Excel史上最简洁有用入门教程.docx

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1、Excel- 史上最简洁有用初级教程Excel2000 速成教程：第一部分中文 Office 2000 软件包中提供了一个名为中文 Excel 2000 软件，这是一个用于建立与使 用电子报表的实用程序，也是一种数据库软件，用于按表格的形式来应用数据记录。专 业数据库管理系统软件 Visual FoxPro 也能建立电子报表，但中文 Excel 2000 却是一个电子 报表的专业软件，也常用于处理大量的数 据信息，特别适用于数字统计，而且能快速制定 好表格。开始语：中文 Excel 2000 是 Microsoft Office 2000 软件包中文版的组成 部分。按 启动 Windows应用

2、的方法运行它后，屏幕上就会显示其操作窗口，并 且打开一张名为 Book1（工作薄 1） 的电子报表 ，但没有任何内容， 而是等待着您 来建立它，本教程将从此开始讲述。进入中文 Excel 2000 的操作窗口注：“工作簿”在 Microsoft Excel 中是处理和存储数据的文件，每一个 工作簿都 可以包含多张工作表， 因此可在一份文件中管理多种类型的相关信息； “工作表”就是显示在屏幕上的，由表 格组成的一个区域，参见图 1 。此区域 称为“工作表区”各种数据将通过它来输入显示。中文 Excel 2000 也使用“字段”、“记录”等 Visual FoxPro 中的对象， 但应用方 法却大

3、不一样， 下面将以建立一张员工工资表的操作来说明这一点。步骤一、参见图 2 ，单击 A1单元格。中文 Excel 2000 操作窗口仍然由标题栏、下拉菜单、工具栏、状态栏等组 成。位于 工具栏下方的就是建立电子表格的“工作表区”，它提供了一系列的 单元格，各单元格也各有一个名称，将光 标移至单元格内后，其状态将变成一 个十字形，参见图 2 。工具栏下方标记的 A、B、C、D. 分别用于标明表格中的 各列，表格左边缘的数字则标明各行，“ 列标”与“行号”用于确定一个单元 格的位置，如 A1 表示 A列中的第一行单元格， C3，就表示 C列中的第三行单 元 格。在中文 Excel 2000 操作窗

4、口中，所提供的单元格数目非常大，但全部被应 用的情况将是罕见的，通常只用到其中的 一部分，甚至只是一小部分。图 2单击 A1 单元格注意：“工作表区”由工作表，及其单元格、网格线、行号列标、滚动条和 工作表 标签构成。“列标”就是各列上方的灰色字母，“行号”就是位于各行 左侧的灰色编号区。在这里输入“姓名” 步骤二、输入“姓名”，参见图 3 。 在电子表格中， “列” 与数据库中的“字段”相当，“行”与“记录”相当，这里输入的“姓 名”就将成为一个新的字段。图 4第一行各列中的内容 步骤三、按一下键盘上的右方向键，然后输入“年龄”，接着 在位于右旁的两列中分别输入“职务”、“工资额”，参阅图

5、4使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前 单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。步骤四、参见图 5 ，移动鼠标单击 A2单元格，然后参照上面的内容，输入其它单元 格中的内容，结果参见图 6图 5 单击 A2 单元格图 6 编制也这份“员工工资表”完成上述操作后，“员工工资表”就编制好了，如图 6 所示。在这一份电 子表格中 ，所包含的员工数目有限，但说明了基本的操作方法。如果您是一位 公司老板，现在就能这样制定好“员工工 资表”，但这还不够，您也能得到更 多，如统计货物出入量、库存量、每日收益，等等。顺便说一句，若要将 此软 件用于财务工作，也不会有任何问

6、题。注意：中文 Excel 2000 与中文 Visual FoxPro 6 不同，关闭当前操作窗口 时不会自 动保存操作结果，因此必须先执行“文件”下拉菜单中的“保存”命 令后，才可以关闭。Excel2000 速成教程：第三部分 （ 二）第二讲 编辑与查询数据记录对于数据清单中的数据记录，中文 Excel 2000允许您做与 Visual FoxPro 6 中相同 的编辑操作，即可新建、删除数据记录、按某些条件查询数据记录，而 且操作更加简单，只需要从“数据”下 拉菜单中选择“记录单”命令，进入图 6 所示的数据记录单对话框就能完成这些操作。注意：图6所示的数据记录单对话框中， “新建”按

7、钮的上方显示的是“当 前记录号 /总记录数”。在数据记录单中，查阅数据记录与 Visual FoxPro 6 中建立表单的操作相类 似，这里 就不多说了。若要制定一个查询条件，只需单击“条件”按钮，进入 图 7 所示的数据记录单对话框，然后在各字 段框中输入查询内容即可。图 7 此时可输入查询条件注意：在图 7 所示的数据记录清单对话框中，“新建 ”按钮的上方显示的 内容是 Criteria（ 判据） 。此时，“条件”按钮将变成“记录单”按钮， 单击它可以返回图 6 所示的对 话框。随便说一下， 数据记录单是一种对话框， 利用它可以很方便地在数据清单中 输入或 显示一行完整的信息或记录。当然了

8、，它突出的用途还是查找和删除记录。当使用数据记录单向新的数据清单 中添加记录时，数据清单每一列的顶部 必须具有列标。中文 Excel 2000 也将使用这些列标创建记录单上的字段。注意：在数据记录单中一次最多只能显示 32 个字段 。第三讲 排序数据记录在中文 Excel 2000 中也可以根据现有的数据资料对数据值进行排序。按递增方式排序的数据类型及其数据的顺序为：1. 数字，顺序是从小数到大数，从负数到正数。2. 文字和包含数字的文字，其顺序是0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 （空格）！” # $ % & （ ） * + , - . / : ; ? _ | A B C D E F G

9、 H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 。3. 逻辑值， False 在True 之前。4. 错误值，所有的错误值都是相等的。5. 空白（不是空格）单元格总是排在最后。递减排序的顺序与递增顺序恰好相反，但空白单元格将排在最后。日期、时间和汉字也当文字处理，是根据它们内部表示的基础值排序。图8 单击这个按钮按升序方式排序最简单的排序操作是使用“常用”工具栏中的按钮。 在这个工具栏上有两个 用于排 序的按钮， 图标上有 AZ与向下的箭头的哪一个按钮， 用于按降序方式重 排数据，参见图 8。按钮上标有 ZA与向下 的箭头的哪一个按钮用于递减排序， 参见图 9。注

10、意：若选定了某一列后来使用图 8与图 9 所示的操作， 排序将只发生在这 一列中， 其它列的数据排列将保持不变，其结果可能会破坏原始记录结构，造 成数据错误！图 9 单击这个按钮按降序方式排序第四讲 设置排序条件图 8与图 9 所示的操作真是太简单了！ 利用“数据”下拉菜单中的“排序” 命令进行 操作就不一样了。此命令对于数据内容较多的数据清单特别有用，若 只想对某区域进行排序，也能让您非常满 意，因为通过它可以设备各种各样的 排序条件，并让中文 Excel 2000 自动进行排序。操作时，屏幕上将显示如图 10 所示的“排序”对话框，可以使用的各选项功能如 下所述。图 10 进入“排序”对话

11、框1. 主要关键字通过一份下拉菜单选择排序字段， 打开位于右旁的单选按钮， 可控制按递增 或递减 的方式进行排序。2. 次要关键字通过一份下拉菜单选择排序字段， 打开位于右旁的单选按钮， 可控制按递增 或递减 的方式进行排序。如果前面设置的“主要关键字”列中出现了重复项， 就将按次要关键字来排序重复的部分。3. 第三关键字通过一份下拉菜单选择排序字段， 打开位于右旁的单选按钮， 可控制按递增 或递减 的方式进行排序。如果前面设置的“主要关键字”与“次要关键字”列 中都出现了重复项，就将按第三关键字 来排序重复的部分。4. 有标题行在数据排序时，包含清单的第一行5. 无标题行在数据排序时，不包含

12、清单的第一行在使用“排序”命令时， 若要排序的只是某一个区域， 那么招待此命令时屏 幕上会 显示“排序报警”对话框，如图 11 所示。图 11 屏幕上将显示此对话框在这个对话框中，若选择打开“当前选定区域排序”单选按钮，则在单击 “排序” 按钮后将排序邻近的相关字段。若打开“以当前选定区域排序”则仅 排序选定的区域。注意：如果排序结果与所预期的不同，说明排序数据的类型有出入。若想得 到最好 的结果，就要确保列中所有单元格属于同一数据类型。为了排序，输入 的数据可以是数字或文字，但应避免在 连续的单元格中交替输入数字或文字， 而确保所有数字都要以数字或文字方式输入是排序是否成功的关键所在 。若要

13、 将数字以文字方式输入， 如邮政编码或产品编号， 请在数字之前加上一个省略符号()，如：610000 ，或在输入之前把该列格式化为文字，或输成中文符号， 如： 610000。第五讲 自动筛选数据若要查看数据清单中符合某些条件的数据， 如本月中已有哪些用户与本公司 有业务 联系，就要使用筛选的办法把那些数据找出来。筛选数据清单可以寻找 和使用数据清单中的数据子集。筛选后 只显示出包含某一个值或符合一组条件 的行，而隐藏其它行。中文 Excel 2000 提供有两条用于筛选的命令：“自动筛选”和“高级筛 选”。“自动筛选”命令可以满足您的大部分需要， 当需要利用复杂的条件来筛选 数据清 单时就可以

14、考虑使用“高级筛选”命令。为了使用“自动筛选”命令，可以按下列步骤进行操作：步骤一、 参见图 12，从“数据”下拉菜单中选择“筛选”命令， 然后从“筛 选”子 菜单中选择“自动筛选”命令。图 12 选择“自动筛选”命令注意：如果当前没有选定数据清单中的单元格，或 者没有激活任何包含数 据的单元格，选择“自动筛选”命令后，屏幕上会出现一条出错信息，并提示您 可以做 的操作。类似的操作还会在其它地方出现。此后，数据清单中第一行的各列中将分别显示出一个下拉按钮，如图 13 所 示，自动 筛选就将通过它们来进行。图 13 第一行的各列中将分别显示出一个下拉列表通过图 13 所示的列标下拉列表，就能够很

15、容易的选定和查看数据记录。例如，这一步操作用于指查看工资额为 800 元的员工，操作结束后， 它就会 显示在屏 幕上，如图 15 所示，这就是自动筛选的结果。图 14 筛选工资额为 800 元的数据记录只需要进入“数据”下图 15 查看工资额为 800 元的员工注意：若要在数据清单中恢复筛选前的显示状态，拉菜单后从“筛选”子菜单中选择“全面显示”命令即可第四讲设置货币符号述操作可用于设置了电子报表中各列标题文字属性， 下面的操作将设置货币 符号：步骤一、单击 D列号，选定此列中的所有内容，参见 图 17 ，接着右击鼠标 右键，然后从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。 进入“单元格格式”对

16、话框后选择“数字”选项卡，参见图 618。图 19 在“分类”列表窗中选择“货币”项步骤二、在“分类”列表窗中选择“货币”项，参 见图 19图 20 设置好“小数位数”与“人民币符号”步骤三、参见图 20 ，设置好“小数位数”与“货币 符号”，然后单击“确定”按钮图 21 在工资数额前加上一个人民币符号上述操作选择的是一个人民币符号， 此后工作表中的“工资额”数据前就会 加上这 个符号，如图 21 所示。这几步操作说明了选定某一行，或者某一列来设置格式的方法。如果需要， 还可以 选择几行或者几列，甚至于选定工作表中的一部份，或者全部行与列来 进行设置。选定部分或者全部行与列， 都可以使用拖动的方法进行操作；若要 选定排列不连续多行，或者多列，可参照下面建立图表的方法进行操作 。图 22 选择“打印预览”命令