OA项目规划书（模板） .doc

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1、易动协同办公自动化系统项目规划书（模板）目 录第一章： 引言31.1项目背景31.2保密说明31.3版权信息3第二章 总体设计指导思想42.1国内外发展趋势综述42.2设计基本原则和依据42.2.1 以项目管理以及文档为中心的信息结构设计原则42.2.2 开放性和标准52.2.3 安全性和保密性52.2.4 界面友好性、标准化52.3设计参考标准和规范5第三章 需求分析及解决方案63.1 需求分析63.1.1 现状63.1.2 问题63.2 解决方案7第四章：系统规划方案94.1网络规划9第一章： 引言1.1项目背景XX公司是专业从事多媒体开发、网站建设、软件开发、影视制作的专业性企业。依托其

2、自身良好的IT能力，已经在信息化方面有着诸多的应用。本系统的实施目的主要是帮助XX公司实现对公司各个进行项目进行控制和管理，并在项目进行的同时，将产生的控制文档自动归档，形成公司文档资料库。从而提高XX公司对项目的控制能力，降低项目成本，并电子化管理文档资料，方便日后查询、提高整体工作效率。1.2保密说明本方案书中所包含的内容是易动科技信息有限公司运用技术和产品的专有信息。这些信息不应该被扩散到XX公司之外，同样也不应该在非评估此方案书的前提下，复制、使用和扩散这份文档。XX公司有权复制、使用和扩散双方签署协议中规定的内容和信息。这种保密要求并不限制XX公司使用从其他途径获取的，而本文中也引用

3、到的信息。易动科技信息有限公司将为系统分析中了解的XX公司的各类信息保密，如管理模式、业务流程、业务量、经营状况等信息。XX公司也应该对易动科技信息有限公司的系统报价、系统架构、开发文档、开发方式等信息保密。1.3版权信息Information in this document is subject to change without notice.本方案的内容今后可能被修改，恕不通知。* 2003-2008 易动科技信息有限公司版权所有第二章 需求分析2.1 需求分析2.1.1 现状XX公司主要从事多媒体光盘制作、CG制作、网站设计以及广告制作等。XX公司曾经利用其自身的技术开发能力在公司内

4、部实施一套以图象素材库、BBS、新闻发布为核心的信息系统，该系统解决企业素材信息共享以及信息发布的需求。XX公司的信息可以分为两个部分：工程文件（多媒体制作源文件以及过程中产生的文件和素材）以及业务数据（项目控制表单等）。XX公司原有的系统主要解决了工程文件中素材库的共享和发布问题，而出于性能以及使用快捷上的需求，工程文件大多使用在服务器上共享目录，然后以每个项目的文件名作为目录名的方式实现素材、过程文件以及最终发布文件的存储。XX公司为了能够更好现有的项目进度进行管理和控制，降低成本。已经开始在企业内部实施一整套项目控制规范，具体体现为文档表单。项目控制表单的编号、客户的编号管理都使用手工进

5、行控制，没有实现电子化管理。2.1.2 问题根据以上XX公司的现状，我们可以发现XX公司在信息化建设以及规范化管理上已经有了一定的基础和理解。原有的系统解决了工程文件存储管理，利用资源管理器，每个创作人员都可以对所负责的项目中的多媒体设计文档进行创作或修改。业务数据（项目控制文档等）无法与项目联系，信息被孤立业务数据（项目控制文档等）无法及时归档，不能形成文档资料库图1：系统中的各种归档文件、项目相关邮件都分散在收发件人各自的电脑中，无法共享、统一储存管理。但是XX公司的大量业务数据却一直没有能够得到很好的管理，大多都是使用电子邮件、纸质文档进行交流，在这一个过程中，文档的发布和共享只是针对收

6、件人和发件人的单向系统。文档原有的项目属性被省略，导致每个文档都成为孤立的碎片。无法及时归档，形成企业文档资料库。业务数据（项目控制文档等）无法进行工作流、汇报以及审批等操作。且现有的系统无法实现在日常业务数据处理中，必不可少的工作流以及审批等过程。但是工作流和审批作为文档生成的必要过程，是使信息系统能够运行的基本条件。数据没有权限、角色等概念，文档发布和共享无法进行控制和管理原有的系统和手工操作都存在对文档的访问权限的控制问题，没有一套完成的权限控制体系和文档管理体系（如借阅、文档使用统计等）来保证这个系统以及其数据的安全，从而根本影响了系统的使用。业务数据（项目控制文档等）管理、查询困难由

7、于现有的业务数据，如项目控制表单还大多是使用手工填写的方式，没有实现电子化管理。所以这些大量的业务数据日后的查询、统计成为了一个很严重的问题。而且没有数据库的支持，使得项目的编号、客户编号、客户基本信息都需要手工填写、无法复用。管理层无法及时查询各个项目进行情况、文档以及工作汇报作为XX公司的管理层，对信息的主要需求不是在工程文件以及过程文件上，而是对业务数据，特别是项目过程控制文档上。也就是说对项目经理、各个部门的负责人的工作汇报等进行管理和控制，为企业的管理层提供决策支持。所以经过以上的分析，我们可以总结XX公司需解决问题：l 业务数据（项目控制文档等）无法与项目联系，信息被孤立。l 业务

8、数据（项目控制文档等）无法及时归档，不能形成文档资料库。l 业务数据（项目控制文档等）无法进行工作流、汇报以及审批等操作。l 数据没有权限、角色等概念，文档发布和共享无法进行控制和管理。l 业务数据（项目控制文档等）管理、查询困难。l 管理层无法及时查询各个项目进行情况、文档以及工作汇报。第三章 解决方案3.1 问题分析针对以上的需求分析，我们发现可以利用文档项目一体化系统的特性可以来解决现有的问题。XX公司现在迫切要解决的问题，其实是项目管理，并同时将项目进行中生成的各种业务数据（项目控制表单等）实现归档管理。利用系统的分级权限模型，对信息的使用进行管理和控制，保证数据的安全性。从传统的角度

9、来看，项目管理和文档管理其实是两个独立的系统，但是实际项目分类的树状结构与文档管理的分类树状结构是基本重叠的。将日常工作中的项目邮件以及归档的文件都集中到文档库中，并按照项目分类进行存储。图2：系统中的邮件和文档都可以根据一体化的项目/文档目录树进行自动的统一分类和归档到服务器上系统核心管理思想是：信息的沉淀、共享、控制、复制以及权限。3.2 解决方案业务数据（项目控制文档等）项目联系、并可以在文档库中按项目自动分类通过电子化实现XX公司的各种业务数据表单，如项目控制文档，利用系统中的电子邮件或者文件投递的方式实现文档的传递，由于在项目文档一体化系统中，所有的邮件在项目中都默认的同项目联系起来

10、，就可以实现按所关联项目的自动分类、归档。业务数据（项目控制文档等）无法进行工作流、汇报以及审批等操作与项目相关的邮件、投递的文档，发送到指定的收件人、有相应权限的用户或者项目组长的时候，收件人就可以直接对邮件进行审批、归档等操作。通过树状结构分解项目数，可以实现上报的工作流机制。数据没有权限、角色等概念，文档发布和共享无法进行控制和管理在项目文档一体化管理系统中， 可以对个人、部门、角色、项目四种方式定义各种权限。如：浏览权、查看权、审批权、订阅权、管理权等各种权利。 除了系统默认设置的权限以外，如有特殊情况可以对项目节点中的各种权限情况进行微调。业务数据（项目控制文档等）管理、查询困难利用

11、文档一体化将原来手工填写、保存的表单电子化存储。文档库的分类由于与项目分类进行联系，所以可以根据项目来快速查找文档。同时，系统支持全文检索，只要输入关键字就可以查询包括：Word, Excel, PowerPoint, HTML, PDF, email等各种常用文档。方便历史数据的管理、查询。管理层无法及时查询各个项目进行情况、文档以及工作汇报。管理层通过专署角色权限的配置（如：总经理可以查看所有项目经理项目情况的权限），可以使得XX公司的行政以及组织结构权责分配在系统中得到复制，从而安全的在各个项目中订阅、查询最新项目情况，审批文档等。图3：经过文档一体化的整合，解决上述现有XX公司信息管理

12、中的主要问题。第四章：系统规划方案4.1网络规划1 基于目前XX公司目前的硬件设施情况，为了更高效的实施和运作系统。建议硬件配置如下：服务器(最低配置):芯片:Pentium 500 MHZ内存:256MB操作系统:Microsoft Windows 2000 Server软件环境:Microsoft SQL Server 2000Microsoft IIS Server 5.0或以上Microsoft XML Parser 3.0或以上Microsoft Internet Explorer 5.0或以上 服务器(推荐配置)芯片:PIII 800 MHZ或以上内存:512MB或以上操作系统:M

13、icrosoft Windows 2000 Server软件环境:Microsoft SQL Server 2000Microsoft IIS Server 5.0或以上Microsoft XML Parser 3.0或以上Microsoft Internet Explorer 5.0或以上客户端(最低配置):芯片:Pentium 166或以上内存:32MB操作系统:Windows 95/98、Windows Me、Windows 2000、Windows XP、Windows NT 4.0软件环境:Microsoft Internet Explorer 4.0或以上客户端(推荐配置)芯片:Pentium Celeron 400或以上内存:64MB操作系统:Windows 95 /98 Windows Me Windows 2000 Windows XP Windows NT 4.0软件环境:Microsoft Internet Explorer 5.0或以上