信用社（银行）金融机构会计档案管理办法.doc

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1、信用社（银行）金融机构会计档案管理办法第一章 总 则第一条 为了加强我省农村合作金融机构的会计档案管理工作，促进会计档案管理制度化、规范化和标准化，根据中华人民共和国会计法、陕西省农村合作金融机构会计基本制度等有关规定，制定本办法。第二条 本办法适用于陕西省各级农村合作金融机构，包括农村信用合作联社、农村合作银行、农村商业银行及其分支机构（以下简称社县级联社）。省联社及其办事处也应依据本办法规定执行。第三条 各县级联社应当加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理流程，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。第四条 会计档案是指会计凭

2、证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映各县级联社经济业务的重要史料和证据。具体包括：（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，其他会计账簿。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。（四）其他类：存款余额调节表，对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，有关财务计划和会计制度办法以及财会工作方面的请示、报告、批复、会计检查资料等文件材料。第五条 会计档案应当采用纸、磁、光盘、缩微胶片等介质保存。原始凭证

3、、票据、合同等具有法律效力的资料，应当保存纸质档案。第六条 各县级联社每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。第七条 会计档案应当按照内容和形成时间分类索引，以便查阅。采用非纸质介质存储的，应当能够满足阅读及打印等要求。第二章 会计档案的整理、装订和立卷第八条 各营业机构应按日、月、季、年打印以下相关账簿凭证和报表：（一）每日应打印的资料：（1）现金收付日记簿；（2）日计表；（3）他代本入账凭证；（4）非柜面业务交易凭证；（5）贷款形态调整通知书；（6）本代他业务清单；（7）他代本业务清单；（8）储蓄本代他业务清单；（9）储蓄他代本业务清单

4、；（10）机构通兑资金清算表；（11）面向传票交易清单；（12）抹账明细清单；（13）储蓄自动转存清单；（14）协议转存清单；（15）收贷收息一览表；（16）自动还本扣息清单；（17）自动还本扣息凭证；（18）利息税明细（统计）表；（19）本机构柜员流水账；（20）通兑汇总凭证；（21）柜员凭证使用登记簿；（22）大小额支付和实时汇兑系统日报表及汇入汇出清单；（23）pos收单业务报表；（24）代缴电信电话明细查询；（25）跨机构转账/收现凭证；（26）富秦家乐卡借据。其中：现金收付日记簿、贷款形态调整通知书、自动还本扣息清单、自动还本扣息凭证、他代本入账凭证、跨机构转账/收现凭证、非柜面业务

5、交易凭证、富秦家乐卡借据、面向传票交易清单、抹账明细清单应随当日传票装订。（二）结息日应打印的资料：（1）结息表；（2）结息汇总凭证；（3）单位存款结息凭证；（4）贷款结息凭证；（5）内部账结息凭证；（6）单位存款结息清单；（7）活期储蓄结息清单；（8）对公单位存款结息清单；（9）活期储蓄存款结息清单；（10）贷款应收未收利息清单；（11）贷款应收未收利息结息清单；（12）贷款利息自动表内转表外清单。其中：结息汇总凭证、单位存款结息凭证、贷款结息凭证、内部账结息凭证随凭证装订。（三）每月打印的资料：（1）总账账页；（2）业务状况表；（3）资产负债表；（4）损益表；（5）开销户登记簿；（6）支付

6、系统月报表；（7）假1币没收情况月报表；（8）利息税月报表；（9）余额对账单（根据不同类型账户的对账要求打印）；（10）卡业务综合统计报表。（四）按季打印的资料：（1）单位可转久悬未取户清单；（2）不动户转久悬情况表；（3）对公存款明细账；（4）内部账明细账。其中：对公存款明细账、内部账明细账视系统保存情况也可按年打印。（五）按年打印的资料：（1）业务状况表；（2）损益表；（3）资产负债表；（4）年终结转对照表；（5）新科目余额表；（6）各科目余额表。第九条 会计凭证的整理顺序为先机构凭证，后柜员凭证。其中：（一）机构凭证的整理顺序为：1、机构轧账单。2、柜员凭证的排列顺序为：（1）柜员轧账单

7、。（2）柜员记账凭证（先借方后贷方）。（3）柜员流水账（含自助设备）。柜员凭证按照柜员号由小到大依次排列。3、跨机构转账或收现凭证、通存通兑代入账汇总凭证、他代本入账凭证、本代他入账凭证、实时汇入凭证、汇兑清算凭证、挂失、冻结、止付、信息修改、协议、系统周期产生的凭证、其它资料等排列在最后一个柜员凭证之后。（二）柜员凭证的整理顺序为：1、柜员轧账单。2、柜员记账凭证及附件，按照传票号由小到大依次排列。3、一笔交易产生多张凭证的，凭证排列的顺序为会计分录的顺序，有附件的应当加盖“附件”章；有传票号的，记账凭证在前，其他凭证作为其附件。4、柜员流水单。5、“挂失、冻结、止付”、“增加单位协定”、“

8、客户信息修改”等无传票号的其他资料排列在记账凭证之后。6、作废的重要空白凭证排列在最后。第十条 各机构主办会计当日轧平机构账务，打印机构轧账单，将各柜员整理好的凭证按柜员顺序号排列整理后，交事后监督人员。由事后监督人员按照有关规定进行复核审计，审核完的凭证装订成册后交回主办会计入档保管。第十一条 凭证的装订要求（一）会计档案装订应当规范、整齐牢固，装订时不得压字和掉页。（二）应当按照记账凭证大小折叠整理其他凭证，添加封面和封底后，以凭证上沿和左侧为准礅齐，在凭证左上方三分之一处，按照“打两孔穿三线”或“机器装订”方式装订，并在装订线上加贴封签。（三）会计凭证应按日装订，每册凭证按照不超过400

9、张（含附件）的标准或厚度不超过5厘米进行装订。超过的应分册装订，低于以上标准的可合并装订，但应增加汇总封面。凭证装订后，应当用碳素墨水完整填写封面内容，字迹清楚，不得错填、漏填或不填，更不得涂改封面内容；（四）凭证封面上的总编号为全年总册数的顺序号，一日多册的分别注明共几册第几册，并加盖装订人员名章和会计主管名章。已装订成册的会计凭证，应在骑缝处加盖机构业务公章和会计人员名章，并装入规范的凭证盒（袋）内，及时登记入库（柜）保管。（五）为了防止已装订成册的凭证丢失，应以每册凭证（含附件）为单位，自封面后第一张起至封底前最后一张止，编制一组凭证顺序号。（六）会计凭证一经装订，不得拆封。如因特殊原因

10、需要拆封时，须经会计主管批准，并在凭证封底注明经办人、理由及拆封日期。第十二条 每日打印的资料包括：现金收付日记簿、日计表、贷款形态调整通知书、本代他业务清单、他代本业务清单、储蓄本代他业务清单、储蓄他代本业务清单、机构通兑资金清算表、面向传票交易清单、抹账明细清单、储蓄自动转存清单、协议转存清单、收贷收息一揽表、自动还本扣息清单、自动还本扣息凭证、利息税明细（统计）表、本机构柜员流水账。各机构可根据业务量大小，对以上资料分类整理，按月、季或年装订成册。第十三条 月、季、年形成的会计账簿、报表等资料，均应按规定及时打印，并分类整理装订，不同种类之间用封面分开，年终决算报表单独装订。打印的内容包

11、括以下两类：（一）结息日，各营业机构应按规定打印结息凭证及清单，其他资料可根据需要打印，并分类整理装订，登记后入档保管。（二）年终决算日后，各级机构应按规定打印决算报表及相关资料；下设分支机构的，还应分别打印机构和汇总报表，并分类整理装订，登记后入档保管。第十四条 装订报表时应使用统一印制的封面、封底，并在装订线处加贴封签。封面上应注明会计年度、机构名称、保管期限、档案号、装订人和装订日期，并加盖业务公章和法人代表（负责人）、会计负责人（主管）名章。第十五条 其他会计资料应分类收集整理，按年装订，并使用碳素墨水填写卷首有关内容，字迹应当清晰完整。所有的案卷均应装订牢固、存放整齐，随会计档案一并

12、登记后归档保管。第十六条 年度终了后，会计人员应将装订好的会计凭证、账簿、报表移交给本单位会计档案管理人员，由会计档案管理人员按照管理要求对会计凭证、账簿、报表分别进行立卷编号。（一）经过整理立卷的会计档案，由会计档案管理人员分别报表、账簿、凭证、其他类登记“会计档案保管销毁登记簿”。（二）会计档案案卷外型可根据整齐、美观、适用的原则，按档案管理部门的要求确定。（三）会计经办人员对破损的凭证、账簿、报表应当进行修补。第十七条当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由基层社（行）保管一年，期满之后，应当于次年四月底之前由该基层社（行）编制移交清册，移交县级联社档案室统一保管；未设立档案室的，应

13、当在会计部门内部指定专人保管。出纳人员（含柜员制网点办理现金收付的柜员）不得兼管会计档案。移交县级联社档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案室应当会同基层社（行）经办人员共同拆封整理，以分清责任。第三章 会计档案的保管第十八条 会计档案的管理（一）会计档案应指定专人管理。管理人员调动应办理交接手续。 （二）应设置专用会计档案保管库（柜），设立“会计档案保管登记簿”。（三）严格执行安全和保密制度，做到妥善保管，存放有序，查找方便，切实防止火烧、虫蛀、鼠咬、霉烂等，保证其完整无缺。（四）基层社（行）的会计档案应在次年抄列清单（册）送管辖县级联社。（五）集中保

14、管的，使用时向管辖县级联社调阅。（六）磁介质档案每年考录一次，实行双备份，并做好防磁、防火、防潮和防尘工作。磁介质档案应打印出书面档案，装订保管。（七）会计档案一律不准外借，防止丢失和泄密。第十九条 应定期检查会计档案，对非纸质会计档案至少一年检查一次，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其他技术处理，并对处理情况进行记载存档。第二十条 有关会计核算系统开发和修改的文档资料，应作为会计档案管理，保管期限为该系统停止使用或有重大修改后5年。第二十一条 各县级联社机构分立，原机构存在的，会计档案由原机构保管；原机构解散的，会计档案应经分立各方协商后由其中一方代管。县级联社机构合并，会计档案应由

15、合并后的机构保管。机构关闭、撤销或破产清算，会计档案由县级联社管理。法律、法规另有规定的，从其规定。第二十二条 会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管两种，定期保管的会计档案又分为保管3年、5年和15年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。同一介质有不同保管期限的会计档案，应按较长的期限保管。同一会计档案采用不同介质保存的，至少有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。第二十三条 永久保管的会计档案包括：（一）决算报表及汇总全辖决算报表（含附表及说明）；（二）资本金、股东分户账；（三）客户挂失申请书，登记簿及补发凭单收据；（四）会计档案保管登记簿及销毁清册；（五）存、贷款开销户登

16、记簿；（六）机构变动交接清册；（七）有权机关查询、冻结及扣划书；（八）账销案存记录；（九）需要永久保管的其他会计档案和有关资料；第二十四条 保管15年的会计档案（一）会计凭证及附件（含单独装订的凭证附件）；（二）综合核算和明细核算的各种账、簿、卡；（三）月（季、半年）报表及汇总全辖月（季、半年）报表；（四）重要单证和印章的领发、交接、销毁和保管情况登记簿；（五）会计核算系统柜员增加、修改、删除表；（六）会计人员及会计档案移交清册；（七）需要保管15年的其他会计档案和有关资料。第二十五条 保管5年的会计档案（一）日计表；（二）社内往来、同业务往来、联行往来的对账及查询、查复书；（三）密押、代号使

17、用和保管登记簿；（四）对账回单；（五）已处置固定资产卡片；（六）计息科目余额表；（七）辖属网点上报的月（季、半年）报表;（八）会计核算系统开发和修改的文档资料（系统停止使用或重大修改后的资料）；（九）需要保管5年的其他会计档案和有关资料。第二十六条 保管3年的会计档案(一)计算机应用系统运行日志；(二)机构流水账；(三)不定期报表；(四)需要保管3年的其他会计档案和有关资料。 第四章 会计档案的调阅第二十七条 应建立“会计档案调（查）阅登记簿”并按规定内容做好详细记录，由主管会计和经办人员共同签章，以备查考。内部调阅会计档案，应由调阅人出具申请，并经主管会计批准方可调阅，调阅的档案不得涂改、圈

18、划、拆散原卷册，用后应当及时归还；有关单位处理案件或特殊需要查阅会计档案时，应当持有县以上主管部门正式公函、经县级联社主任（行长）批准后方可查阅；查阅时，县级联社或基层社（行）应有专人在场陪同，代办查阅，不准将会计档案交给查阅人放任不管，查阅人对处理案件时所需要的证据和有关资料，可以抄录、复制或照相，但不得将原件抽出借走。审计、税务部门查阅会计档案时，应编制会计档案移交清册，经相关人员当面交接签字确认后带走，查阅结束后，经会计部门核对无误后收回。第二十八条 调（查）阅会计档案的申请及公函，应由经办人员和主管会计共同签章，并专夹保管，以备查考。第五章 会计档案的移交第二十九条 交接会计档案应编制

19、移交清册，办理交接手续，由交接双方和监交人共同签章确认。会计档案的移交方，应当编制会计档案移交清册，载明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。第三十条 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。会计档案移交清册一式三份，交接双方和管理部门各一份。第三十一条 原档案登记簿留在原机构永久保管作为备查资料。第六章 会计档案的销毁第三十二条 已满保管期需要销毁的会计档案，应由各县级联社会计部门负责监督销毁。销毁前各县级联社应组

20、织专人进行鉴定,主管会计的领导或会计主管应严格审查,符合销毁条件的,以县级联社为单位由档案管理部门会同会计部门编制会计档案销毁清册,主管会计的领导在会计档案销毁清册上签署意见后,方可销毁,并将销毁情况报办事处会计部门备案。西安市各区（县）联社直接报省联社会计部备案。销毁时应由各县级联社会计部门、稽核部门、档案管理部门共同派人现场监销，并注意保密和安全，严防散失和发生流弊。销毁后，由销毁人员、监销人员在销毁清册上签章确认。销毁会计档案，应将档案信息与其保存介质一同销毁。保管期届满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应单独保管到未了事项完结为止。第七章 会计档案的监督检

21、查第三十三条 各级联社应定期或不定期对会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等环节的管理情况进行检查监督。第三十四条 省联社、办事处每年应对会计档案的管理情况进行一次抽查，并将抽查结果通报全省。第三十五条 违反本办法且有下列行为之一的，依照中华人民共和国会计法、中华人民共和国档案法和中华人民共和国档案法实施办法的相关规定追究有关人员责任。（一）故意销毁、隐匿、篡改业务经营活动中形成的各种会计档案资料的。（二）明知会计档案的保管状况存在隐患而不采取措施，造成会计档案毁损的。（三）对会计档案管理工作不负责任，造成会计档案丢失的。（四）泄漏会计档案秘密，对本行经营或客户造成损失的。第八章 附则第三十六条本办法由陕西省农村信用社联合社负责解释、补充和修改。第三十七条 本办法自下发之日起执行。以前年度的会计档案管理办法与本办法有抵触的，以本办法为准