采购师基础知识课件.doc
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1、采购师基础知识课件采购师基础知识第一章 采购基础知识一、采购类型与方式1.什么是采购:需方向供应商购买货物或服务的一种商业行为。狭义:a、Purchase,b、以钱索物,c、所有权的转移,d、买方在拟定采购计划、选择供应商、谈判、签订合同并支付货款后,从卖方获取货物或服务的过程。广义:获取;更广泛的采购途径可以包括:购买、租赁、易货、借贷、征用;2、采购和供应过程的模型:CIPS(the Chartered Institute of Purchasing and Supply)采购与供应学会3、供应管理的2个观点-运营性观点:A供应渠道遍布企业每个角落,保证企业所有需求。在质量、数量、时间、成
2、本、服务和连续性上都得到满足,常常耗费大量的时间和精力。B计划改变和市场突发事件都不可避免的带来混乱C对供应经理来说,满足所有要求不是一件容易的事,长期规划就更难了D一旦没有满足需求就会带来严重后果E原材料质量缺陷,送货太多或太晚,成本过高,服务不好,供应时断时续4、供应管理的2个观点-战略性观点A可以利用机会,可以最大化利润。B供应同时面对企业和市场,可以发现别人难以发现的机会5、供应管理对企业运作的三种影响A消极阶段:l 供应妨碍企业目标和战略实现。供应常被认为不过是日常事务,企业在做重要决策时不会考虑供应因素。l 总是没有足够的时间把事情做好,一旦出现纠纷大家最关心的是如何逃避责任l 高
3、级管理层认为:供应管理可以防止欺诈行为,是必要的,但要控制其人员开支。l 对供应的看法:避免问题l 对于运营和纠纷的解决都处于管理不善的状态。通常的解决方法是换一个供应管理负责人 B中性阶段:l 供应在企业目标和战略制定和实现的过程中既不是障碍,也不是资产。但消极阶段的不良因素已经得到了妥善处理。l 通常企业需要专门的物资管理部门,由部门经理负责协调采购、交通、材料供应、存货控制、产品规划和进度、接货,质量控制等。l 供应领域最明显的不良交易可以得到解决。但是仍然无法保证供应管理和供应商在新产品和新服务的开发初期就加入。在制定公司战略是也没有供应方面的考虑,只有在发生纠纷时才受到关注。 l 高
4、级管理层的参与足以避免严重的供应问题l 运营因素在这个阶段处理的很好C积极阶段:l 供应商和供应职能在组织目标和战略规划、制定和实现过程中起着积极作用。供应管理是企业竞争力的组成部分,也得到高级管理层的广泛重视。l 事实上,供应渗透到组织的各个角落。需要其他职能部门在决策时都要考虑供应问题。l 在这个阶段,不仅仅要求供应管理部门的员工高素质,可以鉴别和开拓重要的供应管理机会,也需要得到其他部门的支持。l 供应管理越早参与新项目、新产品、服务、组织战略的研发过程作用就越大。l 团队、咨询、协调、合作就是常来描述供应部门在积极阶段的作用。l 管理层的支持对整个组织的团结协作至关重要l 供应的运营性
5、观点和战略性观点在积极阶段达到统一6、供应费用对盈亏的影响制造企业节约5%的采购成本,利润可能增加40%;通常供应管理的运营成本和人员成本只站采购成本的极小比例,2-4%。减少供应部门的预算而不是减少采购总成本。增加预算改进供应管理大幅节约采购支出;供应管理的间接影响:更好的质量、配送速度、好的适应性、更好的客户服务、鼓舞员工的士气、新技术和创新,增强企业竞争力7、供应管理如何有效的服务与企业的目标和战略?8、企业的目标和战略如何反映供应领域的机会和优势?9、供应管理的内部环境10、供应目标供应战略企业战略企业目标-供应目标11、供应战略的外部环境12、当前需求当前市场将来市场未来需求-当前需
6、求13、采购职能发展过程中的战略阶段A被动l 定义:采购职能没有战略方向,主要是对其他职能部门的要求做出反应l 特点:l 采购者的大部分时间用于组织应急性工作和日常工作l 效率是衡量采购职能与个人绩效的基础l 以为采购活动的可视性很低,与其他职能部门之间很少沟通l 以价格和可获取性为基础选择供应商B独立l 定义:采购职能采用最新的采购技能与方法,但其战略方向独立于公司的竞争战略l 特点:l 绩效衡量主要以降低成本和效率尺度为基础l 在采购部门与技术部门间建立协作关系l 最高层管理者认识到专业化发展的重要性l 最高层管理者认识到采购有机会促进赢利C支持l 定义:采购职能通过采用技能与做法来加强公
7、司竞争地位,从而支持公司的竞争优势l 特点:l 采购人员加入销售计划组l 供应商被看做一种经过仔细挑选并具有能动性的资源l 员工被看成是一种资源,强调经验、积极性与工作态度l 市场、产品以及供应商不断得到监控和分析D集成l 定义:采购战略完全融入公司竞争战略中,同时在制定和实施战略计划时,在同一阶层的职能部门中构成了发挥集成作用的一部分l 特点:l 可对专业采购人员的主管人员进行跨部门的培训l 与其他部门建立长期沟通渠道l 专业化发展的重点是竞争战略中的战略要素l 用对公司的成功做出的贡献来衡量采购绩效14、采购师国家职业标准(狭义):在市场经济条件下企业为获取商品或服务,而对获取对象的渠道、
8、方式、质量、价格、时机等进行选择,且把货币资金转化为标的物的交易过程。15、采购活动:企业自发状态;没有实施有效计划、组织与控制职能;只需由采购员承担只能调动上级分配的资源;16、采购管理:对企业采购活动的计划、组织、指挥、协调和控制;全体采购员、其他企业人员协调配合、采购科或企业副总承担可以调动整个企业的资源;17、采购的起源1832年查尔斯巴比奇(Charles Babbage)物料人(Material Man)1887年美国芝加哥与西北铁路审计官 第一本铁路供应的管理铁路采购和存储 18、传统采购的发展过程 1905年第一本非铁路行业采购书问世:关于采购第一次世界大战期间,对采购越来越重
9、视;第二次世界大战期间,仍然受到重视;二战后,物资充足,采购没有继续被重视。20世纪60年代早期,美国学者李维斯的大胆预测:未来采购过程将会发生巨大变化和革新,采购决策评价将主要集中在对采购物品的价格和质量进行考核上;20世纪60年代中期,物料管理开始得到重视,宏观通胀使价格竞争成为决定供应合同的主要因素。1973年爆发的石油危机使企业开始重视对采购的风险进行控制;20世纪70年代中期到90年代初,日本制造业推出准时化生产管理模式,在产品质量和成本方面具有明显市场优势,这种生产模式形成了准时化采购;20世纪90年代中期,企业加强了采购管理。19、采购的高速发展时期(当前)A原因:1、随着竞争的
10、加剧,销售部门的压力越来越大。开源节流、提高效率2、技术快速发展对新品上市的周期要求越来越短。采购部门要同时保证产品供应及时和低成本控制。 B采购的地位: 采购是企业生产经营活动的先决条件; 采购是贯穿企业生产经营全过程的因素 采购是企业生产经营的活动渠道和供应链管理的关键 采购是企业成本控制的重要环节经验证明,在制造业中,企业的采购资金占最终产品销售额的4060%,这意味着采购成本的降低将对企业利润的增加产生重要的影响,其增加利润的效果要远远大于在其它方面采取的措施。所以,采购自然成为企业降低成本增加利润的重要环节。经验证明,工业企业外购的材料及零部件每年都有于5% 20%的潜在降价空间。而
11、材料价格每降低 1%,在其它条件不变的前提下,企业的净资产回报率可增加15%。根据国家经贸委1999年发布的有关数据,如果中国国有大中型企业每年将采购成本降低2 3%,即可增加效益500多亿元人民币,相当于1997年国有工业企业实现利润的总和。采购是产品更新换代的媒介20、采购类型按采购对象划分:有形物品采购、有形物品采购A、有形物品采购(机器设备采购、原材料采购、零部件采购、MRO采购)1) 机器设备采购:机器设备属于在企业生产经营过程中长期、反复使用而基本保持基本实物形态的劳动工具。其采购则具体表现为生产和运营所需的各类设备的购买。机器设备采购的最显著特点,是金额大、技术性和专业性强,往往
12、需要采用招标、租赁、委托与调拨等灵活采购方式进行。2) 原材料采购:原材料是构成产品实体的基本部分,其在生产过程中要改变物理和化学特性,并产生较大的消耗。因此,在企业采购中,原材料采购的比重大、频度高。同时,原材料存在不同种类,可依其功能、质地、产业类别、形态和产地做出多种划分,其品种、形式、等级和特性往往有很大差异,采购过程也就比较复杂。3) 零部件采购:在加工装配产业,零部件是最基本的生产资料,随产业分工的日益深化,企业需要的大多数零部件需要外购。零部件种类繁多,规格、型号复杂,技术性强,生产过程中又需频繁供应,因此,其采购具有较强的专业性。4) MRO采购:即指原物料、零部件以外的,用于
13、维护、修理及运营(Maintenance, Repair,,Operation)的杂项物件和备品的采购。MRO物料通常都是低值物品,品种繁多,不同行业企业的MRO物料需要往往差异极大,而且单项商品的采购规模一般也不很大,但它们对企业生产经营的正常运行意义重大。因此,在企业采购中,MRO采购有着其特殊性。B、有形物品采购(技术采购、服务采购、工程发包)1) 技术采购:一般包括专利、商标、版权和专业技术诀窍(Know how)的获取。技术采购的最主要特点,是它大多采用许可贸易的方式进行,往往是使用权而不是所有权的转让,因此,支付方式也大多采用特许权使用费的方式;此外,其定价也不同于一般商品,采购过
14、程中的讨价还价环节更为复杂2) 服务采购售前服务的提供,即卖方在交易前提供的诸如产品说明、操作示范、制作规范或材料规范说明等产品信息,这些可增加采购人员的产品知识,利于采购决策;售后服务的提供,即卖方提供的关于设备或产品的安装、维护、操作或使用方法的培训、运送及退换货等服务;专业服务的提供,即由律师、管理顾问、跨即使、建筑师、电气技师、广告设计和程序设计人员等所提供的特殊服务;物流和勤务服务的提供,主要涉及物流、信息和通讯服务、餐饮服务、清洁、警卫等。一般包括专利、商标、版权和专业技术诀窍(Know how)的获取。技术采购的最主要特点,是它大多采用许可贸易的方式进行,往往是使用权而不是所有权
15、的转让,因此,支付方式也大多采用特许权使用费的方式;此外,其定价也不同于一般商品,采购过程中的讨价还价环节更为复杂。3) 工程发包:包括:厂房、办公楼等的建设与修缮,以及配管工程、机械储槽假设工程、空调或保温工程、动力或网络的综合配线和仪表安装等。按采购主体划分:个人采购、企业采购、团体采购、政府采购政府采购:又称统一采购或公共采购,是指各级政府及其所属实体为了开展日常的政务活动和为公众提供社会公共产品或公共服务的需要,在财政的监督下,以法定的方式、方法和程序(按国际规范一般应以竞争性招标采购为主要方式),从国政府采购不是一种纯商业行为,作为政府的购买性支出,它遵循着专门的法律和规则,不在标准
16、的规定范围。按采购技术划分:传统采购(按月采购)、现代采购(1)定量订货法采购、 2)定期订货法采购、3)MRP采购、4)JIT采购、5)供应链采购、6)电子商务采购)1) 定量订货法采购:预先确定一个订货点和一个订货批量,然后随时检查库存,当库存下降到订货点时,就发出订货,订货批量的大小每次都相同,都等于规定的订货批量。2) 定期订货法采购:预先确定一个订货周期和一个最高库存水准,然后以规定的订货周期为周期,周期性地检查库存,发出订货,订货批量的大小每次都不一定相同,订货量的大小都等于当时的实际库存量与规定的最高库存水准的差额。3) MRP采购:由企业采购人员采用MRP (Material
17、Requirement Planning,物料需求计划)应用软件,制定采购计划而进行的采购。MRP采购的原理,是根据主生产计划(MPS)、产品结构清单(BOM)、以及产品及其零部件的库存量,逐步计算求出产品的各个零部件、原材料所应该投产时间、投产数量,或者订货时间、订货数量,也就是产生出所有零部件、原材料的生产计划和采购计划。然后,按照这个采购计划进行采购。MRP采购,由于计划比较精细、严格,所以它的市场响应灵敏度及库存水平都比前述方法有所进步。4) JIT(Just In Time)采购也叫准时化采购,是一种完全以满足需求为依据的采购方法。需方根据需要,对供应商下达订货指令,供应商在指定的时
18、间、将指定的商品的品种、数量送到指定的地点。是一种直接面向需求的采购模式,既做到了灵敏地响应需求、满足用户的需求,又使得用户的库存量最小。5) 供应链采购:是一种供应链机制下的采购模式。在供应链机制下,采购不再仅仅由采购者操作,供应商操作的力量在加大,形成了所谓的供应商管理用户库存(Vendor-Managed lnventory,VMl)。在VMI之下,用户只需要把自己的需求信息向供应商连续及时传递,由供应商根据用户的需求信息,预测用户未来的需求量,并根据这个预测需求量制定自己的生产计划和送货计划,主动小批量多频次向用户补充货物库存,用户的库存量的大小由供应商自主决策:既保证满足用户需要又使
19、货品库存量最小、浪费最少。6) 电子商务采购:即网上采购,是在电子商务环境下的采购模式。它的基本原理,是由采购人员通过上网,在网上寻找供应商、寻找所需品种、在网上洽谈贸易、网上订货甚至在网上支付货款,但是在网下送货进货,这样完成全部采购活动。21、采购方式(制度)p6-9、现货采购、远期合同采购和期货采购;集中采购、分散采购直接采购和间接采购招标采购网上采购1)集中采购:指企业在核心管理层建立专门的采购机构,统一组织实施企业所需物品的采购进货业务。随着连锁店、特许经营和OEM(Original Equipment Manufacturer,原始设备生产商)厂商的出现,集中采购更是体现了经营主体
20、的权力、利益、意志、品质和制度,是经营主体赢得市场,控制节奏,保护产权、技术和商业秘密,取得最大利益的战略安排。A集中采购适用的商品对象:大宗或批量物品,价值高或总价多的物品(企业内部划定);关键零部件、原材料或其他战略资源,保密程度高,产权约束多的物品;易出问题或已出问题的物品; 最好是定期采购的物品,以免影响决策者的正常工作。B集中采购优点:(1)可提高零售商在采购谈判中的议价能力;(2)可以降低采购费用;(3)保持企业统一形象,易策划实施整体营销活动;(4)提高采购效率和店铺的营运效率;(5)配送体系的建立降低了连锁店仓储、收货费用;(6)可以规范采购行为。C集中采购缺点:(1)购销容易
21、脱节;(2)采购人员与销售人员合作困难,销售人员积极性难以充分发挥,较难维持销售组织的活力;(3)责任容易模糊,不利于考核。2)分散采购:将企业或企业集团的采购权限分散到下属各需求单位,各需求单位根据自身生产经营需要自行组织实施采购的采购方式。A分散采购适用的商品对象:小批量、单件、价值低,总支出在产品经营费用中占的比重小的物品(各厂情况不同,自己确定);分散采购优于集中采购的物品(包括费用、时间、效率、质量等因素均有利,不影响正常的生产与经营的情况);市场资源有保证,易于送达,较少的物流费用;分散后,各基层有这方面的采购与检测能力。B分散采购优点:(1)能适应不同地区市场环境变化,商品采购灵
22、活;(2)对市场反映灵敏,补货及时,购销迅速;(3)可以提高一线部门的积极性,提高其士气;(4)便于分部考核。C分散采购缺点:(1)易出现交叉采购、各自为政、人员费用较大;(2)采购控制较难,采购过程中易出现舞弊现象;(3)计划不连贯,形象不统一,难以实施统一促销活动,商店整体利益控制较难;(4)难以获得大量采购的价格优惠。3)直接采购:指采购主体自己直接向物品供应单位(一般指生产厂家)实施采购的方式。一般指企业从物品源头实施采购,满足生产经营所需。目前,绝大多数企业均使用此类采购方式。A直接采购的优点:环节少,时间短,手续简便,意图表达准确,信息反馈快,易于供需双方交流、支持、合作及售后服务
23、与改进。同时,在实施ISO9000质量标准体系中,便于对供应商资信认证,完成企业质量管理体系建设。长期发展下去,能形成战略伙伴关系,实现供应链管理。B直接采购适用条件:需方的采购量足够大,供方能够接受;在没有制度限制及各种特权影响的情况下实施;需方自身有相应的采购、储运、渠道、机构与设施等;采购行为费用低于间接采购费用。4)间接采购:指通过中间商实施采购行为的方式,也称委托采购或中介采购。作为目前最常见的一种采购方式,它一般依靠有资源渠道的贸易公司、物资公司等流通企业实施,或依靠专门的采购中介组织执行。A间接采购的优点:充分发挥工商企业各自的核心能力;减少流动资金占用,增加资金周转率;分散采购
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