第二章-账务处理系统初始化课件.ppt

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1、主要内容,第一节 账务处理子系统概述 第二节 账务处理子系统的初始设置 实践环节,重点难点内容,掌握账务处理子系统的目标、内容及与其他子系统的联系；熟练掌握账务处理子系统的初始化设置流程与具体操作,第一节 账务处理子系统概述,账务处理子系统的目标 账务处理子系统的功能结构 账务处理子系统与其他系统的关系,账务处理子系统,账务处理是指从归集原始凭证，通过登账、对账、结账等一系列会计核算处理，最终编制出会计报表的过程。账务处理子系统就是完成账务处理的系统，它包含了会计主体所有经济业务的会计核算。,账务处理子系统,账务处理子系统要涉及到整个会计核算中的登账、对账、结账过程，以及会计数据处理中的凭证、

2、账簿，因此账务子系统是会计信息系统的基础和核心，是整个会计信息系统最基本和最重要的内容。,1.账务处理子系统的目标,1.及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入计算机的会计数据及时、正确和全面；2.高效、正确地完成记账等数据处理过程；,账务处理子系统的目标,3.随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息；4、建立与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。,注意：,目前绝大多数会计软件都把报表编制作为一个独立的通用子系统，既可以编制会计制度规定的会计报表，也可以根据企业的需要编制各种内部管理用的报表，因此账务处理子系统的主要任

3、务之一就是为报表系统提供数据。,注意：,账务处理子系统还提供出纳管理、银行对账、往来账管理、项目核算管理、部门核算管理等功能。这些功能可以认为是辅助的，没有它们仍然是账务处理子系统。,2.账务子系统的处理流程,传统手工处理流程计算机环境下账务处理流程账务处理系统数据处理流程账务处理系统业务处理流程,手工处理流程,记账凭证核算形式 科目汇总表核算形式 汇总记账凭证核算形式 多栏式日记账核算形式,手工账务处理流程之科目汇总表核算组织程序,传统手工处理流程,手工条件下账务处理流程的划分主要是从减少工作量的角度考虑的，仍存在着明显的缺陷：数据大量重复存储和处理；信息处理的及时性和准确性无法保证；会计人

4、员的工作量大等。,将手工数据处理流程与计算机数据处理流程进行比较，两者的主要区别在于：在手工方式下，日记账、明细账、总账及报表等主要表现为会计数据的存储，每编制一张记账凭证，就要将其数据转抄到相应的日记账和明细账上；每隔一定时间，就要对积累起来的记账凭证进行汇总，以便及时登记总账、明细账和科目汇总表，而总账和科目汇总表又是积累会计报表信息的必要步骤，要完成从凭证到报表的数据流程需要历经较长的时间。,账务处理系统数据处理流程,原始凭证,记账凭证,填制录入,临时凭证文件,更新,科目余额文件,输出总账,总账,审核,生成报表,会计报表,自动生成,机制凭证,对账单,输入或接收,对账单文件,银行对账,输出

5、明细账日记账,明细账日记账,余额调节表,在计算机处理方式下，日记账、明细账、总账和报表等并不需要形成数据存储，而主要表现为账表生成程序的输出数据流。也就是说，在会计信息系统中并没有账簿和报表，但在需要某种账薄和报表时，可以临时快速生成。这不仅可以避免账、证、表不符的现象，而且可以大大减少存储空间。之所以可以采用这样的处理方式，其根本原因在于会计信息系统具有手工会计处理系统无法比拟的快速处理能力。,思考：账务处理系统业务处理流程？,结论,通过对账务子系统业务流程和数据流程的分析，可以看到账务子系统是以凭证数据为日常业务起点，通过凭证输入和处理、记账、期末处理等工作形成会计信息，然后通过账簿输出和

6、通用报表系统生成会计报表，完成账务子系统信息输出。,账务处理系统的功能结构,系统初始设置会计凭证处理期末处理出纳管理账表输出辅助核算管理系统维护,系统初始设置：是将通用的账务处理变为满足特定企业需要的系统，是将手工会计业务数据移植到计算机中的一系列准备工作。包括系统工作环境设置，账套设置，科目、凭证种类、初始余额录入，系统的人员管理，初始银行未达账，初始未核销往来账等设置。,账务子系统的功能结构,会计凭证处理是账务子系统日常业务处理的基础和重要内容，一般包括凭证输入、凭证审核、凭证输出、凭证汇总和记账等处理过程。账务子系统处理的凭证主要有三方面来源：,账务子系统的功能结构,账务处理系统直接输入

7、的凭证；其他业务系统转入的凭证；通过预先定义系统自动生成的凭证。通过凭证处理功能，原始会计数据变成了存储在账簿文件中的会计信息。,账务子系统的功能结构,期末业务处理：主要完成期末结转业务记账凭证的自动编制和期末结账工作。包括月末的“月结”及年末的“年结”工作。出纳管理：是为了辅助出纳员的工作而设置的，一般包括现金、银行存款日记账、资金日报表、支票登记簿、银行对账等功能。,账务子系统的功能结构,账表输出：账务子系统记账后生成的数据都存在各种账簿中，通过账表输出功能可以查询和打印输出总分类账、明细账、日记账、多栏账、辅助核算账簿等信息。辅助核算管理：一般包括项目核算、部门核算、往来核算。,账务子系

8、统的功能结构,账务子系统的功能结构,系统维护：是为了保证系统正常运行所必需的维护和管理功能。一般包括数据的备份和恢复、修改口令、上机记录的查询和打印、重建索引、获取外部数据、往年数据删除等。,账务处理系统与其他系统的关系,报表系统从账务处理子系统的科目余额/发生额数据文件以及其他文件取数形成外部、内部会计报表；固定资产子系统生成固定资产增减变动、盘盈盘亏、计提折旧等凭证传递到账务子系统；工资管理系统生成计提工资的记账凭证传递到账务子系统如下图,账务处理,销售与应收账款,采购与应付账款,存货管理,成本管理,工资管理,固定资产管理,通用报表,财务分析与管理,会计信息系统各子系统的关系,第二节 系统

9、的初始化设置,账务处理子系统是通用性很强的系统，在系统投入日常使用前，必须首先根据用户自身的特点，对系统进行初始设置。初始设置是账务子系统正确运行的基础，是进行计算机账务处理的起点，也是将通用化系统改造为适合用户特殊要求的专用系统的过程。,请大家注意：,由于初始设置是系统运行的基础，因此有些参数如已使用的会计科目、凭证类型等一旦确定，在同一会计年度内不允许修改和删除，否则将影响系统的正确运行。,第二节 系统的初始化设置,（一）准备工作（二）建立新账套，进行初始设置（三）初始余额的录入（四）结束初始化,（一）系统初始化的准备工作,为了确保快速、准确、高效地完成系统初始化工作，在实际工作中，首先要

10、对所使用的会计软件的功能及工作流程有一个全面的了解，在对系统能做什么和怎样做有了初步认识之后，结合企业本身的业务特点做系统初始化的准备工作，准备系统所必须的基础数据和会计科目结构体系。,准备工作,基础资料1账套名称2会计期间3记账本位币4.会计科目体系结构设计5.辅助核算6.科目余额7.其它基础数据,1.账套名称,什么是账套？“账套”是系统存放会计业务数据资料文件的总称。账套中包括会计科目、记账凭证、账簿、会计报表以及相关业务资料等内容。一个账套只能保存一个会计主体的业务资料。“账套名称”一般为使用该账套的单位的名称。,注意：,“账套文件名”和“账套名称”是两个截然不同的概念。账套文件名是一个

11、单独的计算机文件，可以利用操作系统提供的复制、改名、删除等功能对账套文件进行相应操作。,2.会计期间,会计软件能够满足会计分期的要求，可以按自然年度的自然月份划分会计期间，也可以根据需要自行定义会计期间。在建账前，要了解企业的会计核算采用的是哪一种会计分期，以及准备从哪一会计期间开始启用账务处理软件处理会计业务。,3.记账本位币,按照我国会计准则与会计制度的规定，在我国境内的企业应以人民币作为记账本位币。业务收支以人民币以外的货币为主的企业，也可以选定某种外币作为记账本位币，但编制的财务会计报表应当折算为人民币反映。许多会计软件都提供了多种外币核算功能，因此，应当按照会计核算的要求，指定一种货

12、币作为记账本位币，其他币别必须以记账本位币为基础进行折算。,4.会计科目体系结构设计,在手工环境下，各个单位要根据自己的业务特点和规模，按照会计要素的具体内容，建立会计科目核算体系。在计算机环境下，使用账务处理系统处理日常业务之前，也必须建立好本单位的会计科目体系。,会计科目体系结构设计,会计科目由科目名称和科目编码两部分构成。用科目编码表示会计科目便于反映会计科目的性质，也利于计算机处理。会计科目体系结构通常采用树形分支结构，分级进行管理。从一级科目开始逐级增加，某级科目若无下级科目，则该级科目为末级科目。1.统一设置：启用新建账套时，规定科目的级次，定义科目的级次，以及每级的长度。如：某公

13、司的科目编码体系为422，表示科目定义为3级，第1级为4位，第2级为2位，第3级为2位。以应交税费/应交增值税/进项税额为例，其编码为：22210101。2.弹性设置：根据每个科目的实际业务设置级次和位长，因该方法没有统一规范，所以科目编码的表示上应有分隔符，便于系统识别。仍以应交税费/应交增值税/进项税额为例，编码为：2221.1.1,5.辅助核算,许多会计软件在完成一般会计核算的基础上，还提供了辅助核算功能，用于说明某科目是否有其他核算要求。利用该功能，系统可对某一科目进行延伸核算，处理从属于该科目某一方面的会计资料。,6.科目余额,为了实现手工管理的账簿数据与计算机管理的账簿数据的衔接，

14、保持其连续性完整性，初次使用账务处理系统时，应当将手工环境下各科目的期末余额整理好。期初余额数据主要有：各明细科目及外币科目各币种的期初余额、进行数量金额核算科目的初始数量数值等。,针对企业会计核算和管理的要求，结合所使用的会计软件，还应准备其他基础数据。如操作人员及其权限、凭证类型、结算方式等。,7、其他基础数据,(二）建立新账套，进行初始设置,一、建立新账套（账套管理）二、进行系统初始设置,金蝶K/3,1.怎样建账套？,点击“金蝶K/3”“中间层服务部件”“账套管理”,2.数据维护与系统管理,数据备份数据备份操作是为了保证数据文件的可靠和安全，将存放在计算机硬盘中的数据备份到硬盘的其它目录

15、、软磁盘或磁带上的操作。,数据维护与系统管理,数据恢复 当系统数据发生丢失破坏时，可以将原来备份的数据重新恢复到失误前的数据状态。,K/3操作：账套的备份和恢复,账套备份功能可以将账套数据资料压缩备份到软盘或硬盘上以备后用；如果想使用备份在软盘上的账套数据，必须先将备份的账套恢复到硬盘中，再用金蝶K/3打开它。利用此功能可将已备份到软盘上的账套资料恢复到硬盘上。,3.用户管理,计算机账务系统投入使用前需要根据会计信息系统的工作特点进行工作岗位的重新划分并确定每一岗位的工作权限，以便在系统初始设置时进行操作权限设置确保账务系统的运行安全。人员分工的目的是为了避免与业务无关的人员或无权限的人员对系统进行非法操作。会计信息系统人员分工可以通过姓名和密码的设置来限定其操作权限和责任范围，从而保证会计人员各司其职。,授权管理,授权就是对所设立的用户进行权限分配，指定用户对账套数据的处理权限以及操作范围。,权限设置,建立允许操作使用本系统的所有操作人员及其操作权限信息。会计主管对每个操作人员设定其权限并给一个初始口令。操作员需定期或随时修改自己的口令，以防口令泄漏。修改口令时，要求先输入原口令，再输入新口令。当人员或权限变动时由主管进行删改。,实践操作：金蝶K/3中用户管理的练习用户和用户组的权限设置,金蝶操作练习,（三）初始数据录入（四）结束初始化工作,