中瑞信通公司内部会议规范最新版.doc

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1、武汉中瑞信通电气系统工程有限公司新疆中兴信通科技开发有限公司会 议 制 度总经理办公室制人力资源部二一四年六月十六日第一章 总 则第一条 为规范公司内部会议程序，加强会议管理，提高会议效率、质量和公司总体决策管理能力，充分发挥各项会议指导、协调、沟通等作用，使政令畅通、信息通达、广开言路，更好地解决问题、制定措施、开展工作、提高效益，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。第二条 完整地会议流程应该包括：如何准备会议、如何召开会议、如何提出会议讨论的问题并解决它、如何进行会议、如何评估会议五个阶段。第三条 与会人员应对会议的各自的表决意见及有关保密内容必须做到：不该说的不说，不该

2、问的的不问，不该看的的不看，并严格遵守执行会议的各项决定。第四条 会议按类别、内容不同由相关单位、部门组织，并做好会议管理。第五条 本制度适用于公司及子（分）公司所属各分支部门。第二章 会议类别第六条 本制度所指的会议包括公司总经理办公会议、中层干部会议、生产经营分析和协调会议、专题会议（指公司生产管理、经营管理、技术研究、安全管理、质量管理、工程建设管理、预算管理等。）、日常管理例会等。第一节 总经理办公会第七条 总经理办公会是对公司发展和管理中的重大事项的研究与决策。内容包括但不限于组织实施公司相关决议、分解落实公司年度计划、讨论确定公司发展战略目标和投融资计划；对公司生产经营中的重大事项

3、进行分析、研究、决策，特别就安全生产、售后服务和产品质量等问题进行工作部署，明确采购、生产、销售、售后等关键环节的指导意见；讨论公司重要人事任免、机构设置以及制度审议等。第八条 总经理办公会议原则上每季度召开一次。特殊情况可临时召开。第九条 总经理办公会议由公司总经理主持，副总经理、相关部门主任等管理成员参加，参加会议的人员应积极发言、突出会议主题并明确表态。第十条 总经理办公会由公司总经理办公室负责准备、通知、记录和整理纪要。第二节 中层干部会议第十一条 中层干部会议是公司围绕战略发展、重大决策和重大事项等工作而适时召开的会议。月度、季度、年度经济分析会议是其中一项重要会议。会议传达、落实公

4、司管理理念、思想、重大决策、决定。通报公司生产经营、管理和发展情况，总结工作情况，表扬先进、批评落后，统一思想、明确责任。激发中层干部的工作积极性，提高凝聚力、战斗力和工作效率。第十二条 召开中层干部会议由公司总经理召集、主持，参加人员原则上为公司副总经理、总经理办公室主任、各部门主任、副主任。第十三条 公司中层干部会议由公司总经理办公室负责组织、通知、记录和整理纪要。第三节 生产经营分析会第十四条 生产经营分析会是公司逐项检查本期制定的各项计划完成情况和制度执行情况；分析生产各项指标、技术改造、市场动态、产品价格、客户管理、原料辅料采购、售后服务情况以及存在的问题，通过分析比较，找出差距，落

5、实整改，不断提升公司管理水平和经济效益；研究解决公司生产经营过程中存在的问题，协调各部门之间的工作关系，研究落实采购、生产、销售、售后等有关工作方案；对总经理办公会、生产经营分析会各项决议进行贯彻落实，特别就安全施工、售后服务和产品质量等问题进行具体部署，明确项目管理、原辅料采购等的具体方案；分析公司每月的经营成本、生产经营运行质量，提高服务质量、降低生产成本、提升管理水平的会议。第十五条 生产经营分析会议原则上每季度召开一次。第十六条 生产经营分析会议由公司分管生产经营的副总经理主持，副总经理、部门主任及相关人员参加。 第十七条 生产经营分析会议由总经理办公室负责通知、记录和整理纪要。第四节

6、 项目协调会议第十八条 项目协调会是公司就承接项目前有关项目方案的制定、可行性评估、成本预算等一系列准备工作；在项目施工过程中有关安全生产、工作协调、方案执行等具体工作；在项目完成后有关指标分析、质量评估、技术改进等相关问题进行研究讨论、制定对策，解决项目完成过程中存在的问题和困难，不断提升服务质量、项目管理水平、公司管理水平和经济效益的会议。第十九条 项目协调会是在承接项目直至项目完成期间根据需要，由项目负责人申请，总经理批准召开。第二十条 项目协调会由项目负责人主持，公司总经理、副总经理、相关部门负责人及项目组有关人员参加。 第二十一条 项目协调会由项目组负责通知、记录和整理纪要。第五节

7、专题会议第二十二条 公司专题会议是研究、讨论、批准相关部门提出的生产、销售、技改、售后、预算项目等实施方案；分析、研究近期成本管理、设备管理、质量管理、安全管理、技术管理、经营管理、预算管理等方面存在的突出问题，提出解决办法，明确并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务的会议。第二十三条 公司有关生产、销售、经营、质量、售后、设备、技改、预算等方面的专题会议根据需要由相关责任人申请，总经理批准召开。第二十四条 专题会议由分管副总经理主持，公司副总经理、各部门主任参加。 第二十五条 专题会议由公司所属分管部门组织并承办通知、记录和整理纪要，办公室协调安排会议室。第二十六条 专题会议结束后

8、1个工作日内，由承办部门将此方面的专题会议纪要经总经理审核签发后执行，同时报档案室备案。第六节 日常管理例会第二十七条 公司及所属部门必须有效地召开日常管理例会，并保证做到会议的质量达到公司规定的目的。公司总经理办公室负责对各部门的会议质量、会议时间、会议效果等进行过程抽查或评估。第二十八条 日常管理例会通常包括如下内容：传达贯彻公司会议、文件及领导指示精神；各部门及下属本期工作完成情况，总结存在的问题，提出相应的处理意见；制订下期工作计划，纠正不正确的工作方法和工作行为；利用切实可行的分析方法进行研究分析公司、部门开展各项工作过程中存在的问题，确定改进办法，制订有效的预防措施；分析部门员工提

9、出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施；以恰当的形式开展批评和自我批评，融洽员工之间的关系，营造团结进取的氛围；安排专题培训、经验分享等。第二十九条 公司日常管理例会原则上每周第一个工作日召开，由分管副总经理主持；部门日常管理例会原则上也是每周召开一次，由各部门负责人主持，必要时邀请分管领导参加。第三十条 公司日常管理例会由公司总经理办公室组织并承办通知、记录和整理纪要；部门日常管理例会由各部门负责组织。第三十一条 公司及所属部门必须保存完整的部门日常管理例会原始签到记录和会议记录。第三章 会议的组织、管理和服务第一节 会议的组织第三十二条 会议的批准（一）临时召开的公司级内部小范围会议

10、须经分管领导批准，公司级大型会议须经总经理批准。（二）本制度已列出的会议按照规定程序批准。第三十三条 涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参加的会议，由会议主要牵头部门与总经理办公室联系，备案会议情况；需办公室协调安排的，由办公室统一安排。第三十四条 会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要等。第三十五条 会议通知（一）会议需提前通知，一般会议应提前半个工作日通知；大型会议需至少提前2个工作日通知。会议通知书的发送，往往包括：信件或公文、电话、电子邮件、媒体公告、QQ群、微

11、信群等多种形式，对于具体的会议来说，应该采用不同的方式。（二）会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。第三十六条 会议的准备（一）做好会议通知。确保应到人员按时参会。（二）做好会场的落实和安排。（三）做好参会人员的引导和组织。（四）重要会议应制定会议及接待方案，方案内容包括但不限于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、公共活动等安排。第二节 会议室的管理与服务第三十七条 公司会议室由总经理办公室负责管理，其他会议室按照谁使用谁管理的原则，由相关部门自行管理。第三十八条 会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、会议服务等。第三十九条 会议室要做到会议召开前30分

12、钟各项工作准备结束，会后30分钟会场清洁工作结束，特殊情况根据实际情况另行安排。第四章 会议资料管理第一节 会议纪要的整理与印发第四十条 会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由会议组织部门负责拟写和下发。（一）总经理办公会议、中层干部会议、生产经营分析会、项目协调会议须整理会议纪要，会议纪要具有与公司规章制度具有同等的效力。（二）专题会议根据安排整理会议纪要。（三）其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等。第四十一条 会议纪要的签发 总经理办公会议、中层干部会议、生产经营分析会结束后，公司办公室及时整理会议纪要，报公司总经理审核、签发后印发。其他会议纪要由会议组织部门及时整理，报

13、分管领导审核签发后印发。会议纪要的发放范围是参加会议的领导和有关的部门。第四十二条 会议纪要整理和印发应在3个工作日内完成，特殊情况除外。第二节 会议纪要的格式第四十三条 各种会议纪要行文的印制格式原则上要求按照公司统一要求制作，主要包含以下基本要点：（一）文本全部使用A4型纸。（二）文头用“某某公司某某会议纪要(可分两行排列)”的指定标题，正文部分用三号仿宋体非套黑字。（四）发文字号由年份和序号组成，在发文机构标识下空1行，用三号仿宋体非套黑字，居中排版，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入，如2014第1号。（五）成文时间用阿拉伯数字书写将年、月、日标全，用4号仿宋

14、体字。第三节 会议资料的存档第四十四条 各类会议资料必须存档。总经理办公会议、中层干部会议、生产经营分析会、项目协调会和公司级专题会等会议资料由档案室按发文日期分类分次存档。部门会议资料由各承办部门自行存档。第四十五条 公司重大会议等会议资料存档实行一会一存。存档内容包括会议通知、会议记录、会议纪要等。第五章 会议精神的督办第四十六条 公司总经理办公室负责对总经理办公会议、中层干部会议、生产经营分析会及有关专题会议的重大决定事项进行督办。项目负责人负责对项目协调会相关规定进行督办，办公室协助。第四十七条 对会议的决议和明确的内容，责任部门和人员必须认真履行，按照会议要求的时间完成，相关部门、人

15、员予以支持、配合。第六章 会议纪律和要求第四十八条 出席各类会议的人员须在会前做好充分准备，准时出席会议，会议开始前必须由本人签到，如不能到会应向会议主持人履行请假手续。第四十九条 不允许迟到、早退，中间有急事需离开会场应向会议主持人请假。 第 五十 条 会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听。 第五十一条 出席会议人员发言、讨论时应紧扣议题，突出重点，言简意赅，以保证会议的效率和质量；按照实际情况提名发言和自由发言，发言人在会议结束后应及时将发言稿抄送至会议组织部门。第五十二条 会议务求精简高效，严肃认真，若无特殊情况，会议时间应控制在120分钟内。各级会议主

16、持人应主动接受监督。第五十三条 会议期间，与会人员要精力集中，认真研究有关文件，虚心听取他人发言,要认真做好记录，积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无休止地争论。第五十四条 做好会议保密工作。密级会议原则上禁止拨打手机或录音。参会人员禁止传播密级会议内容。第七章 附 则第五十五条 本制度自下发之日起执行。第五十六条 本制度解释权归公司总经理办公室。附件：1.会议通知格式参考范本。 2.会议纪要格式参考范本。附件1：会议通知格式参考范本。关于召开会议的通知（主送单位）：为了（目的），根据（依据），（主办单位）决定于年月日在（地点）召开会议。现将有关事项通知如下：一、会议内容：。二、参会

17、人员：。三、会议主持人：。四、会议时间：。五、会议地点：。六、其他事项：（一）请与会人员准时参加会议。（二）（其他需提示的事项，如会议材料的准备等）。（三）联系人及邮箱、电话： （印 章）/部门或单位名称 年月日（注：非正式会议或级别较低会议，可不用红头纸印发通知）附件2：会议纪要格式参考范本。新疆中兴信通科技开发有限公司会 议 纪 要2014第1号总经理办公室 2014年1月27日 总经理办公会会议纪要2014年1月27日，在公司总经理办公室，由主持召开了总经理办公会议。会议研究了以下议题：1、；2、；3、；4、其他工作。一、 关于事宜（一）研究经与。（二）进行对。二、 关于经研究。三、 关于 经。出席人员： 列席人员： （此件发至）主题词： 会议纪要 抄送：， （共印份）