微生物实验室档案管理.ppt

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1、微生物实验室档案管理,一、档案管理的概念,档案管理也叫档案工作，是档案室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。,档案管理包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用。,二、档案管理的内容,在我们实际工作中，根据公司情况，档案管理应该做到最基本的档案资料的收集、整理、编辑及保管。,三、公司档案管理的对象及现状,档案管理的对象是档案本身，服务对象是档案利用者，我们所要解决的是公司档案的分散、杂乱、繁琐、量大的问题，通过对档案管理，做到使档案集中、系统、优质、规范，以此来适应公司发展需求。,四、档案的分类及管

2、理,根据公司实际情况，实验室档案分类，应根据档案的性质、内容和相互联系划分成一定类别，使档案材料形成一个具有一定隶属关系的不同等级的系统。以此为依据，为方便档案管理，根据实际工作需要，将档案划分为4类，即：人员档案、设备档案、技术标准（资料）档案、实验室相关材料档案。,4.1、人员档案管理,实验室检测人员应具有相应的资格和能力，专业人员必须持证上岗。实验室必须建立人员技术档案，保留所有技术人员（包括兼职人员）的相关授权、能力、教育和专业资格、培训和经验证明的记录。人员技术档案中包括职工的学历、经历、资格、授权、技能培训、科研论著、表彰获奖等方面的资料。,人员培训是人员档案管理的重中之重，是切实

3、保证人员知识与技能不断得到更新的手段，培训的有关记录如人员培训计划表、汇总表、办班通知公文、教材讲义或提纲、成绩及证书等内容都应整理归类到此类档案中。档案管理员应及时、准确地做好人员技术档案的整理、分类、登记、归档工作，并实行动态管理。,人员档案内容：,人员一览表 WD105-1人员履历表 人员培训申请表 WD105-2人员培训记录 WD105-3人员考核记录 WD105-4人员培训有效性评价表 WD105-5,4.2、设备档案管理,实验室配备的仪器设备，其使用情况将直接影响检测结果的准确性。仪器设备从购买、使用到报废都要有相关记录，建立仪器设备档案。每台仪器设备都应建立档案，保存仪器设备及其

4、软件的记录。档案中应收入申购文件、合同书、验收报告、仪器使用说明书（进口仪器其主要操作步骤应有中文译文）、维修记录、使用记录等。如是计量器具，档案中还应保存其计量检定合格证。,除每台仪器设备档案外，应有总的仪器设备台账。仪器设备类档案还应包括本机构仪器设备检定周期表和仪器设备一览表。,设备档案内容：,设备清单(设备台账)服务和供应品采购申请表 WD104-1供应商评价记录 WD104-2合格供应商登记表 WD104-3入库物品台帐 WD104-4领料单 WD104-5服务和供应品验证记录 WD104-6检测环境条件监测记录 WD105-1测量及数据处理软件评价记录 WD105-1计算机软件、数

5、据修改申请表 WD105-2,仪器设备申购审批表 WD105-1仪器设备验收记录 WD105-2主要仪器设备使用记录表 WD105-3仪器设备维修申请表 WD105-4仪器设备停用报废审批记录表 WD105-5仪器设备维修记录 WD105-6测量设备履历表 WD105-7仪器设备维护记录 WD105-8检定/校验通知书 WD105-1仪器设备受检记录台账周期检定计划自校证书期间核查仪器设备校验记录 WD105-3仪器期间核查记录 WD1-05-1,设备档案内容：,4.3技术档案管理,由于技术档案内容丰富，根据性质不同，可划分为质量体系类、检测标准类、检测业务类。,(1)、质量体系类,质量体系文

6、件是实验室内部的法规性文件,包括质量手册、程序文件、外来文件、作业指导书、质量记录和相关技术记录文件等内容。,质量手册是阐明检测机构质量方针并描述其质量管理体系的文件。程序文件是保证实验室各项工作按一定程序运作的指导性文件。,外来文件是除质量体系文件外，质量监督管理部门所做的规范性引用文件。作业指导书是实验室的详细检测工作文件。质量记录和技术记录主要是指内部审核、管理评审和资质管理过程中的相关材料;其中内部审核材料应包括内审计划、内审检查表、现场审核记录表、不符合项报告和质量体系内部审核报告。管理评审材料包括评审计划、评审内容、会议记录、评审报告、纠正和预防措施记录。资质管理过程中的材料包括考

7、核样记录及检测过程中全部质量控制记录。,质量体系档案内容,管理体系文件发布审批记录 WD104-1管理体系文件发放、回收记录 WD104-2文件修改审批记录 WD104-3文件借阅（发放）登记表 WD104-4顾客申诉投诉登记表 WD104-1顾客申诉投诉处理审批表 WD104-2顾客投诉事故处理记录 WD104-3纠正和预防措施（改进）要求记录 WD104-1质量监督记录表 WD104-2改进措施记录 WD104-3*质量体系内部审核计划书 WD104-1内部审核委派书 WD104-2内部审核工作日程表 WD104-3内部审核检查表 WD104-4质量体系内部审核报告 WD104-5内部审核

8、不符合项观察记录及纠正报告 WD104-6管理评审计划(通知)WD104-1评审会议记录 WD104-2管理体系评审报告 WD104-3,（2）、检测标准类,实验室工作涉及的检测、评价及相关标准,应建立独立的档案,保存期限以新版本出版为限。,A、各级标准此类档案包括由国务院标准化行政主管部门统一审批、编号发布的国家标准;由行业归口部门审批、编号、发布并报国务院标准化行政主管部门备案的行业标准;由省、自治区、直辖市标准化行政主管部门审批、编号并报国务院标准化行政主管部门和国务院有关行政主管部门备案的地方标准;企业根据企业内部所需而制定的企业标准等。,B、各类规范细则与公路、建筑有关的各级法规、条

9、例和规范,或由本机构人员编写的材料,如仪器自检规程、资料整理、汇编、规定等。,检测标准档案内容依据标准（规范）目录 WD105-2依据标准（规范）有效性确认记录 WD105-2,（3）、检测业务类检测数据的准确性和可靠性直接关系着客户利益和实验室信誉。实验室应建立完善的记录制度,所有的原始检测记录、计算和导出数据、报告副本等都应归档。这些记录能保证监测信息的可溯源性。,检测业务类档案按检测性质可分为常规检测、委托检测、仲裁检测、质量抽检和对比试验等。不论检测结果属于何种检测性质,凡实验室出具数据的样品检测,均归此类档案。档案中包括的相关资料有检测计划、检测任务通知书、采(送)样单、样品编码单、

10、样品流转单、样品分析原始记录、合同、委托书、检测报告副本等。当报告中包含有分包方出具的检测结果时,应予以说明,并将分包协议书和分包方监测报告存档。,检测业务内容：顾客资料接收登记表 WD104-1技术档案台账 WD104-8试验、检测项目分包审批表 WD104-1分包合同书 WD104-2检测委托书 WD104-1大项目合同评审表 WD104-2废弃物处理记录 WD105-2意外事故处理记录 WD105-1危及安全作业因素控制情况检查记录表 WD105-2检测方法偏离审批表 WD105-1,检测业务内容：新项目评审记录 WD105-1抽样委托（任务）书 WD1-05-1检测项目抽样记录 WD1

11、-05-2样品接收台帐 WD105-3样品制备记录 WD1-05-4样品留样台帐 WD105-5样品处理审批表 WD105-6比对和检测能力验证试验评价记录 WD105-11-1检测结果异常情况记录表 WD105-11-2检测报告发送台帐 WD105-12-1非书面方式传送检测结果审批记录 WD105-12-2,4.4、实验室相关文件管理不能归入上述3 类档案的实验室其他资料,如实验室各类证书、上下行文件、会议资料等。,五、结束语档案管理工作是一项分散、杂乱、繁琐、量大的工作，我们在进行档案管理的过程中，应该根据公司的实际情况，本着方便管理、方便利用的原则，做到使档案集中、系统、优质、规范，以此来适应公司发展需求。以上为个人对实验室档案管理工作的认识，有不当之处，欢迎指正。,