会议会务流程分析报告.doc

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1、会议会务流程分析报告会议是各党政机关、各企事业单位研究解决问题、布置工作的一种重要手段，在管理层级众多、管理跨度过大、官僚思想根深蒂固的大型国有控股企业，各级领导对会议，特别是对大型系统会议（参会人员来自省、市、县、乡各个层级的分支机构）一直非常重视，要求十分苛刻，因此，做好会议会务工作十分重要。大型会议的会务工作是一个繁杂的系统工程，从时间流程上讲，一般分为会前准备、会中运营、会后扫尾三个主要环节，每一个主要环节中又分为若干个子环节。会后扫尾会中运营会前准备一、原始会议会务工作流程（一）会前准备大型会议的会议准备工作大概包括12项具体内容：确定会议名称和内容、确定会议时间、地点以及参会人员、

2、确定会议筹备人员、确定会议议程、确定会议文件材料、发出会议通知、报名（收集参会人员信息，提前安排住宿和就餐事宜）、制作会议指南、会场布置、证件制作、会议材料装袋、报到等。会前准备的大致流程图为：确定会议名称和内容确定会议时间、地点以及参会人员确定会议筹备人员确定会议议程发出会议通知确定会议文件材料报名，收集参会人员信息，提前安排住宿和就餐事宜制作会议指南制作会议证件会议材料装袋会场布置报到1、确定会议名称和内容。会议名称可以用通称，如办公会、职代会等，也可以用参加人员的职务命名，如高管人员大会、经理大会，还可以根据会议内容命名，比如经营形势分析会议、业务管理工作会议等。会议内容的确定应该根据公

3、司整体战略或全年工作部署，结合当前经营实际或遇到的问题有针对性地确定会议内容。2、确定会议时间、地点以及参会人员。首先是会议具体时间的确定，确定具体时间应该考虑公司当初所处发展阶段，比如在业务冲刺的关键阶段就不适合开涉及全局的大型会议。其次是确定会议持续时间的长短，应该根据会议需要解决的问题来确定会议持续时间，同时应该按照优质高效的原则来安排会期。再次是确定会议地点，要本着交通便利、住宿就餐有保障的原则来确定会议地点，能在本单位内开的就不应该在外面开，以节约会议成本。最后是确定参会人员，根据会议内容明确会议精神需要传达到哪一个具体层级，只能或只需要开到市州分公司一级的就没有必要开到县级公司一级

4、。3、确定会议筹备人员。召开大型会议的时候一般要组织专门的力量进行前期筹备，多数情况下需要确定大会秘书处、会务组、材料组、生活组、宣传组的具体构成人员，以确保分工明确，协同完成会议会务工作。4、确定会议议程。多数大型会议有包括有以下几项议程：公司主要负责人讲话、分管领导讲话、部分职能部门负责人宣讲政策、会议代表分组讨论、经验交流、专题培训、先进表彰、会议小结、宴会等。5、确定会议文件材料。根据会议议程安排，需要确定各项议程所需的文件材料，一般主要包括各位会议主持词、领导讲话、政策性文件、经验交流材料、表彰文件、培训资料等。6、发出会议通知。对大型会议必须采用书面通知，让各参会系统报送参会人员信

5、息，可提前数日让各级管理人员提前安排好本级单位或部门的工作，同时做好参加会议所需准备的事宜，比如汇报工作、交流经验等。7、报名。收集参会人员报名信息的主要作用是确定哪些人可以到位，哪些人因为什么原因不能出席，这样可以提前做好住宿、就餐、座次安排、证件制作等事宜。8、制作会议指南。制作会议指南的目的是让所有参会人员对会议的注意事项、日程安排、会议代表信息、食宿安排、分组安排、座次安排等相关会议信息一目了然，以便于提前做好相关准备。9、制作会议证件。制作证件的目的是因为大型会议往往在外部大型宾馆举行，代表证件可以证明参会人员身份、保障会议安全和秩序。10、会议材料装袋。主要是将会议指南、领导讲话、

6、政策性文件、经验交流材料、培训资料、代表证件、就餐凭证、房卡、笔记本、一次性笔等资料和物品统一装袋，便于在参会代表报到时统一发放。11、会场布置。主要包括座次安排、桌签摆放、横幅及欢迎牌布置、会场背景、会场灯光音响等。12、报到。一般直接在宾馆大堂设会议接待处，会议代表报到时凭其身份证在报到名册上签字，并发放会议材料袋。（二）会中运营会中运营主要根据会议议程安排依次进行各项活动，每项活动一般主要包括：主持人致主持词、个人发言或分组讨论、会议记录、定时倒水、小结讲话、食宿安排、会议集体摄影等内容。此外，会议工作人员还应该保持对会议过程的高度关注，及时妥善处理各种突发事件，确保会议顺利进行。每项活

7、动会中运营的大致流程图为：主持人致主持词会议记录定时倒水个人发言或分组讨论小结讲话会议集体摄影食宿安排1、主持人致主持词。活动正式开始前，活动主持人一般要致主持词，主要目的是让参会者明白整个活动安排，包括谁先上台讲什么，谁后上台讲什么，会议结束时有什么特殊安排需要大家配合等。整个活动中间，当一项小议程结束时，主持人也承担着宣布下一项小议程开始并请相关人员上台的职责。2、个人发言或分组讨论。主要指根据会议议程安排，个人上台就某项工作进行发言，或者依据会议分组安排围绕某项议题进行分组讨论。3、会议记录。不论会议规模大小，一般都必须要有会议记录，对大型会议一般采取文字记录、录音、录像并行的以真实记载

8、会议的情况，客观反映会议的内容和进程，以作为重要的文字档案资料，为日后翻阅档案、进行会议纪要、编发信息打好基础。4、定时倒水。多数会议代表偏好在会议口渴时喝温水或热茶，因此，在会议活动进行中，需要安排服务人员定时给全体参会代表、特别是在台上进行发言的代表添水。5、小结讲话。某一项议程或整个会议结束时，一般主持人需要对该议程或整个会议的进行情况作一个简洁的总结发言，特别是针对代表们在分组讨论中提出的一些问题，在当时能够回答的情况迅速作出回答，以利于各项工作的顺利开展。6、会议集体摄影。一般大型会议在会中或结束时都有请全体会议代表进行合影的传统，在确定好合影场地和提前安排摄像师的同时，关键是要做好

9、代表排列次序和队列位置，以避免蜂拥而上，场面混乱。7、食宿安排。作息时间、就餐时间和地点都应该在会议指南中提前明确告知，如发生临时变化而需要提前或推迟就餐的，应在某项议程结束时及时在会场通过主持人告知全体参会代表。（三）会后扫尾会后扫尾工作主要包括：整理会议纪录、印发会议纪要或领导讲话、对会议情况进行新闻报道、进行会议成本决算、督导落实会议重大工作部署等。会后扫尾工作的流程图为：整理会议纪录印发会议纪要或领导讲话对会议情况进行新闻报道督导落实会议重大工作部署结束1、整理会议纪录。由于会议现场记录十分紧张，笔记可能遗漏一些内容或在表述时不够规范，这时可采取听录音、看录像的方式对原始记录进行整理。

10、2、印发会议纪要或领导讲话。一般重要会议结束后，会议形成的决策或者重要的领导讲话都应该被印发成会议纪要或者文件，以便使各层级迅速了解相关精神和工作部署。3、对会议情况进行新闻报道。一般重要的大型会议需要发布新闻并跟踪报道，在会议召开期间可邀请新闻媒体到会，但最后的宣传稿件最好由本单位向新闻媒体提供以避免出现差错或潜在负面影响。4、督导落实会议重大工作部署。多数重大会议的主要任务是对全局性或重要专项工作进行部署，为确保会议产生实际效果，公司相关职能部门应在会后择机对下级单位的贯彻落实情况进行检查督导。二、原始会议会务工作流程的利弊分析从总体来讲，原始会议会务工作流程是经过长期实践检验并被证明是科

11、学有效的，但在会前准备、会中运营、会后扫尾三个子流程中，由于有很多具体活动是同时进行的，某一活动的不确定性会直接影响其后的一系列活动，在具体操作时需要根据实际情况灵活安排。在会前准备这个大环节中，一是比如多数大型会议在发出通知时往往需要分两次进行：第一次是通知大概开会时间和地点，主要目的是为收集参会人员名单，以便提前联系宾馆住宿和就餐，同时也为参会人员参加会议做好各种准备留出时间。二是比如多数大型会议的材料任务很重，而且需要反复修改确定，一般公司主要负责人的年度工作报告事先还需要各职能部门提供材料，再由秘书人员加工整理，形成对上一年度的总结、对当前形势的分析和对新一年度整体工作思路、工作措施的

12、部署，最后还需要通过大会前的公司党委会议或总经理办公会审议通过，这一过程一般需要较长时间，往往是在会议即将开始时才能够准备到位。三是一般大型年度工作会议往往需要对上一年度的先进单位先进个人进行表彰，这涉及到制作奖牌、证书等内容，同样需要一定时日，因此在做准备工作时必须统筹考虑。在会中运行这个大环节中，每一个具体小环节活动都不尽相同，各项具体工作必须同时进行，在重点做好会议主持、会场布置、会务保障等工作的同时，会议组织机构必须安排足够人手分布在各个活动地点进行全程监控，确保遇到突发事件时能够及时迅速处理到位，使各项活动能够按计划进行。在会后扫尾这个大环节中，整理会议记录、印发会议纪要或领导讲话文

13、件往往需要一定时间，因此会议的宣传报道可以同步进行。三、再造后的会议会务工作流程（一）会前准备的再造流程图为：确定会议内容和名称确定会议参会人员范围、大致时间和地点确定会议筹备人员确定会议议程准备会议文件材料、表彰奖牌证书发第一次会议通知，收集参会人员信息报名，收集参会人员信息，提前联系确定住宿和就餐事宜发会议补充通知，明确参会时间和地点制作会议指南制作会议证件会议材料装袋会场布置报到（二）会中运营的再造流程图为：主持人致主持词定时倒水个人发言或分组讨论会议记录会议全程保障、随时处理突发事件小结讲话会议集体摄影食宿安排（三）会后扫尾的再造流程图为：整理会议纪录印发会议纪要或领导讲话对会议情况进行新闻报道督导落实会议重大工作部署结束