电大秘书学小抄（已排版）（可编辑） .doc

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1、 秘书学秘书活动 就是秘书人员为领导着进行有效决策与管理所采取的辅助行为秘书人员 泛指从事秘书工作或秘书性工作的各类人员如领导着的个人秘书秘书机构中的集体秘书以及为领导工作和机关工作服务的非专职秘书人员秘书方法 是秘书活动得以运行的媒介亦指秘书人员在认识表达和处理各种事务时所采取的途径方式手段和程序等的总称秘书业务 是指秘书人员或秘书机构的专业工作秘书技术 秘书人员用于处理事务的方法手段和技能它同秘书业务能力相比具有更强的实践性灵活性和可操作性狭义领导意图 是指领导者对完成某项任务的意见倾向和企图秘书环境 是一个相当宽泛的概念它包括秘书活动的地域环境人文环境组织环境和办公环境等内外部环境其中以

2、组织环境与秘书活动的关系最密切办公室次之其他再次之公务秘书 就是在国家机关国有或集体企事业单位以及官办社团中担任秘书工作的公职人员广义的秘书 我们统称为秘书人员一般由四部分人组成一是秘书即由组织或人事部门正式任命的具有某种职务的秘书人员如秘书局局长处长科长和科员等二是秘书工作者即虽无秘书职务但实际上从事秘书工作或秘书性工作的秘书人员三是机要人员即由保密工作部门和用人主管部门审批的经管国家和集体秘密事项的人员四是秘书首长即拥有决策权指挥权又主管办公厅室工作的负责人广义的秘书工作 是指秘书人员为完成辅助领导工作和机关工作的任务而在一定业务范围内的劳动秘书制度 主要是狭义的制度即秘书工作制定和秘书管

3、理制度其中有成文的也有不成文的即惯例秘书制度秘书机构广义 是指凡具有参谋助手沟通协调督促检查等功能并为领导工作和机关工作服务的办事部门如办公厅室中的秘书文书机要信息调研督查信访接待和值班等业务部门机构 是组织的组成部分一般为组织中的内设单位管理职能 是管理人员在完成管理任务的过程中所具有的职责与功能中枢机关 是在决策管理系统中起总的主导作用的机关在一级组织中能够统揽一切秘书职能 是秘书活动的作画职责作用和交通的统称会议 是指有组织有领导的召集人们商议事情的行为过程会议预案 是会议的筹备方案在会议如开之前必须周密细致地制定会议预案以保证会议的顺利进行商务谈判 买卖双方为了促成买卖成交或解决双方争

4、议与争端以取得各自经济利益而进行的磋商活动直接调查法 即由谈判人员通过直接接触来搜集有关情况谈判议程 就是谈判的程序这是影响谈判效率高低的重要一环信访工作 是各级领导机关的一项重要的经常性的工作它是领导机关同人民群众瓮中捉鳖信息沟通的有效途径也是维护人民群众的民主权利为人民群众排忧解难的重要手段礼仪 是人们在长期的生活实践中约定俗成的种种行为规范它是社会文明的标志也是人际交往的准则接待规格 就是对来宾的礼遇规格事务广义 是指行政管理中除政务以外的具体的一般的日常公务活动如办会值班接待印信管理等广义的事务还包括机关后勤服务的内容如车辆财务房产食堂物品环境等管理值班指在固定的时间岗位和场所所从事的

5、日常事务工作会谈是指双方或多方就某些共同关心的问题交换意见庆典仪式 是庆祝典礼和各种组织仪式的合称是社会组织开展公共关系活动的一种重要形式企业 是从事生产流通等经济活动为满足社会需要并获得盈利进行自主经营自负盈亏实行独立经济核算具有法人资格的基本经济单位私人秘书 指为私营企业民办机构个人或家庭所雇佣提供秘书性服务的社会职业人员秘书职业 是指具有秘书知识和技能的人受聘于单位或个人协助领导者或主事者处理日常事务提供综合性服务并收取报酬的一种社会职业选择题1秘书活动DD辅助行为2秘书人员CC秘书工作的专门人员 3秘书方法AA秘书活动运行的媒介 4领导意图BA领导为实现组织目标的意见 5秘书环境BB秘

6、书活动的内外部环境6秘书活动的基本要素CDcom和领导意图7秘书人员CDC秘书活动的主体要素 D秘书活动的主导要素8秘书工作BCcom的载体要素9秘书方法ABA秘书活动的中介要素 B秘书活动效率的保证10领导意图ADA秘书活动的潜在因素 D秘书活动的准绳和尺度1秘书环境 BC com的外在因素2秘书活动的本质属性 A A辅助性3秘书活动辅助性的特点ADA辅助的全面性 D辅助的非独立性4秘书活动的重要特征 ADA随机性 D潜隐性5秘书活动的重要特征AB A文牍性 B受动性6秘书活动的重要特征 BC B事务性 C秘密性 7秘书活动的重要特征 AD A补偿性 D受动性8秘书活动的受动性 B B以领导

7、活动为中心9秘书活动的补偿性ACA知识与能力的补偿 C经验与精力的补偿10秘书业务包括的内容有 ABA文字工作 B文书工作1会议的功能AC A决策功能 C协调功能 2按会议的内容划分会议可划分为AD A综合性会议 D专题性会议 3商务谈判按谈判的正规程度划分谈判可分为 BCB非正式谈判 C正式谈判 4商务谈判准备阶段中的主要秘书工作ADA广泛收集资料 D拟定谈判方案5谈判方案的主要内容有BC B谈判主题和目标 C谈判议程 6信访工作的原则 AB A调查研究实事求是的原则 B按政策法规办事的原则7信访工作的要素 BD B信访人 D信访方式8信访工作应遵循的基本方针是 BC B联系群众 C广开言路

8、 1接待工作的一般程序有 BC B收集来宾情况 C拟定接待方案 2接待工作的作用ABA代表作用 B联络作用3交谈的礼仪要求是 CDC态度要真诚 D倾听要认真4秘书处理事务的特点是 CD C重复性 D智能性5秘书值班的主要功能有 AB A过滤 B应急 6领导者事务活动的特点有 AD A繁杂性 D临时性7领导者事务活动安排的原则有 AB A力戒排场求真务实 B围绕中心突出重点8党政秘书工作的特点 AB A政务性 B从属性 9党政秘书工作的基本原则有 AC A服从原则 C参谋原则 10企业秘书工作的特点有 AC A经营性 C时效性简答题1举例说明秘书的知识结构是由哪些方面组成的答1基础知识如社会科学

9、知识和自然科学知识2专业知识即秘书业务知识如办公室管理知识会务组织知识3行业知识秘书从业单位所在行业的相关知识4相关知识如法学经济学2简述收进邮件的处理程序答1分类2拆封3登记4分送3秘书学的学科对象是什么答应为秘书活动是因为它能够体现出学科对象的单一性特征能够挣脱经验描述对秘书学建设的束缚能够避免秘书学内容的芜杂和随意性能够为秘书学的体系建构提供科学依据4秘书活动的基本要素答1秘书人员2秘书工作3秘书方法4领导意图5秘书环境5秘书活动的本质属性是什么为什么答本质属性是辅助性一从秘书人员的地位看秘书的从属地们决定了秘书活动的辅助性二从秘书组织的性质看秘书部门是综合办事机构中的全面辅助机构三是从

10、秘书工作的作用看秘书工作主要是参谋助手作用6秘书活动的辅助性有什么特点答1 辅助的直接性即秘书活动直接受命于并服从于领导活动又直接对领导活动负责2 辅助的全面性即领导工作和工作的诸多方面均在秘书辅助范围之内3 辅助的非独立性即秘书活动必须以领导的授意或授权为前提秘书无权独立地处理重大问题7秘书活动的重要特征有哪些答文牍性秘密性事务性受动性随机性补偿性和潜隐性8简述我国秘书活动产生的条件答必须具备以上两个基本条件一是社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件二是文字和公文的出现是秘书活动产生的必要条件8简述我国古代秘书活动的基本特点答1 秘书活动历史悠久它作为一种辅助管理活动伴随着行政管理活动特

11、别是领导活动的产生而产生并随着社会生产力的发展而发展2 秘书机构变动频繁它基本上与国家机构的演进同步发展3 秘书人员选拔较严担任秘书工作的要接受政治文化吏能年龄体貌等方面的考察对秘书素质有很高的要求4 秘书制度比较完备草创于先秦确立于秦汉发展于魏晋北朝成熟于唐宋完备于明清它保证了统治阶级国家机器的正常运转9秘书的层次是怎样划分的答1 组织级别上区分2 从辅助功能上区分3 从职位分类上区分10秘书有哪些方面的工作答 1文字工作2文书工作3信息工作4协调工作5督查工作6信访工作7议案和提案工作8保密工作9会议工作10接待工作11随从工作12值班工作13印信工作14通讯工作15其他工作11秘书工作的

12、原则有哪些答准确原则及时原则严谨原则同步原则和保密原则12如何进行秘书队伍的建设答建立一支秘书队伍要从三个方面入手1 保持相对稳定没有一定数量的秘书人员和相对稳定的秘书队伍日趋繁重的秘书工作就无法承担连续性很强的秘书业务就后续乏人这是现实需要2 提高综合素质不仅要有知识懂业务会办事而且要讲政治顾大局有理想秘书要真正成为政治上可靠思想上敏锐工作上勤奋作风上严谨学习上刻苦的优秀分子3 优化队伍建设结构优化知识结构优化智能结构优化年龄结构还要优化非智力因素13协助管理的原则有哪些答秘书人员要有效地协助领导者进行科学管理意图必须遵循以下协助管理的原则一是服从原则服从领导者的管理意图严格按照领导者的管理

13、思想和主张行事服从于领导者的管理目的一切为了实现组织的共同目标要服从于管理者的管理效能处处对管理效率与效益负责还要服从职能部门管理工作的需要二是沟通原则在计划工作中要多提供预测信息在指挥工作中要多提供上级信息在控制工作中要多提供反馈信息三是合作原则作为管理者和被管理者之间的特殊管理人员秘书担负着承上启下的特殊管理使命需要有极强的合作意识和合作本领14秘书协调工作的方法有哪些答秘书协调的方法分为基本的协调方法和具体的协调方法基本的协调方法有四种一是行政方法二是经济方法三是法律方法四上疏导方法除上述几种基本方法外还有一些具体的协调方法如联席会议法联合行文法现场办公法非正式沟通法感情投资法等等15秘

14、书人员应如何拟定接待方案答凡几属于重要的接待都应拟定接待方案接待方案是接待工作的依据和指南合适的接待方案来源于对来访者情况的收集和处理来源于对来访者用意的正确分析和判断接待方案的主要内容有接待方针接待规格接待日程接待形式接待经费生活安排等接待方案拟出后要呈报主管领导者审批必要时还要征询来宾的意见16会议成立的基本条件和会议的要素答现代意义上的会议成立的四个基本条件为有组织有领导商议事情集会一个会议的构成包括以下要素会议名称会议时间含开始时间和起止时间会议地点会议人员会议出席人员主持人员秘书人员会议组织会议主题等17良好的会议组织工作可以实现哪些功能答1决策功能2执行功能3沟通功能4协调功能5监

15、督功能18商务谈判的基本要素有哪些答1商务谈判的主体参与谈判的当事人也就是买方与卖方或供方与求方2商务谈判的客体谈判的内容和议题一般由双方共同确定3商务谈判的目的通过与对方的交往洽谈促使双方采取行动或作出某种承诺以达到成交的目的4商务谈判的结果个完整的谈判应当有结果或者是取得成功达成一致或者失败和破裂要尽量避免无结果的不完整的谈判不做无效劳动提高工作效能20商务谈判的准备阶段中的秘书工作主要有哪些答1广泛搜集资料2组织谈判班子3拟定谈判方案21秘书在授权谈判时如何把握自身的双重角色答在授权谈判中秘书人员既是本次谈判的组织者负责者又是领导授权授意的体现者执行者不仅要组织管理好整个谈判的全过程而且

16、要不断深入地领会领导意图使自己的思维和行为紧紧围绕领导活动的需要来进行这种双重角色要求授权谈判中的秘书必须树立这样两种意识1辅助意识既要认识到自己始终是一名秘书是领导的参谋助手是为领导活动服务的2创造意识既要在充分领会领导意图的基础上勇于进取大胆创新敢于负责在谈判中发挥积极性和创造性22信访工作的任务是什么答1受理本地区本系统和上级领导机关交办的来信来访问题2定期综合研究人民群众来信来访中反映的重要情况和问题及时向有关领导部门和负责人反映以作为决策的依据并提出解决问题的意见和建议3按照分级负责归口办理的原则向有关地区单位和部门交办来信来访的问题并负责督促检查对下级的处理信访问题的结案报告进行审

17、查4协助党政领导机关检查本地区本系统的信访工作及时发现和解决问题并组织经验交流进行业务指导推动信访工作的开展23信访工作的原则有哪些答受理信访工作要遵循以下原则1调查研究实事求是的原则2按政策法规办事的原则3思想疏导的原则4分级负责归口办理的原则5 及时就地依法解决问题的原则24根据信访条例信访工作有哪些基本程序答1信访信访人的信访事项应当向依法有权作出处理决定的有关行政机关或其上一级行政机关提出2受理各级行政机关在其职权范围内受理信访人提出的信访事项3办理各级行政机关根据职责权限和信访事项性质按照一定方式办理信访事项25接待活动的要素有哪些答一是来访者这是接待的对象来访者可能是一个代表团一个

18、工作组也可能是个别人可能是内宾也可能是外宾二是接待者这是接待的主体包括秘书人员有关领导和其他参与接待的工作人员三是来访意图这是来访者期望达到的目的四是接待方式这是接待者根据来访者情况而确定的接待规格程序方法等26简述秘书人员接待上级领导机关来人的方法答1根据领导的指示秘书人员可以参与接待工作2在本单位领导不在而上级领导又要求秘书介绍情况或答复询问时秘书人员一定要端正态度认真对待一丝不苟3对于上级机关一般工作人员来访秘书人员也要一视同仁热情接待27交谈礼仪要求有哪些答1态度要真诚2表情要自然3语调要适中4体态要得当5工作要认真28值班工作制度有哪些答1岗位责任制度2请示报告制度3交接班制度4保密

19、制度29印章的重要性及秘书部门对印章的管理答印章体现了一个单位的正式署名和法定地位是组织对外和行使职权的凭证做好印章管理工作有着重要意义属于秘书部门管理的印章一般有两种一种是单位的公章即自单位成立之日起由上级机关颁发的机构全称公章另一种是单位领导人因工作需要而刻制的个人签名章或图章30打电话的原则有哪些答1清楚2简短3礼貌4保密31秘书部门应如何安排上级领导者来本单位的视察活动答在接到上级领导者来本单位视察的通知后秘书机构一定要弄清领导者的姓名职务随行人员的情况到达本单位时间视察内容停留时间等基本情况及时报告本单位领导领导者一般要召开有关部门参加的接待协调会研究确定领导者视察的项目时间负责单位

20、和人员等具体事宜在此此基础上由秘书机构综合协调制定领导者视察活动安排表印发有关单位和人员严格按计划组织实施不得发生半点差错32秘书对领导者的商务旅行应作好哪些工作答1确定旅行日程和任务2拟定旅行计划3订票4准备旅行物品33党政秘书工作的特点有哪些答1政务性2综合性3从属性34党政秘书人员为什么必须政治可靠答所谓政治可靠主要指党政秘书人员要同党和政府保持一致做到几个必须1必须在政治上可靠同党中央保持一致要特别加强党性锻炼要讲政治2必须进一步解决好世界观人生观价值观问题保持政治思想的纯洁性强化党和人民利益高于一切的观念密切联系群众全心全意为人民服务3必须以高度的政治责任心和使命感增强宏观意识强化大

21、局观念站在全局的角度考虑和处理问题一切以有利于全局工作为标准只有这样才能使秘书工作始终保持坚定正确的政治方向在任何时候都经得起考验36涉外秘书工作有哪些特点答1跨国性2商务性3单一性4双语性5女性化37涉外秘书的文化修养包括哪些内容答1了解中外思维方式价值观的差异2了解中外风俗礼仪的不同3掌握中外文化知识38概括说明私人秘书的特点答1选择的双向性2工作的技能性3职能的综合性4关系的雇佣性39简述私人秘书素质的要求答私人秘书工作的性质和任务决定了私人秘书较之公务秘书不同的素质要求1道德方面忠于职守洁身自律立心要正为人要诚尽心尽言尽力成为顾主事业的有效辅佐者2作风方面工作中既要沉稳又不迟钝既要慎言

22、慎行又不失敏捷犀利既要雷厉风行干净利落又要庄重稳妥严谨细致做到张弛有致缓急适中私人秘书还要具有谦虚豁达宽容合作的作风和修养还必须磨练勤奋坚韧和灵活应变的工作作风3知识方面私人秘书工作范围广内容多因而要求私人秘书的知识面要宽要有通才的特质4能力方面私人秘书必须具备较强的运用知识解决问题的能力要有较强的适应能力能在较短的时间内适应不同的顾主不同的业务和不同的工作内容其次私人秘书要有较强的表达能力再者私人秘书要有较强的办事能力能有效地建立和处理各种人际关系与公共关系树立良好的个人和组织形象5技能方面私人秘书还要掌握操作各种办公设备的技能越来越多的顾主还要求私人秘书掌握驾驶汽车的技能40求职准备包括哪

23、些内容答1心理准备树立求职意识强化竞争意识2实力准备建立合理的知识结构培养广泛的适应能力3信息准备研究招聘广告由亲朋好友提供信息利用人才交流市场42企业秘书应该重点发现和处理的信息有答1政策性信息2科技性信息3经验性信息4市场营销信息43秘书的文书写作活动总体上看具有以下重要特征答1撰写动机的受命性2脑力劳动的群体性3思维形式的抽象性4表达方式的兼容性5成文过程的程序性44沟通信息的作用有哪些答秘书机构的信息沟通对于领导者进行决策与管理发挥着越来越重要的作用其主要作用有以下三个方面1先导作用2枢纽作用3协调作用45秘书的文书写作活动总体上看有何重要特征答秘书的文书撰写的本质属性表现为辅助性即秘

24、书人员为辅助领导者撰写文书所采取的从属性行为受文书撰写辅助性的制约秘书的文书写作活动从总体上看具有以下重要特征a撰写动机的受命性b脑力劳动的群体性c思维形式的抽象性d表达方式的兼容性e成文过程的程序性46商务谈判的特点有哪些答商务谈判的特点有a参加谈判的自愿性谈判各方的自愿参加是商务谈判活动得以进行的前提条件b谈判方法的灵活性商务谈判是一个动态的过程它既是一门具有某种规范的技术又是一门能发挥主体能动性的艺术需要谈判者根据瞬息万变的客观条件应情应景c谈判结果的互利性任何商务谈判都是双方谋取利益的活动而不只是其中的哪一方获利因此谈判应努力寻求一个对双方都有利的结果47公务秘书具有什么特点答公务秘书

25、具有以下特点a从所有制上看公务秘书所在的组织一般为公有制单位包括全民所有制和集体所有制单位b从人事制度上看公务秘书的录用考核晋升奖惩和福利待遇等均由国家统一管理c从经济来源上看公务秘书的劳动报酬一律由国家或集体支付48改进会风的途径有哪些答a树立正确的会议观念倡导务实精神和负责精神开会本身从来就是手段而非目的召开那些无效或成效不大的会议只能造成不同形式和不同程度的浪费b建立健全会议的法规制度破除形式主义力戒官场习气注重会议成效实现会议工作的科学化规范化和制度化c变革会议的方式和手段从方式上可多采用现场办公会对话会午餐会以及限时发言开会站着开会等方式从手段上可多借助广播电视电话计算机等现代化通讯

26、手段开会49在会议的结束阶段秘书人员要做哪些工作答在会议的结束阶段秘书人员要做的工作有A清理会议文件对会议文件及时回收整理或立卷归档确保文件的安全和保密B离会与送别秘书要做好购送车船票送与会者及时踏上归程的工作对于个别需要暂留的则要帮助安排好食宿等事宜C撰写会议纪要会议纪要是通过会议记录进行整理组合和概括准确反映会议精神和议定事项以使与会单位共同遵守执行的公文具有较强的规定性和约束力D会议工作总结秘书班子要对会务工作进行及时认真地总结以肯定成绩找出不组利于做好以后的会议秘书工作总结的情况应向有关领导和上级机关进行汇报50领导者事务活动安排的原则有哪些答领导者事务活动安排的原则有a统筹兼顾有急有

27、缓b围绕中心突出重点c力戒排场求真务实51商务谈判中对谈判人员素质的要求有哪些答对于谈判人员要有相应的素质要求进行严格的选择首先在思想品德方面要忠于职守忠诚可靠廉洁奉公这是前提条件其次在知识和能力方面要具体较广的知识面和较深厚的专业知识有良好的倾听推理判断和语言表达能力能有效地运用所掌握的知识和资料再次在气质和性格方面要沉着冷静坚忍不拔富有幽默感注重礼节仪表落落大方风度优雅52简述企业秘书工作的特点答1经营性经营是商品经济的特有范畴也是企业秘书工作区别于党政工作秘书工作的最主要的特点企业秘书工作的出发点和归宿所从事的办文办会办事等各项工作都是紧紧围绕企业生产经营活动而进行的仍然是为了经济效益2

28、专业性由于企业的所有制不同企业规模大小不同隶属关系不同行业不同决定了企业秘书工作的专业性特点3时效性企业要生存和发展就必须适应市场的变化这就要求企业各方面的工作包括企业秘书工作加快运转节奏讲求时效提高办事效率企业秘书工作同其他秘书工作一样都是为了提高领导工作效率而由于企业是以盈利为目标的经济组织企业秘书赶走效率对企业领导工作效率有直接影响同时也对企业经济效益有很大影响53企业秘书人员素质的基本要求是什么答企业秘书人员素质的基本要求是 1 企业秘书应具备企业家式的眼光和头脑 2 企业秘书必须适应社会主义市场经济 3 企业秘书必须掌握现代管理原理和原则 4 企业秘书必须具有信息处理能力 5 企业秘

29、书必须提高公关本领54秘书机构的设置为什么要遵循统一精简效能适应等原则答秘书机构作为机关的内设机构是一个完整统一的群体因此其设置首先必须坚持统一的原则遵循精简原则不仅可以节省开支减少消耗而且有利于工作的运转工效的提高同时还能防止互相推诿人浮于事效能原则是秘书机构设置的重要原则又是秘书机构设置的重要目标遵循这一原则1可以加快秘书机构的运行提高秘书工作的效率2可以增强秘书机构的功能提高秘书工作的质量秘书活动的辅助性决定了秘书机构设置的适应原则遵循适应原则可以适合领导工作和机关工作的需要56秘书人员如何正确接受和领会领导意图答要正确接受和领会领导意图就要1从把握领导工作的热点上领会领导意图2从把握领

30、导思想的闪光点上领会领导意图3从不同角度捕捉和领会领导意图4从把握领导个性特点中领会领导意图5从把握领导意图的实质上领会领导意图57什么是领导意图秘书人员如何从不同的角度捕捉和领会领导意图答领导意图就是领导者对某一问题的意见倾向和企图即领导工作的基本思想正确接受和领会领导意图是对秘书人员的基本要求是秘书发挥参谋助手作用的前提和基础是提高秘书工作效率和质量的重要保证从不同角度捕捉和领会领导意图是指一要善于紧紧抓住领导意图的要点与核心把领导意图同上级指示精神和下级实际情况进行比较分析做到上下一致有理有据二要善于以主要领导人的思想为主线多方面吸收其他领导人的意见集思广益综合归纳以形成领导集体的意图5

31、8论文书管理的基本原则是什么答文书管理的基本原则是 1 准确无误文书运阶段和每个环节必须完全符合行文标准和行文制度做到正确规范合乎实际这是一种质量要求2及时迅速文书在整个运转过程中必须视文书的紧急程度急件急传急件急办及时传递及时处理做到不积压不拖位不扯皮不推诿这是一种效率要求3安全保密要求文书从形成到终止必须严守保密纪律和保密制度自觉维护党和国家的安全与利益以保证文书特别是秘密文件的安全运转做到该保的保住不该保的公开这是一种可靠性要求4集中统一文书管理在领导机构人员和制度等方面必须实行统一领导统一编制和统一管理即统一由机关办公部门和秘书机构集中管理做到上下一致业务对口这是一种管理组织的要求5党

32、政分开文书管理特别是行文必须按照各自的隶属关系和职权范围办事禁止政府向党组织发布指示性文件做到党要管党政要管政党政分开这是一种政治上的要求59秘书机构过滤作用的主要表现有哪些答1要善于区分事务的轻重缓急对于重要和紧急的事务凡是能够处理的就自行处理无权处理的要立即请示报告 2要分清政策性问题与业务性问题凡是政策问题宜交领导者定夺凡业务性问题宜转职能部门处理3要学会挡驾善于婉言推辞无须领导者亲自处理的事宜60秘书机构的作用有哪些答秘书机构就其自身而言大体上发挥着以下三种作用一是组合作用二是枢纽作用三是过滤作用61简述辅助决策的过程答辅助决策的过程也就是领导决策过程决策过程分四个阶段决策准备阶段决策

33、制定阶段决策审定阶段决策执行阶段62简述保密工作的纪律答1不该说的机密绝对不说2不该问的机密绝对不问3不该看的机密绝对不看4不该记录的机密绝对不记录 5不在非保密本上记录机密6不在私人通信中涉及机密 7不在公共场所和家属子女亲友面前谈论机密8不在不利于保密的地方存放机密文件资料 9不在普通电话明码电报普通邮局传达机密事项 10不携带机密材料游览参观探亲访友和出入公共场所63良好的会议组织工作可以实现哪些功能答1决策功能会议是广开言路集思广益的重要渠道通过会议进行决策是实现决策科学化民主化的有效手段2执行功能通过会议可以传达上级的政策和指令可以都署本组织的中心工作和重大行动可以责成所属单位统一行

34、动步调可以解决工作进行中的某些问题因此会议能起到行政手段的作用3沟通功能任何会议都是某种信息的输入传递输出的过程通过会议可以上传下达联络左右互通情况交流经验发挥信息沟通的作用较之其他沟通形式会议沟通具有直接快速和形象的优势4协调功能对于工作中的矛盾和冲突运用座谈对话协商等会议形式往往会收到事半功倍的良好协调效果5监督功能决策的实施离不开检查督促而监督功能的实现往往离不开会议各种汇报会总结会评比会等都是实施监督的有效形式态度要真诚表情要自然语调要适中体态要得当倾听要认真秘书人员怎样进行自我管理答秘书人员的自我管理包括工作管理行为管理时间管理办公环境管理四个方面工作管理首先要有明确的工作计划包括工

35、作目标内容分工或合作情况工作步骤方式方法完成时间标准要求等其次是区分轻重缓急决定工作次序有条理有理地去进行2行为管理秘书人员应根据不同的工作任务不同的工作对象不同的工作环境来采取适当的行为方式做事要干净利落动作准确到位穿着得体谈吐文雅举止落落大方3时间管理秘书应科学地支配时间和充分地利用时间还应定期记录自己在一定时间内的工作时间使用情况总结经验结合工作成果做必要的调整以提高工作效率4办公室环境管理秘书应注意对办公室办公桌及用品办公室内外环境的管理这些不仅关系到秘书和其他工作人员的工作情绪和工作效率更涉及秘书所在机关企事业单位的形象秘书应具有怎样的知识结构答秘书应有四方面知识的纵横结合基础知识包

36、括社会科学基础知识和自然科学知识专业知识公文和应用文写作知识文书制作和文书处理知识档案保管知识等行业知识具有所在行业系统的专业知识相关知识这一部分是秘书人员为适应时代需要做好工作应加以进修提高的知识是秘书人员知识结构中的较高层次有经济学法学社会学心理学传播学领导科学统计学等四秘书应具有哪些能力答秘书人员应具有以下能力写作能力 口头表达能力 听知能力 阅读概括能力 社交活动能力 协调能力 观察分析能力 应变能力 使用先进的办公器械的能力 预测能力五秘书应具有哪些职业道德答秘书有以下五条职业道德1忠于职守大而言之是忠于国家的利益人民的利益小而言之要忠于本机关本单位的政治利益和经济利益2严守机密要严

37、守党和国家机密不得泄露或出卖本单位和政治军事经济科技情报不泄露领导尚未决定的关系群众利益的事3恪守信用秘书工作严谨缜密而又责任重大秘书人员为忠于职守必须在工作人际交往中恪守信用4文明礼貌在工作中待人接物一定要文明礼貌举止大方谈吐文雅常带微笑5廉洁奉公秘书应做到奉公守法廉洁清白不以权谋私不接受贿赂你基本上属于哪种气质你认为完美的性格是怎样的应如何塑造答个人认为自己是胆汁质和多血质的混合体完美的性格应该具备开朗乐观的精神有敏捷的思维遇事细心办事稳当有坚持到底的勇气和毅力还有较高的自制力要保持稳定乐观健康的心态需要从以下方面着手1博览群书开阔胸襟知识就是财富知识就是力量博览群书能使用人丰富知识开发智

38、慧拓宽视野有丰富知识有固定财产的人更容易具有稳定的心态2培养广泛兴趣丰富业余生活业余生活对丰富个人生活调节心理情绪是必不可少的业余爱好不仅可以陶冶性情培养乐观情绪还能促进人际交往广交朋友丰富感情生活3善于反省自我调适遇到困难挫折时要善于反省冷静客观地从自身寻找原因和教训而不应总是怨天尤人要从自身寻找到有利因素去克服不利因素从自身获取力量和信心4倾诉宣泄调节情绪如果自我调适难以奏效就只能寻找外援了可以向至爱挚友倾诉发泄自己的烦恼或痛苦可以得到对方的安慰和劝解但应该注意倾诉宣泄的对象必须是你的知己是你真诚的朋友否则你透露的隐私可能成为对方有意或无意伤害你的利器你认为秘书的社会地位应该是怎样的答秘书

39、作为一种职业或一种职位它不构成阶级或阶层但它却占有性质大小不一的空间拥有大小不同的权力也承担相应的义务秘书的先赋地位具有明显的依附性因些有人认为秘书是没有独立的社会地位的但是如果秘书本人具有较高的德才学识等作出了成绩他仍然会获得周围人的尊重也可说是取得了较高的社会地位而先赋地位较高的秘书如果他的修养道德学识能力与其地位相称那其社会地位即是真实的稳定的甚至有继续上升的可能反之则其地位即是虚假的不稳定的随时可能降低甚至失去因此秘书人员既要承认自己职业职位的从属性又要摆脱社会地位的依附性应该更重视自己的后成地位秘书如何才能扮演好自己的角色答秘书是企划角色组在不同的场合条件下将扮演不同的角色或是在同一

40、时间扮演多种角色从秘书在行政组织中以及在领导身边的地位和作用来说秘书是助手是配角这是秘书的基本角色每个秘书人员都应该具有这样的角色意识自觉地心甘情愿地当好助手和配角但是也有某些秘书人员担任着某种领导职位主管或分管着秘书部门的工作也有自己的下属他必须既要遵循整个组织的总目标总任务服从上缓期领导的指挥又要充分地发挥主观能动性规划自己的职责范围内的工作善于组织指导自己的下属去完成各自的任务秘书不能因甘当配角而事事被动而要在实践中和领导的授权之下学会掌握分寸什么情况下自己应该是配角什么情况下自己可以是主角或代理主角一个称职的秘书必须具有基本的配角意识和有条件的主角意识其关键是自己的价值取向不应该追求表

41、面的地位和荣誉而应以自己工作的实际价值和社会贡献为满足只有这样清醒全面的认识秘书才能经常保持心态平衡找出工作中的优势和乐趣更好的喜爱和从事秘书工作接待工作应遵循哪些原则答 接待工作的原则有以下几点1文明礼貌2负责3与人方便4讲求时效5按制度办事6遵守纪律面对突发事件秘书应如何行动答处理突发事件的基本原则是加强组织领导坚持实行统一指挥分级分部门负责突发事件的处理工作包括两个方面的含义一是指本系统本组织本单位发生了比较重大的突发事故和突发事件需要紧急决策处理采取果断措施另一是指为了防患于未然或把突发事件消灭在萌芽状态平时需要做好各项预防准备性工作设立自己的住处情报网络建立预警系统秘书处理突发事件的

42、基本过程如下1有思想准备和心理准备2做好通讯准备3问清详细情况4采取应急措施5及时向领导上司和上级汇报请示6根据领导指示及时处理如果属于刑事案件必须及时拨打110并把事件移交司法公安部门处理十一调查有哪几种主要类型方法试比较其优缺点答调查分为以下几种类型1普遍调查主要是对总体对象中每个具体的单位无一例外地进行调查用于生大的基本情况调查普查得来的资料全面客观精确但缺乏生动性具体性2典型调查就是从总体或不同类型的对象中选择个别有代表性的单位进行调查适用于经验性调查因为它的对象少便于集中深入地进行调查得来的材料生动而具体但是调查者是选定的有人为的主观因素一旦选错了对象便可能前功尽弃3个案调查就是对个

43、别的对象进行调查有明显的针对性但个案调查又往往不局限于当地当事人本身常常涉及历史背景社会环境及其他种种因素因些调查时应充分加以注意不能就事论事4重点调查就是对调查对象总体中部分起主要作用或决定性作用的单位作调查再将其结果推论至其他一般单位它与典型调查的最大区别就在于典型是人为选择的而重点是客观存在的5抽样调查就是从总体中抽取部分样本进行调查将其结果推断总体可以说它是典型调查与重点调查的放大是普遍调查的缩小介于两者之间兼有两者的优点在现代社会使用最为普遍调查的方法又分为以下几种1观察法就是调查者对调查 对象人事物环境场所等的状态变化进行直接凭肉眼或借助于工具仪器作观察记录观察法侧重于了解调查对象

44、的外观形态动作或变化的特征及过程2访问法比观察法更进一层除了看之外还可以问通过与对象的交流讨论了解更深层的内容想要取得预期的效果调查者就要取得被访问斱信任和合作其次是要掌握一定的策略和技巧3文献法是指调查者查阅有关的局面资料包括报刊文件档案以及照片图表录音录像影片等以获取所需要的资料此方法的优点是资料丰富时间空间跨度大可以上下几千年纵横数万里搜集观察中受制约少花费也低缺点是所获得的信息总是滞后于现实也往往缺乏生动性具体性4问卷法就是调查者把需要了解的情况设计成不同类型的题目并组合成书面问卷由被调查者做书面答案问卷法又有两种类型一种是开放式问卷另一种是封闭式问卷开放式问卷便于答卷人各抒已见答案比

45、较丰富具体既有共性又有个性缺点是无法用计算机统计只能由人工阅卷封闭式问卷的优点在于用数字或符号表示答案便于计算机统计缺点是答案有限定只有几种大体类型无法调查特殊及深层的情况秘书人员作调查时应把调查目的课题项目和调查类型调查方法结合起来根据调查目的课题内容性质范围对象以及项目等确定调查类型再由调查类型选用调查方法十二秘书写作有哪些原则和要求答秘书写作必须坚持遵循三大原则1符合方针政策法令法规2忠于机关制文意图3坚持实事求是的精神秘书写作的要求1信息量大措施具体指示性强2内容高度概括语言表达实用精确3用材精要语言深入浅出主题富有个性4讲究文明礼貌语言得体多一点人情味十三收文和发文的办理程序是怎样的

46、答收文办理程序1签收拆封和登记2分办和传阅3拟办和批办4承办催办和注办发文办理程序1拟稿审核与签发2缮印与校对3用印登记与封发十四情景题1秘书正在接电话正好有客人来访不巧总经理又让秘书马上去他办公室处理一份急件这种情况下秘书该怎么办答 一般情况处理看见客人来了对电话里说请稍等一下然后捂住话筒问客人贵姓身份有什么事简单的就回答需要时间处理的说请坐下稍候然后回到电话这时总经理呼唤的话如果电话已经说的差不多了就在3分钟内结束电话如果还没有说完就请对方谅解说这时有访客稍后你再回电然后和访客打个招呼去见总经理如果访客就是找总经理的可以在见总经理同时请示一下 特殊情况处理电话的对方很重要访客是熟悉的可以不停止电话对访客做个坐下等待的手势然后总经理呼唤了暂停一下电话跟总经理解释稍等片刻 总之处理原则是尽快结束电话然后看总经理和访客谁的事更紧急访客的事如果需要请示总经理刚好可以一块办2周五下午3时H公司总经理将来你公司就技术合作一事进行商谈请制订出接待方案答安排好会谈等有关事宜如下搞清楚来宾的情况和来意根据来宾意图及本机关实际情况安排好商谈日程安排领导会见来宾安排双方商谈安排来宾考察参观做好安全保卫工作准备好送给来宾的纪念品准备好新闻报道工作2安排好生活接待工作安排好食与宿安排好车辆使用办好返程车船机票预定工作安排好就医保健工作安排好来宾业余活动3市制药厂刘厂长明天来访领导指示王秘书把接待