浅谈会计电算化条件下的内部控制制度.doc
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1、浅谈会计电算化条件下的内部控制制度摘要会计电算化是会计工作现代化的必然趋势,并对企业会计内部控制产生新影响。会计电算化可能造成会计信息系统无法判断经济业务发生的合理性、合法性和真实性,以及会计信息的完整和安全性不能够得到很好保障等问题。可以说,会计电算化使会计工作的质量和效率提高的同时,也对原有的企业内部控制制度造成了极大的冲击,许多新问题急需得到解决,因此需要建立一套适合会计电算化系统的内控制度,而且企业应当采取必要的应对措施,不断完善企业内部控制制度,以更好地发挥会计电算化在管理中的作用。关键词会计电算化;企业内部控制;系统;管理 会计电算化是会计改革和会计工作现代化发展的必然趋势,它不仅
2、是对会计理论、会计实务、会计数据处理手段的变革,而且会对企业会计内部控制制度产生深远的影响。会计电算化在给企业带来巨大效益的同时,也可能带来巨大的风险。同时电算化会计系统的建立使企业会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化,为企业的内部控制带来了许多前所未有的新问题,对企业内部控制制度造成了极大的冲击,本文在会计电算化的前提下,分析目前企业内部控制薄弱的表现和原因,谈谈如何建立一套适合会计电算化系统的内控制度。一、会计电算化对内部控制的影响 实行会计电算化后,会计人员的工作任务、会计工作的职能划分、责权关系、稽核关系及会计文档的管理形式等会计业务关系都将发生一系列的变化,其中对企业内部控制制度
3、的影响最为明显。 1.控制对象的变化 在手工会计环境下,人是所有会计业务组织和执行的主要因素,所以人是控制实施的主体。内部控制的方式主要是职权、不相容职务相分离的内部牵制制度等。在此原则的基础上,人们在手工会计业务处理程序的各个关键环节,设立了相应的稽核和审查制度,如必须账账相符、账证相符、账表相符、账实相符,以及必须由各级主管审查、签字、盖章等制度和措施,主要反映为人对人的控制。会计信息化后,由于会计账务的处理都是通过会计软件来实现的,因此,会计信息化条件下的控制应转变为对计算机内部和人的控制相结合的方式。 2.安全性的变化 在手工会计环境下,企业的经济业务都记录在纸张上,由手工录入各种证、
4、账、表。这些纸质原件的数据若被修改,则很容易辨别痕迹。并且每个工作环节都必须经过层层复核、道道把关。而在会计电算化下,会计人员只需录入原始的信息数据,其他程序则由计算机来完成,并且将数据存储在磁介质中。这种情况下会计信息的安全性大为降低,人们修改或删除数据变得更容易,并且可以做到不留痕迹。因此数据的安全性问题成为内部控制中的一个非常重要的问题。 3.会计环境的复杂化 计算机技术和网络技术的引入,使会计系统变得更为复杂,为了保证会计电算化环境下会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性,达到企业内部控制的目标,企业会计内部的控制范围也相应地扩大了,增加了内部控制的内容,如:网络系统安全的控制、系
5、统权限的控制、计算机病毒防治、计算机操作管理、硬件和软件的维护与管理、系统管理人员与维护人员的岗位责任制度,以及相互的牵制制度等,都成为信息化条件下内部控制所必须面对的问题。 由此可见,从传统的手工环境下的会计系统到会计电算化环境下的会计系统,系统内部控制的基本要求和目标并没有变,会计核算的基本原理和方法也没有变,发生较大变化的是系统控制的范围与对象。二、会计电算化下内部控制存在的问题 1 会计存在无纸化的问题 在手工会计环境下,企业发生的经济业务均用纸张记录,这些数据如果被修改,很容易辨别出被修改过的痕迹。但是,在会计电算化系统中,数据被直接记录在磁盘或光盘上,对数据修改可做到不留痕迹,这就
6、给业务的记录带来了风险。 2 电子数据的审核和确认 计算机具有强大的运算功能,从输入信息到输出财务报告的全过程,可由计算机自动完成。电子原始数据经审核和确认后,就可自动生成电子记账凭证,而由这些记账凭证直接生成的账簿和报表都是派生性的数据。所以,账簿和报表的正确性、真实性完全取决于审核和确认的电子数据。在电算化环境下,直接更改记录在电脑磁盘或光盘上的电子数据,通过计算机舞弊和犯罪的可能性更大,更难以被发觉。 3 会计软件有待开发完善 现有的会计软件系统在设计、开发阶段普遍存在安全的问题,软件投入运行后暴露诸多隐患。内部控制以人为核心,在手工会计系统中,对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有
7、相应权限人员的审核和签章。但会计电算化后,职能划分发生了巨大的变化,新会计环境对内部控制提出了新的要求。因为业务处理全部都是以电算化系统为主,电算化功能的高度集中导致了职责的集中,某些人员既可从事数据的输入,又可负责数据的输出和报送。计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行个性操纵处理,加大了出现错误和舞弊的风险。 4 会计电算化工作中出现的系统安全问题 会计电算化的最大载体是会计软件,如果会计软件在安装或者操作过程中出现了任何问题,就很可能导致系统中电子数据被破坏甚至丢失。 5 会计电算化网络中心的安全随着计算机网络技术的飞速发展,网络安全显得尤为重要。同一信息可以被不同的用户共享,信息
8、存贮存在很大的不稳定因素。特别是一些财政金融机构,拿中国人民银行来说,人民银行系统计算机网络经过近10年的建设已初具规模,形成了以内联网为核心,纵向覆盖至县支行,横向与各金融机构、财政、税务及海关、外汇交易中心等单位相联的大型网络。目前在人民银行系统内同时存在内联网、外联网和国际互联网三套网络系统,计算机网络成为银行业务系统运行、信息传输的重要平台和纽带,其运行状况直接关系到资金安全和政务信息的安全。网络在加快信息传播、加大资源共享、提高办公效率的同时也成为了银行系统内最大的潜在风险点。 6.系统设计带来风险 如前所述,在手工会计环境下,对于一项经济业务处理的每个环节都必须经过某些具有相应权限
9、人员的痕迹处理,如签字、盖章。而在会计电算化环境下,有关人员可能利用非法取得的他人口令,利用他人权限,虚构、修改、删除业务数据以达到不法目的。且会计系统信息化后,由于功能的集中,导致职责的集中,加大了出现错误和舞弊的风险。 7.会计信息系统难以判断经济业务发生的合理性、合法性和真实性 虽然现行的会计软件系统均具有一定程度的智能化,但是无生命的机器系统不可能完全取代人的经验在经济活动中的作用。会计信息的处理过程不能人为参与,如果系统出现错误,或者输入错误时,将造成一系列的错误,导致输出结果不正确,影响会计信息的质量并进而影响管理决策的质量。 8.会计信息的完整和安全性不能够得到很好的保障 在手工
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