定的准则,调整、制约和规范各分校、部门的经营管理活动和所有员工的客户服务活动,在全学校范围内形成一个科学、高效、优质的服务体系和经营运作模式。2)各分校由主管(或副主管)负责处理所在分校员工基本服务中所发生的各种问题。各部门由员工的直接领导负责处理该部门员工基本服务中所
18、发生的各种问题。3)服饰仪表的常规检查:各分校、部门每日上班后10分钟内安排检查,达到学校规定标准者,方可进入工作岗位,否则,学校监察部、行政部工作人员有权拒绝其进入工作岗位,所误时间按迟到和旷工的规定处理,如有违规上岗,将对其本人和直接上级进行处罚。4)言行举止一般规范的常规检查:A、各部主管应在工作时间(加班时间)对员工的操行状况、服务状况进行不定时巡视,发现问题后立即向当事人提出改进意见。B、当事人被提醒后仍不改正,应对该当事人做出违规记录,集中报于上级主管部门记录备案。C、分管校长应对下属各部的工作人员的常规检查工作进行监督,如果发现有对严重违规人员进行袒护的现象者,发现明显问题却不提
19、醒当事人者,应记录却不记录者,则应对相关人员做出违规处罚,首次处以50元罚款,二次处以100元罚款,三次调离现工作岗位,情节严重者予以辞退。5)为保证此规定的执行能落到实处,使制度规定变成员工的自觉行动,人力资源部根据汇总记录,按执行情况实行相应的奖惩制度;6)发生严重违规现象时,对违规者应一次记录处罚100元,给以警告,第二次调离工作岗位或辞退。7)发生一般违规现象时,对违规者应一次记录处罚50元,第二次罚款100元,给以警告;第三次调离工作岗位或辞退。8)轻微违规提醒一次便改正者,可不做处罚。提醒一次仍再违犯者,应记录处罚10元;第三次提醒时记录处罚30元;超过三次仍不改正者则按一般违规处
20、理。9)处罚金额由行政部开具罚单交财务部在违规者当月工资中扣除。7、电话管理制度1)学校的电话主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用,工作时间严禁打私人电话,如遇特殊情况,须征得上级的同意,方可使用。2)员工拨打工作电话,用语应尽量简洁、明确,通话时间控制在三分钟以内。员工接听工作电话或私人电话时,时间应控制在三分钟内。3)任何工作人员接听外线电话的标准用语为:您好,翻译公司,总的要求是规范、简洁、礼貌。4)学校不允许员工在学校打私人长途电话,如因工作需要拨打长途电话时,需登记使用;如发现有相关费用产生则给予2倍的罚款。5)每次拨打长途电话时要用语要简明,尽量做到长话短说,严格控制通话时间
21、在三分钟之内。6)每次拨打或接听电话后必须在学校电话拨出登记表或学校电话接听登记表上签名并做详细登记。7)部门之间电话的拨打和接听均应严格按照以上条款执行。8)校内各部门应派人定期检查。以上条款如有违反者,将按照员工考核制度给予扣分处理。9)各分校一并定额每月电话费用,凡超过由行政部人员负责统计的当月话费定额,内线不再充值,直拨电话费用从工资中扣除。8、服饰仪表1)衣着A 全校所有咨询及其它工种兼咨询人员在咨询前台或咨询处必须着工装,并佩带工作证上岗;B 所有员工在工作时间及集体活动时要求必须穿着工装;但便装应符合下列要求:女员工不得穿吊带装、超短装;男员工不得穿背心、短裤;C 要求工装必须干
22、净平整,不得有异味(如汗渍、腋臭、男士喷洒气味怪异的香水等);D 不得穿着有明显褶皱、有污渍的工装;E 所有员工在夏季穿着长袖衬衣时不得挽起袖口和领口且袖口必须洁净;F 女性员工穿着裙装时,应穿长袜或穿短袜;G 员工不得穿拖鞋上班;2)饰物A 在工作时间和营业场所不得佩带过多或过分夸张的金银首饰;B 不得佩带造型怪异的手表及其他饰物;C 不得在工作或营业场所佩带墨镜;D 在校区内时间必须佩带工作证;E 女性员工除正常样式的发卡、发绳外,不佩带其他怪异或过分渲染的特殊头饰物;3)仪表 A 男性员工: 不留过耳长发;不染怪色头发;不做怪异发型;不蓄胡须;不留长指甲; B 女性员工:不染怪色头发;不
23、做怪异发型,不得散发,必须将头发盘起或束起;上班应化妆,但化妆不可过于艳丽;不留过长的指甲;手指和脚趾不可涂妖艳的指甲油;9、复印管理制度为提高复印机的利用率,为分校、教师、员工做好服务,本着节约耗材的原则,特制定以下几条制度:1)复印机及耗材由专人管理。2)需复印的部门需填写复印申请单(见附表16),50页以下经主管签字后方可复印,50100页须由主管校长签字后方可复印。教师复印资料必须由教务部主管或分校主管签字方可复印。如有大批量的复印,数量超过50张以上应使用速印机(最好提前2天做好准备)。3)复印人员须严格按照复印机的操作步骤进行操作,不懂得操作程序或复印机出现故障必须请教设备维护工作
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