秘书资格考试 秘书三级 章节复习笔记.doc

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1、秘书资格考试 秘书三级 章节复习笔记第一章商务沟通1.在见面礼仪中要注意到：在日本，鞠躬是常见的传统礼节。；在欧洲各国喜欢拥抱的礼节2.录像中可能出现用餐礼仪：注意3.馈赠礼仪中：（1）与法国人交往，不宜选用刀、剑、剪、餐具或是带有明显的广告标志的物品作为馈赠礼品。（2）与美国人交往，两种场合可通过赠礼圣诞节期间当你抵达和离开美国的时候。(3)与俄罗斯人交往，送鲜花要送单数。（4）与日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。（5）与阿拉伯人交往，不送酒。P3304.商务交往中，日本人不太尊重女性。5.谈话礼仪中，（1）避谈政治、宗教等敏感话题（2）不要以自我为中心（3）避免询问他人穿着、

2、饰物等价格。（4）男士不问钱包，女士不问年龄。6.西餐餐具中注意刀和叉的使用。P334中7.进餐礼仪时，餐巾放在腿上。完全摊开、塞在胸前、掖在腰带上都是不正确的。P3358.普通西餐的上菜顺序：面包、汤、各类菜肴、甜点、水果、咖啡或者红茶。P3359.吃甜点时，要用刀切开后，用叉取食P33610.第一大题：背景：要接待一个重要访团，进行岗前培训，请您写一份接待计划。答：（1）做接待计划之前我们要了解基本情况，确定接待规格，指定接待计划包括工作准备、生活准备、参观娱乐准备，最后确定人员和经费（2）书上第339页上中要点的第一点。（3）书上第339页上中要点的第二点。（4）进行岗前培训的基本原则和

3、要求：.不卑不亢：不论外宾来自哪个国家，所代表公司、企业的大小，都应该以礼相待，互相尊重。依法办事：国际间的交往合作，都要依法而行，不仅遵守我国法律，也要遵守对方国家的法律。内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话礼仪、身体语言礼仪、餐饮礼仪等等。P339（5）在涉外活动安排中，注意安排好礼宾次序，它表示各国主权平等的地位。方法有：（1）按身份与职务的高低排列。（2）按来宾所在国名称的英文字母顺序排列（3）按时间先后顺序排列。P339下11.单选：对以前来访过的来宾，接待规格应按惯例规格。P340上12.会谈时就某些实质性的问题

4、进行交流。（选择）P340中13.会谈完毕后的合影留念时，顺序按第341页的第一种。他遵循的原则：（1）以右为尊（2）前高后低14.对外宴请时要注意：（1）环境要雅致、安静（2）点菜时要考虑对方的信仰方面的忌讳，有许多对方不能普遍接受的，如燕窝、鱼翅、海参等（看一下书P341下）15.集体来访，组织其参观、娱乐时要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。应预先通知接待方作好准备。P34216.录像中可能出现：迎宾时秘书要到大门口去迎接；介绍时通常是先由我方人员或翻译按、迎宾者按身份高低向来宾一一介绍 P342中注意：在沟通部分可能出现大题，多为小题17.小题：广义的网络沟通指那些网络沟通与传统沟通

5、并行、或者网络沟通占主导地位的企业管理沟通体系。P344中（5）在涉外活动安排中，注意安排好礼宾次序，它表示各国主权平等的地位。方法有：（1）按身份与职务的高低排列。（2）按来宾所在国名称的英文字母顺序排列（3）按时间先后顺序排列。P339下11.单选：对以前来访过的来宾，接待规格应按惯例规格。P340上12.会谈时就某些实质性的问题进行交流。（选择）P340中13.会谈完毕后的合影留念时，顺序按第341页的第一种。他遵循的原则：（1）以右为尊（2）前高后低14.对外宴请时要注意：（1）环境要雅致、安静（2）点菜时要考虑对方的信仰方面的忌讳，有许多对方不能普遍接受的，如燕窝、鱼翅、海参等（看一

6、下书P341下）15.集体来访，组织其参观、娱乐时要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。应预先通知接待方作好准备。P34216.录像中可能出现：迎宾时秘书要到大门口去迎接；介绍时通常是先由我方人员或翻译按、迎宾者按身份高低向来宾一一介绍 P342中注意：在沟通部分可能出现大题，多为小题 17.小题：广义的网络沟通指那些网络沟通与传统沟通并行、或者网络沟通占主导地位的企业管理沟通体系。P344中（5）在涉外活动安排中，注意安排好礼宾次序，它表示各国主权平等的地位。方法有：（1）按身份与职务的高低排列。（2）按来宾所在国名称的英文字母顺序排列（3）按时间先后顺序排列。P339下11.单选：对以前来

7、访过的来宾，接待规格应按惯例规格。P340上12.会谈时就某些实质性的问题进行交流。（选择）P340中13.会谈完毕后的合影留念时，顺序按第341页的第一种。他遵循的原则：（1）以右为尊（2）前高后低14.对外宴请时要注意：（1）环境要雅致、安静（2）点菜时要考虑对方的信仰方面的忌讳，有许多对方不能普遍接受的，如燕窝、鱼翅、海参等（看一下书P341下）15.集体来访，组织其参观、娱乐时要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。应预先通知接待方作好准备。P34216.录像中可能出现：迎宾时秘书要到大门口去迎接；介绍时通常是先由我方人员或翻译按、迎宾者按身份高低向来宾一一介绍 P342中注意：在沟通部

8、分可能出现大题，多为小题 17.小题：广义的网络沟通指那些网络沟通与传统沟通并行、或者网络沟通占主导地位的企业管理沟通体系。P344中18.网络沟通的主体有：管理者的角色转换、员工知识拥有者、网络沟通的环境P34419.网络沟通的环境有三个网：企业内部的Intranet、企业的供应商间的Extranet、企业外部的Internet P344下20.基于Internet的网络技术的公司内部网，不仅提高了企业信息服务的自动化程度，而且降低了企业管理费用。 P34521.Intranet模式以浏览器/Web服务器和数据库服务器为核心。 P34522.Intranet的应用有两种形式：发布内部文件、内

9、部通信 P345中23.Extranet是面向公司合作伙伴、相关企业和主要客户。 Extranet通常位于防火墙之后，通常也不向大众提供公共服务信息 P345下24.选择题：Extranet的作用是：三点 （书上第346上）25.多选题：网络沟通的主要形式：四个 书上第346页26.网络沟通的原则：主要考试前三点：交流面对面，管理最有效；信息传递前，深思又熟虑；注重影响面，圈内与圈外。 P34727.网络沟通存在的问题：常考第一和三点：沟通信息呈超负荷态；纵向沟通弱化，横向沟通扩张。 P348和P349 28.人们愈来愈青睐电子邮件和电子公告板 P349上第四行第二章 办公环境的管理1.办公布

10、局：开放式办公室的优点：易于沟通，便于交流；缺点：房间易有噪音，如说话声，打电话等影响他人 ； 封闭式办公室的优点：易于保证工作的机密性 （把书第353页上表格看一下）2.封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室。P3523.预防紧急情况的措施有：主要是第二点和第六点（P354）其中，第二点可能考选择题；第六点在录像中可能出现4.发生事故时，秘书要填写事故情况记录表；如果事故中有人受伤，则涉及到的每个人都要填写一张工伤情况报告表，里面的主要信息要有：完成表格人员、事故涉及人员、事故见证人、填写表格的人员签名和日期。注意一定不要有伤情鉴定医生。5.第二题：改进日常办公事务工作流程的方案。答：改

11、进日常办公事务工作流程的基本思路是：合并和精简。认识到存在的问题后，提出如下改进建议。书上第356页的表格，把大标题写上，然后在自己添写一些话，是句子完整通顺。然后再答第357页注意事项中：（1）流程应由职权明确的专人来负责（2）要考虑客户的需要，与其他流程以及客户需求适当结合（3）流程本身要有不断改善的空间和弹性。6.选择题：文稿审定的步骤：（1）文秘人员打印文件，首先应浏览一遍文稿。（2）校对人员应认真校对。（3）章监管员用印前，对文件内容、文件格式、签发手续再次认真核对一遍。 P358上7.选择题：文稿审核的内涵：法律审核、政策审核、实施审核、体式审核、程序审核P3588.选择办公设备和

12、易耗品供应商时要比较：（1）价格和费用，如批量购买，节日削价或将其指定惟一的办公用品供货商，但注意一定不要处理的产品（2）质量和交货（3）服务和位置（4）安全和可靠性 要仔细比较供应商的报价单、订货单、交货单和发票是否一致P3599.第三题：作为秘书，你如何做到对办公用品的控制和监督？答：第一：要做好库存控制，就要确定好库存卡，既确定最大库存量、最小库存量和再订货量。其中最大库存量是（定义，在书上第360页中间），最小库存量是（定义，在书上第360页），再订货量是：（定义，在书上第360页）第二：加强对办公设备和耗材的库存管理和监督，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。(P261)进货卡

13、即记录所有接收信息；出货卡即是申请领用单，记录发放物品的数量；库存卡是每一次计算物品的库存余额，该余额代表库存物品的实际数量。（P260）第三：最后（书上第360页下）检查库存物品申请表和库存卡，从而了解各部门和某个人使用物品的情况定期检查库存记录卡，了解库存物品的项目和最大、最小库存量和再定购量检查实际库存，将库存中实际存放的物品余额对照卡片上的余额相比较，看是否有出入，其目的是防止浪费和被盗。第三章 常用事务文书的拟写1. 选择题：市场调查报告的特点：其一是针对性；其二是真实性；其三是时效性。 P367中2. 市场调查报告有情况调查报告、事件调查报告、经验调查报告和问题调查报告。 P367

14、3. 市场调查报告的主体由三部分：书上第368页下4. 市场调查报告最重要的是实事求是。 P369中5. 计划的概念。是实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书 p3696. 计划的特点：其一是针对性；其二是预见性。 P3697. 从书上第371页下计划的结构与写法开始看到第372页的注意事项。看后，第四题题目就是根据背景写一篇计划书。北京的粗略意思是：单位要开展一项学习太极神功的活动，学习完后举行比赛，以次写一个计划。（注明：背景是老师举的例子，未必是考题）仔细看一下书上第370页，例文分析28. 总结的类型;按内容分，由学习总结、工作总结等；按性质和作用分，由综合性总结、专题性

15、总结等。（选择题）P3729. 总结的结构中主体包括的内容：成绩和经验、存在的问题和教训以及今后努力的方向等10. 选择题：主体由过程式、经验式等多种形式。P37411. 在总结中的注意事项：第一、二、三、四点 P37412. 述职报告的特点是：一是个人性；二是真实性；三是通俗性。 P37513. 重点：招标书。招标书由多种类型：企业经营者招标书、企业承包招标书、劳务招标书、技术引进或转让招标书。 P376下14. 第五题：可能是公文写作题：招标书 因此一定要好好看一下招标书的结构和写法 看一下第377页的招标书例文15. 第六题：可能是请柬写作题 参见第191页请柬的格式与写法16. 投标书

16、也称为“标函”，它的特点是：针对性、求实性和合约性。P378关于投标书的结构和写法同学看一下即可。第四章 会议与商务活动1.会议前我们应该做好哪些方面？（1）确定会议的议题（2）确定会议的议程（3）确定会议时间、会期（4）确定经费预算和餐饮安排 P3822.确定会议主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的事迹；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化 P3823.会务组是负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。 P382下4.开远程会议，预算我们应重点考虑：邮电通信费用，电话和电视费用5.选择题：三方或三方以上参加会议的桌子药用：A.长方形桌子B.圆桌性

17、C.马蹄形桌子D.正方形桌子 答案：BD6.选择题：在什么样的会议中，报告人和主办单位负责人座位相间排列？答案：报告会、表彰会、联席会 P385中7.远程会议的优点：节省时间、节省金钱、可以使用录音带的形式作永久纪录 P3858.第七题：秘书如何做好会议协调？答：在总协调中，先要准备工作协调，即答书上第387页上面的表格，然后再添加两列，一列的标题是：不完成，存在问题；另一列的标题是：落实日期在组织工作协调中，秘书要引导会议进程，秘书发言（1）着装要得体，注意表情（2）在时机成熟时，适时引导（3）发言时要与领导导向相同。 秘书还应做到在会上认真倾听，最大限度地给予鼓励，在会上要尊重他人意见，确

18、信自己能对任何冲突产生积极的影响。9.决定会议效果的因素：书上第388页下第二点、第三点、第四点和第五点。10.导致会议承销不高的主要方面：P389中，看一下即可，了解11.第八题：某公司开业。请你做好开业典礼的前期准备答：书上第392页到393页，一共9个点。其中在第四点，阐述来宾邀请的人士包括上级领导，社会名流，新闻界人士和同行业代表。第六点中，开业现场，可以是正门之外的广场，也可以是正门之内的大厅。第九点中，向来宾赠送的礼品时，应选择有宣传性、荣誉性和独特性的礼品。典礼的程序包括：17点（书上第394页），其中第五点，详细阐述揭幕人要由本单位负责人和一位上级领导或嘉宾代表组成，揭去盖在牌

19、匾上的红布，宣告企业的正式成立以上用自己的语言组织一下。即为答案12.信息发布会的主题大致有两类：（1）说明性主题（2）解释性主题 P39513.选择：信息发布会的时间选择要注意：（1）避开节日与假日（2）避免与重大社会活动相冲突（3）防止与新闻界的宣传报道重点撞车 P395下14.选择：确定信息发布会的地点要考虑：（1）本单位所在地（2）事件发生地（3）当地著名的宾馆、会议厅等 P395下15.信息发布会的主宾是新闻记者 广告公司、客户、同行业是受邀请的对象 P396上1. 信息发布会的主持人大都由主办单位的办公室主任或秘书长、公关部部长担任。 P3962. 选择：图片、实物、模型、录像、光

20、碟等也是新闻发布会准备的材料。 P396中3. 信息发布会上要注意：（1）讲话重点突出（2）各发言人口径统一（3）对各方记者要一视同仁，不能厚此薄彼 p397第五章 信息与档案多为选择题，这部分也可能出现大题（可能在档案与沟通中选择一个）1.多选：信息开发的主要形式：P401下2.剪报的优点：成本低，获得的信息量多 不足的是：缺乏时效性、可靠性 P402上3.信息资料索引可分为篇目索引和内容索引。 P402中4.文摘的类型：指示性文摘（适用于信息篇幅长河内容复杂的情况）和报道性文摘 P4025.多选题：信息编写的类型：5点 书上第403页下面6.信息开发的方法：主要注意第三点（纵深发）和第四点

21、（连横法） P404中7.仔细看书上第405页信息开发的类型，一次信息的形式有剪报、外文文献的编译等；二次信息的形式有目录、索引、文摘和简介等；三次信息提供的是评述性的、动态性的、预测性的信息，其形式有：简讯、综述、述评、调查报告等 P405中 其考察方式是：从中抽出4个，让你选择哪些是一次信息？二次信息？三次信息？8.信息开发技巧：抓住热点、针对难点、找准亮点、超前预测、突出特色 P405中9.信息利用中要使用跟踪卡，跟踪卡的定义。P406中10.信息咨询服务的表现形式：报刊索引服务、信息线索咨询服务、统计资料的咨询服务。P407 考题形式：在给出别的一个，构成四个选项11.信息反馈的形式：

22、正反馈和负反馈，前反馈和后反馈 四选题 P408了解前反馈的定义：在信息发出之前，向信息发出者表示的要求和愿望 如来自基层和群众中的建议和呼声等 后反馈的定义：信息在发出后，信息接受者对信息做出的反应 P40812.信息反馈的特点：针对性、及时性和连续性 P409中13.选择题：开展档案利用的方式和途径有：（1）开设阅览室（2）档案外借（3）制发档案复制本 （4）出具档案证明 P41114.开架阅览的做法是：（1）科技档案副本（2）非密的或密级较低的（3）编制“科技档案检索图表” 选择题P41115.档案外借的制度：（1）办审批手续（2）外借期限不易过长（3）数量要有所限制（4）保证按期归还

23、P41116.档案复制本分为副本和摘录两种 P41117.档案人员只有在利用者正式申请下才能出具档案证明。 在证明中只能对有关材料进行客观地、如实地叙述或摘录，尤其对所要证明的问题起关键性作用的内容应做到与原件的字、句，甚至标点完全吻合。 P412中18.印发目录包括内部印发（向内部各机构和下属单位印发）和外部交流两种 P4121. “提供档案利用”是针对档案管理者而言；“利用档案”是针对利用者而言 P412下2. 档案参考资料具有问题集中、内容准确、文字精炼、概括性强的特点 P413中1. 把书上第413页下的几种常见的档案参考资料的编写看一下 他的考题类型可能是根据一定的背景，让你选择。如

24、对于一个搞科技的企业来说，编写档案参考资料的一句诗（）则选书上第415页的第八点、第九点和第十点。 因此要知道，对于不同类型的企业，其依据不同。2. 大事记的概念 P413中秘书编写的大事记主要是持续反映本单位情况的单位大事记。 在编写的时候，具体要求是：（三点）第一，观点正确，用材真实；第二，大事突出，要是不漏，小事不记；第三，系统条理，简明扼要 P413大事记的内容有大事时间和大事记述两部分组成。23.组织机构沿革和企业年鉴 可能要反过来考。 如：选择题：系统记录一个单位或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革的情况的一种文字材料是（） 选择：组织机构沿革 同时，企业年鉴也是如此的考法 P41424.统计数字汇集按其内容可分为综合性和专题性两种 P414中25.针对性地提供档案服务的人员：计划决策人员、基层管理者、科研人员、工程技术人员P416中的四个大标题