档案管理学复习资料.doc

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1、 档案管理学第一章 档案概论一、绪论1、什么是档案管理学？是研究档案管理工作基本原理、原则、技术、方法的学科。2、学习档案管理学的重要性。就秘书工作者业务知识结构而言，档案管理知识是不可缺少的组成部分。首先，从机构人员编制的发展趋势来看，秘书人员和档案管理人员的工作职能将逐渐趋于一体。其次，从信息技术发展的前景来看，秘书工作与档案管理工作的流程将难以分开，秘书工作职能将扩大到档案管理的范畴。最后，从保证档案的质量与档案工作现代化建设的角度来说，秘书人员档案意识的具备与否也是至关重要的，而其档案意识的高低主要取决于所掌握的档案学知识多少。3、档案管理学的学习方法：1、历史研究法2、调查研究法3、

2、比较研究法4、案例研究法5、理论研究法4、档案管理学的学科特点：1、理论性与应用性的统一2、综合性与专业性的统一3、社会性与服务性的统一二、档案概论起源和沿革（一）起源(主要有以下4种观点) 1、国家文字档案2、文字国家档案3、文字档案国家有条理的档案 4、结绳、刻契 档案文字国家 有条理的档案 （二）沿革1、载体沿革甲骨档案金石档案简牍档案缣帛档案纸质档案声像档案电子档案2、名称的沿革A、商：册；周：中；秦汉：典籍 ；魏晋以后：文书、文案；唐、宋以来：文卷、案卷、案牍； B、“档案”一词，一般认为初见于清代。3、英文archivea:kaiv，n.文件、记录、档案，相当于中文“档案”一词。

3、复数archivesa:kaivz, n.公文保管处、档案处、公文。 三、档案的定义档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的,作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。 简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。除了书上的表述，还可以有如下表述：国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。为了简便起见，也可表述为：原始的历史记录。中华人民共和国档案法(1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正)

4、 所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 2、档案定义的涵义一、档案来源 从形成者看来源：、机构 、组织 、个人二、档案形成 档案是由文书转化而来的。转化条件有三： （一）办理完毕的文件才能成为档案 文件是档案的前身，档案是文件的归宿。 （二）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案 文件是档案的基础，档案是文件的精华。 （三）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案 文件是档案的因素，档案是文件的组合。三、档案的形式： 从档案的载体上来看，有甲骨

5、、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。 表达方式基本三种：文字、图像、声音； 记录方法：手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。 从文件名称上看，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。 从类型上说，有文书档案、科技档案、专门档案。四、档案内容：反映了人们各种社会活动，即档案内容上的特征是： 1、十分丰富，无所不包 2、原始性3、档案与相关事物的关系一、档案与图书二、档案与情报三、档案与文物四、档案和文献五、档案与资料4、档案的作用一、档案的基本作用 郭沫若题赠档案馆前事不忘后事师，自来坟典萃先知。犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。国步何

6、由探轨迹，民情从以识端倪。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。 概括为：凭证作用 参考作用二、档案的主要作用 1 、机关工作的查考凭据 2、生产建设的参考依据 3、政治斗争的必要工具 4、科学研究的可靠资料 5、宣传教育的生动素材 6、档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实，作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。 三、档案发挥作用的规律性1 、档案对机关的作用和社会作用的双重性 2、 档案机密性的递减律 3、 档案科学文化作用的递增律 4 、实现档案价值的条件 A、受社会发展水平的限制 B 、受公众对档案认识水平的限制 C 、受档案管理水平的限制 四、国家档案全宗国家档案

7、全宗是指国家所有的全部档案的总和。按时期结合性质，它可以分类如下：先以1949年10月1日为界，分为建国前档案和建国后档案，建国前档案按政治性质分为革命政权档案和旧政权档案。革命政权档案，又称为“革命历史档案”，是指“五四”运动至建国期间中国共产党领导的新民主主义革命的档案，旧政权档案是指国民党政府、伪满政权、北洋政府以及历朝历代封建制政权、奴隶制政权的档案。第二章 档案实体管理概论一、档案实体管理内容与性质1、档案实体管理的内容 针对处于实体状态的档案所进行的一系列管理工作。 2、档案实体管理工作内容 （1）、六环节之说： 收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。 （2）、八环节之说：档案业

8、务工作的划分不是绝对的，随着档案工作的发展而发生变化，检索和编研成为独立的工作内容，把它们加上去，六个环节就变成八个环节。3、档案实体管理工作的性质 （1）、 档案实体管理工作是一项管理性的工作 A、档案实体管理工作是专门负责管理档案的一项业务工作 B 、是某种管理工作的组成部分 C、是专门管理档案的科学性工作 （2）、是一项服务性的工作 （3）、是一项政治性的工作 除此之外，还有条件性等提法二、档案实体管理工作基本原则 一、统一领导、分级管理 二、维护档案的完整与安全 三、便于社会各方面对档案的利用-根本目的。我国档案工作基本原则的三个组成部分，是辩证统一关系。 A、统一领导、分级管理是核心

9、，没有统一领导、分级管理就不能维护档案安全与完整和全社会各方面的利用；B、离开维护档案的完整与安全和便于社会各方面的利用，统一领导、分级管理就失去了它的意义。三、档案室（一）、机关档案实体管理工作、性质 （历来有不同提法） （）第一个提法：机关档案室是机关秘书部门性质的一种辅助机构，机关档案室工作一般是机关秘书工作的一部分。（）另一种的提法：机关档案实体管理工作是一项机要工作或专门工作。、基本任务 （）对机关和各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行指导和监督。（）集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。 （）在统一领导、分级管理的原则下，各专业

10、主管机关或所属单位和对本专业的档案工作进行监督和指导。（）按规定向档案馆移交应该进馆的档案。 （）办理领导交办的其他有关的档案业务工作。 3、档案室的类型 （1）机关档案室 普通档案室 文书档案室 （2）科技档案室 （3）音像档案室 （4）人事档案室 （5）综合档案室 （6）联合档案室 联合档案室 档案服务中心 四、文件中心（一） 档案馆的性质根据档案法和有关文件的规定，档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家机构。档案馆所保存的档案，有些是有机密性的。

11、档案馆又具有机要性。（二） 档案馆的基本职责和具体任务档案馆的基本职责是：集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和史料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。档案馆的具体任务，主要有三个方面：1、接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理；2、通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作；3、参与编修史志工作。（三） 档案馆的种类1、按地区可分为：A、中央级档案馆，如：中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中国电影资料馆等；B、地方档案馆，又有省（自治区、直辖市）、地区（市、自治州）、县级档案馆，如：北京

12、市档案馆、新疆维吾尔自治区档案馆、柳州地区档案馆、桂林市档案馆、呼玛县档案馆。2、按专业可分为：A、综合性档案馆，如中央档案馆、四川省档案馆等。B、专业档案馆，如中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆、各地城市建设档案馆等。3、按地区结合专业可分为：中央级综合档案馆（如：中央档案馆）、中央级专业档案（如：中国照片档案馆）、地方综合性档案馆（如：天津市档案馆）、地方专业性档案馆（如：包头市城市建设档案馆）。档案行政事业管理部门五、档案行政管理机构 1、性质 是党和国家指导和管理档案工作的行政部门。既是党的机构，也是政府机构。 2 、基本任务 A、制定方针、法规性文件、规章制度。 B、对档案工作进行

13、指导、监督和检查。 C、制定发展规划，筹建档案馆。 D、提出鉴定档案的原则和标准，研究和审查保存价值、保管期限等方面的问题，监督销毁。 E、组织并指导理论和技术研究，提出方案。 F、召开会议，研究问题，交流经验。 G、发展档案专业教育，评定职称。 H、组织档案的利用工作 I、党和国家领导机关交办的有关档案工作的其它事宜。3、档案机构之间的关系各级档案机构之间的关系是：上级档案行政管理机构，对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督的关系；档案行政管理机构，对档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系；机关档案室和档案馆之间，具有档案交接关系；各级档案馆（室）之间，均无隶属关系，但有一定的

14、协作关系。第三章 鉴定工作鉴定工作的内容和制度一、内容1、制定标准2、确定期限3、找出无保存价值的档案，销毁。二、 制度：（一）确定统一的档案鉴定原则和标准（二）确定鉴定工作的组织领导 鉴定工作分阶段进行：1、机关文件归档时特别剔除一部分没有保存价值的文件，剔除的文件主要参照国家档案局于2006年12月18日公布并施行的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定来执行。不归档的范围主要有：（1）上级机关的文件：上级机关任免和奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅，不办理的文件材料；上级机关发来供工作参考的抄件，征求意见来定稿的文件。（2）本机关的文件材料：重份文件、无查考利用价值的事务性和临时

15、性文件；未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未效的文件、电报、草稿；一般性文件的历次修改稿；铅印文件的各次校对稿（定稿除外）；从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料，无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问、一般问题、提出一般性建议或意见的人民来信；机关内部互相抄送的文件材料；不应履行公文的行文、介绍信等。本机关负责人兼任外机关职务时形成的和本机关无关的文件材料。（3）同级机关和非隶属机关的文件材料：参加非主管机关召开的会议、不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料，非隶属机关抄送的，不需要办理的文件材料。（4）下级机关的文件材料：下级机关送来参阅的简 报、情况反映，不应抄送或不必备案的文件材

16、料；越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；下级机关抄报、备案的一般性文件材料。2、对归档文件确立保管期限。应当根据2006年的期限表进行，对专门单位（地质部、煤炭部、石油部等）就制定专门档案保管期限表，或者结合本机关的实际情况，编制本机关或本系统的档案保管期限表，此表要经过本机关领导审批后执行，并报同级档案行政管理部门备案。3、保管期满的档案应当剔除销毁。（三）档案的销毁机关销毁失去保存价值的档案，须由鉴定小组提出意见，登记造册，经机关分管负责人批准后，由二人在指定地点监销，并且在销毁清册上签字，情况特殊的专门档案，另有销毁规定的按照有关规定执行（四）制定档案保管期限表，实行审批制度档案鉴定

17、的方法一、决定档案保存价值的因素1、档案自身的特点和状况2、社会利用需求国家各项事业、党和国家各项工作、广大干部和人民群众对各种档案利用的需求，影响着档案的保存价值。二、鉴定档案价值的基本观点（一）全面的观点（二）历史的观点（三）发展的观点三、分析档案价值的具体方法总方法：档案保存价值的确定应当以反映本机关的主要职能活动为出发点，以分析档案内容为中心，结合考虑档案的作者，形成时间，名称，完整程度、可靠性、有效性以及外型特点等因素。研究过去档案的被利用情况，全面地估计和预测对档案的利用需求，正确判定档案的保存价值。具体方法：直接鉴定法要求鉴定人员逐件逐张地审查档案材料的价值，从它的内容、作者、名

18、称、可靠程度等方面，去全面考查它的价值。四、鉴定档案价值的标准（也有的书上称为“方法”）1、来源标准档案的来源是指档案的形成者。档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能要影响甚至决定档案的价值。2、内容标准档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。对档案内容的分析可着眼于以下四个方面：A、档案内容的重要性；B、档案内容的独特性；C、档案内容的时效性；D、除上之外，对档案内容的真实性、完备性等也要加以考察，以准确地把握档案的价值。3、形式特征标准档案的形式特征是文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。在某种情况下，这些形式特征也可能对档案的价值发生影响。 4、相对价值标准在一

19、定的情况下，某些文件的保存价值和保管期限可以相对地提升或降低。通常的方法是分析全宗和全宗内档案的完整程度。在根据上述标准分析档案价值的时候，要始终坚持辩证的思维方法，切忌机械、片面地强调某一方面，忽略其他。五、方法论问题1、研究利用规律，预测未来利用需要2、研究档案保存的效益3、重要性与保管期限长短的关系4、弹性原则保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严；本机关从宽，外机关从严；两可之间的，就高不就低；暂缓销毁历史档案从宽，现行档案从严；解放前档案从宽，解放后档案从严；首脑机关从宽，一般机关从严；上机机关从宽，下级机关从严；撤销机关从宽，现行机关从严；六、在鉴定工作中需要注意的问题（一）应当以

20、全国统一规定的鉴定原则和标准作为依据，不能够自行其事。（二）应当考虑各方面的作用。这里主要指出应当考虑凭证作用和参考作用，正面作用和反面作用，内容上的作用和形式上的作用。（三）对重要的设备的档案和基建档案应当由使用设备和建筑物的机关档案部门保存复制件，原件移交到档案馆保存。（四）宽严问题：宽：指鉴定的标准放宽，多保存一些；严指标准严格一些，少保存一些。档案保管期限表一、作用 （一）能够统一鉴定认识，避免人为的局限性和片面性，使鉴定有章可循。（表虽是主观制度，但较接近于客观） （二）能够保证鉴定工作质量。（表是通过长期实践总结出来的） （三）能够提高鉴定工作的效率，加快档案鉴定速度。（根据表把档

21、案对号入座，较为方便，速度又较快） （四）可以防止任意销毁档案文件，维护档案的完整与安全。（有保管价值的文件一般都归入了保管期限表） （五）立卷时可以据此考虑文件的价值，把具有相同价 值、联系密切的文件材料组合在一起，不同价值的文件材料分开组卷，保证案卷质量，为日后进馆复查打下了基础。二、类型 1、通用档案保管期限表 2、专门档案保管期限表 3、同系统机关档案保管期限表 4、同类型机关档案保管期限表 5、机关档案保管期限表三、保管期限 专门档案的保管期限 1、人民法院的诉讼档案分为永久、长期（60年）、短期（30年），刑事案件的证物不宜长期保管的至少也要保存十五（证物有些是档案，有些则不是）；

22、案件的结案时间是终审判决结案后的第二年算起；档案的销毁是将其中的判决书、裁定书、调解书取了一份，按年度审判级别整理立卷、永久保管。 2、书稿档案 其保管期限与文书档案一致。 3、会计档案 其保管期限分为两种： 定期（三年、五年、十年、十五年、二十五年）、永久 其保管时间是从会计年度终了后的第一天算起，会计档案中的预算、计划、制度等文件材料的保管期限是和文书档案一致的。三、保管期限的划分原则 （一）总规定：确定档案的保存价值要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义观点，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关（泛指）工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判

23、定档案的保管期限。（二）具体的原则1、凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关国家建设和历史研究有长远利用价值的档案列为永久保管。2、长期：主要是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关有查考利用价值的文件材料列为长期保管，主要由三部分构成：（1）本机关一般工作问题的文件材料；一般会议的主要文件材料；人事管理工作形成的一般文件材料。（2）直属上级颁发的、属于本机关主管业务、并且需要贯彻执行的一般文件材料。（3）下级机关报送的重要总结报告和统计报表等文件材料。3、凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料到为短期保管（1）本机关一般事务性的文件材料（2）上级和同级机关颁发的

24、非本机关主管业务，但要贯彻执行文件材料。（3）下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。四、应当注意的问题（一）要以保存本机关形成的文件材料为重点，永久和长期卷中上、下级文件也应有一定比重，全面估计和预测对档案的需要，不能硬性划分上、本、下级文件几种保管期限的百分比。（实际工作中的有的作法是极形式主义的，不可取，不合理。）（二）正确处理完整与精炼的关系：在完整的基础上求精炼，不必过于强调少而精。（三）对档案的鉴定要相对稳定，不宜反复进行。即文件鉴定之后，不到期则不再次鉴定。（四）保管期限不宜划分很精确的年度。档案鉴定工作制度和组织一、档案室工作制度和组织 成立鉴定小组二、档案馆工作

25、制度和组织 成立鉴定委员会三、销毁档案的批准和监销制度机关领导批准主管领导机关批准销毁1949年前的档案，须报国家档案局。两人以上监销四、销毁1、编制销毁清册 二、三份2、立档单位和全宗简要说明3、销毁方法 “火烧”或“打成纸浆”第四章、档案的收集收集工作概述一、收集工作的内容和意义 （一）内容 1、档案室对本单位需要归档的档案的接收。 2、档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收。 3、对历史档案的接收和征集工作。 （二）意义 、收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象。因此它是档案工作的起点及第一个环节。 、收集工作是档案集中统一管理的重

26、要内容和一项首要的具体措施。 、收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。 、收集工作是档案部门和社会各方面发生联系的重要环节之一，因此它要求的政策性强，工作方法灵活多样。二、应该注意的问题 、丰富馆（室）藏， 、收集工作必须抓住重点： 、推行入馆档案的标准化 、保持全宗和全宗群的不可分散性 、要注意处理局部与整体、当前和长远的关系归档制度、归档制度具体有： （）机关工作活动中直接形成的各种门类和载体的档案 （）和机关业务工作有关的资料 （）代管同本机关有关的撤销机关以及合并机关的全部档案。在实际工作中，归档范围是较灵活的，注意有文必档和太精炼、归档不够这两个极端倾向。2、归档

27、时间： 第二年六月份以前。也可灵活处理。3、归档范围：机关文件材料归档与不归档的范围 这一文件中有详细规定。4、归档案卷的质量要求：归档案卷的质量总的要求是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。档案馆收集工作一、档案馆收集档案的范围和期限、范围 （）本级各机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案，省辖市、州、盟和县级档案馆同时接收长期保存的档案。 （）属于本馆应当接收的撤销机关、团体的档案 （）属于本馆应当接收的中华人民共和国成立以前的各种档案 （）档案馆之间交接档案、保管期限 （）省级以上档案馆接收立档档案单位保管20年左右的档案（永久保存

28、的） （）省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案（长期和永久保存的）二、现行机关和撤销机关档案的接收 （一）现行机关档案的接收 （二）撤销机关档案的接收 三、各级国家档案馆收集档案范围的规定历史档案的接受和征集习惯所称的历史档案，是指在中华人民共和国成立以前的档案。包括革命历史档案，以及民国时期档案和历代王朝的档案。 1、 收集历史档案是保护我们伟大祖国历史文化遗产，维护党和国家历史面貌的重要措施。 2、 收集历史档案是党和国家当前与长远利用的需要。 3、 收集历史档案带有抢救历史文化遗产的性质。档案征集的途径有： 1、向有关单位征集代管的建国以前的档案和材料 2、向兄弟档

29、案馆征集 3、向图书馆、博物馆、纪念馆征集 4、向古旧书店、废品收购部门征集 5、向寺庙、古迹保管部门征集 6、向个人征集 7、少数民族地区历史档案的征集第五章 整理工作一、 整理工作的意义二、整理的内容和步骤（一）内容包括：区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订（或“装盒”）、排列案卷目录的编制。（二）步骤可分为：、了解情况，拟订方案、区分全宗和分类、细分和组卷、草拟案卷标题、初步排列案卷顺序，检查分类是否合理，弄进行适当调整。、全面审查修改标题。、固定排列位置、编制案卷目录以及文件的张号、页号、件号。三、整理工作的原则(一）充分利用原有基础（二）保持文件之间的历史联系文件之间的历史

30、联系，主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。四、便于保管和利用全宗和立档单位的划分一、全宗概念及含义 （一）全宗定义 全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。 全宗解放初称为“芬特”。1955年改为“全宗”。 （二）全宗的含义 ： 全宗是一个有机整体 ；全宗是在一定历史活动中形成的 ；全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。二、为什么要按全宗整理档案？三、立档单位及其构成条件 立档单位也称为“全宗构成者”。 它的构成条件是： A、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文； B、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划； C、设有管理人事机构或

31、人员，并有一定的人事任免权。四、立档单位的变化和全宗划分。 （一）政权的变化和立档单位的划分 （二）生产关系的改变和全宗的划分 （三）基本职能方面考虑五、人物全宗：人物全宗是著名人物在其一生社会活动中形成的档案整体。注意两点： 1、不得收入官方档案原件；2、一个人一生无论身分、政治立场如何变化，只构成一个全宗。六、全宗的补充形式 （一）联合全宗（二）全宗汇集 联合全宗和全宗汇集的区别：、它们的构成不同；、它们的性质不同七、判定档案所属全宗关键在于确定档案的形成者立档单位。 要区分两个概念：档案的形成者、文件的作者。 1、对内部文件和发文，“档案的形成者”就是“文件的作者”。 2、对收文，“档案

32、的形成者”是“文件的实际收受者”。八、全宗群 ：全宗群是具有某些历史联系的若干全宗的群体。如： * *地区政法系统全宗群 解放战争时期党政机关全宗群全宗内档案的分类二、分类的要求有 、分类方法要从档案的形成特点和规律出发，符合文件的历史状况，保持它们之间的历史联系。 、分类应当具体科学性、思想性、统一性、排斥性、伸缩性三、分类的一般方法有 、时间分类法：、年度分类法 、时期分类法 、来源分类：A、组织机构分类法B、作者分类法 C、通讯者分类法 3、内容分类法：A、问题分类法B、实物分类法C、地理分类法 4、形式分类法：A、按文件种类分类B、按载体形态分类C、按形状规格分类四、常用分类方法： 分

33、类方法很多，常用的主要有三种：（一）年度分类法 （二）组织机构分类法（三）问题分类法五、复式分类法的选择和分类方案的编制 （一） 年度组织机构分类法适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。如：1974年 办公厅 * *厅 * *厅（二）组织机构年度分类法 适用于撤销机关档案。 如：办公厅 1974年 1975年 1976年（三）年度问题分类法 多用于组织变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。总之，在不可能和不适于按组织机构分类时，往往采用它。如： 1980年 综合类 人事机构类 农林水利类

34、（四） 问题年度分类法 多适用于撤销机关档案和历史档案。 如：综合类 1960年 1961年 1962年立卷立卷工作内容包括：组成案卷单位、拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目与案卷的装订(或“装盒”）一、立卷的方法文件六特征立卷法：按作者立卷按时间立卷按问题立卷按地区立卷按文件名称立卷按收发文机关立卷二、案卷标题的拟制及封面编目（一）要求：1、 历史观点和政治上的正确性。2、 文字简练，表达准确。3、 题名基本结构力求完整。题名的基本结构包括文件的责任者（作者）、内容（问题）和名称（文种）三部分。必要时须标明地区、收发文机关和时间。（二）历史档案案卷封

35、面的要求1、 机关名称。历史上曾经存在的过的某一个机关，是历史事实的反映，不能随意改动，应保留原来的名称。2、 人物职务、称号。不宜改成现代的称呼。3、 历法和纪元。在案卷封面的编目中，应以公历和公元为标准。如果文件上使用的是其它历法年号，则在公历和公元年份日期之后用括号注明。4、 文种。历史上的文种，如奏、咨、指令、训令等应保留原貌。5、 地名。应照原文标写地名，酌情在括号内注明现地名或相当于现在地理范围的地名。6、 文件的内容和其他用语。 需要说明的是：随着档案工作的发展，计算机技术的发展，立卷工作逐步由手工操作，向计算机辅助立卷发展。电子档案是否要“立卷”，学术界有争议。请参考有关文献。

36、第六章 保管工作一、保管工作的含义为：1、库房管理2、档案流动过程中的保护3、保护档案的专门措施二、保管工作的任务有：1、防治档案的损坏；包括自然损坏和人为损坏。2、延长档案的寿命；3、维护档案的政治安全 ，防止泄密 。三、基本要求1、以防为主，防治结合2、加强重点，照顾一般3、自力更生，勤俭节约4、立足长远，保证当前四、意义档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义。档案保管工作质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定条件下具有决定性的影响。为档案管理工作提供物质对象，提供一个最起码、最基本的前提。保管工作档案保管的基本物质条件一、档案库房二、档案装具有1、档案箱2、档案架

37、 活动式密集架 积层密集架（通天架）3、档案柜 等三、包装材料有：1、卷皮；2、卷盒第七章 检索工作档案检索工作的地位一、检索工作在整个档案工作中的地位1、 检索是提供利用的先期工作 档案馆（室）为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。 2、 检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段3、检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节编制检索工具的要求和排检方法一、基本要求 （一）全信息存储丰富 （二）准检索准确 （三）快迅速 （四）便检索要方便 二、应当注意的问题： 要在重要的档案上下功夫，不要平均使用人力物力。 1、一般的可著录到案卷级，重要档案则

38、可著录到文件级。 2、强调检索工具 按照一定的方法排列起来以供查找咨询。三、排检方法（一）分类法： 以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念 划分的方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别 类地组成一个检索体系。现又称责任者把同一个作者形成的文件线索集中在一起。 （二）按文号排检法： 即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。（三）按字序排检法编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。1、部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相当难度，很多偏旁难以掌握。2、笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。3、四角号码法：

39、全国的人名、地名卡片采用此法较多。4、音序法：按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。（四）按地序排检法按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档案、农业档案等。（五）主题法按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。目前在档案界，比较推崇的是分类法和主题法，两者各有优缺点。中国档案分类法1987年出版中国档案分类法第一版。1996年出版第二版。中国档案分类法由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。中华人民共和国档案分类表，由主表和辅助表（综合复分表、世

40、界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等）组成。主表如：CA 323 摄影3231 新闻3232 人像3233 建筑又如：K 财政、金融KB 金融1 金融管理13 利率管理1311 人民币利率13111 差别利率中国档案分类法虽然设有检索方法，但手工翻阅，检索速度不快。可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部电子版的中国档案分类法。档案著录含义是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。赋予其分类标识的过程，称为分类标引。赋予其主题标识的过程，称为主题标引。表格式著录格式直观，易于掌握，用计算机著录一般都用表格式。段落符号条目著录格式如下：（见PPT）

41、档案的标引在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程，称为档案标引。一、标引方式（一）标引工作按照工作方式分为人工标引和机器标引。（二）标引工作按照检索体系区分为分类标引和主题标引。（三）标引工作按提供检索标识的数量分为浅度标引和深度标引。二、档案标引的质量指标（一）标引的网罗度，是指标引工作中确认档案所有主题的程度。（二）标引的专指度，是检索标识表达档案内容的精确度。（三）标引的一致度，即选用表达档案主题内容所需标引词的一致程度。三、档案的主题标引主题标引是对档案内容进行主题分析，赋予主题词标识的过程。两项任务：一是从档案中分析、提取有关某一主题的情报信息；二是将得出的主题概念，按照主题词表标出主题词。（一）档案主题标引的程序1、阅读文件，了解主题。2、主题分析。主要分析主题的类型与结构。类型：单主题和多主题。结构：亦称主题因素。主要有：主体因素、通用因素、位置因素、时间因素、文件类型因素。3、主题概念的提炼。4、主题概念的转换。5、标引记录。6、校对审查。（二）档案主题词的