公文写作公文写作与处理培训讲义.doc
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1、(公文写作)公文写作与处理培训讲义公文写作和处理讲义曲靖市农业局办公室(2009年10月13日)同志们,根据安排,当下由我来和大家共同学习公文写作和处理有关知识。于座的各位,可能有极少数专门从事文秘工作,对公文写作和处理相对比较熟悉;而绝大多数均是专业技术人员,对规范性公文写作和处理有壹定了解,但经常接触的主要是像工作总结、讲话稿之类的非规范性公文。非规范性公文写作和处理相对比较灵活,规范性公文从起草、审核、签发、印刷、办理、归档等均有非常严格的规定。下面,我讲三个问题。第壹个问题,为什么要学习公文写作和处理可能有的同志认为,只有于办公室工作、专门从事文秘工作的人才有必要学习公文写作和处理。这
2、种认识是有偏差的。原因主要有四点:首先,公文写作和处理的各个环节经常是由不同部门共同完成的。如果办公室包办所有环节的工作,工作人员就会累死。第二、普通专业技术人员经常需要承担草拟公文的职能职责。如果不了解公文写作和处理的规则,草拟出来的公文规范程度就不高,办公室于进行公文审核时难度就会很大,任务就会很重,必然会导致大量粗制滥造的公文蒙混过关,不但影响单位的形象,仍会耽误工作。第三、专业技术人员学习公文写作和处理,是人全面发展的需要。第四、学习公文写作和处理,是提高执行力的需要。1999年至2000年,国家先后颁布了国家行政机关公文处理办法和国家行政机关公文格式,这个办法和格式是我们公文写作和处
3、理最重要的依据,颁布到当下已经有十年时间,可是就全市农业系统的办文水平来见,我们很多同志,甚至是专门从事文秘工作的同志,对办法和格式知之甚少或壹知半解,公文写作和处理随心所欲,说明我们的执行力仍有待于进壹步提高。近年来,市委办、市政府办对市直部门和县级政府公文写作和处理通过抽查和通报的方式进行监督,市农业局办公室也对农业系统的公文写作和处理进行了规范,我们农业系统的公文写作和处理有了壹定提高,可是,和政府系统相比仍有不小的差距。所以,我们要提高农业部门的形象,提高办文水平也是壹个重要的着力点。我建议同志们,尤其是从事文秘工作的同志们,要把国家行政机关公文处理办法和国家行政机关公文格式找来仔细研
4、读。第二个问题是,规范运行,努力提高公文处理水平壹是要规范公文管理。我们曾经就壹些公文中存于的问题向下级单位的办公室询问,得到的答复是不知道,这个问题应当归其他科室负责。能够说,我们农业系统公文写作和处理方面存于的问题,很大程度上是由于重视程度不高、管理不到位造成的。要提高公文写作和处理的水平,首要的任务是要强化对公文处理的管理。国家行政机关公文处理办法第七条明确规定,“各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构,主管本机关的公文处理工作且指导下级机关的公文处理工作。”第五十六条规定:“各级行政机关的办公厅(室)对上级机关和本级机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查且建立督查制度”。我
5、们各级农业部门的办公室要认真对照这俩条规定,要按照“办文零失误”的标准,切实履行管理职能,加强对公文处理的管理,确保办文质量。二是要规范行文规则。我们经常见到壹些不符合行文规则的文件。壹是越权发文。国家行政机关公文处理办法第十五条第二款规定:部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。可是,我们有的事业单位不经过局办公室而直接向县级农业部门发文,今后要杜绝此类事情发生。二是越位发文,就是向不相隶属的部门发通知或请示。有壹个县农业局发通知,它的主送单位,就是通常说的抬头那里是:各乡镇人民政府、农技中心。同志们要注意,通知是下行文,所谓下行文,就是向下级部门发文,而乡镇人民政府且不县农业局的下级
6、。这壹份文件,如果确需发到乡镇人民政府,应当于版记中以抄送的形式标记。我们仍经常见到乡镇人民政府向县农业局或市农业局报送请示或方案,同样也是非常荒唐的。因为乡镇人民政府和县市农业局不存于上下级关系,而是互不隶属的的关系,既不能发上行文,也不能发下行文,如果确需发上行文或下行文,只能用抄送的形式。三是超范围请示,即请示事项超出上级部门的审批权限。例如,有个县农业局向市农业局请示盖新办公楼,市农业局没有审批权。四是重复请示。有个县的壹个中低产田地改造项目,先以县中低产田地领导小组的名义上报到市中低产田地领导小组要求转报省级领导小组,又以县农业局的名义上报到市农业局要求转报省农业厅。五是强行请示。我
7、们有些项目,省级已经明确要求暂停申报审批,仍有些项目是按计划按时间统壹组织申报,但有的县级农业部门硬要申报,想什么时间申报就什么时间申报,我们按规定暂停申报,他认为是为难他。六是违规抄送。请示于主送上级机关的同时,不能抄送下级单位。例如,有壹个县农业局向市农业局报送请示,于版记中我们见到,这份请示被抄送到县农业局的下属有关单位。三是要规范草拟公文。如果说前面所讲的内容只要求大家有壹定了解,而草拟公文是每壹位专业技术人员均可能需要承担的工作任务,所以要求熟练掌握。只有起草出符合规范的公文,才能最大限度提高文秘工作效率,最大限度减轻公文审核难度。我们于座的每壹位同志撰写壹般性的工作总结应当没有什么
8、问题,但要起草规范性公文,则需要进壹步的学习和训练。我们草拟公文常见的问题有:第壹、结构层次序数不规范。第壹层应当为“壹、”,第二层为“(壹)”,第三层为“1.”第四层为“(1)”。根据我们的经验,公文的结构层次壹般应当控制于三层以下,太多会导致结构过于复杂。第二、公文引用不规范。于引用公文时,应当先完整引用公文的标题,标题后面仍必须引用发文字号,发文字号要用圆括号标识。第三、数字使用不规范。国家行政机关公文处理办法第二十五条第九款规定:“公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和于词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。”例如:“中央1
9、号文件”里边的“1”应当用小写的阿拉伯数字,而不是汉字“壹”。又例如:公文的成文日期应当用汉字,而不是阿拉伯数字。第四、逻辑层次和条理不清楚,只有他自己清楚,就像有的人打麻将,条子里面插着筒子,筒子里面插着万子,把你眼睛望花,脑壳绕晕。第五、文题不匹配。有的是小脑袋戴大帽子,有的是大脑袋戴小帽子,有的是张冠李戴。这里插壹点,非规范性公文的标题能够有主标题和副标题,而规范性公文的标题只能有壹个。第六、转发文件时标题不够简洁。例如,“曲靖市农业局关于转发市纪委关于转发省纪委关于转发中纪委关于公开财产申报的通知的通知的通知的通知”。这是壹个虚拟的标题,也是壹个书呆子式的标题。有四个“关于”,三个“转
10、发”,四个“通知”,有47个字,要是壹口气读完,估计会上气不接下气。这种写法是不恰当的。能够改为“曲靖市农业局转发中纪委关于公开财产申报的通知”,仅22个字,既简洁又明了,中间环节均能够省去。第七、公文的文种使用不规范。国家行政机关公文处理办法规定了命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、方案、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种规范性公文,壹般来说,我们的规范性公文只能用这13种公文中的壹种,例如,“曲靖市农业局2009年工作总结”,“总结”不是规范性文种,如果要作为正式文件印发,应当用“曲靖市农业局关于印发2009年工作总结的通知”,同时将总结的部分作为附件比较妥当。第八、公文的主题词
11、不规范。主题词编排是难度较大的部分。有的同志把标题分成几段,就当成主题词,是不恰当的。主题词由类别词+类属词+文种三部分组成,其中类别词必须到国务院主题词表中找。农业部门大部分公文的类别词是“农业”;类属词也要到主题词表中找,实于找不到可自拟,且加“”标识。例如,“曲靖市农业局办公室关于召开全市农业系统公文写作和处理培训会议的通知”这样壹个标题,类别词应当是“文秘工作”,类属词应当是“培训”,“会议”,文种是“通知”。我国目前有俩套公文主题词表,壹套由国务院办公厅秘书局拟定,适用于政务类公文,有15类1049个主题词;另壹套由中央办公厅秘书局拟订,适用于党务类公文,共收录主题词5116条。这俩
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