毕业论文——浅谈会计电算化档案管理.doc

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1、浅谈会计电算化档案管理摘 要：由于我国的会计电算化的不断发展，使得会计档案的管理工作也发生了变化，手工会计下采取的档案管理办法已经不适应电算化会计的需要。因此，必须加强会计电算化系统的档案建设，也就是加快会计档案管理的信息的建设。本文从适应会计电算化提出的新要求方面出发，通过建好用好电子财务档案，提高财务档案管理工作的水平和此案无管理工作效率，更好的服务企业的经济建设。关键词：电算化；档案管理；信息化近年来，随着会计电算化工作的开展，越来越多的企事业单位的会计核算系统越来越多地被计算机代替，产生了大量的电子会计文件，会计电算化成为了会计工作的发展方向，成为促进会计基础工作规范化和现代化的一种重

2、要手段。这也为会计档案管理工作增加了新的内容，档案管理的一系列的工作程序、管理方法都需要更新。一、会计电算化档案管理概述 会计电算化档案，是指存储在计算机中的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账薄、会计报表等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。 （一）会计电算化档案管理的内容 单位的会计档案包括存储在磁盘上的会计文件和以书面形式存放的会计做会计账簿和会计报表。单位应根据账簿数据准确编制或由机器生成会计报表，报表格式由会计主管部门统一设计或认可。报表的编制要求做到数据真实，计算正确，内容完整，手续齐备，做到帐证，帐表，表表之间勾

3、稽严密，有所属单位的应将所属单位的报表数据输入机器进行汇总，并将本单位报表、所属单位报表和汇总表一起报出，书面报表必须由分管财务的领导，会计主管和制表人签名盖章。 存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式，未打印之前不得抹去。由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作人员在打印输出的页面的繁体字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上，其中会计科目和总由数据（包括年度和月度汇总数据）必须永久保存，明细账，记账凭证及其他数据资料在两年后可根据需要决定销毁。必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份。备份是通过对硬盘的会计数据建立软盘副

4、本来实现信息存储的，每月备份不得少于一次。不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行任何非法操作，如要对磁盘会计数据进行加工，必须使用备份罗盘的副本，不得删除硬盘和软盘的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。 磁盘会计档案的管理工作，包括数据备份，数据恢复和清理硬盘等，由系统管理员专职执行并对磁盘会计档案的安全的正确负责。必须妥善保管好会计数据的备份软盘，备份软盘应贴上写保护标签并用印章或封条签封，或由专人保管。备份软盘应装在保护封套和包装盒中，存放在安全，洁净，防热，防潮，防磁的场所，并定期进行转储。硬盘和正式备份软盘不得随便知心乱放和外借。会计数据的备份软盘及自

5、行开发原程序的备份分别在三个地点以上，应根据数据量和硬盘空间的大小情况，每隔一定时期（如半年或一年以上）清理一次硬盘，删除硬盘上以前年度的会计数据，以利于提高机器的利用率和运行速度，没有做过备份的硬盘数据不得清理删除（三个存放地点分别为机房、档案室、财务室）。（二） 会计电算化会计档案工作的特点 1、电子档案和纸质档案并存，增加了管理的难度 传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料，实行会计电算化以后，产生了很多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，包括电子化凭证、账簿、和报表等数据，相应电算化环境下的计算机系统软件、财务软件及其开发的文档等内容。但是同时，传统的纸质档案

6、也要保存着。这两种介质档案，其保存手段、保管条件都不一样，为管理工作带来了难度。 2、会计工作依赖于计算机系统环境 会计电算化档案的载体不是传统的纸张而是磁性介质。因而具有体积小、质量轻等特点。但是与传统的会计档案管理工作依赖于计算机系统。传统的会计档案直观性强，人们可以不借助任何技术手段而直接查看到会计信息，而电算化档案必须在特定的计算机硬件和软件情况下才可重现。 3、电算化会计档案的安全性、完整性要求高 电算化会计档案因其信息的数字化，大大提高了会计的利用效率，便于会计档案信息的资源共享，但是电算化会计档案具有易破坏、难留痕迹的特点，加大了会计档案被篡改、破坏的风险。（三）会计电算化档案管

7、理的要求电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度,并由专人负责管理。财政部1996年6月30日颁布的会计电算化工作规范中规定： 电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。 对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。 采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。 通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档

8、资料，以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。 二、目前电算化档案管理中存在的问题（一）电算化下会计档案管理存在的问题 1、电算化会计档案本身性质带来的问题 电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用；会计档案管理办法第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，并对保存期限作了规定，但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限

9、；没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度；未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。 会计电算化工作是一种无纸化工作，所产生的数据均存在计算机的硬盘上，实际工作中常有以下几种不当情况发生：一是部分操作人员未养成每天备份的习惯，机器一但出现故障，则部分财务数据将会丢失。二是不少操作者对备份的数据盘不能做到定期检查，一旦发生问题就无法进行补救。三是习惯性用软盘备份。由于软盘存在着容量小、易出故障等缺陷，在数据恢复上易出现麻烦。 2、会计档案管理制度不完善准确、真实和安全是会计档案的生命所在，是对会计工

10、作提出的最基本的要求。由于会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述，反映经济活动的质的变化，要求极准确的资料。然而在会计电算化条件下，由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹。若被修改，就很难辨别出经济业务的“原貌”，会计信息的真实性就难以保证；再者，电算化条件下，会计数据的高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上，未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁一些重要的会计数据，会计信息的完整性、安全性也因此受到挑战。 可见，由于磁性材料易被遗失、污染、窜改、复制、销毁等，因此，防潮、防盗、防尘、防火、防窜

11、改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了电算化会计档案管理的重要内容。 3、缺乏必要的计算机维护、网络安全人才 众所周知，电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。一般会计人员业务经验丰富,但计算机专业知识却很匮乏,难以胜任用计算机处理会计业务工作。他们在使用微机处理业务的过程中往往很多是除了开机使用财务软件之外，对微机的软硬件知识了解甚少，一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时，就束手

12、无策，即使厂家在安装会计软件时都做了系统的培训，但一些从未接触过计算机的会计人员入门还是很慢，而且在上机时经常出现误操作，一旦出错，可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流，使系统数据丢失，严重的导致系统崩溃。 4、会计档案载体的问题 很多单位由于单位领导和财务人员对电算化会计档案的工作内容理解不到位，缺乏管理会计档案的经验，只是打印出纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁盘介质上归档保存，或岁保管但只保管一份，从而影响会计档案的完整性。三、加强会计电算化档案管理工作的措施（一）应加强对硬件设备的投入 选用功能符合本单位实际业务需要的电算化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的

13、电算化软件；强化系统的安全防护功能，进行定期维护，避免因电脑安全或网络安全导致会计档案泄密或被人为恶意修改；配备高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具；完善硬件设施建设，提供环境清洁与温度稳定适宜的专用会计档案存放仓库。（二）完善电算化下会计档案管理各项制度会计电算化档案的管理是重要的会计基础工作。计算机替代手工记账后，会计档案增加了新的内容。因此，在电算档案管理制度中，对电算化会计档案的归档、保管、借阅、备份会计等都有相应的管理制度。实施电算化后应加强对会计电算化档案的管理。基本方法是： 1、建立电算化会计档案的归档制度首先应确定归档范围。电算会计档案内容主要包

14、括本单位各种会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划、单位预算和重要的经济合同、开发设计说明书，以及源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、报表取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等，存贮于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。 2、建立电算化会计档案的保管制度与手工方式一致，电算化方式生成

15、的证、账、表等会计档案，应按规定立卷归档保管。会计相关职能部门应紧密配合，确认合法的会计档案内容， 根据国家档案局的标准做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘等，建立电算化会计档案保管制度。一般情况下,企业每一至两年应对会计档案进行一次大的清理,发现纸质档案有损坏要进行修补,而对磁性介质档案每年应进行一次复制,以防磁盘等介质损坏造成会计数据丢失。每年年终决算后,将会计信息记录在一次性刻写光盘上。这样不仅光盘有效保存期限长(超过十五年),完全能够满足一般会计账薄保管的需要而且一次刻录后,光盘不再能重复擦写,可以有效防止数据被非法修改或病毒破坏。 3、建立严格的借用手续

16、制度要建立严格的电算化会计档案借阅手续制度和使用权限制度, 电子会计档案信息未经单位负责人同意严禁拷贝给其他单位或个人，会计数据磁盘不得带出财务(档案)室,财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防

17、止感染病毒。（三）提高会计部门人员素质，完善人员配置结构由于电算化会计，不仅仅是要实现传统会计的功能，更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能，所以必须相应增加专业人才，加强对电子档案的管理，为提供更有效的会计信息打好基础；同时电算化软件维护及系统安全的要求较高，这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才，维护日常运作，开发更合理、高效的软件。 会计系统是由人来操作的,一个系统是否安全,不但取决于系统本身,更应该注意操作使用人员的素质,未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身,对系统的安全是一种威胁。要提高会计人员计算机业务素质，必须大力加强人才培训的力度。企业应立足于国际水准

18、，培养或聘用一批高级技术人才，推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。 同时，要加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划，要注重实效，不搞一刀切。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员，应尽量聘用社会上的计算机专业人员，毕竟，计算机系统维护是一项专业性很强的工作，对这些计算机专业人员只要简单的会计培训，就可以收到良好的效果。 （四）重视理论研究，提高思想重视程度电算化会计档案管理的理论基本问题研究透彻了，会

19、计软件的研制就有了明确的方向和目标，才能更符合实际工作的要求，更好地服务于会计工作，以实现会计电算化的效益原则。 实现会计电算化的企业单位，有关领导应当高度认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性，并督促有关制度的建立。 与此同时加大会计法规实施力度,强化企业负责人的第一负责人意识,增强法纪观念,做到有法必依,执法必严,违法必究,从而使会计违规违法行为无立足之地。 结束语电算化会计档案管理既是一项重要的会计管理工作，又是一项重要的档案管理工作，各单位应依据电算化会计档案形成的规律和特点，进一步加强和改进管理方法，充分发挥网络时代的会计档案信息优势，提高电算化会计档案利用效率，为领导决策服务，逐步使电算化会计档案走入正轨，真正使电算化会计档案在会计工作中发挥出应有的作用。 参考文献1李新惠.电算化会计应注意的问题M.20052郭莉萍.电算化会计档案制度的建立M.20073马玉昆.浅谈会计档案的管理M.20084任晓红.会计电算实务化与实训M.20105庄明来.计电算化实用教程.20096刘亚杰.会计电算化.2006