ERP环境下会计信息质量问题及对策研究.doc

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1、ERP环境下会计信息质量问题及对策研究摘要：ERP系统是融信息技术、管理理念和业务流程为一体的企业资源计划系统，其倡导的实时信息质量控制理念对会计信息质量提出了新的要求与标准。本文结合ERP的特点，深入分析ERP对会计信息质量的影响和实施过程中存在的问题，并提出相应的对策。关键词：ERP 会计信息质量 对策ERP（企业资源计划）依靠计算机信息系统，有效地组织和实施企业的人、财、物管理，并实现各类信息的集成性、实时性和统一性。ERP系统中的财务模块是企业经营管理系统的一个子系统，其工作流程与企业其他管理工作始终融为一体，不可分割，能够为会计信息使用者提供准确、完整、可靠、快速、合理的会计信息，以

2、满足会计信息使用者的需求。一、 传统会计信息系统环境下会计信息质量的主要问题（一）信息来源上的局限性传统的电算化软件通过多个相对独立的子系统（如固定资产管理子系统、账务处理子系统、工资核算子系统、报表子系统等）完成相应的工作。虽然信息技术的应用大大提高了会计数据的处理速度和准确性，把大量的财会人员从繁杂的手工核算中解救出来，但财务会计流程自动化仅仅是手工财会工作的翻版，核算子系统仍是彼此独立的信息“孤岛”，没有实现会计系统与其他业务系统的集成，没有改变传统会计信息系统结构的本质，也没有消除这种系统的缺陷。（二）信息处理的局限性传统会计的信息处理过程是对经过“筛选”的会计数据通过原始凭证、记账凭

3、证、明细账及总账进行加工的过程，在一定程度上可以反映经济活动的全貌，但它也存在很大的缺陷，即该过程只是对经济活动的结果进行反映，会计信息使用者得到的会计信息是经过加工处理后的高度综合的信息；这种高度汇总的方式重复存储数据，难以反映经营活动的本来面目，从中看不到每项经济活动发生、执行与完成的全过程。（三）信息输出的局限性由于传统的会计数据通常是在业务发生之后采集的，而不是在业务发生时采集，会计数据加工是将滞后采集的数据进行排序、过账、汇总、对账等，财务报告并非直接可用，必须经过若干后台加工后才能提交到使用者手中。会计信息的滞后性降低了会计信息的相关性。传统会计信息采用单一化的信息披露模式，将全部

4、会计信息存放于资产负债表、损益表、现金流量表、所有者权益变动表等报表，提供给特定的使用者。当某项经营活动发生时，财会部门只将该经营活动的一小部分作为会计信息进行反映，并不能正确、全面地反映企业的经济状况，从而降低了会计信息的一致性、相关性、有用性。新经济环境下，信息使用者的范围越来越广，所需要的会计信息越来越多，单一的信息披露模式已不能满足他们进行相关决策的需要。二、 ERP对会计信息质量的影响分析ERP系统是一个高度集成的企业资源信息管理系统，它的核心之一就是财务管理系统。财务管理系统不仅实现了内部各模块的充分集成，同时还与供应链和生产计划、生产制造等系统达到了无缝链接，从根本上解决了传统财

5、务软件事后反应以及财务效率低的问题，使得企业的各项经营活动信息可以得到及时准确的反映，为企业决策提供可靠的财务依据。（一）数据采集与处理方式的改变对会计信息质量产生了影响从数据的采集方式上看，传统会计信息系统是按需求分部门分别采集完成的，容易导致数据的重复、冗余，从而产生数据的不一致。ERP环境下数据采集是按发生地一次采集完成，数据采集完成后将其存储在数据服务器上，供各相关部门享用，数据的一致性可以消除数据的重复和冗余。从数据采集范围上看，传统会计信息系统是按照会计事项的定义和是否对财务报表产生影响来组织会计信息的，而ERP系统的最大特点是财务信息和业务信息的集成，不仅采集和处理财务信息，而且

6、还采集和处理非财务信息，因此，ERP环境下所采集和处理的数据范围，几乎是一个企业中全部业务活动、业务活动全过程的全部数据。从数据的时效性看，传统会计信息系统的实时性差，无法实现信息的实时支持，ERP系统能实现数据的实时采集，及时处理、存储和传输。（二）会计凭证生成方式以及会计信息输出方式对会计信息质量产生了影响在ERP系统中大量的会计凭证自动产生，原始凭证的输入点在大多数情况下不在财务部门，而是由ERP中其他模块（包括物资、项目、设备、人力资源等）进行业务操作时形成。另外，集成凭证是按业务发生的原貌而不是按汇总业务凭证后生成，信息的采集与传递自动化程度高，人为干预少，信息的正确性得到较大提高。

7、在会计信息输出过程中，ERP环境下大部分业务数据都是以原始的、未经处理的方式存放，大部分处理是记录业务的个体特征和属性，分类、汇总、余额计算都放在查询输入过程，除了系统提供的固定财务报表外，还可方便进行组合查询，准确生成所需财务报告数据，比传统的财务管理系统处理数据更为简单方便。ERP系统节约了会计凭证的生成时间，能及时查询和汇总子公司或分公司业务和财务信息，缩短了财务会计报表的生成时间，内部报表和分析报告形式更加多样化；提高了会计信息的可靠性，一定程度上减少了舞弊行为。同时，财务业务一体化，也为财务管理与控制的开展奠定了基础，能够将资金控制点设置到业务流程的各个环节，真正实现节约资金、提高资

8、金利用效率。三、 ERP环境下会计信息质量相关问题分析（一） 会计信息的准确性与安全性问题传统的数据采集方式主要依靠会计人员直接或间接地获得数据信息，数据的准确性虽然与会计人员自身专业素质有关，但其相互稽核的关系非常严谨，因此信息质量有相当程度的保障。而ERP系统将各个数据采集终端深入分布到企业各部门与岗位，其数据信息采集的功能也随之分散到各岗位员工身上，由其主观意识产生错误与失误的可能性被放大。首先，原始数据的录入是否正确。ERP系统借助先进的信息技术集物流、资金流和信息流为一体，实现了经济活动信息，数出一门，多方使用，既减少了数据输入的工作量，又实现了数据的一致性，然而由于大部分财务数据直

9、接来自于销售、采购、生产等业务子系统，使得财务人员无法控制原始数据的正确性，一旦原始数据出现错误，就将影响所有信息使用者。其次，财务信息的存取和传递是否安全。对企业内部信息使用者来讲，如果使用权限划分不当，内部控制不严，也容易造成信息滥用和泄密，由此可见，如何保证财务信息的正确性和安全性是会计信息化发展过程中另一个急需解决的问题。（二） 内部控制问题ERP系统使财务工作方式发生了彻底改变，原来在手工管理方式下设定的财务控制流程与方式也必须随之发生变化，如果在实施ERP系统的过程中，没有充分考虑企业所需要的财务控制环节和方法，或者系统无法支持企业所需要的财务控制环节和方法，那么在甩掉手工管理方式

10、的同时，就会遇到一系列的财务控制问题，给企业带来了与手工环境不同来源、不同性质的风险。主要表现在：1、 ERP系统的实施需要对企业的业务流程和组织结构进行优化重组,通过整合能够优化流程,从而可以减少或合并流程中重复、增值的环节,这必然使基于原业务流程中一些有利于控制的环节消失。2、 ERP系统的应用消除了手工环境下的大部分交易处理痕迹。3、 ERP系统中交易的授权和执行与传统核算系统存在很大差异。4、 传统会计信息环境下的职责分离失去作用,ERP系统的应用需要企业重新分离新的职责。5、 ERP系统中嵌入内部控制程序,使得内部控制对计算机技术具有一定的依赖性,并增加了差错反复发生的可能。正是由于

11、这些风险的存在,向企业的内部控制提出了挑战,使得我们必须更新观念,使用新的控制方式和方法来改进企业内部的会计控制,以适应新环境的要求。（三） 财务人员素质问题在ERP环境下，财务人员的角色发生变化，财务凭证生成工作在ERP系统里大部分已经发生前移，原来应由会计人员来完成的基础工作现已被自动化所取代。从深层次上看，ERP系统的上线，是会计工作重心的转移，即从以往对数字的计量与记录，转向对信息的加工、深加工。财务人员除了发挥会计的基本职能外，更重要的是发挥其参与管理，辅助决策的职能。财务人员要基于会计核算的数据，再加以分析，从而进行相应的预测、管理和控制活动，更好地参与到企业的整个管理系统中。由于

12、财务人员不直接参与财务收支项目的具体业务活动，只能依靠业务部门传递信息，在会计核算上往往只是注重审核票据要素是否齐全、报销手续是否完整，对其反映的经济事项的真实性、相关性以及合法性无法进行有效的监督，继而影响到会计信息的质量。ERP环境下，财务人员必须具有一定的电脑知识和操作能力才能胜任此项工作，在这种情况下，企业就要注意一系列问题，ERP系统改变了财务人员的工作与权限，对财务人员的专业胜任能力提出了更高的要求，如果达不到系统的人员素质要求，就有可能阻碍ERP的实施进程。四、 ERP环境下解决会计信息质量相关问题的对策（一） 转变观念ERP系统下的会计业务流程重组，去除冗余和无效的工作环节，从

13、而确保企业有一个科学、规范的会计业务流程和管理基础，实现扁平化管理，提高管理效率和快速反应能力，会计业务流程重组必然会涉及到部门职能的重新划分、岗位职责的调整、权力利益的重新分配等方面的问题，企业高层管理人员应意识到ERP系统的实施中，应有技术部门、管理人员和业务人员的积极参与，只有深刻理解、消化吸收了新的管理思想并结合企业实际情况加以运用，为保证原始数据录入的正确性，企业应不断强化业务和财务人员对原始数据重要性的认识，并要求相关部门重视数据的录入工作，尽可能减少出现差错的概率。从源头上保证系统内所有业务信息的准确，才能保证会计信息的质量，更好为提供决策而服务。（二） 加强财务控制流程设计根据

14、ERP系统要求调整和优化财务控制流程与方式，加强财务控制的设计。1、 财务部门全面整理ERP系统启用前的财务管理制度，分析手工状态下采用何种方式对哪些具体业务实施了财务控制；2、 与软件供应商共同分析哪些控制能够通过软件实现，哪些控制仍然需要在软件外实现；3、 明确通过软件控制的环节和方式，形成控制备案文档，并与相关业务负责人沟通、确认。对于软件外实现的财务控制，同样需要通过明确的文档进行说明，理清软件外控制与ERP系统之间存在哪些联系。此外，会计信息化条件下的财务控制不应该是一成不变的，而应该随着企业内外部环境的变化而变化。这样才能保证ERP环境下的会计信息质量。（三） 重视财务数据的控制1

15、、会计核算的复核和监督不能流于形式。在完善的ERP系统里,记账凭证的生成应该是一个自动的过程,不允许未经授权人工的录入与修改。因为ERP实现了财务业务的一体化,会计部门进行账务处理的依据只能是业务端录入的原始数据以及资金、投资、税务等方面的原始数据。在系统完善过程中,有的凭证需要手动的修改,这种修改应该得到严格的监督与复核,以保证会计信息的真实完整。会计人员对会计数据的复核工作必须从源头开始，对其负责的项目在采集数据阶段就必须与终端采集人员保持高度的沟通，并对其数据录入情况进行即时监控与复核，在数据信息未进入系统运算程序之前，就进行有效地复核，最终保证输出结果的正确性。2、会计职能的分工合作与

16、内部牵制制度不能因为实施ERP系统而有所松懈,不相容职位需要严格分离。特别是会计核算岗位和复核岗位严格分离，相应的职责权力需要明确规定。3、企业必须根据会计信息化的要求，融合现代管理理论，对会计核算与管理的业务流程进行重组，并依此建立一套与之相适应的管理制度和内控制度，严格按照规章制度以加强操作环节的控制。财会人员或各级管理者可以随时利用ERP系统对经营活动过程进行实时控制,直接关注实际业务过程,实时控制业务过程,抵御经营经营风险。（四） 提高人员素质实施ERP系统管理，对会计人员角色的影响是显而易见的。会计人员需要转变角色，应当增强紧迫感，找准自己的角色和定位。为了适应ERP时代市场对会计人

17、员的需求，广大会计人员应该加强自身素养，不断提高服务水平。要通过不断地学习来精通会计、审计、财务管理理论与方法，熟悉企业经营管理的全过程和与企业经营管理有关的法律规范，掌握厚实的理论基础和娴熟的实践技能，利用计算机网络和ERP软件熟练进行业务处理；同时，又要具有全局观念、公关协调能力、组织管理能力、对资本市场的敏锐洞察力，要有开放性思维、创新意识、良好的职业道德和敬业精神等。ERP时代的会计人员应该具有全局观念，要从企业战略全局出发，实现财务与企业整个管理系统的协调一致，发挥财务战略与研发战略、采购战略、生产战略、营销战略、人力资源战略的协同效应。为实现企业价值链各环节的一体化和提高企业的整体竞争优势，发挥会计人员的作用，使会计人员成为真正的管理人员。五、 结论综上所述，ERP系统对企业整体会计信息质量的提高与促进具有重要的影响，但是任何事物都有其两面性，在ERP系统更好地反映企业会计信息的同时，我们也应密切注意ERP系统会计信息质量的相关问题，研究如何解决问题，充分发挥信息化系统的集成优势，确保企业财务信息质量，从而更好地为企业会计信息使用者提供决策支持。