现代秘书的职业特征与发展趋势研究.doc

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1、现代秘书的职业特征与发展趋势研究摘要：在人类发展的历史长河中，渐渐产生从事近身综合辅助和服务的秘书及秘书工作。秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务人员，他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、决策者的参谋和助手；秘书工作源远流长，它在连绵不断的历史长河发展中，有着自身独特的生存发展空间和特殊的作用。而秘书作为一种社会职业，不仅存在于工、农、学、商等各行各业，政治、经济、文化、科教等各类组织机构中。顺着社会的进步，我国秘书职业日趋成熟，秘书已经成为社会需求的不可缺少一支职业大军。然而秘书职业的发展的现状及其发展前景如何，一直是我们秘书工作者和秘书研究

2、者始终关注的重要问题。关键词：概述；秘书职业；现状；发展前景顺着知识经济信息化、全球化的发展，秘书工作的知识含量，信息化办公手段的应用，全球化观察事物的视野等，对秘书人员提出了严峻的挑战。在二十一世纪的今天，秘书的发展前景如何更是我们秘书爱好者和秘书从业人员最为关心的问题。在此情况下，我认为有必要对秘书职业的发展前景进行深一步的探讨，这对秘书人员从业的出发点和对秘书职业的发展趋势也将有深的理解并可以让秘书工作者对秘书职业有一个全新的认识，结合实际审视自我岗位，为自己的职业发展提供参考，有利于秘书工作者着眼于现状和趋势找出自己的不足，提高能力适应时代发展。本文从秘书职业概述谈起，对秘书的工作状况

3、分析，思考秘书的职业现状：（1）秘书制度不完善2秘书工作不规范（3）公文标准运行不一致（4）工作手段陈旧，探讨秘书的四大发展趋势（1）秘书职业化趋势2参谋职能强化趋势（3）业务工作专业化趋势（4）办公手段现代化趋势，并比作出了自己的综合结论。 一、秘书的工作性质（一）政治性秘书工作随着国家和阶级的产生而出现，也随着社会生活的发展而变化进步，秘书工作始终是为国家或者某个特定的阶层、社会集团服务的，始终是统治集团管理国家、组织和发展社会生产的重要工具，因此，秘书工作具有很强的政治性。（二） 辅助性秘书工作是辅助领导进行决策管理和领导服务的工作，因此，辅助性是秘书工作的根本属性和最基本特征。秘书工作

4、的辅助性主要表现在：一所有的秘书工作都要围绕领导的工作展开，领导工作涉及到哪里，他的工作范围就延伸到哪里；二现代秘书人员能参加领导班子的各种会议并共同研究问题，能提出各种解决的方案，但只有发言权而无表决权，更无决定权；三现代秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示的精神办理，不能超越职权范围自作主张，自行其是。（三）综合性秘书工作的综合性是由秘书机构的综合性决定的。现代秘书机构属于综合性机构，他不像业务部门那样承担具体工作，而是对各职能部门都有所了解，协调他们之间的关系，使他们联系成一个有机的整体，并对各个党政机关或者整个企业负责。这就需要站在全局立场上，时时处处用综合的眼光观察和思

5、考问题，具备较强的综合能力。（四）机要性秘书工作的机要性是指秘书工作的机密性和重要性。秘书部门是最贴近领导中枢的部分，参与各个重大问题的研究，了解机关、单位内外许多重要的情况，其中不少在未公布之前都属于机密，如商务秘书中，涉及经济贸易、技术合作的内容多，因此这就要求秘书在工作中要管好自己的口，做好公司的保密工作。二、 秘书职业的现状（一）秘书制度不完善我国公司里的秘书由于没有相应的法律等相关的制度作依据，没有相应的权利，致使秘书工作效率和工作积极性不高，在一些方面让秘书本人甚至领导都认为秘书是人人都能干的“打杂”的事情，没有技术含量，没有想象中的地位高。这样的误区不利于秘书的发展。因此，效仿国

6、外秘书制度，制定出适合本国秘书的相关制度，科学地明确秘书地位和职权范围，不仅我国秘书工作与世界接轨的主要措施，还是促进我国秘书职业发展的有利条件。（二）秘书工作不规范据相关方面调查显示，全国现有2000多万毕业生在职秘书，其中只有10左右的是秘书专业毕业生，半路出家的秘书人员较多，没有经过系统规范的培训，专业知识缺乏，工作能力低，在工作中缺乏职业意识，并有凭感觉做事的情况出现，严重影响了秘书工作的规范性，故很难胜任秘书工作，做一个合格的现代化新型秘书。因此，只有规范了秘书工作，才能体现秘书工作的严肃性和重要性，才能使秘书工作做到井井有条，从而保证秘书工作的高质量、高水平。（三）公文运行标准不一

7、致秘书行文的制度化、规范化，是确保公文法定效力正常发挥的重要前提。我国政府一直非常重视行文规范工作，不断完善公文处理办法，并于2000年颁布了国家行政机构公文格式（GB/T9704-1999），使新的公文处理办法更加符合国情和秘书工作全球化的要求。但是在实际操作过程中，由于秘书人员对新标准的重要性认识不够，或相关教程版本的更新落后或秘书专业知识不扎实，业务不熟，常出现“上报公文新格式，下发公文老面孔”，或新旧公文格式混用、使用不规范等情况。严重影响了公文的正常运行，阻碍了秘书工作的发展。因此，秘书人员在工作中要树立高度的职业意识和高度责任感，扎实专业基础，做什么像什么，像什么专什么。（四）工作

8、手段的陈旧人类科学技术的突飞猛进，使秘书工作手段由手工式向操作自动化转变。国外办公室的办公自动化已经普及，我国也在这一转变之中。处理事务性秘书工作人员会熟练地操作电脑等自动化仪器，具有这方面能力才能办理各种程式化、重复性的事务。我国内地的办公自动化工作起步虽晚，20世纪80年代才开始，但政府系统的办公自动化建设从1985年5月6日宣布开始到现在已经迅猛地发展起来了，目前全国上下已经顺利完成了政府系统第二代电子邮政系统，逐步实现无纸化办公，加快通讯速度，增强信息沟通。然而，大多数秘书在工作中仍沿用传统的工作方法，电脑只成为为打字聊天的工具。这样不仅将先进的科学信息技术忽略，更影响工作效率，这就要

9、求相关部门对秘书进行专业的办公自动化培训，熟练使用办公自动化操作，将“三办”工作科学有效地在工作中得到应用2。三、秘书职业发展的有利因素和不利因素（一）职业发展的有利因素随着社会经济的发展及社会工作的需要，秘书学研究专家经过不懈的努力为秘书职业发展的进程做出了很多贡献。从20世纪80年代至今，出版了1000多部的秘书学专著，有许多在各地作教材；出版了长达40多本的中华秘书全书；在秘书、秘书之友、秘书工作、秘书战线、当代秘书、当代秘书论坛等30种秘书类杂志上发表了3万多片文章；成立了中国高教学会秘书学专业委员会，先后召开了9次年会，会员单位发展到200多个：全国有800多所高校开设了秘书专业有更

10、多的人参与秘书的教育和培养，不断的探索秘书教育模式；从1998年起，秘书资格考试在全国陆续展开2006年上半年有400多万在校生、在职秘书以及社会人员参加考试；从2004年起，每年的4月在一些高校举行“秘书文化节”。“弘扬秘书文化，传承秘书精神，发展秘书学科，实现秘书理想”已成为众多学子的共识。 这些成果表明，秘书学自身的发展为秘书学科定位准备了相当的条件。秘书学的发展是秘书工作的需要，是秘书教学的需要，是20多年秘书学研究者的愿望，是全国800多所开设秘书专业的高校师生的愿望，也是全国2000多万在职秘书的愿景。相关书籍和专业证书培训、考试，不仅提升了秘书的职业技能，也满载着广大学子的期望，

11、这些都极大地促进了秘书职业的就业前景与健康的发展3。（二）职业发展的不利因素1.专业秘书缺乏在所有秘书中只有10左右的是秘书专业毕业生，没有系统的知识体系支撑。其余大部分都是中文专业、经管专业、法律专业毕业的，而真正掌握秘书专业知识，拿到秘书职业资格证书的秘书少之又少。2.社会世俗偏见虽然秘书人员已经努力做好本职工作，却仍会遭到社会上一些人士的世俗偏见。诚然，是有一些心术不正的秘书在利用职务之便进行一些不法行为、不道德交易以获得自身利益，给社会造成了极坏的影响，使得人们对这一职业存有偏见，也给其他从事或准备从事秘书职业的人带来极大的心理压力，我们可以从以下例子中看到造成这一偏见的原因：首先，时

12、代发展到今天，有些秘书不是把工作重点放在秘书协作和其他工作上，而是一门心思研究领导的心理和爱好。甚至学习一套“吹、拍、哄、骗”的本领，把领导服侍得舒舒服服。有的秘书还哄骗那些贪官进赌场，帮他们找“三陪女”，掩护“二奶”，变着法子到基层索要贿赂。这样的秘书实际上已经成了腐败分子的走狗和帮凶。其次，还有一种“变了味儿”的秘书，那就是少数高官和大款雇佣的女秘书。他们认为，秘书是吃青春饭的，这种秘书靠的不是本事而是脸蛋，他们不做秘书应做的工作，而是做领导的“情人”。正是这种人，亵渎了秘书的称号，贬损了这个职业的名声，让人一提起女秘书，就想到“三陪”、“二奶”、“小蜜”这样的名词，也让一些真正能当好秘书

13、的女性蒙受无端的歧视。即使有些秘书发展很好，也会在工作一到两年后转岗。人们的这种认识，也让大多数秘书不把自己从事的秘书职业当成终身准求和奉献的职业，因此在一个岗位上从事秘书工作三年以上的职业秘书是很少见的4。四、秘书职业的发展趋势（一）秘书职业化趋势在秘书社会化、职业化以前，秘书长期处在官吏性秘书工作阶段，秘书都毫无例外地带有官职化特征。秘书职业化则是社会生产力发展和社会分工细化的推动的结果。我国秘书职业化的进程始于20世纪80年代。改革开放以后，我国的经济由单一化转向多元化，多种形式多种类的经济活动和贸易活动必然产生大量秘书性质的事务需要专门的人员来处理，社会上便出现了一些专门从事秘书事务的

14、机构和主业化阶层。同时，秘书教育出现并迅速形成热潮，标志着我国秘书职业化的时代开始。20世纪90年代后期开始实施的国家职业资格鉴定工作。标志着我国秘书职业化进入到自觉阶段。2003年修订和颁布新的秘书国家职业标准改革考试办法，使秘书职业化正式走上了制度化、规范化的道路。目前，以商务秘书为主题的职业阶层的形式和壮大，秘书服务机构的大量出现，秘书职业资格认证的广泛开展，秘书职业教育的蓬勃发展等，都标志着我国秘书职业化日趋成熟。秘书职业化的大趋势，呼唤更多类似秘书职业行为模式的出现。在一些国内同行先进企业,职业化已经成为秘书工作的重要特征。现代企业制度的建立和逐步完善,促进公司集团化、规模化的逐步形

15、成和发展,处于协调、辅助地位的秘书工作的作用也不断的提高，秘书工作的分工更加明确，工作更加制度化和规范化，专业的从业秘书如法律秘书、医生秘书、商务秘书、办公秘书不断增加，秘书这一职业已渗透在各行各业之中，说明秘书职业得到了社会各界的广泛认可，体现了广大秘书工作人员的自身价值和个人的努力方向。这对当前国际形势下缓解我国就业压力，不仅是机遇，更是体现我们秘书人员自身价值的时候，传统秘书和现代秘书的有机结合，促使秘书整体素质提高，正当与时俱进的社会新秘书。（二）参谋职能强化趋势在新的形式下,领导执政能力和水平的提高要求秘书工作为领导提供全面的参谋辅助服务,这是时代发展的需要,也是秘书是否能承担起时代

16、赋予的历史使命的客观要求。领导在作出科学的决策前，往往面对的是很多复杂的问题，要运用专门的决策方法，要形成多种方案并从中抉择，仅仅靠领导个人或少数几个人，是难以把决策工作做好的，这就要求秘书在领导实行决策前做好准备，不仅要做好法规准备和提供重要的信息，更重要的是一做好群体智能准备：广泛收集组织内外各相关方面的参谋、建议和要求，听取群众意见、充分考虑决策的具体情况；二做好调研工作准备。根据领导的指令和意图，秘书要明确调研的目的，确定调研提纲，组织力量，选配人员提供决策上的支持工作。从中秘书要做出完成整个策划方案和决策效果评估，进而辅佐领导完成的整个决策过程。可见秘书参谋是领导工作的必然需求，是领

17、导决策极其实施中不可缺的有机组成部分。面临日趋激烈的竞争，领导需要秘书发挥参谋职能协助其实现组织的目标。现代社会竞争日趋激烈，领导决策风险日益增加，能否在竞争中占得先机，关键在于领导职能的发挥。尽管现代领导的文化素质、知识水平等很高或比较高，但一个人的智慧是有限的，很难洞悉波谲云诡的市场。而此时传统的秘书已经跟不上领导的步伐，能够为领导设身处地的出谋划策的秘书成为了领导的不二选择。现代秘书工作的辅佐性决定了秘书工作的重要性,辅佐能力的强弱,逐渐成为衡量、检验和评价秘书人员综合素质强弱的一个重要参数。（三）业务工作专业化趋势秘书业务是秘书职业区别于其他职业的显著标志之一。秘书职业之所以成为一种独

18、立的社会职业，就是因为秘书业务工作有自己的独立工作范围，如文书工作、档案工作、接待工作、会务工作等。当然，随着社会的不断发展，秘书业务领域会呈现扩大趋势，同时也会淘汰一些过时的工作内容和形式。而这些专门的业务工作要求秘书必须经过专业的训练并具备相应的素养和技能。“万金油”的时代已经逐渐被秘书职业抛弃。秘书职业化不仅要求秘书是“杂家”，更要求秘书是“专家”，要求其知识技能专业化。（四）办公手段现代化趋势待添加的隐藏文字内容2在以微电子技术为先锋的新一轮技术革命的影响下，一些先进的现代通信设备进入办公领域，从而是秘书工作从以传统的手工操作为主的工作方式向以应用现代化办公设备为主的技术型工作方式转变

19、，这导致了大量事务性的秘书工作内容，如速记、校对、档案处理等有电脑来处理。办公自动化促使秘书人员由事务性秘书向智能型转化。处理事务性秘书工作的人员必须会熟练的操作电脑等自动化设备，具有这方面能力才能办理各种程式化、重复性的事务。随着科学技术的发展，人类必将再度提高办公自动化的程度，从而要求秘书人员加速向智能化方向的转换。未来的秘书将是善于收集、分析信息，能熟练使用现代化设备，时间观念、效率观念极强的助手和参谋。参考文献1吴雨平，李正春编著.秘书与秘书实务教程M.广州:暨南大学出版社,20082桑毓城.秘书学概论.煤炭工业出版社，20023姜爽，赵莹.秘书学.北京大学出版社4王勤俭.办公室秘书手册.北京中国纺织出版社,2006 5石咏琦.谈天才秘书.北岳文艺出版社发行，2003