行政部工作内容及流程汇总(新.doc

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1、北京威宁谢工程咨询有限公司行政部作业指导书行政部作业指导书编制日期：2014年4月目 录一. 采购管理.481.1采购流程1.2物资分类1.3物资分类采购1.3.1办公设备及办公家具采购：1.3.2办公用品采购：1.3.3计算机软件采购：1.3.4图书资料采购1.3.5机票、火车票购买、酒店预订二. 行政部日常工作管理.9261火车票2机票3酒店预订4办公用品管理5.名片印刷6.合同装订7打印图纸8.图书管理9. 北京工程造价信息图书管理10.工程合同管理11.图章12.印刷品13.车辆管理14.每月费用申请15.接听电话16.访客17.预订会议室18.水票登记19.拨打长途电话20.快递21

2、.贵重物资22.物资报废23.办公资产管理24.叠图、送件 / 取件25.办公区检查26.茶水间物资管理27.换水目 录(续上)三. 复印室的工作规程27331. 复印机帐户管理及个人读数管理2. 复印机及相关操作流程3. 复印机的工作状态及相关消耗品的维护4.合同复印流程5. 复印纸的使用及订购6.装订设备的使用及保管四.附件3438一.采购管理1.1采购流程：1.1.1物资需求部门提请购买物资，并提供购买依据及所需物资规格，并填写物资申请单(见附件1)交行政部；1.1.2行政部采购人员负责寻找供应商、寻价、比价并填写费用申请单(见附件2)交行政主任；1.1.3行政主任审核费用申请单确认物资

3、规格、价格、品牌等信息，确认签字交总经理批准；1.1.4总经理在费用申请单签字批准，返回行政部进行物资的购买；1.1.5行政部负责对购买的物品品牌、规格、质量进行验收，无误后给供货商签收；1.1.6物资签收后将总经理已批准的费用申请单及物资发票一并交财务部申请付款；1.1.7财务付款完成，将物资交付需求部门使用。1.1.8采购流程图：3.行政主任签字审核1.申请人提出申请，并填写物资申请单2.行政部询价，填写费用申请单5.行政部购买物资并验收4.总经理签字批准6.将费用申请单及发票交财务部7.付款完毕、物资交付需求部门使一.采购管理(续上)1.2物资分类：1.2.1办公设备及办公家具：办公设备

4、：复印机、传真机、计算机、打印机、投影仪、音响设备、通讯设备、照相机、摄像机等；办公家具：办公桌椅、文件柜、会议桌椅、沙发、物品柜等；1.2.2办公用品：耐用品和易耗类办公用品及合同装订、绿植租摆、印刷品、图章、快递服务等；1.2.3计算机软件：办公软件及应用程序、广联达加密锁、金润软件等；1.2.4图书资料：工具用书及相关资料图集等；1.2.5机票、火车票购买、酒店预订。1.3物资分类采购：1.3.1办公设备及办公家具采购：1.3.1.1办公设备分类：复印机、传真机、计算机、打印机、投影仪、音响设备、通讯设备、照相机、摄像机等；1.3.1.2办公家具分类：办公桌椅、文件柜、会议桌椅、沙发、物

5、品柜等；1.3.1.3行政采购人员在进行办公设备采购时，按照统一型号统一配置标准，向最少两家或以上供应商进行综合询价；1.3.1.4询价筛选出2家以上意向供应商；并要求意向供应商向我司传真或邮件报价单，同一标准选价低者，并通知供应商提供物品样本进行质量确认；一.采购管理(续上)1.3物资分类采购：(续上)1.3.1办公设备及办公家具采购：(续上)1.3.1.5确认样品质量后，根据报价单信息填写费用申请单(见附件1)，交行政主任审核；行政主任审核签字，报总经理审核签字；1.3.1.6总经理审核签字通过后，与供应商签订供货合同，同时将已签字费用申请单及合同原件交予财务部进行费用支付；1.3.1.7

6、财务部支付费用完成，行政部通知供应商送货；1.3.1.8行政收到货物并验收无误后，向供应商提供验收单，同时将货物发票提供财务部。1.3.2办公用品采购：1.3.2.1主要分类：文件夹、计算器、订书机、剪刀、比例尺、直尺、签字笔(芯)、铅笔、圆珠笔、荧光笔、笔记本、胶带、胶水、回形针、橡皮擦、刻录光盘、燕尾夹、便签条、复印纸、硒鼓墨盒、合同装订、绿植租摆、印刷品、图章、快递服务等；1.3.2.2办公用品采购执行年度供应商制度，对涉及的办公用品，每年选择2家以上供应商进行综合比价；1.3.2.3综合比价结果低者在与现有供应商进行综合比价，如新供应商询价低于公司现有供应商，需要求现有供应商降价或更换

7、现有办公用品供应商；1.3.2.4办公用品供应商确定后，供应商不得随意对价格调整，如供应商提出涨价要求需重新进行询价；一.采购管理(续上)1.3物资分类采购：(续上)1.3.3计算机软件采购：1.3.3.1分类：广联达软件、CAD软件、金润软件及办公软件等；1.3.3.2因计算机软件具有唯一性，软件价格均由软件开发者统一制定，且购买渠道唯一，无询价基础，我司现对软件采购执行价格谈判，以期最大优惠价格；1.3.4图书资料采购：1.3.4.1分类：工程技术图集、工程定额、工程量清单计价规范、造价信息等1.3.4.2工程技术图集、工程定额、工程量清单计价规范、造价信息等属于建筑工程类专业书籍，图书的

8、购买需由公司估算师向行政部提请，1.3.4.3估算师提请购买书籍需填写物资申请单在申请单中写明书籍准确名称、出版日期、出版社等信息，1.3.4.4行政部根据物资申请单书籍信息，进行不少于3家询价比对；选价格低者，1.3.4.5选定价格后行政助理填写图书申请单(见附件3)，经行政主任、总经理审核签字后，报财务部门付款，1.3.4.6财务拨款后，行政部通知书籍供应商送货，接收书籍并确认无误后向财务提供发票。一.采购管理(续上)1.3物资分类采购：(续上)1.3.5机票、火车票购买、酒店预订：1.3.5.1火车票：由铁道部执行全国统一定价，经员工本人填写出差申请单后，经总经理批准，可直接从售票网点购

9、买；1.3.5.2国内机票：国内机票价格由各航空公司定价，折扣幅度等信息各机票代理公司同享，为便于结算及机票的改签工作,由固定机票代理商提供国内机票订票服务；机票购买经员工本人填写出差申请单后，经总经理批准后方可购买；机票费用执行月结；每月与机票代理商对账无误后报财务审核；1.3.5.3国外机票：国外机票执行三方询价，以价格最低者购买；1.3.5.4酒店预订：在公司所在地及公司员工经常出差的项目工地等，需联系不同层次的酒店与其签署协议价格，以保证以最优惠价格预订酒店；酒店预订需经员工本人填写出差申请单后，经总经理批准后方可预订；二.行政部日常工作管理1.火车票1.1出差申请单 如员工需要出差，

10、由出差员工定好出发日期、回程日期及火车车次，填写出差申请单(见附件4)，并交由组长签字。1.2火车票询价表行政部收到组长签字同意的出差申请单，根据出差员工所填写的列车车次信息登陆12306铁道部火车票网上订票唯一官网查询票价及剩余票量，制作火车票询价表(见附件5)。该询价表需出差员工签字出差员工所在组的组长或经理签字询价人签字审核人签字我司总负责人陈先生签字，待我司总负责人陈先生签字批准后方可进行购票。(购票成功后告知员工出差回到我司后，需将已使用火车票交回行政部以便我司进行结账。如办事处员工在京培训结束，返回其所属办事处，则需将火车票交给其办事处秘书，由办事处秘书将火车票邮寄回北京办。)1.

11、3火车票结账火车票为现结，待我司总负责人陈先生签字批准可购票后，由行政部借款人签字部门领导签字财务总监签字，待财务总监批准后，行政部拿着被批准的火车票询价表及借款单(见附件6)，从财务刘伟娜处领取相应钱数(借款单交由财务)。网上购票成功后，将短信通知员工，员工出差返回后，将火车票原件交回行政部，行政部将火车票原件与相应火车票询价表交予财务(行政部一般保留火车票询价表复印件、退票申请复印件等)。 二.行政部日常工作管理(续上)2.机票2.1出差申请单 如员工需要出差，由出差员工定好出发日期、回程日期及航班信息，填写“出差申请单”，并交由组长签字。2.2机票询价 2.2.1国内航班 行政部收到组长

12、签字同意的“出差申请单”后，根据出差员工所填写的航班信息，通过携程旅行网及我司出票公司华夏航空服务有限公司查询票价及剩余票量，制作“机票询价表”(可先为出差员工暂时订票)；2.2.2国际航班 行政部收到组长签字同意的“出差申请单”后，确认为国际航班，则至少询问三家出票公司进行价格比对再制作“机票询价表”(可先为出差员工暂时订票)。2.3机票询价表行政部收到组长签字同意的出差申请单后，根据出差员工所填写的航班信息信息进行机票询价，制作机票询价表(见附件7)，该询价表需出差员工签字出差员工所在组的组长或经理签字询价人签字审核人签字我司总负责人陈先生签字，待我司总负责人陈先生签字批准后方可进行购票。

13、二.行政部日常工作管理(续上)2.机票(续上)2.4机票结账 机票结账为月结，出票成功后，在信天游上查询出差人员机票信息，仔细核对出差人员姓名、证件号、航班信息是否正确，核对无误后，将机票信息行程单在信天游上打印出来并交由出差员工，再交由出差员工时应告知出差员工此航班改期及退票注意事项，并在出差返回我司后，需将已使用登机牌交回行政部以便我司进行结账；如办事处员工在京培训结束，返回其所属办事处，则需将登机牌交给其办事处秘书，由办事处秘书将登机牌邮寄回北京办。月底时，根据“机票询价表”、收集好的登机牌以及出票公司提供的“航空运输电子客票行程单”做表进行统计，统计齐全后将以上原件一并交至财务(行政部

14、一般保留机票询价表复印件、升舱或退票申请单复印件及国际机票发票复印件)。注意：部分估算师由于突发原因，未能乘坐原定航班，导致有未使用之机票。此类机票可保存一年之内改期同等舱位使用。(国际机票除外，国际机票有效期限较短，每次购票时需仔细询问)2.5接机流程 在印有我司Logo的A3纸上打印出客人姓名；行政部查询从机场到酒店的路线，与酒店电话确认路线否最佳；飞机起飞后10分钟打电话确认飞机是否准点到达。司机师傅出发前，携带A3接机牌，记下酒店电话，客人电话，提前15分钟到达机场。飞机落地后半小时司机师傅未接到客人及时和客人联络。二.行政部日常工作管理(续上)3.酒店预定3.1员工赴外地出差时，将填

15、写出差申请单，出差申请单上将注明是否需要预定酒店，如需预定酒店，需告知行政部酒店详细名称、房型、是否需要早餐或告知行政部此行开会地址，以便行政部在开会地址附近询价满足要求的酒店。3.2员工住宿标准：人民币300元组长住宿标准：人民币500元出差日期较短的酒店费用由员工在前台自行支付；如出差日期较长需公司付费的需提前告知行政部进行住宿费用申请(见附件8)；3.3外地我司办事处员工来京出差，或外地来访我司客人，需我司协助预定酒店者在行政部接到通知之后，按照其要求帮忙查询符合条件的酒店(一般为与我司有协议酒店)，预定好之后将酒店确认函通过短信或者邮件的方式告知来我司人员。3.4北京地区协议酒店：北京

16、贝尔特酒店、北京开元名都大酒店、北京富润酒店菜市口店(协议不存在争议可能性仅为价格优惠)4.办公用品的管理4.1办公用品采购每天对剩余办公用品进行盘库，根据办公用品剩余库存，不定期进行采购。4.2办公用品领用每天16:30至17:30之间供公司员工领用，并将领用的办公用品明细在行政部办公用品领取登记表签字本上登记。4.3费用统计每月月底，根据办公用品公司提供给我司的“出货单”来统计本月所有办公用品费用，编制好费用统计表后与办公用品公司核对价钱无误，将结账单(包括CCTV采购的办公用品)交由财务。二.行政部日常工作管理(续上)4.办公用品的管理(续上)4.4新入职员工，入职时领用办公用品包括：比

17、例尺、圆珠笔3支(红、蓝、黑)、荧光笔3支、铅笔1支、橡皮1块、报事贴2包(1大1小)、燕尾夹2盒、曲别针1盒。4.5以下办公用品为后勤职能部门领取：笔记本、胶水、涂改带、各类型签字笔、五色彩条报事贴、订书器、打孔器、照片纸、隔页纸(秘书为陈先生领用)、灰色文件夹(秘书为陈先生领用)、黑色文件夹(在前台领用)、强力磁扣、剪子、刻刀、透明封箱宽胶带(在前台领用)等等。4.6计算器领用方法计算器领用方法：员工领取计算器需先填写“物资申请单”，待组长在此“物资申请单”上签字同意后方可领取。如遇丢失或损坏，将由员工自行赔偿。5.名片印刷5.1名片申请由我司人事部统一提供需要印制名片的人数，信息等。5.

18、2确定模板根据人事提供的信息，制作费用申请表，计算金额5.3联系名片公司，根据人事部提供信息制作名片电子版(电子版需找每个人核对并在打印版上签字)，签字后的电子版与名片费用申请放在一起交于总经理签字，签字确认后通知名片公司开始制作名片；5.4名片一般制作周期为3个工作日，做好后送于我司验收无误后签收，交于每个员工签字领取；5.5累计结账一般金额累计到人民币500元左右时，与名片公司核对金额无误后通知我司财务结账；二.行政部日常工作管理(续上)6.合同装订6.1如有估算师需要装订合同，请估算师填写资料发送表格(见附件9)。6.2将项目名称、项目编号、合同名称、数量及需要精装还是简装等项填写完整，

19、由组长签字后复印一份交回行政部；6.3行政部负责联系宏图图文装订公司或华利达奥图文公司，并将合同装订单给其一份，让其按照要求装订，并按其规定时间送回公司，满足估算师的要求；6.4月底结帐-根据资料发送表格对应装订公司的记账单，然后按照日期优先、项目编号次优的原则制作清单表格，合计出这个月的总费用；(华利达奥同上)；将做好清单表格连同资料发送表格及记账单，交由账务审核；6.5待财务审核无误后，通知供应商取钱；7.打印图纸7.1若有员工打印图纸，需先填写印图申请单(见附件10)，将姓名、员工代码、图纸内容、印图原因等详细写明，并注明付费单位；交组长签字后交于行政部；7.2如印图申请单标明付费单位为

20、其他公司则通知印图公司发票开具抬头；如为我司付费需在印图人、组长及行政主任签字后的印图申请单交总经理签字；7.3待总经理签字后行政部与打图公司联系，方可进行图纸打印；7.4每月月底，根据员工填写的印图申请单及打图公司提供的记账单，对当月费用进行合计，待合计完当月费用后交财务部审核。二.行政部日常工作管理(续上)8.图书管理8.1估算师填写物资申请单， 详细填写书籍名称及书籍刊号； 8.2物资申请单由其组长签字后交到行政部；8.3行政部3方询价书籍价格(一般包含当当网及卓越网询价)；行政助理依照最低价格填写图书采购申请单报行政主任签字后报总经理签字；8.4总经理签字批准后进行购买，购买完成，将图

21、书采购申请单及购买书籍发票交给财务部申请费用； 8.5购买的图书由行政部统一进行分类、编号、登记； 8.6图书大概可以分为图集、规范标准、各地定额、造价信息、建材商情等；8.7在图书下侧张贴序号，如图集TJ-001、TJ-002、TJ-003;其它书籍编号方法同上； 8.8登记好编号后放入图书资料柜(S9柜)并对公司资料库电子表格进行更新；8.9行政部资料管理员根据估算师提供的书籍名称或编号，调取书籍存放位置并取出交给借阅人；8.10借阅人在图书借阅登记表上进行登记，签字并签署借阅日期，(借阅后图书管理员需对公司资料库电子表格进行借出登记)，归还时签字并签署归还日期； 二.行政部日常工作管理(

22、续上)8.图书管理(续上)8.11借阅人归还书籍后图书管理员将图书放回原处，并对公司资料库电子表格进行归还登记；8.12如有员工离职需查询该员工是否有借阅书籍未归还或丢失，如有需归还或原价赔偿。 9.北京工程造价信息图书管理9.1北京工程造价信息图书为年度订阅书刊，一般于每年10月预定(具体时间北京造价处会提前通知)；9.2收到订刊通知后订阅2套并进行费用申请及费用支付，并向造价处索要订阅确认函；9.3次年起每月将收到北京工程造价信息二本，其中快递给CCTV工地办，一本存档；9.4每月造价信息裁开扫描后放入公司的资料共享盘里，再将造价信息装订存档；9.5将中国建筑材料报价大全复制到公司资料共享

23、盘“造价信息”里，详细标注序列号； 二.行政部日常工作管理(续上)10.工程合同管理10.1估算师将新合同交与行政部资料管理员后需在行政收文本进行登记，10.2将同一项目的合同统一进行编号，如HT-001、HT-002、HT-00310.3查询以往合同存放柜号将同一项目合同文件存放于同一文件柜内，10.4在合同侧面粘贴编号侧封条； 10.5在公司资料库电子表格上对入柜合同进行详细登记(项目编号、合同名称)。10.6如估算师需借阅合同柜内资料，行政部资料管理员根据估算师提供的合同名称及编号，调取书籍存放位置并取出交给借阅人；10.7借阅人在合同借阅登记表上进行登记，签字并签署借阅日期，(借阅后图

24、书管理员需对公司资料库电子表格进行借出登记)，归还时签字并签署归还日期； 10.8借阅人归还书籍后图书管理员将合同放回原处，并对公司资料库电子表格进行归还登记；10.9如有员工离职需查询该员工是否有借阅合同未归还或丢失。10.10对于存放合同柜内的资料期限超过3年的，行政部将资料清单报项目负责人申请将资料放入我司B3层资料库存放；10.11项目负责人审核资料清单可以入库后行政部协调估算师人员对合同柜内资料进行入库；10.12估算师将需入库的资料填写仓库装箱单(见附件11)一式3份，一份贴在资料箱上、一份交给行政资料管理员、一份估算师自存；二.行政部日常工作管理(续上)10.工程合同管理(续上)

25、10.13B3地库编号分别为：B3-A库、B3-B库、B3-C库、库内文件架编号格式为B3-A-001、B3-A-002依次类推；10.14估算师装箱完文件资料，并将仓库装箱单交予行政部后，由行政部资料管理员安排入库，并对入库资料位置在公司“入库资料清单电子表”上进行进行登记；(行政部负责对地库的卫生及鼠、虫防治，原则每2个月进行一次卫生清理，鼠、虫防治每月进行一次)10.15如估算师需取出已入库资料，需经行政资料管理员调取，资料调取后做好登记借出。10.16地库资料以装箱日期起原则保留3年，对于到期的文件资料，行政部将资料清单发至各项目负责人及组长，确认可以销毁后，行政部安排进行销毁； 10

26、.17资料销毁由行政专人负责，确保文件资料为流失或转作他人。11.图章11.1图章的制作由用章员工填写物资申请单提供图章类型、大小、颜色、材质、用途等，并有组长签字后交行政部；11.2根据提供信息联系图章制作公司，提供图章电子版及报价，返给图章申请人进行确认，确认无误后填写图章费用申请单(见附件12)，经行政主任及总经理签字确认后开始正式制作；11.3图章做好后检查与之前提供一致，签收并交于需此图章的员工，同时员工需签字；11.4累计结账一般金额累计到人民币500元左右时，联系图章公司，核对金额无误后，通知财务结账；二.行政部日常工作管理(续上)12.印刷品12.1印刷品包含：各个分公司及北京

27、办信封、信纸、光盘袋、窗户纸、logo纸杯、劳动合同，12.2如需制作印刷品，根据统一规格需向不低于2家供应商进行询价，取最低价格供应商由其提供模板；并填写费用申请单由行政主任及总经理签字；12.3总经理批准后，联系供应商开始制作；12.4印刷品一般制作周期为714个工作日，印刷品送到我司后需核对数量及印刷质量，无误后签收；12.5将费用申请单送货单及发票交财务部审核付款；13.车辆管理13.1北京办汽车日常保养：包损耗件更换、机油更换、4S店检测费用、汽车保险费用、日常加油油卡充值费用等费用，由行政司机提请完成3方询价后，申填写费用申请单报行政主任及总经理签字；13.2总经理签字后方可进行购

28、买，购买后验货无误将费用申请单连同发票交予财务报销；13.3车辆停放的地库车位、地锁等，由行政部与物业沟通等。二.行政部日常工作管理(续上)14.每月费用申请14.1租摆绿植的费用的申请。租摆绿植是固定费用为季度结算结算日期为每季度后10个工作日进行结算；(如1-3月费用为4月10日前结算)；14.2IT公司月固定费用为每月20号前支付上月IT月承包费用12000元及IT工作人员加班费用，IT加班费用由财务部提供；14.3保洁合同固定费用申请为每月10号前支付上月费用固定金额为5100元；14.4网络宽带费用申请每月20号前支付上月费用，支付金额固定为4410元；14.5办公用品费用申请每月1

29、0号前支付上月费用，依据结算单及订货清单制作费用清单交财务部，审核后通知供应商开具发票财务打款；14.6茶水间物资费用申请每月10号前制作茶水间费用明细连同发票一并交予财务报销；二.行政部日常工作管理(续上)15.接听电话15.1总机电话铃响一声后，立即接听电话 ，并使用礼貌用语：“您好，威宁谢！”确认对方要找的人后说“请稍等”，并将电话转接相关人员；15.2转接过程中，按分机号后话筒在耳边停顿1秒钟，确定该分机是否占钱，如果未占线，询问对方是否可以挂机，如为占线时，按“R”键，将电话转接回来，告知对方此分机占线，询问对方是否可以转接相邻座位分机，问被找人是否可以接听电话，如临座分机均无接听可

30、记下对方留言及联系电话，并说明转告被找人员及时回复；15.3如遇寻找的人不在座位、外出、正在开会或休假等情况时，并及时向对方说明情况，如果对方仅为某项目相关事宜来电，询问对方是否可安排负责该项目之经理或其他估算师给予解答若能当事人才能解决，记下对方留言或联系电话，并说明转告被找人员及时回复；15.4如果客人找估算师有紧急情况，前台将告知对方估算师手机号码；15.5如前台上班时间离开座位或不能及时接听电话时，应及时通知其他行政助理负责接听电话；15.6将总经理电话转至总秘之分机；15.7如果总经理外出不在座位，开会或休假等情况时，我们将电话转至总秘之分机，交由总秘向对方说明情况；15.8如果客户

31、在下班之后或周六、日、打电话找估算师，我们将估算师手机号码告知对方，请其直接与估算师联系；15.9前台下班后总机电话按至自动转功能，18：30后电话将接至自动转接功能，来电者不知分机号，按语音提示拨“0”，电话将自动转至秘书组6011分机；15.10每晚总机电话待人工转为自动后，前台试拨确认可以自动转接。二.行政部日常工作管理(续上)16.访客16.1来访者到达我司会客，不得私自进入我司办公区，由前台通知公司员工到前台处接待；16.2如访客因工作需要进入我司时，需在前台填写来访人员登记表，领取访客牌，并由我司员工带领进入，访者离开公司时需由我司人员送离并将访客牌归还于前台。17.预定会议室17

32、.1大小会议室的使用采用先到先得，所以预先安排，让预定者到前台登记，若发现该日已有其他同事登记，将告知预定者考虑其他时间或同已预定的同事进行协商，若遇到有重要会议而与其他申请人时间相冲突时，行政部进行协调；17.2会议后将桌椅推回原位，将所使用的物品带离会议室，关好门窗、空调等设备；17.3大小会议室、衡量室不得堆放图纸、电脑设备等，前台将通知估算师自行搬走，估算师在使用大小会议室、衡量室时须保持室内整洁。18.水票登记18.1每次申请定购200张水票，在水票剩下50张时，填写申请单交给财务刘伟娜；18.2每天下午由物业送10桶水，每次给送水员10张水票，并需要送水员在水票登记表上签字；18.

33、3每个季度，财务张娜通知前台将这一季度的水票的水票使用的复印件交给她审核；18.4每次新购进水票时前台将水票的票号进行登记，并清点水票。二.行政部日常工作管理(续上)19.拨打长途电话19.1估算师如需拨打长途电话，需到前台做好长途登记；19.2估算师将日期、时间、项目编号、联系方式、公司名称、电话号码在长途电话本上作好记录；19.3前台经过审核，然后进行拨打，并使用礼貌用语：“您好，某某先生、女士，这里是北京威宁谢，请 稍等 ”，然后将电话转至估算师之分机，确认估算师接起电话之后，告知估算师长徐电话已接通，随即前台挂掉电话。20.快递20.1快递分为本市、外省市、港澳国际、本市快递每日二次取

34、件，时间为(10：30； 17：00)，外省市为17：00；20.2待发快递须由估算师将发送地址、单位名称，收件人，电话提供清楚，并且将所发邮件包裹完整；20.3估算师发送快递，须在“普通快递发送”登记本上签字，如快递文件重量超重(1KG以上)及港澳国际文件和重要文件发送(顺丰快递)，登记在“大额快递登记”本上，须由组长签字方可发送；20.4每月15日左右，将上月的各家快递费用整理齐全(根据快递供应商提供的时间为准)，交于财务部门审批。二.行政部日常工作管理(续上)21.贵重物资管理21.1贵重物资包括：单机加密锁、鲁班软件、无线上网卡、电子标书制作软件、笔记本电脑、照相机、读卡器、智能钥匙等

35、。21.2贵重物资借用首先需由使用员工在贵重物资对应的登记表上进行登记，填写借用时间、借用原因、预计归还时间等信息，待员工所在组组长或经理签字同意后，行政部方可将贵重物资借给该员工；归还后进行归还登记；21.3盘点固定物资定时盘点贵重物资，查看借出贵重物资是否归还，在员工所借物品预计归还时间未归还时，行政部需负责跟进咨询员工实际归还日期，以便物资保存完整无误。22.物资报废22.1如有物资等损坏已过使用最大期限，且无法或维修成本过高的，可申请报废处理，报废需填写物资报废申请单(见附件13)，将报废物资的名称，报废日期、报废物资类别、原因等填写清楚，并由行政主任签字；22.2待行政主任签字后由财

36、务经理签字，最后由总经理签字；22.3待总经理签字后报废物资方可报废；(如能拍照，请附图片)；22.4报废后物资报废申请单交予财务对固定资产表更新；行政部备份；二.行政部日常工作管理(续上)23.办公资产管理23.1配合好财务人员进行办公区固定资产盘点；23.2员工入职时，查看员工所在工位的锁芯编号，并将其配套钥匙交给新入职员工，叮嘱其保管好钥匙；如丢失，需要到行政部拿备用钥匙进行配备，费用自行承担；23.3员工离职时，将其钥匙归还给行政部，如丢失，将按原价赔偿；23.4保管好公司前台大门、合同柜等的钥匙；23.5如发现合同柜的锁坏了，及时申报进行更换；24.叠图、送件/取件24.1估算师叠图

37、需在行政部进行登记，登记需注明图纸数量及需求时间，并需组长签字，24.2叠图依据登记先后顺序安排进行，叠完后行政部通知申请叠图人取回图纸； 24.3行政部有义务安排人员对公司加急文件及保密标书等资料的送递工作；25.办公区检查25.1为确保公司办公区安全行政部每天不定时对公司办公区域进行检查，发现异常声响、气味及设备损坏的需立即报修；25.2每日下班需检查门窗是否锁好，饮水机是否断电，办公区是否有异常情况等。二.行政部日常工作管理(续上)26.茶水间物资管理26.1茶水间物资明细：茶水间为员工免费提供咖啡、可乐、茶叶及果汁等饮品。26.2茶水间物资采购经费为500元/月；每天早上根据物资备存量

38、合理分配每日茶水间物资。27.换水27.1行政部每间隔1小时对办公区饮水机进行巡视，查看是否需要换水，如需要换水需马上更换，避免饮水机干烧，同时提醒饮水机附件员工有义务负责周围饮水机桶装水的更换。三.复印室的工作规程1.复印机帐户管理及个人读数管理1.1新员工建立个人帐户新进员工可到复印室找管理员申请个人复印帐户, 登计个人姓名,ID,和ID密码。1.1.1个人帐户建立步骤1使用管理员帐户进入复印机管理程序2点击“规格设定/登记”3点击“登录/帐户管理” 4点击“用户登记/总计确定”5点击空白“No.User ID”点击“登记/确定”输入用户名，ID，密码,点击“关闭”退出管理员帐户1.2读数

39、管理每三个月记录一次复印机总读数并打印个人帐户读数，清除个人帐户读数1.2.1打印个人帐户读数步骤1使用管理员帐户进入复印机管理程序2点击“规格设定/登记”3点击“登录/帐户管理”4点击“删除登记内容/总计复位”选择“所有用户的总计管理数据” 点击“输出帐户管理报告”5点击“关闭”退出管理员帐户1.2.2清除个人帐户读数步骤1使用管理员帐户进入复印机管理程序2点击“规格设定/登记”3点击“登录/帐户管理”4点击“删除登记内容/总计复位”选择“所有用户的总计管理数据” 点击“删除/复位”选择“是”5点击“关闭”退出管理员帐户三.复印室的工作规程(续上)1.复印机帐户管理及个人读数管理(续上)1.

40、3删除己离职员工的个人帐户离职员工需要到复印室登记删除账户，每三个月打印完个人帐户读数，可删除上三个月离职员工的个人帐户1.3.1删除已离职员工个人帐户步骤1使用管理员帐户进入复印机管理程序2点击“规格设定/登记”3点击“登录/帐户管理” 4点击“用户登记/总计确定”5选择要删除的个人帐户，点击“登记/确定”，点击“删除所有登记内容”，选择“是”6点击“关闭”退出管理员帐户2.复印机及相关操作流程2.1复印机的分布及主要功能公司在北京办共有复印机六台，DC9000一台,DC5010一台,AP7000三台，AP4000一台.复印室有一台DC9000,一台AP7000和一台AP4000，秘书处有一

41、台AP7000，南办公区有一台AP7000,新办公区有一台DC5010.复印室DC9000主要用于大量合同的印刷和扫描,AP7000主要用于复印和扫描,AP4000主要用于水,电两组的打印.南办公区AP7000主要用于土建组的打印.新办公区DC5010主要用于土建组的扫描.秘书处的AP7000主要用于秘书的打印,复印及扫描.三.复印室的工作规程(续上)2.复印机及相关操作流程(续上)2.2复印操作流程2.2.1DC9000复印步骤1按“Log in/out”按钮输入用户名，密码2按绿色“Start”开始复印3复印完毕按“Log in/out”按钮注销用户2.2.2AP7000复印步骤1按“认证

42、”按钮输入用户名，密码2选择屏幕上的“复印”3按绿色“启动”按钮开始复印4完成复印后按“认证”按钮注销用户2.3扫描操作流程2.3.1DC9000扫描步骤1按“All Service”按钮2 如屏幕处于“登录”界面，点击“取消”3选择屏幕上“PC保存”4点击屏幕左侧“通讯对象表”选取“Pub”并点击“确定”5按绿色“Start”开始扫描2.3.2AP7000扫描步骤1按“菜单”按钮选择“扫描”2如屏幕处于“登录”界面，点击“取消”3选择屏幕上“扫描”4点击屏幕左侧“通讯簿”选取“001”并点击“确定”5按绿色“启动”按钮开始扫描三.复印室的工作规程(续上)2.复印机及相关操作流程(续上)2.3

43、扫描操作流程(续上)2.3.3DC5010扫描步骤1按“菜单”按钮选择“扫描”2如屏幕处于“登录”界面，点击“取消”3选择屏幕上“扫描”4点击屏幕左侧“通讯簿”选取“scan”并点击“确定”5按绿色“启动”按钮开始扫描2.4打印操作流程1对文件进行排版2选择文件菜单下的“打印预览”了解文档排版的情况,如无不妥点击“关闭”3选择文件菜单下的“打印”4选择所需打印机，点击“确定”3.复印机的工作状态及相关消耗品的维护3.1复印机的工作状态及维护每日检查复印机是否正常工作.如不能工作，了解不能工作原因，进行维修.如还是不能正常工作，可拨打富士施乐全国客服8008205146申请工程师上门维修.3.2记录消耗品状态及操作流程查看墨粉使用量，了解是否须更换墨粉。查看感光鼓，废粉盒，清扫装置等状态，了解是否须进行更换,如须更换可拨打富士施乐全国客服8008205146进行订够，记录每日消耗品的状态.三.复印室的工作规程(续上)3.复印机的工作状态及相关消耗品的维护(续上)3.2记