第三章会议组织实施课件.ppt

《第三章会议组织实施课件.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第三章会议组织实施课件.ppt（52页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、2023/4/3,第三章会议组织实施,第三章会议组织实施,第三章会议组织实施,目录,会议前期准备工作,会议当天,4,第三章会议组织实施,会议服务宗旨-你对会议组织的态度,你想要一个什么样的会议？,你也可以组织出这样的会议,第三章会议组织实施,拟定会议方案,会议通知,会议材料,工作人员,会前检查,组织报名,布置会场,会议前期准备的主要流程,第三章会议组织实施,第三章会议组织实施,机械厂关于召开职工教育工作会议的方案,市机械局：为了贯彻落实中共中央、国务院关于加强职工教育的决定，我厂定于5月10日至15日，在厂招待所召开职工教育工作会议，特制定会议方案如下：一、会议目的。认真学习中共中央、国务院关

2、于加强职工教育工作的决定，传达省市教育工作会议精神，结合我厂实际情况，制订加强职工教育的规划，研究落实中青年职工的“双补”教育工作。二、会议规模。主管教育工作的厂党委书记、厂长；厂部有关科室负责人、工作人员；各分厂主管教育工作的负责人；各车间主管教育工作的主任；工会、共表团各级主管教育工作的负责人，共58人。三、会议日程。5月10日，传达省市教育工作会议精神，学习中共中央、国务院关于加强职工教育工作的决定。大会传达后，分组讨论，吃透上级精神，提高认识，端正态度。5月11日至15日，结合我厂实际情况制订加强职工教育规划，研究落实“双补”教育任务，解决“双补”教育中的各种实际问题。,第三章会议组织

3、实施,四、会议采取大小会相结合的方法进行。10日上午举行开幕式，大会传达上级会议精神及中央文件，由党委书记作动员报告。15日下午举行闭幕式，宣读我厂加强职工教育规划，部署开展“双补”教育任务和措施。五、会议准备工作。厂里准备抽调十名熟悉教育工作的同志，用半个月时间通过调查研究，上下结合，写出一份加强我厂职工教育工作特别是开展“双补”教育工作的实施方案，并制订出加强职工教育工作五年规划（草案），拿到会议上讨论修改。六、会议经费。为了集中精力开好会，所有参加会议人员一律在招待所住宿。其各项开支见附表。七、请局领导参加我们的会议，并请分管教育工作的局长在开幕式上讲话。关于讲话稿的撰写，将派专人面谈。

4、以上方案，当否，请批示。机构厂（公章）年月日,第三章会议组织实施,（二）制发会议通知,1、会议通知的作用：传递会议信息 收集信息收集与会者提出的议题、对会议议程的意见、提交的论文或报告以及其他需要在会议上进行交流的文件。反馈信息向会议组织者反馈与会者的有关信息，如姓名、职务、人数等，为会议的接待工作做准备。履行相关义务,第三章会议组织实施,2、会议通知的种类：（1）按通知的形式分 口头通知 书面通知（2）按通知的性质分 会议预告通知 正式通知,第三章会议组织实施,（3）按通知的名称分 会议通知用于研究工作、进行决策的会议，发送对象是会议的当然成员和法定成员、本机关或本单位内部的工作人员、下级机

5、关或所属单位、受本机关或本单位职权所制约的单位。邀请信（函、书）一般用于横向性的会议，具有礼节性，发送对象是不受本机关职权所制约的单位以及个人，如召开学术性会议或者技术鉴定会，以发邀请信为宜。,第三章会议组织实施,请柬主要用于举行仪式类活动，如开幕式、竣工仪式、签字仪式等等。发送对象一般都是上级领导、社会人士、兄弟单位等，多使用书面语，语言恭敬儒雅。海报是一种公开性的会议通知形式，通常采用招贴的方式，主要用于可以自由参加的学术性报告会。公告是一种专门用于股份公司召开股东大会时，通过登报发出的会议通知,第三章会议组织实施,3、会议通知的内容：会议名称 主办者 会议内容 参加对象 会议时间 会议地

6、点 其他事项如参加会议的费用、报名的方式和截止日期、有关论文撰写和提交的要求、入场凭证以及组织者认为必须说明的事项。联络信息如主办单位或会议筹备机构的地址、邮编、银行帐号、电话和传真号码、网址、联系人姓名等等。,第三章会议组织实施,4、会议通知的形式 口头通知 电话（传真）通知 书面通知 电子邮件,第三章会议组织实施,（三）组织报名,政府类：发文件、通告等商业性会议：发送邀请函、打电话、登门拜访、会议广告等,第三章会议组织实施,（四）印制会议材料,1、会议文件。2、公议证件。3、会议其他材料。,第三章会议组织实施,与会人数,场所选择,插座、电源、白板、麦克风等设备齐全；,会场应该舒适宽敞，隔音

7、效果好；,采光通风良好，最好有窗帘；,没有其他干扰，安静不嘈杂；,空调良好；,会场的基本要求,（五）会场布置,第三章会议组织实施,排座方式,礼堂式/剧场式是最常用的排座方式之一。它要求椅子面对主席台，主桌或讲演者按行排列。这种排列方式适合不用记太多笔记的大会、讲座和论坛等活动，大小会都可使用。,第三章会议组织实施,第三章会议组织实施,第三章会议组织实施,课堂式/教室式,这种排列方式也是常见的会议场地布置方法之一。这种将会议厅（室）桌椅按学校教室桌椅排列的布置不仅适用于大型活动，也适用于小型会议、典礼、小型演讲会或讨论活动，所以又称为研讨式排座。这种排座方式的优缺点基本上同礼堂式/剧场式相似，可

8、以增加会议的严肃气氛并将会议出席者的注意力集中到主席台，它还可以最大限度地利用场地空间，所以场地小而人数较多的会议多采用此方式。,第三章会议组织实施,第三章会议组织实施,第三章会议组织实施,“U”字式“U”字式又称为“U”型台式，这样面对面坐的安排，便于讨论与交谈，适用于小型会议。缺点是会议主持人往往看不清会议出席者的名牌,第三章会议组织实施,第三章会议组织实施,马蹄式 马蹄式排列适合董事会和交换意见的活动，在国际会议中使用较多。有些国际机构的会议厅（室）的固定座位都以马蹄式排列。这种排列方式的长处是每个会议出席者都面向主席台彼此互不遮挡，所以它和“U”字式排列一样适宜讲演者使用视听设备进行陈

9、述的会议。缺点是当马蹄式两边座位同主席成90度角时，会议主持人往往也会看不清会议出席者的名牌。,第三章会议组织实施,第三章会议组织实施,中空方型和中空圆型 不想要安排主席台的会议策划者喜欢中空方型和中空圆型/回型台式排座。这种排座方式有些像“U”字式和“马蹄式”，只不过是将在“U”字式和“马蹄式”排列时形成的开口封上。这样座椅自然地被安排在桌子的外边，中空方型和中空圆型排座在小型会议的布置中最常见。用中空方型和中空圆型排座通常最多排40人的座位。,第三章会议组织实施,第三章会议组织实施,“E”字式“E”字式排座是“U”字式排座的变型。两排椅背之间需留出约121.92厘米宽的地方供人员走动。,第

10、三章会议组织实施,“T”字式“T”字式排座是“U”字式排座的另一种变型。这种排座有一个76.2厘米宽的主席台，按“T”字式排座。在主席台中心部位伸出一排台子，长度可按需要而定。,第三章会议组织实施,圆桌式 圆桌式就是指会议出席者和主持人环桌而坐，没有礼宾顺序上的高低贵贱，因而能更好地体现平等协商的原则。也常有非正式协商之意，所以这种排列形式，在国际会议中使用较多。,第三章会议组织实施,群落式 这种排列方式较不正式，适合于分组讨论或社交活动。会议主席或主持人只能随遇而坐。,第三章会议组织实施,2、会场氛围的布置（1）会标、会徽、标语、引导标志等的悬挂。（2）装饰物的布置。,第三章会议组织实施,第

11、三章会议组织实施,3、会议用品和设施的配备（1）会议用品文具用品、生活用品、办公用品、装饰用品等（2）会议设施设备1、视听设备 音响系统由音源、调音台、功率放大器和音箱四部分组成。屏幕 投影机 同声传译设备2、照明设备及空调设备,第三章会议组织实施,（六）培训临时工作人员及安排相关服务,会议服务质量的高低就是直接影响到企业与会目标实现与否的关键。服务（SERVICE）集微笑、出色、准备、看待（一视同仁）、征询、创新、交往为一身，体现了服务的准则和技巧。,第三章会议组织实施,会场当天,内场人员,A 熟知各种物料存放B 负责文具话筒传递C 协助工作,A 场内摄像/拍照B 场内温度调控C 安排会议室

12、值班D 保管会议及通讯设备财产安全,A 场外对接人员B 场内服务跟踪C 临时应急处理D 会后物料整理回收E 及时发放与回收会议满意度意见反馈表,服务应急,设备跟踪,文具发放,第三章会议组织实施,A 负责与会人员签到B 跟踪茶歇台的准备C 确认用餐人数及时通报餐厅D 时刻关注备餐情况,A 对接行政车司机应急临时采购B 与酒店协调客房及餐饮事项C 会后负责物料整理回收归位,会场当天,外场人员,场外服务,服务跟踪,第三章会议组织实施,后续工作,会场的相关资料提交会议组织部门1、会议签到表2、剩余物料的归类及归位3、及时提交影像/录音资料4、协调协助新闻稿撰写5、根据满意度的反馈情况做总结提高,第三章

13、会议组织实施,讨论：特殊事项处理,会议召开前，一名参会人员突然心脏病发作，倒在舞会大厅，你该怎么做？,下等2点，酒店突然通知你，房间已经安排满了，不得不把你的40名来宾安排到附近的一家酒店住宿，你该怎么办？,第三章会议组织实施,四、会后评估,会议评估是会议管理的一项基本工作。它关系到会议组织者的会议组织管理水平能否不断提高的大问题。,第三章会议组织实施,评估的目的,一、检查会议目标是否实现二、看看与会者是否满意三、明确会议的成本效益如何四、清楚哪些方面需要改进,第三章会议组织实施,评估的内容,一、会议议程及内容（一）、会议主题、议题的恰当性（二）、会议议程安排的合理性会议议程安排的合理性是会议

14、评估的重要对象，因为，会议目标的实现是通过会议议程的安排来进行的，而与会者的参与也受到会议议程的影响与限制。（三）、会议发言人选择的得当性（四）、分组讨论的充分性,第三章会议组织实施,二、会议各项活动（一）、会议的欢迎宴会、欢送宴会是否得当？（二）、参观、访问、游览活动安排的合适性三、会议附设展览活动（一）、展览场地的合适性（二）、展品装卸、存储服务的质量（三）、展览服务的质量（四）、参展效果,第三章会议组织实施,四、会议场所设施、服务与环境（一）、议场所的音响效果（二）、场所是温度、湿度、照明度（三）、会议场所的同声翻译设备的质量（四）、会议场所指引系统的完美性（五）、会议饮水服务的质量（六

15、）、会议的茶/咖啡服务质量（七）、会议的同声翻译质量（八）、会议的环境质量,第三章会议组织实施,五、会议住宿、餐饮（一）、会议指定宾馆的质量（二）、会议餐饮及其服务的质量 六、会议目的地的质量（一）、会议目的地的环境质量（二）、会议目的地居民的好客程度（三）、会议目的地旅游景点的吸引力（四）、会议目的地的形象,第三章会议组织实施,七、会议宣传促销与接待工作（一）、会议宣传促销工作的成效（二）、会议接待工作的质量,第三章会议组织实施,评估的方法,一、调查问卷调查问卷是最常用的会议评估的有效方法。调查问卷可以通过以下几种方式进行：（一）现场手工填写（二）现场电脑填写（三）会后电脑填写,第三章会议组

16、织实施,二、面谈会议结束时邀请部分调查对象集中或分别面谈，征求他们对会议的意见和评价。这种方法只能对会议进行定性评估。三、电话调查四、现场观察,第三章会议组织实施,五、会后工作,一、感谢方方面面对会议的帮助和支持（一）感谢与会者的参会（二）感谢会议嘉宾、主持人、发言人、演讲者的与会（三）感谢政府有关部门的支持（四）感谢协办单位、赞助单位的支持（五）感谢其他单位或其他个人的支持（六）感谢的方式可以采用的感谢方式有：打电话 发E-mail 寄信 赠送礼品、纪念品,第三章会议组织实施,二、感谢会议工作人员的辛勤工作 在会议结束的时候，应该对会议工作人员进行慰劳和感谢。感谢的方式有：1召开庆功宴会2发放会议补贴赠送会礼品,2023/4/3,第三章会议组织实施,演讲完毕，谢谢听讲!,再见，see you again,3rew,