保存年限-某大学总务处课件.ppt

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1、107/12/14,1,檔案分類與保存年限區分表編訂,主講人：林碧桃日期：107年12月14日,107/12/14,2,大綱,認識檔案管理前言作業依據 內容架構 編修作業程序 常見問題,107/12/14,3,認識檔案管理,檔案：指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件（指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件）機關檔案：指由各機關自行管理之檔案。重要性：檔案管理是傳承國家發展與見證歷史的基礎工作，不僅保存政府施政的各項紀錄，更肩負維護國家珍貴文化資產的重責大任。檔案管理意義：各機關團體之檔案管理專責單位直接對檔案實體文件和檔案資訊進行整理，不僅是將已處理的文書及

2、有關檔案資料歸檔，妥善予以保管，並且能提供應用服務的各項業務總稱。作業組成：點收、立案、編目、保管、檢調、清理、安全維護、銷毀以及其他檔案管理作業及相關設施事項。其他檔案管理作業：檔案徵集、檔案價值鑑定、檔案統計、檔案編輯研究、檔案應用服務等。,檔號結構,號/分號/案次號/卷次號/目次號 案卷有幾卷，1筆record 案件有幾件，則有幾筆record檔號分號號為案卷內案件起始之份跨案，卷次號續跨卷，目次號續,107/12/14,4,107/12/14,5,前言,分類是檔案資訊組織及整理重要工作；分類表是檔案歸類之依據保存年限是檔案清理核心事項；保存年限區分表是判定檔案保存年限之標準做好分類與保

3、存年限區分，才能有效反映檔案保存價值，引導檔案清理處置銷毀或移轉,107/12/14,6,分類及保存年限重要性,107/12/14,7,歸類有誤,案情未依性質或關聯性存放,對應之保存年限過長或過短,檔案整理不好無聚集性,使用者質疑同檔案分開放,無需永久者卻保留,該留存者卻報送銷毀,107/12/14,8,分類表編製,107/12/14,9,目的：將檔案做有系統的歸類整理。承辦人：案件歸類的依據 檔管：將相同檔案歸於一處以利立案編目及上架管理,作業依據,107/12/14,10,檔案分類編案規範第2點：檔案分類原則、層級及標記定義第3點：檔案分類表訂定與檢討修正第4點：檔案分類標記原則第5點：檔

4、案分類標記種類第6點：檔案分類標記編排第7點：檔案類目名稱編訂機關檔案管理作業手冊第2章：編訂機關檔案分類表,分類表編製與修正,107/12/14,編製步驟,分類表編製與修正,分類表涵蓋項目：分類號、類目名稱、備註 決定分類架構：機關組織、業務職掌或性質區分類目層級：最多5層級(類、綱、目、節、項)層級依業務繁複程度而定各類層級可不同各層級數總計不超過20位元 分類標記編排：易懂寫記、具邏輯彈性、純數文字或混和、單多碼或混和制,107/12/14,12,步驟1：檔案管理單位編訂初稿,分類表編製與修正,擇定分類表編製方式 類目編訂類目名稱以2至9個字數為宜 類目名稱應涵蓋周延，具體明確 同一層級

5、類目間具互斥性 上下層級類目具關聯性 個案或單一事件不宜列為類目名稱同一類目依重要程度不同細分類目（採結合編製者）綜合性業務置於各類目之前，其他業務置於各類目之後,107/12/14,13,步驟1：檔案管理單位編訂初稿,分類表編製與修正,請業務單位表示意見檢視業務是否納入分類表類目是否反映業務內涵 核准實施 個別編製者：陳機關首長結合編製者：陳機關首長後+檔案局審核通過步驟3：分類表電子檔送交彙送至檔案局機關檔案管理資訊網,107/12/14,14,步驟2：分類表送核,分類表編製與修正,視機關組織或業務更動情形，於分類表註記資料並定期彙整。研商修正 檔案管理單位會請業務單位研商 邀請上級機關、

6、相關機關或學者專家參與（必要時）研提分類表修正初稿後送業務單位表示意見 核准完成修正分類表修正電子檔送交 個別編製者：陳機關首長核准後，擇期實施結合編製者：陳機關首長後+檔案局審核通過,107/12/14,15,分類表修正作法,107/12/14,16,為什麼需要編製區分表?,業務承辦人員用來賦予各類檔案適當之保存期限，決定檔案保存價值的主要依據。檔案屆滿保存年限後，檔案管理人員依規定程序辦理檔案清理之依據 區分表扮演著判定檔案是否存續的關鍵角色，編製作業應審慎為之，內容架構亦應力求易於判讀與運用，始能發揮其重要功能。,107/12/14,17,作業依據,107/12/14,18,區分表內容架

7、構,封面名稱個別編製：（機關全銜）檔案保存年限區分表與分類表結合編製：（機關全銜）檔案分類及保存年限區分表,107/12/14,19,財政部財政資訊中心檔案分類及保存年限區分表中華民國107年1月,區分表內容架構,編製說明：編製目的、過程編製方式適用範圍類目層級結構、分類標記（結合編製者）修正原因及重點（新送者免填）實施日期、注意事項,107/12/14,20,財政部財政資訊中心檔案分類及保存年限區分表編製說明一、編製目的：為健全機關檔案之管理，依機關檔案保存年限及銷毀辦法、檔案分類編案規範、機關共通性檔案保存年限基準表及相關規定訂定本表，以為機關檔案分類管理及區分保存年限之準據。二、編製方式

8、：本表採檔案分類表及檔案保存年限區分表結合方式編製。三、適用範圍：本表適用於財政部財政資訊中心(以下簡稱本中心)各組室處理公務或因公務而產生之各類文件檔案之分類及保存年區分表。五、類目層級結構：本表依據本中心之業務內容與性質，將其檔案區分為：01國稅資訊；02地方稅資訊；03資料處理；04資通營運；05總務；06主計；07人事；08徵課管理資訊；09綜合規劃；10辦公室自動化；11派駐財政部本部支援資訊業務；12電子發票推廣；13政風；20法令規章共計十四類，各類之下依業務項目區分綱、目，依序編訂之。.,區分表內容架構,欄位：分類號（結合編製者）項目名稱或類目名稱（結合編製者）內容描述（新增）

9、保存年限 清理處置（新增）基準項目編號 備註,107/12/14,21,區分表內容架構,99年12月修正架構前後比較,107/12/14,22,個別編製（參考範例）,107/12/14,23,結合編製（參考範例）,107/12/14,24,107/12/14,25,結合編製（參考範例）,107/12/14,26,最多5層級(類綱目節項),涵蓋周延、具體明確，2至9個字數,107/12/14,27,內容描述,107/12/14,28,內容描述,小叮嚀：無字數限制，惟不宜過多，得以呈現業務內容即可,保存年限1,永久保存與定期保存永久保存-以大專院校為例：校務會議、行政會議、校務發展計畫(如新增校區

10、、與其他學校整併聯盟計畫及成果)專利申請、技術移轉學籍(含成績)資料大學系(所)增設或改稱締結姐妹校校史、校歌及校旗等,107/12/14,保存年限2,永久保存與定期保存定期保存：1、3、5、10、15、20、25、30年例外情形（機關檔案保存年限及銷毀辦法4）屬檔案局訂定之GRS（General Records Schedules）所列檔案符合機關檔案保存年限及銷毀辦法7規定之檔案保存年限有超過30年之需求，且經檔案局同意者其他相關法規另有規定者,107/12/14,定期保存之檔案經微縮、電子或其他方式儲存者，應具確保複製儲存紀錄具存取有效性之保存措施，其符合下列情形者，並得調整其檔案原件之

11、保存年限：保存年限為20年以下。清理處置列屬依規定程序銷毀。依前項規定調整後之保存年限，不得低於原定保存年限1/2，並採整數進位。依上述規定調整保存年限之檔案，其原件經檔案中央主管機關核准銷毀後，該複製儲存之紀錄，應提供應用，且至少保存至該檔案之原定保存年限；於原定保存年限屆滿後，該複製儲存之紀錄得經檔案中央主管機關備查後銷毀。,107/12/14,機關檔案保存年限及銷毀辦法7,清理處置,107/12/14,32,永久保存,定期保存,107/12/14,33,清理處置欄位說明,永久保存,定期保存,列為國家檔案,機關永久保存,屆期後鑑定,依規定程序銷毀,具永久保存價值之檔案，但未具有列為國家檔案

12、價值者，由機關自行永久保存,檔案保存價值難於編訂區分表時判定，故先暫定其保存年 限，於屆期後辦理鑑定，確認全類或個案需否延長保存,指定期保存檔案屆保存年限後，編製銷毀目錄，送會業務單位後，依規定程序函送檔案局審核,具永久保存價值之檔案，具有列為國家檔案價值者，於屆滿移轉期限後，依相關規定辦理移轉作業,目的：,為減少各機關判定檔案保存價值的分歧為減輕各機關編訂檔案保存年限區分之人力與時間負荷就性質及價值相近檔案，建立統一保存年限及清理處置判斷標準,107/12/14,34,基準項目編號,107/12/14,35,107/12/14,36,107/11/24,37,107/12/14,38,附註：

13、1、標示者，依據97年7月2日修正公布檔案法第 28 條，公立高中(職)以下學校已排除準用檔案法。本局爰以 97年8月15日檔徵字第0970009905號函，教育類檔案保存年限基準表自97年9月1日起停止適用。2、各類基準表內容參見檔案局網站首頁/文檔法規/行政規則/GRS。,/文,基準項目編號,適用範圍：輔助單位、業務性質相同機關 基準所定者為最低保存年限及最低等級之清理處置方式 檔案保存年限區分表已核定者重新檢視保存年限低於基準者，請修正之 簽陳權責長官核定，免再層報檔案局審核檔案保存年限區分表未送審核者參考各類基準表所定年限編定區分表應註記基準項目編號,107/12/14,39,107/

14、12/14,40,主題編號及主題序號與機關分類號不同,主題編號及主題,適用範圍,類別,不同子項，不同保存年限,主題說明,GRS使用時應注意事項,機關得自訂共通性檔案保存年限及清理方式，但不得低於GRS內容（係最低標準）所訂共通性檔案保存年限及清理方式低於GRS時應修正並簽陳權責長官核定後實施，免層報上級機關及檔管局審核高於GRS時得免予修正。如需調降，作業程序同上 如屬GRS之檔案，應在區分表之基準項目編號欄註記相對應之基準表項目標號，符合多項時應逐一列出。,107/12/14,41,GRS使用時應注意事項,機關檔案屬GRS適用範圍但產生於GRS頒布之前，保存年限若低於GRS規定時，簽陳權責長

15、官核定後逕於資訊系統上批次修正該檔案之保存年限，免層報上級機關及檔案局審核。檔案局修正GRS保存年限時，適用GRS之檔案應以新修正保存年限為主，簽陳權責長官核定 後逕於資訊系統上批次修正年限，免層報上級機關及檔管局審核。,107/12/14,42,區分表欄位說明,備註：該類目檔案保存其他需要補充之事項應於備註欄註記-出版品專案研究等資料，如本機關出版品至少應永久保存1份、研究報告至少應永久保存1份-保存年限計算有特殊情形者，如保存年限自物品報廢之日起算不宜於備註欄註記不宜於備註欄填列該類目檔案內容之補充說明,107/12/14,43,107/12/14,44,區分表編（修）訂時機,新機關成立

16、機關業務調整新增、移撥其他機關及不再辦理之業務 法定檢討期限至少每10年一次（機關檔案保存年限及銷毀辦法6）依各類基準表修正簽陳權責長官核定後實施，免報檔案局審核,107/12/14,45,編修作業程序,107/12/14,46,步驟1：組成編訂工作小組,步驟2：研析機關組織及業務功能,步驟3：編訂區分表初稿,步驟4：層送檔案局審核,編修作業程序,步驟1：組成編訂工作小組 成員機關各業務單位檔案管理單位代表 任務 研商分類體系之妥適與彈性 研商區分表含括業務內涵是否完整?確認類目名稱與內容描述是否精準與周延?內容描述文字呈現，應兼顧內外部使用者瞭解檔案內容 宏觀分析檔案保存價值,107/12/

17、14,47,為呈現機關業務 內涵，應請各業務單位協助編製工作,編修作業程序,2-1 蒐整研析相關資料 相關法令：組織職掌及編制表、辦事細則、分層負責明細表、業務相關法令 機關共通性檔案保存年限基準規定 年度/中長程計畫與報告預算、年報與大事紀 民意機關答詢報告 歷次銷毀作業過程業務單位、上級或檔案局提列調整保存年限意見各分類號下案卷數量及案情繁簡情形,107/12/14,48,步驟2：研析機關組織及業務功能,編修作業程序,2-2 宏觀分析相關機關與本機關職能 分析機關內外部職能之關聯 各部門職掌業務性質、作業流程、公務紀錄類型及保存價值 分析本機關與上、下層級機關及平行機關在 同一業務上之職能

18、與分工,107/12/14,49,財政部賦稅署職能宏觀分析,50,賦稅署,財政部,財政資訊中心,稅捐稽徵機關,稅捐稽徵機關,稅捐稽徵機關,指揮督導執行,設計各項資訊系統,分析該署與上級機關財政部職能之關聯該署與財政部所屬財政資訊中心職能之關聯 該署與財政部所屬各國稅局職能之關聯 該署與縣（市）政府稅捐稽徵處職能之關聯,研議稅法制度 提供稅務資訊 支應財政需要,107/12/14,編修作業程序,步驟3：編訂區分表初稿3-1召開小組會議研商 確立編製方式：與分類表結合或個別編製區分具體業務項目及訂定保存年限 依業務繁簡檢討分類層級及類目名稱之妥適性 依業務規定或機關共通性檔案保存年限基準（GRS）

19、參考過去檔案保存年限調整情形參考檔案使用情形 依檔案局核復檔案移轉或銷毀審核意見，回饋修正區分表 徵詢業務單位意見,107/12/14,51,編修作業程序,步驟3：編訂區分表初稿3-2必要時配合辦理事項檔案內容審查 審查範圍:以現行業務產生之檔案為主是否能有效呈現業務內涵 確認機關重要職能內涵：就重要業務產生者，擇選檢視相關類別檔案 確認區分表正確性與合宜性 研析檔案使用情形時效較長的檔案，應配合訂定適宜的保存年限 必要時，辦理檔案保存價值鑑定,107/12/14,52,編修作業程序,步驟4：層送檔案局審核4-1 送審程序,107/12/14,53,中央一、二級機關,省政府、省諮議會、直轄市

20、政府及議會、縣（市）政府 及議會,中央三級以下及其他地方機關,國家發展委員會檔案管理局,由各該機關送交,由上級中央二級機關或地方政府初審後送交,編修作業程序,步驟4：層送檔案局審核4-2 上級機關應進行初審（細則27）4-3 送審資料 區分表、組織法規、分層負責明細表 辦理檔案保存價值鑑定者，應併同送交鑑定報告,107/12/14,54,107/12/14,55,常見問題,107/11/24,107/12/14,57,未具關聯性不宜歸入同一類目層級，應放到考績獎懲綱下,過於冗長，29字，改成兼職費及其他給予,分類太粗，保存年限不同，應分設一般及重大獎懲之類目,分類太細，應合併為各類獎（勵）金之

21、類目,錯誤態樣,107/11/24,58,區分表未能含括機關職掌業務項目分層負責明細表中列有：外籍配偶生活輔導班規劃與執行、生育津貼發放業務規劃與執行區分表中卻未列。編訂區分表時，應檢視機關組織規程、辦事細則或分層負責明細表等所列工作項目及內容，確認各項業務文件均有適當之類號可供使用！,錯誤態樣,107/12/14,59,內容描述未呈現機關於該項業務之權責,機關究係主辦、協辦或接受上級機關指示，影響保存年限判定及清理處置,錯誤態樣,107/12/14,60,業務性質相近，檔案價值亦相似，原則上保存年限應一致,保存年限不妥適-與民眾權益有關且符合一般民法請求權者，不宜低於15年,無法敘明機關辦理

22、該項業務活動內容，改為本機關辦理該勞工教育文化推廣工作計畫與專案計畫擬定，陳報等相關文件,5,3,錯誤態樣,107/12/14,61,檔案保存年限與清理處置方式不相對應,保存年限為永久保 存者，清理處置僅能為：列為國家檔案或機關永久保存,保存年限為定期保存者，清理處置僅能為：屆期後鑑定或依規定程序銷毀,錯誤態樣,107/12/14,62,內容相近，未具互斥性，請妥適整併或依業務內容予以修正,錯誤態樣,不應另立類目，應依業務性質歸於適當的類目,107/12/14,63,參考資訊,參考資訊,107/12/14,64,參考資訊,107/12/14,65,參考資訊,e等公務園+學習平臺（https:/elearn.hrd.gov.tw/mooc/index.php）機關檔案保存年限區分表編製 檔案鑑定,107/12/14,66,參考資訊,檔案樂活情報No45,107/12/14,67,參考資訊,檔案樂活情報No56,107/12/14,68,問與答（ptlinfia.gov.tw）,107/12/14,69,結語,檔案管理，在為歷史留下見證區分表是決定檔案存毀的第一關完善的區分表具去蕪存菁的效益,107/12/14,70,107/12/14,71,簡報結束,謝謝指教,