中小企业融资担保有限公司业务档案管理制度.doc
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1、江苏中小企业融资担保有限公司业务档案管理制度(试行)第一章 总 则第一条 为了规范公司业务档案管理、保证业务资料的安全与完整,特制定本制度。第二条 担保业务档案是指公司在在办理担保业务过程中形成的记录并反映担保业务的重要凭据,包括未保项目的客户档案;已保项目(含在保和脱保项目)的文书档案,经济档案和客户档案;反担保标的物权利证书。第三条 业务档案管理的要求是“在流程中完成,在收集中整理,在补充中完备”。第二章 档案管理第四条 公司档案管理将根据客户档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等流程执行,做到分类科学、流程收集与补充,方便查阅、及时移交,严防毁损散失,确保业务档案完整
2、与安全,确保相关法律手续完备与有效。第五条 业务档案按担保客户或项目建立,做到一户一档,分类编序管理。第六条 档案管理责任部门。风险控制部是公司业务档案管理的责任部门,但不同性质的档案其保管责任分别如下部门:1、未保项目的客户档案担保业务部;2、已保项目(含在保和脱保项目)、担保投资项目,业务合作项目等形成的文书档案、经济档案、客户档案风险管理部;3、反担保标的物权利证书财务部。第三章 档案分类第七条 公司担保业务档案分为三类:1、权证类档案:(一类档案)主要包括抵(质)押物的权属证书及相关抵(质)反担保的文件、清单、证明、保险单、评估报告等届时脱保后需还给给客户的档案,存放在财务部门,风险控
3、制部备份清单备查,此类档案一般不准外借,复印。特殊情况(如:诉讼、司法部门需要等)需经总经理批准。2、重要文件档案:(二类档案)主要包括借款合同、担保合同、委托担保协议、担保协议、公证书、律师见证书、抵(质)保证书、反担保协议等法律诉讼时需要的档案,存放在风险管理部,该类档案未经总经理批准不能对外借阅;3、备查类档案:(三类档案)主要包括包括客户基本资料、财务报表、审批过程资料、保后检查报告、催收通知书等资料用于查询的档案,经分管副总经理批准可以借阅。第八条 公司内部管理资料列为综合类,内容包括各类业务统计报表,登记表,业务调查报告及有关业务处理意见及会议纪要等等。第九条 客户档案及公司内部管
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