信用社（银行）贷款档案管理办法.doc

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1、信用社（银行）贷款档案管理办法第一章 总则第一条 为规范农村信用社贷款档案管理，有效防范信贷风险，根据中华人民共和国档案法、贷款通则以及广东省农村信用社信贷业务管理规范等有关规定，特制定本办法。第二条 本办法所称贷款档案是指农村信用社在办理贷款业务过程中形成的、记录和反映贷款业务的重要文件和凭证。第三条 贷款档案管理应遵循以下原则：（一）贷款档案资料必须真实、完整和合法；（二）贷款档案资料应账册化、标准化；（三）贷款档案应安全保管、科学整理、高效使用；（四）贷款档案涉及国家、农村信用社和借款人秘密的，要严格执行保密制度。第二章 贷款档案的归档范围第四条 贷款档案资料应按借款人基本资料及贷款资料

2、进行收集：（一）借款人基本资料1、企事业单位客户：（1）经年审的企业法人营业执照（或副本）复印件、事业单位法人登记证（或副本）复印件、税务登记证（或副本）复印件、机构代码证（或副本）复印件、贷款卡（证）复印件、注册资本验资报告复印件、董事会（股东会）成员名单及签字样本；（2）公司章程、联营协议、合作合同等复印件；（3）企事业单位主要负责人、财务负责人名单、法定代表人证明书、代理人授权委托书，法定代表人（或代理人）身份证复印件；（4）按农村信用社要求必须提供的相关许可证复印件；（5）属挂靠性质的要提供挂靠单位证明（或挂靠协议）；（6）借款人前三年及近期财务报表（仅限企事业单位客户贷款）；（7）借

3、款人主要银行账户对帐单、纳税凭证、外部审计师的报告、在其他金融机构融资情况等财务信息资料；（8）企业授信额度的相关资料；（9）农村信用社要求提供的其他证明文件和材料。2、个人客户：（1）借款人身份证明复印件、户籍证明复印件、婚姻状况证明及配偶身份证明复印件；（2）合法收入证明资料（如单位出具的收入证明、经营的收入证明、纳税单等）；（3）农村信用社要求提供的其他证明文件和材料。（二）贷款资料1、一般贷款资料：（1）借款人的借款申请书（表）、贷款展期申请书；（2）若为有限责任公司、股份有限公司、合资合作企业或承包经营企业，须有董事会（股东会）或发包人同意借款的决议、文件或具有同等法律效力的文件或证

4、明（仅限企事业单位客户贷款）；（3）有关贷款用途的相关资料，如购销合同、承包协议书等；（4）贷款调查、审查及审批资料； （5）各类借款及担保合同、借款借据；（6）贷后检查记录文件、往来信函，包括定期、不定期的信贷分析报告及检查报告、信贷人员走访考察记录、备忘录等；（7）贷款五级分类认定表等相关资料；（8）借款人的还款记录；（9）农村信用社要求提供的其他证明文件和材料。2、项目贷款应增加以下资料：（1）有权部门对项目立项批文复印件；（2）可行性研究报告；（3）项目设计、项目投资总额和分阶段投资计划；（4）施工合同以及承包人资质证明文件；（5）按规定须达到规定资本金比例的，应收集在开户银行存入规定

5、比例资本金的证明文件；（6）续建项目要收集前期投资情况、资金来源及使用情况、工程进度等资料；（7）自筹资金落实情况及证明文件；（8）涉及环境保护、消防、供电供水、卫生防疫、劳动保护、税收优惠、生产产品或商品购销专营、土地征用、城市规划、生产工艺及新产品技术鉴定等方面的项目，应收集有关方面的批准文件或证明材料的复印件；（9）农村信用社要求提供的有关项目贷款其他资料的复印件。3、房地产开发贷款应增加以下资料：（1）经年审的房地产开发企业资质证书复印件；（2）可行性研究报告；（3）国有土地出让（转让）合同复印件、地价款交缴证明的复印件；（4）建设用地规划许可证复印件、国有土地使用权证复印件、建设工程

6、规划许可证复印件、施工许可证复印件；（5）自有资金证明材料；（6）开发商向承建商支付工程款证明材料；（7）已领取商品房预（销）售许可证的，应收集商品房预（销）售许可证复印件；（8）农村信用社要求提供的有关房地产贷款其他资料的复印件。4、不良贷款应增加以下资料：（1）贷款逾期催收通知书回执；（2）对借款人依法诉讼、仲裁的相关法律文件资料(诉讼、受理通知书、判决书、裁定书和执行书等)； （3）以物抵债的登记、保管和处理后的相关文件资料（如抵债资产清单、抵债资产权属证明文件、抵债物价值评估报告、以物抵债协议书、抵债物租赁协议、抵债物拍卖、变卖协议等）；（4）有关减免利息、贷款重组等的批复文件；（5）

7、呆帐贷款认定审批、核销的相关文件资料；（6）农村信用社要求提供的不良贷款其他资料的复印件。5、担保的文件资料：（1）企事业单位保证担保的文件资料：保证人经年审的营业执照复印件、税务登记证复印件、贷款卡（证）复印件、机构代码证复印件、注册资本验资报告复印件；法定代表人证明书及授权书原件、法定代表人（或代理人）的身份证复印件；经工商部门或相关部门确认的公司章程、联营协议、合作合同、主要负责人名单以及签字样本等；董事会（股东会）同意保证担保决议书；保证人资产负债表、损益表等财务报表；保证人主要银行账户对帐单、外部审计师报告、融资情况及对外担保情况等财务信息；农村信用社要求提供的其他资料。（2）个人保

8、证担保的文件资料：身份证明复印件、户籍证明复印件、婚姻状况证明复印件；保证能力证明资料（个人收入证明、资产证明等）；农村信用社要求提供的其他资料。（3）抵押担保文件资料：抵押物权属人及共有人的资料；抵押物权属证明文件及价值证明材料；抵押物所有权人及财产共有人提供合法有效的同意抵押担保的证明；抵押物出租的，须收集租赁合同、租金收入凭证等相关资料；按规定须购买保险的，应提供财产保险单；抵押物清单；农村信用社要求提供的其他资料。（4）质押担保文件资料：质押物权属人及共有人的资料；质押物权属证明文件及价值证明材料；质押物所有权人及财产共有人提供合法有效的同意质押担保的证明；质物清单；存单质押贷款在相应

9、的营业机构办理止付登记手续的证明文件；农村信用社要求提供的其他资料。第三章 贷款档案的管理第五条 贷款档案资料根据性质和重要程度划分为一级贷款档案资料和二级贷款档案资料。一级贷款档案资料包括：用于贷款抵（质）押的他项权证、房地产权证、财产保险单、银行存单、有价证券、银行承兑汇票、贴现票据等所有作为抵（质）押物的证明文件、抵债物的权属凭证（适用于以物抵债情况）。二级贷款档案资料是指一级贷款档案资料的复印件和除一级贷款档案资料以外的其它资料。第六条 一级贷款档案资料的管理（一）归档1、信贷员收到一级贷款档案资料、经核对确认其真实性和有效性后，向客户出具签收证明，并于贷款发放后15个工作日内将原件移

10、交给信贷档案管理员。2、信贷档案管理员收到一级贷款档案资料后，经审验无误办理交接手续，将一级贷款档案资料进行整理、复印后并入二级贷款档案资料，并将一级贷款档案资料移交会计部门。3、会计部门收到一级贷款档案资料后，经审验无误办理交接手续，将一级贷款档案资料入库视同有价单证进行保管，并做好表外科目的登记。 （二）调阅1、当信贷员及其它有关人员需要查阅一级贷款档案资料时，需由设置贷款档案保管库所在的联社信贷部门或农村信用社有关负责人审批同意。2、查阅人持经联社信贷部门或农村信用社有关负责人同意查阅的审批意见书，向信贷档案管理员索取资料。3、信贷档案管理员审查调阅登记簿所需手续齐备后，向会计部门领取一

11、级贷款档案资料，办理好相关签名、交接手续。4、查阅人阅毕，应及时归还。信贷档案管理员查验资料后，在调阅登记簿上签字，注明资料归还日期，重新交还会计部门保管，并办理好相关交接手续。（三）出库1、贷款还清或因其它原因需要取走资料时，信贷员需出具由设置贷款档案保管库所在的联社信贷部门或农村信用社负责人审批同意的意见。2、信贷员持经联社信贷部门或农村信用社有关负责人审批同意的意见书，向信贷档案管理员索取资料。3、信贷档案管理员审查审批手续齐备后，按有关规定向会计部门领取一级贷款档案资料，将资料交给信贷员，会计部门注销登记有关科目帐，各方必须办理好相关交接手续。4、信贷员将一级贷款档案资料交给借款人（或

12、代理人），并让其在出库登记簿上签收（需由借款人法人代表或由持有法人代表签具委托证明的代理人签收），同时在贷款档案资料出库登记簿上注明出库原因。第七条 二级贷款档案资料的管理（一）归档1、贷款发放以后，信贷员将二级贷款档案资料收集、整理后交信贷档案管理员归档。2、信贷档案管理员收到二级贷款档案资料后，经审验无误办理相关交接手续。3、信贷档案管理员以户建档，实行一户一档，并装入档案盒保管。对同一借款人有多笔贷款的，借款人基本资料应单独立卷，其他资料按发放先后顺序逐笔立卷。4、贷款结清后，信贷档案管理员将贷款档案资料按借款人名称分户保管，并与未结清贷款档案资料分柜存放。如果借款人资料已建分户贷款档案

13、，则将本次已结清的资料与以前已结清的资料合在一起存放。（二）调阅1、内部人员调阅信贷档案资料。（1）当内部人员需要查阅信贷档案资料时，需由设置贷款档案保管库所在的联社信贷部门或农村信用社有关负责人在调阅登记簿上审批同意。查阅人持经联社信贷部门或农村信用社有关负责人同意查阅的审批意见书，向信贷档案管理员索取资料。（2）信贷档案管理员检查查阅人手续齐备后，双方进行资料交接，并在调阅登记簿中登记相关内容及签名。（3）调阅的信贷档案不得涂改、圈划、拆散原卷册，用后必须及时归还。2、外部人员调阅信贷档案资料（1）国家有权部门需查阅、复印时，必须持有县(市)级以上主管部门的正式公文或介绍信，经核实后按上述

14、内部人员的调阅要求进行调阅。（2）我方律师如有需要可以按上述内部人员的调阅要求进行调阅。（3）对方律师原则上不可以查阅，若其通过司法部门来查阅，则须持有县(市)级以上主管部门的正式公文或介绍信，经核实后按上述内部人员的调阅要求进行调阅。（4）调阅时，信贷档案管理员应在场陪同，查阅人需要索取复印有关证据和资料时，应在不损坏原件情况下，方可抄录和复印，但严禁将原件抽出借出。3、信贷档案管理员对调阅归还的信贷档案，要检查其完整性和原始性，并经核对资料无误后在贷款档案资料调阅登记簿上签收，并签明归还日期。若档案管理员发现档案不完整或有改动可以拒绝接受，并立即向领导报告。第八条 贷款档案管理的一般规定

15、（一）贷款档案管理机构应设立贷款档案交接、调阅、出库登记簿，及时记录贷款档案资料的交接、调阅、出库情况。信贷员和信贷档案管理员分别对移交前后贷款档案资料的完整性负责。（二）贷款档案管理机构须设立专门的贷款档案保管库。保管库内要严格执行安全保密制度，切实做到妥善保管，防止火烧、虫蛀、鼠咬、霉烂等，保证贷款档案的完整无缺。（三）贷款档案保管期限。1、尚未结束贷款业务关系客户的贷款档案要永久保管；2、结清贷款业务客户的贷款档案，从该客户最后一笔贷款业务结清起至少保管3年；3、对核销的贷款和央行专项票据已置换的贷款，在借款人全部清偿之前，贷款档案要永久保管；借款人全部清偿后，贷款档案要至少保管3年。（

16、四）贷款档案的销毁。对超过保管期、需要销毁的贷款档案要编制销毁清册，并经信贷档案管理员提出销毁意见、信贷管理部门负责人审核、主管信贷副主任批准后，送专门文件销毁单位或指定造纸厂在信贷业务部门负责人监督下销毁。信贷档案管理员和信贷业务部门负责人同时在销毁清册上签字备查。（五）信贷档案管理员因工作变动离岗的，应对贷款档案所有资料列好清单，全部移交指定专人后方可办理有关变动离岗等手续。档案资料办理移交手续，要由本单位负责人进行监督移交。第四章 罚则第九条 各联社每年应对贷款档案的管理情况进行检查，对属以下情况的违规行为，视情节轻重对有关责任人进行行政处罚或经济处罚：（一）未按规定内容及时收集贷款档案

17、资料的；（二）未按一级贷款档案资料的管理要求对一级贷款档案资料进行管理的；（三）未按二级贷款档案资料的管理要求对二级贷款档案资料进行管理的；（四）未按本办法第八条规定管理贷款档案的；（五）涂改、伪造贷款档案资料导致发生贷款风险的；（六）因所负责的贷款档案丢失或损毁造成贷款风险的。第五章 附则第十条 在本办法下发之前已经归档的贷款档案，可按原归档方法执行；对本办法下发之后的新发放贷款，应按照本办法规定严格执行。第十一条 各联社可根据本办法制定相应的实施细则。第十二条 本办法由广东省农村信用合作社联合社制定、解释和修订。第十三条 本办法自文到之日起执行。附件：贷款档案资料清单附件贷款档案资料清单一

18、、借款人基本资料（一）企事业单位客户：企业法人营业执照复印件或副本复印件事业单位法人登记证复印件或副本复印件税务登记证复印件贷款卡（证）复印件注册资本验资报告复印件机构代码证复印件董事会（股东会）成员名单及签字样本公司章程联营协议（股份协议、合作合同）复印件主要负责人、财务负责人名单法定代表人证明书、代理人授权委托书法定代表人（或代理人）身份证复印件生产经营许可证明复印件借款人前三年及近期财务报表（仅限企事业单位客户贷款)借款人主要银行账户对帐单、纳税凭证、外部审计师的报告、在其他金融机构融资情况等财务信息资料企业授信额度的相关资料属挂靠性质的要出示挂靠单位证明（或挂靠协议）农信社要求提供的其

19、他证明文件和材料（二）个人客户：借款人身份证明复印件户籍证明复印件婚姻状况证明复印件合法收入证明资料农信社要求提供的其他证明文件和材料二、贷款资料（一）一般贷款资料：借款人的借款申请书（表）贷款展期申请书董事会（股东会）或发包人同意借款的决议、文件或具有同等法律效力的文件、证明（仅限企事业客户）有关贷款用途的相关资料贷款调查、审查及审批报告各类借款及担保合同借款借据贷后检查记录文件、往来信函，包括信贷分析报告及检查报告、信贷人员走访考察记录、备忘录等贷款到期催收通知书回执贷款五级分类认定表等相关资料借款人的还款记录农信社要求提供的其他证明文件和材料（二）项目贷款应增加的文件资料：有权部门对项目

20、立项批文复印件可行性研究报告项目设计、项目投资总额和分阶段投资计划施工合同以及承包人资质证明文件按规定须达到规定资本金比例的，应提供在开户银行存入规定比例资本金证明文件续建项目要提供前期投资情况、资金来源及使用情况、工程进度等资料自筹资金落实情况及证明文件国家有关单位（如环保、供电供水、国土等）的批准文件或证明材料和审核意见复印件农信社要求提供的有关项目贷款其他资料的复印件（三）房地产开发贷款应增加的文件资料房地产开发企业资质证书复印件可行性研究报告国有土地出让（转让）合同复印件、地价款交缴证明的复印件建设用地规划许可证复印件、国有土地使用权证复印件、建设工程规划许可证复印件、施工许可证复印件

21、自有资金证明材料发展商向承建商支付工程款证明材料已领取商品房预（销）售许可证的，应提供商品房预（销）售许可证复印件农信社要求提供的有关房地产贷款其他资料的复印件（四）不良贷款应增加的文件资料：贷款逾期催收通知书回执对借款人依法诉讼、仲裁的有关法律文件资料(诉讼、受理通知书、判决书、裁定书和执行书等)以物抵债的登记、保管和处理后的有关文件资料（如抵债资产清单、抵债资产权属证明文件、抵债物价值评估报告、以物抵债协议书、抵债物租赁协议、抵债物拍卖、变卖协议）有关减免利息、贷款重组等的批复文件呆帐贷款认定审批、核销的有关文件资料农信社要求提供的不良贷款其他资料的复印件（五）担保的文件资料1、企事业单位

22、保证担保文件资料：营业执照复印件税务登记证复印件机构代码证复印件注册资本验资报告复印件贷款卡（证）复印件法定代表人证明书及授权书原件、法定代表人身份证复印件保证人资产负债表、损益表等财务报表保证人主要银行帐户对帐单、外部审计师报告、融资情况及对外担保情况等财务信息保证人同意担保的决议书农信社要求收集的其他资料2、个人保证担保的文件资料：身份证件复印件户籍、婚姻状况证明复印件保证能力证明资料（个人收入证明、资产证明等）农信社要求提供的其他资料3、抵押担保文件资料：抵押物权属人及共有人的资料抵押物权属证明文件及价值证明材料抵押物所有权人及财产共有人提供合法有效的同意抵押担保的证明抵押物出租的，须提供租赁合同、租金收入凭证等相关材料抵押物房地产为共有人的，须提供共有人身份证复印件；夫妻共有的，须提供夫妻结婚证明及身份证复印件按规定须购买保险的，财产保险单抵押物清单农信社要求提供的其他资料4、质押担保文件资料：质押物权属人及共有人的资料质押物权属证明文件及价值证明材料质押物所有权人及财产共有人提供合法有效的同意质押担保的证明质物清单存单质押贷款在相应的营业机构办理止付登记手续的证明文件农信社要求提供的其他资料