采购准备培训讲义课件.ppt

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1、采购准备培训讲义,学习目标,1.了解制定采购计划的基础2.理解制定采购计划的依据3.掌握采购计划的制定程序,案例,某企业生产某种机械设备，很多原材料及零部件都需要采购。生产过程中经常会出现原材料零部件供应不足或库存积压现象，急需采购时，又出现资金困难等情况，严重地影响了生产。主要原因是企业的采购计划与预算没有编制好，计划需求量与企业生产实际需求量差距较大。由此可见，采购计划与预算对企业是非常重要的，企业必须重视这项工作。那么，如何做好这项工作呢？,思考,如何制定采购计划？制定采购计划的依据有哪些？有哪些步骤？,1）统计分析法 指运用统计的方法对采购的原始资料进行分析，找出各种物料需求的规律。,

2、采购申请单汇总统计 要求下属各个单位每月提交一份物料请购单，提出每个单位下月的采购品种和数量。采购部门对这些表进行统计汇总，统计出下月总的采购任务表，再根据此表制定采购计划。,2）物料需求计划法 是从产品结构来计算物料需求量的一种方法，是一种利用计算机管理物料的方法，,文件柜的物料清单（BOM）,3-抽屉文件柜,铁锁(1),级别 0,级别 1,级别 2,级别 3,抽屉滑轨(6),铁皮外壳组装(1),拉手(1),滑轮(2),抽屉组装(3),1周,3周,2周,4周,1周,3周,2周,3周,2周,3周,（1）产品层次结构图 例:某医疗器械企业生产A产品，每1台需要1个成品B，而成品B又需要部件C 2

3、件、D 3件；每一件C需要E零件1个、F零件2件；每1个部件D需要E零件1件、G零件3件。,产品结构层次图,（2）采购交货期 假定上述部件和零件的生产，是在专业化分工与广泛协作的条件下进行的，它们的订货与需求的周期为B：1周；C：2周；D：1周；E：3周；F：1周；G：1周。则A产品的物资需求计划为：,1、单位销售日报表统计指把各个单位的销售日报表按单位时间（如日、周、月、季、年等进行汇总。得到一个按先后顺序排列的销售量的序列。,2、物料清单,是指产品所需零部件明细表及其结构。它表明了产品部件零件原材料之间的结构关系，以及每个组装件所包含的下属零件的数量和提前期。,文件柜的物料清单（BOM）,

4、3-抽屉文件柜,铁锁(1),级别 0,级别 1,级别 2,级别 3,抽屉滑轨(6),铁皮外壳组装(1),拉手(1),滑轮(2),抽屉组装(3),1周,3周,2周,4周,1周,3周,2周,3周,2周,3周,3、存量管制卡,1000辆,生产计划,物料清单,每辆车需配备4个轮胎,存量控制卡,需要轮胎数量100044000,库存轮胎数量700个,需采购数量40007003300,案例,四、制定采购计划的程序,一、认证环节,二、订单环节,一、认证环节,采购认证的定义 对采购环境的考察、开发、论证和采购物料项目的认定过程。例如：供应市场在哪？有多少供应商？供应规模多大？能否满足本企业的物料需求？.,采购认

5、证有哪些环节呢？,一、认证环节,准备认证计划,开发采购批量需求,接受余量需求,准备认证环境资料,编制认证计划说明书,（1）准备认证计划,1)开发批量需求 即：根据自身的需求找供应商关键：熟悉物料需求和采购环境 需要多少物料？从哪里供应？在以前或目前的采购环境中找物料供应商？在原来的采购环境外寻找新供应商？,（1）准备认证计划,2)接受余量需求(物料需求量超过供应量）2个原因导致余量需求：旧的采购环境不足以支持企业的物料需求（企业自身 规模扩大导致物料需求量大）采购环境下降趋势，导致物料采购环境容量缩小。（供应商的供应能力不足）,3)准备认证环境资料 认证容量：供应商的生产（供应）能力 订单容量

6、：供应商可供应物料的数量和交货时间(P48)注意：二者不同,例：A供应商的年生产能力（或供应能力）是80万件（认证容量）B供应商的年生产能力是50万件（认证容量）,例如果零部件供应商A在12月31日之前可供应6万个部件，供应商B在12月31日之前可供应8万个部件那么，12月31日之前两种部件的总体订单容量为14万个,4)制定认证计划说明书是对以上各项的综合说明文件：包括物料名称、需求数量和认证周期等，开发需求计划，余量需求计划，认证环境资料等。,采购环境,开发需求,余量需求,接受批量需求,接受余量需求,准备认证环境资料,制定认证计划说明书,认证计划 说明书,分析开发批量需求,分析余量需求,确定

7、认证需求,评估认证需 求,（2）评估认证需求,（2）评估认证需求,是对以上环节的进一步分析和论证,1）分析开发批量需求是研发物料开发认证需求？生产批量物料认证需求？是环境内物料需求？环境外物料需求？是直接供应物料？需要定做物料？,2)分析余量需求通过生产需求计划得到各种物料的需求量及时间，分析市场需求余量。（市场需求大于生产需求计划）注意：生产需求随市场需求而变化现采购环境的总体订单容量与原定容量之间的差别，得到因供应商萎缩造成的需求余量（供应能力不足导致的余量需求）二者 相加得到总需求容量。,3)确定认证需求认证需求是指通过认证手段，获得具有一定订单容量的采购环境。即：由哪些供应商供应？供应

8、多少？可根据开发需求和余量需求的分析结果确定。,（3）计算认证容量,1)分析项目认证资料 根据认证项目准备相应的认证资料，例如，认证的物料项目若是许多种物料中的某几种，则需要掌握这几种物料的认证资料。,2)计算总体认证容量总体认证容量=采购环境中所有供应商的认证容量的和在供应商认证合同中，应说明认证容量与订单容量的比例，防止供应商只做批量订单，不做样件认证。见下例,例：A供应商的年生产能力（或供应能力）是80万件（认证容量）B供应商的年生产能力是50万件（认证容量）,3)计算承接认证容量当前工作供应商正在履行的认证合同量。,4)确定剩余认证容量某物料所有供应商的剩余认证容量总和。剩余认证容量=

9、物料供应商群体总体认证容量-承接认证量,（4）制定认证计划,1)对比需求与容量如果认证需求小于认证容量，则按照认证需求制订认证计划（为什么？）如果认证需求量超出供应，要制订采购环境外的认证计划。,2)综合平衡调节认证计划尽可能地满足认证需求，并计划认证容量不能满足的剩余认证需求。,3)确定余量认证计划分析采购环境不能满足的剩余认证需求，提出对策，确认采购环境之外的供应商认证计划。,4)制定认证计划认证物料数量=开发样件需求数量+检验测试需求数量+样品数量+机动数量开始认证时间=要求认证结束时间-认证周期-缓冲时间,案例 某手机制造企业根据去年的销售量统计，其所生产的某款手机销售量达到了20万部

10、。根据市场反映情况，今年的销售量会比去年增长30%（生产20万部手机，公司需要采购某种零件60万件）。由于该款产品销售量的扩大，原有零部件供应商难以达到要求的供应量。根据此情况，公司做采购前分析制定认证计划。,解：第一步，分析认证需求 今年需生产20（1+30%）=26（万部）才能满足 销售需求。该种零件的需求量为：26（6020）=78（万件）注意：生产1部手机需3个零件 零件的需求量比去年增长78-60=18万件.思考：18万件是什么需求？,第二步，计算认证容量 此零件的供应商有2家，供应比例：A 供应商:70%，B 供应商:30%。根据需要，A 供应商需要供应7870%54.6万件，B

11、供应商需要供应7830%23.4万件才能满足需求。但是,A供应商的年生产能力是80万件，已经有40万件的订单，B供应商的年生产能力是50万件，已经有了24万件的订单，所以A、B供应商的供应量达到：（8040）（5024）66万件。思考：80?50?40？24？66?,第三步，制定认证计划 缺口：7866=12万件，公司需要再进行采购12万件才能满足需要。由于此种零件是根据公司要求进行订做的，所以公司须对其能满足公司要求的新供应商产品进行认证。根据经验，测试的数量为此批零件数量的0.1%，样品数量和机动数量分别为0.05%。为赶上“五一”销售，要在4月1号之前（3月31号）完成认 证，认证周期为

12、半个月（15天），缓冲时间为15天。认证物料数量120000（1200000.1%）（1200000.05%）（1200000.05%）120240 开始认证时间3115151 即要求从3月1日开始认证，认证的物料数量为120240（件）,2.订单环节,二、订单环节,2.订单环节（1）准备订单计划,1)预测市场需求先有销售计划根据市场需求计划确定需要订购的物料,2)掌握企业生产需求决定毛需求决定净需求对订单下达日期及订单数量进行计划。净需求量=总需求量-预计到货量-预期库存量,3)准备订单环境资料供应商信息订单比例信息 包装信息,4)制定订单计划说明书订单计划说明书(物料名称、需求数量、到货日

13、期等)。附有：市场需求计划、生产需求计划、订单环境资料等。,（2）评估订单需求,1)分析生产需求分析生产需求量和要货时间,生产需求案例 某企业根据生产计划大纲，对零部件的清单进行检查，得到第一级组成部件的毛需求量。第一周，现有的库存量是80件，毛需求量是40件，那么剩下的现有库存量804040（件）。第三周预计入库120件，毛需求量70件，那么新的现有库存量401207090（件）。,2)分析市场需求 包括分析潜在的市场需求、签订合同的数量、没有签订合同的数量等内容通过市场需求和生产需求分析，制订订单计划,3)确定订单需求（在分析市场需求和生产需求的基础上）根据对市场需求和对生产需求的分析结果

14、，确定订单需求。,（3）计算订单容量,1)分析项目供应资料供应商的物料是否满足生产需求和满足紧急生产需求？2)计算总体订单容量可供给的物料数量和可供给物料的交货时间两方面。,案例供应商A在12月31日之前可供应6万个部件(I型4万个，型2万个)，供应商B在12月31日之前可供应8万个部件(I型4万个，型4万个)，则：12月31日之前I型和型两种部件的总体订单容量为14万个，其中I型8万个，型6万个。,3)计算承接订单容量指某供应商在指定的时间内已经签下的订单量。,案例,零部件供应商A在12月31日之前可供应6万个部件（I型4万个，型2万个)，若已承接I型3万个，II型l万个，那么，已承接的订单

15、容量为(I型)3万个+(型)1万个=4万个。,4)确定剩余订单容量=物料供应商群体总体订单容量-已承接订单量,（4）制定订单计划,1)对比需求与容量 根据比较出的需求与容量的关系制订订单计划2)综合平衡分析物料订单需求的可行性或调整订单计划，计算容量不能满足的剩余订单计划，即余量需求怎么办？,3)确定余量认证计划如果容量小于需求，即供应不足，则会产生剩余需求，需要提交给认证计划制订者处理，思考：该怎么处理呢？,4)制定订单计划下单数量=生产需求量-计划入库量现有库存量安全库存量下单时间要求到货时间认证周期订单周期缓冲时间,就是一种用金额数量来表示的计划，是将企业未来一定时期内经营决策的目标通过

16、有关数据系统地反映出来，是经营决策具体化、数量化的表现。,如何编制预算呢？,预算编制方法,滚动预算,固定 预算,弹性预算,零基预算,概率预算,固定预算,不考虑预算期内经营活动水平的变化，以预算期内正常的经营活动水平为基础来编制的预算。,某公司2010年度分季度预计A产品销售量分别为100吨、120吨、150吨、130吨，销售单价为1万元/吨，预计当季收回货款之80%，剩余的下一季度收回，预算期初应收账款余额为0，试编制销售收入预算。,固定预算 案例,弹性预算它是根据计划期间可能发生的多种业务量，分别确定与各种业务量水平相适应的预算数额，从而形成适用于不同生产经营活动水平的一种费用预算。,弹性预

17、算案例某公司销售部门某产品在正常情况下，全年销售量预计为50000件。要求在其70%至120%之间按间隔10%的销售量以及按下表中的各预成本费用的标准编制其弹性预算。,零基预算,(1)提出预算目标 企业内部各有关部门，根据本企业计划期内的总体目标和本部门应完成的具体工作任务，提出必须安排的预算项目，以及以零为基础而确定的具体经费数据。(2）开展成本收益分析 组成由企业的主要负责人、总会计师等人员参加的预算委员会，负责对各部门提出的方案进行成本收益分析。(3)分配资金、落实预算 按照上一步骤所确定的预算项目的先后次序和轻重缓急，结合计划期内可动用的资金来源，分配资金，落实预算。,案例某公司预对销

18、售管理费用预算的编制采用零基预算的编制方法，预算编制人员提出的预算年度开支水平如下表所示：,假定公司预算年度对上述费用可动用的财力资源只有500万元，经过充分论证，认为上述费用中广告费、保险费和劳动保护费必须得到全额保证，业务招待费、办公费和职工福利费可以适当压缩，按照去年历史资料得出的业务招待费、办公费和职工福利费的成本效益分析如下表所示：,要求：（1）确定不可避免项目的预算金额（2）确定可避免项目的可供分配资金（3）按成本效益比重分配确定可避免项目的预算金额,解：（1）不可避免项目的预算金额=180+50+30=260万元（2）可避免项目的可供分配资金=500-260=240万元（3）业务

19、招待费预算额=2406/（6+3+1）=144万元 办公费预算额=2403/（6+3+1）=万72元 职工福利费预算额=2401/（6+3+1）=24万元,优点：（1）不受现有费用项目和开支水平的限制（2）能够调动企业各部门降低费用的积极性（3）有助于企业未来发展,概率预算,在编制预算过程中，涉及的变量较多，如业务量、价格、成本等等。企业管理者只能从大体上估计它们发生变化的可能性从而近似地判断出各种因素的变化趋势、范围和结果，然后对各种变量进行调整，计算其可能值的大小。,概率预算案例,某公司2010年预算基础数据表,销量三种可能，即500吨、550吨、600吨，对应概率为0.2、0.5、0.3，而变动成本三种可能为0.58、0.60、0.62，对应概率为0.3、0.5、0.2。利润期望值表，即概率预算表为：,