收发室工作流程.doc

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1、收发室工作流程 一、信函管理1、 严格执行保密制度，维护收件人的合法权利。2、 清点当天邮局送来的挂号信的件数，实物与清单要相符合。3、 把各类挂号信（包单、汇单、挂刷、特快专递等）按部门分类、（信封上的地址是双重地址以第一地址先投，第一地址投递失败，再次以第二地址投递）登记、签发。4、 整理、核对、登记当天收发的各类挂号信，把实发数、未发数、退信数，做出汇总表，准确无误后进行装订。5、 各基层部门退回收发室的挂号信要严格遵守邮政信函管理规定。在退信上要贴退条、盖章、批注，分别为、原址查无此（人）、（单位）、（公司），、迁移新址不明，、地址不详。收发室要履行登记手续，由退信人签字。6、 平信退

2、信要贴退条、盖章、批注，分别为、原址查无此（人）、（单位）、（公司），、迁移新址不明，、地址不详。二、特快专递管理特快专递包括联邦国际快递及国内EMS特快专递。1、 特快专递需登记签发。2、 退特快专递需收发单位贴退条、盖单位章、批注。3、 收发室在退特快专递本上再次登记，退件单位签字。4、 收发室退邮局特快专递再次登记，需邮局再次签字。5、 特快专递收件单位当天没能领取，收发室需打电话告知领取。6、 如有特殊情况，如鲜花等特快专递业务，需特殊服务，收件人也可带有效证件，到收发室个人领取。三、国际信函平信管理1国际信函平信要在信封的背面登记当天接收日期。2翻译详细地址、姓名。3如有地址不详或错

3、投信函，登记寄件人，收信人详细外文地址、姓名。4由收发室贴退条，盖收发室章，批注、退回。5已下发的国际平信信函，各部门退回收发室的信函需要贴退条、盖章、批注退回，收发室要履行登记手续，由退信人签字。四报纸管理1清点报纸。2按照报录分发各类报纸至报箱。3如有缺报、少报需与投递员联系，及时补报，还需出黑板告知缺报种类。五、文件管理1收发室负责签收文件，在签收单上填写日期，文件内容。2由取文件人在签收单上签字3没有取文件的单位，需电话告知。六、杂志管理1清点杂志数目与邮局清单数目相符合。2按照收发室杂志分配册，登记当天接收日期，杂志期数、份数，分发杂志。3要在各单位杂志签收单上，加盖“收”字章。4杂志入杂志箱，封闭式管理。5定期告知各部门取杂志，各单位取杂志需签收当日日期，和取杂志老师的姓名。6每月一次用各部门签收单与收发室杂志分配册对照核对，如核对出杂志的差错，立即与邮局及时联系实施补刊。7杂志不能借阅他人阅读，不能带回家私自阅读。八、订阅管理1把新的一年目录，输入到订阅系统。2为各基层订阅单位打印好订阅流程。3订阅期间提供技术支持电话咨询。4把各订阅部门的订阅清单送交邮局。5校对清单。6年初查询无法投递的报纸、杂志。