供应链优化—采购环节课件.ppt
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1、供应链优化采购环节,内容页码,A.项目目标和工作总结3B.关键问题的解决方案建议7B.1.采购组织机构改革的过渡期方案和目标方案8B.2.流程优化方案41B.3.供应商评价和管理体系54B.4.与核心供应商建立战略联盟的可行性分析和方案建议69C.其它方面的建议84D.机构改革过渡方案的实施安排92,A.项目目标和工作总结,供应链优化课题的主要目标是通过一些核心采购模式的改变来提高采购供应链的运作效率,最终体现于采购竞争力的提升,项目目标,分析影响采购周期的主要因素,相应提出缩短采购周期的方案建议优化采购核心流程,实现流程效率的提高和流程成本的降低完善采购的内部控制制度提出采购在产品事业部制下
2、分工和协调的建议方案制定分供方的量化评价指标体系与核心供应商建立战略联盟的可行性分析和相关建议,为了实现这些目标,XX项目组与?课题小组在过去3个月中组织了比较全面的内外部调查和研讨会,并相应提出关键问题和其它问题的解决方案建议,内部审计和研讨会,18个采购组有关组织分工、采购周期和流程的访谈约30次小型的研讨会25次大型研讨会3次采购核心数据的搜集,整理和分析发放不同调查问卷15份采购支持功能部门的访谈5次与采购相关的其它部门访谈3次,供应商访谈共10家 竞争对手访谈3家其它行业的访谈2 家(GE、菲利浦亚明),外部调查,主要工作总结,由于六个关键问题的解决方案之间存在不同程度的交叉,XX将
3、从四个模块给出相应的建议,项目目标,采购组织机构改革,流程优化方案,供应商评价和管理体系,与核心供应商建立战略联盟,1,2,3,4,适应产品事业部制的目标方案:采购分工和协调过渡期改革方案:战略采购和操作采购分开及相应的核心流程方案,标准合同管理ABC类产品的差异化采购模式及相应流程方案,量化的评价指标体系供应商认定(选择)和评价的流程ABC的供应商管理降低供应商数量的方法和可行性,战略联盟的可行性分析战略联盟应遵循的原则战略联盟可实现的目标战略联盟的对象和方式,缩短采购周期,优化采购流程,完善内部控制制度,产品事业部制下采购职能的协调,分供方的评价和管理,与核心供应商建立战略联盟,B.关键问
4、题的解决方案建议,B.1 采购组织机构改革的过渡期方案和目标方案,采购机构改革过渡期方案,采购组织机构改革的第一步是实现战略采购和操作采购的分开,战略性采购,操作性采购,供应商管理(选择、评价、谈判、数据维护、解决冲突、寻找新的供应商)供应市场的研究和分析制定降低成本的计划和具体实施改善采购流程的计划和实施制定采购战略和采购策略对交货期、成本、供应商数量、付款期等重要指标负责标准合同的制定支持新产品开发,需求预测制定物料需求计划下订单库存管理(指库存水平)货物的接收支付与生产部门的协调过程控制,战略采购和操作采购的分开可以更有效地配置管理资源,并使两项功能都能得以高效地发挥,操作采购,把主要的
5、精力放在优化分供方的工作上:优选分供方(ABC供应商)制定差异化的采购模式(根据不同的产品和供应商)降低分供方的数量发展/整合供应商与技术开发更好的协调和合作采购策略/流程方案的优化和监督实施得到加强可以有更多的时间和精力对供应市场进行分析和研究,从而提高整体采购的能力,与生产部门更紧密协作更有效地保证的齐套可以把主要的精力放在保证生产和提高物流效率上对定货过程的控制改善物流的计划,战略采购和操作采购分开的优点,无法体现采购的80/20原则缺乏良好的监督机制(组织上的保障)管理资源得不到优化配置生产与采购的协调难度较大,容易出现扯皮现象,分供方优化的工作无法系统地开展容易陷入日常的业务采购与技
6、术开发的协调容易出现脱节,过渡期的目标是在采购内部先实行战略采购和操作采购的分开,过渡期目标方案,部长/副部长,数据组,操作采购组,质量工程师,重点1)项目组,战略采购组,非生产性,分析员,品种1采购经理,品种2采购经理,品种N采购经理,计划员,业务员,1)由于重点项目组的特殊性,不考虑战略采购和操作采购的分开,战略采购组设立的几条原则,建议方案,根据使用方/最终产品设立战略采购组是为将来往产品事业部转变做准备,并保证有序地在采购内部进行战略采购和操作采购的分开,供应商的交叉最少利用“集团采购”的协同优势适应未来产品事业部制的要求对日常业务的运作影响较小非生产性单独处理各个采购组设组长1名(对
7、于采购量小,品种简单的采购组,组长可以兼任采购经理职务)每个采购组内按品种设立采购经理,战略采购组的构成,材料采购组,非生产性采购组,战略采购经理的设立应该根据品种及其采购的复杂度进行,战略采购经理设立的基本原则,操作采购的合并和单独设置可以精减人员,并避免操作业务员受各采购组的影响,从而体现真正意义的“分开”,操作采购组(组长),构成,职责,设立原则,预估人数,计划员,业务员,接收生产部门的生产计划并做BOM表分解分品种计划需求加总与技术部门协调,更新BOM表,接收计划员传递的分品种需求计划根据已订合同、在途、安全库存核算实际需求安排订单计划下订单并追踪,按最终产品/使用方分别设计划员,对应
8、战略采购的品种安排B、C类产品的业务员可以进行合并进口和国产分开,56人,1015人,操作采购组设立的基本原则,各个战略采购组组长负责组内采购行为的管理和监督,并承担大部分的沟通和协调工作,岗位描述,主要工作,负责组内业务开展的统一协调监督和管理各品种的战略采购行为负责总体采购战略的实施和推进与操作采购的沟通和协调,每年制订战略性目标和计划(如:成本降低计划,供应商数量减少计划)并负责这些计划的实施和结果考核为组内战略采购经理提供采购战略/方法的指导听取战略采购经理的业务汇报,并对战略采购经理进行业绩考核参与供应商评价和审核与战略采购经理一起制订各品种的采购模式,并监督各采购模式的执行情况对所
9、有品种采购行为做总结报告,向部长/副部长汇报与操作采购经理开月沟通会议,解决可能出现的冲突,协商流程优化方案,人数,战略采购组组长的设立和岗位职责,7人,战略采购业务经理根据采购的品种来设立,其主要的职责是供应商管理和采购策略的制定和实施,岗位描述,主要工作,确保战略采购策略的具体实施确保各品种的供应能力能够满足公司对生产、质量及新品开发的要求负责与供应商的谈判和关键合同条款的确定负责管理、优化和发展供应商与新产品开发协调,供应商的选择和确定供应市场供应商初选、考察、评估和确定供应商业绩评估根据各品种规定的合同期限与供应商谈判,确定各种合同条款鉴订合同关注供应商的变化和供应商场的变化,预估人数
10、,战略采购业务经理的设立和岗位职责,发展供应商与质量工程师一起制订扶持供应商的计划并监督实施给有潜力的供应商以差异化政策 各品种采购模式的确定和优化定期分析各品种的采购模式制订优化的计划并实施与新品产品开发的协调了解新品开发计划和进程在供应商选择上有技术部门协调,15人,分析员主要负责各种采购行为的量化分析和供应商数据的更新维护,岗位描述,主要工作,负责对所有的采购行为的分析并提交报告对供应商的数据进行更新和维护,采购行为的分析汇报分析各种的采购行为并向部长提交月度、季度和年度的报告(抄送战略采购组长、各个战略采购业经理)分析的内容包括:价格、交货期、采购批量、采购批次、采购金额、采购量、资金
11、周转、库存水平、供应商及份额分布,以及这些数据的历史比较供应商数据更新和维护供应商数据的录入(供应商的基本情况和重要合同条款)配合战略采购业务经理的谈判对供应商的数据进行更新季度、年度供应商评价的结果维护,预估人数,分析员的设立和岗位职责,56人,质量工程师的主要责任是配合战略采购管理和发展供应商,质量工程师的设立和岗位职责,岗位描述,主要工作,与其它相关部门在一起参与供应商的评估认定与战略采购部一起制订发展供应商的计划并实施,供应商认定中的质量体系评估考察供应商的质量体系,并与战略采购一起对相关指标进行打分评估供应商的质保体系并提交分析报告发展供应商的计划与实施与战略采购一起制订帮助供应改善
12、质保体系的计划计划的实施和控制帮助供应商实现免检,预估人数,68人,操作采购组组长的主要职责是管理和监督业务员的采购行为,并负责内外的沟通和协调,操作采购组组长的设立和岗位职责,岗位描述,主要工作,管理和监督各操作采购业务员的采购行为与各战略采购组组长、生产部门、技术部门的沟通和协调确保的齐套,管理和监督操作采购业务员的采购行为各种采购订单发放情况监督各种的齐套情况内外部的协调和沟通与各战略采购组组长开月沟通会议,解决可能出现的冲突,并协商流程改善方案参与生产计划制定会议与技术部门沟通解决可能出现的冲突或脱节,人数,1人(可以考虑设立1名副组长),操作采购业务员的主要职责是日常的采购需求预测和
13、采购订单,保证生产的顺利进行并维持比较合理的库存水平,操作采购业务员的设立和岗位职责,岗位描述,主要工作,日常的需求预测和采购订单,保证供货和生产的协调维持较合理的库存水平制定物流改善的计划并实施,物料需求的滚动预测并提交给供应商制定订单计划和下订单接收相关单据并传递订单的追踪和过程控制维持合理的库存水平与组长一起提出有关物流改善的计划并具体实施部分参与生产计划会议,预估人数,1015人,计划员的主要任务是根据BOM表分解生产计划并分品种汇总需求,计划员的设立和岗位职责,岗位描述,主要工作,接收生产部门下达的月滚动生产计划、周计划、日计划负责计划的分解和分品种分解,根据生产部门下达的生产计划作
14、出三个月滚动物料需求,并分品种进行需求汇总按规定的时间提交分品种物料滚动需求计划给各个业务员分解周生产计划、日生产计划,并相应提交物料需求计划与技术部门协调,接收BOM表修改的通知,并对BOM表进行更新和维护,预估人数,56人,是否需要认 定新的供应商?,战略采购与操作采购分开模式下的采购流程与原有的采购模式有比较大的不同,一般采购流程,采购需求(规格、说明),是否需要询报价?,安排滚动需求计划,滚动订单,货物接收,支付/结算,签订合同1),供应商选择/确定,询报价,确定供应商,签订合同1),是,是,不,不,1)标准合同,没有数量上的协议,战略采购的职责,操作采购的职责,(使用部门),采购定价
15、主要由战略采购经理负责,部长审批A、B类,采购组组长对C类有审批权,采购定价流程,相关部门,主要流程步骤,日常的订单处理应该尽可能简单,以提高反应速度,采购订单处理流程,相关人员,主要流程步骤,进口的采购必须遵循规范的流程,并尽可能签定较长期的合同,进口一般采购流程,相关部门,主要流程步骤,传递,招标由战略采购经理负责组织和实施,招标1)的基本流程,相关部门,主要流程步骤,更改供应商数据,1)建议:在供货商内进行招标,对于新的供应商,应该先认定,后招标 2)预先规定好招标的和频率,采购部门的运作效率取决于采购与技术、生产之间以及采购部门内部各相关人员之间信息的良好传递和反馈,采购信息传递/反馈
16、流程图,计划员,生产部门,操作采购业务员,战略采购经理,技术部门,分析员,数据库,ERP,产品技术状态,BOM表,代码,新品开发,技术信息,行业情况,供应商能力,供应商数据更改通知,分析报告,录入和维护,各种的采购数据,通知业务员有关合同条款更改情况(价格、配额、交货期等),供应商数据(只读),需求汇总,滚动需求预估,年生产计划月滚动生产计划周计划、日计划,读取供应商数据(只读),齐套问题的解决取决于生产计划的严肃性和相对稳定性以及采购上对交货周期的维护,生产计划的下达和需求预估,交货周期维护和订单计划安排,生产计划的下达生产计划以月滚动的方式提供生产计划的下达应该在每月的上旬(最好在15日之
17、前)第一个月的生产计划应该具有最高的严肃性需求预估计划员根据生产月滚动计划计算各种的3个月滚动需求:04周确定58周可调整(一般为20%30%)912周完全可调每个月对下面3个月的需求计划作滚动预估,交货周期在系统中加以维护(交货周期:供应商的交货期+运输时间+海关的正常时间)交货周期在系统中加以维护,并做为评价供应商的一项重要指标操作业务员在做订单计划安排时考虑所负责的交货周期与供应商建立比较长期的关系除特殊外,大部分签3个月/半年/1年的合同,锁定价格和交货周期等主要条款供应商数量一般维持在23家,以确保其稳定供货帮助有潜力的供应商实现全系列供货齐套做为考核的重要指标,齐套管理,战略采购经
18、理和操作采购经理应实行不同的量化考核指标,对战略采购经理的考核指标,对操作采购的经理的考核指标,每年各个品种采购降低成本的指标:x%每年各个品种供应商数量降低的指标:y个每年各个品种交货期缩短的指标:z天每年各个品种付款期延长的指标:m天,各品种年/季平均库存水平的降低指标:n%各品种齐套率指标(偏差):k%(12%),量化的考核指标,与业绩考核挂钩,与业绩考核挂钩,完善的汇报制度是内部控制的重要手段,汇报制度,向谁汇报,汇报的内容,汇报时间,汇报形式,各战略采购组组长,部长/副部长,各采购策略和采购行为存在的问题和改进意见关键的具体采购条款、方式、特点,月、季、年的汇报非正式的汇报(不定期)
19、,书面口头,各战略采购经理,战略采购组长,所负责的采购行为及其变动存在的问题和改进意见,月、季、年的汇报,书面,分析员,部长/副部长(战略采购组长/战略采购经理/操作采购组长),所有的采购行为(价格、交货期、批量、批次、付款期、库存、资金占用、采购数量、采购金额),月、季、年的汇报,书面,操作采购业务员,操作采购组长,各类的采购行为,月、季、年的汇报,书面,操作采购组组长,部长/副部长,总体采购的具体操作情况存在的问题和改进意见,月、季、年的汇报,书面口头,计划员,操作采购组长,计划下达情况BOM表的完善程度,月、季、年的汇报,书面,流程上的各个环节必须文件化、程序化,以规范内部的控制制度,输
20、入,处理,输出,流程控制文件编写的一般准则,来源是否经过授权?,程序是否被处理?,是否与所批准的相符?,授权,是否准确和完整?是否及时?是否有文件证明?,由谁处理?何时处理?是否遵循程序?是否可恢复?管理人员的审查是否充分?,是否准确和完善?是否有审计线索?管理人员的审查是否充分?是否平衡?,记录,应由谁控制?职责是否划分?,谁可进入?职责是否划分?遵循的程序是否完善?,是否有保密性?谁应持有?差异是否得以妥善解决?,保护/安全,来源是否正当?,关于差异的调查和审查是否充分?,管理人员的审查是否充分?,验证,流程程序文件的编写必须包括内部控制标准和可能存在的风险两部分,流程:供应商选择和管理程
21、序文件,步骤,内部控制标准,1.供应商选 择原则,2.供应商考 察、评估,3.供应商数 据维护,必须按照公司确定的供应商资格确认程序,并经过批准选择供应商的过程涉及采购、技术、质量、成本等方面,选择供应商不得只由采购部门或采购人员负责,选择和确认供应商过程中所使用的所有标准必须形成文件并妥善保存选择/资格认定的标准应该包括:到供应商现场进行考察供应商的技术能力评价供应商现行的质保体系按时交货记录,必须按照公司的规定确定供应商名录/数据库,并经过批准,未达到标准存在的风险,A.1 采购可能:未经授权或授权不当购自未经批准的供应商由未经授权的人员订货和接收货物,A.2 所采购货物可能不符合质量标准
22、可能接受了未经核准的价格或条款对供应商的评估不全面,未来产品事业部制下的采购分工和协调,适应未来产品事业部制的要求,在实现的前期可以采取三种采购分工模式相结合的方式进行,集中采购,材料金属材料化工材料绝缘材料,集中协调、分散实施,业部的生产性,分散采购,非生产性(NPR)工程、准备件,未来产品事业部制下的采购分工,+,+,适合的,零件/包装事业部是主要使用者,暂时仍未做为真正的事业部材料属于大宗,集中采购有协同效应其它事业部的材料需求可以委托其采购,关键的可以由集团统一实现战略性管理,实现集团的战略意图供应商交叉的问题可以得到解决其它生产性,所采购的大多属于专用,不存在供应商交叉NPR和工程准
23、备件的分散采购可以减少流程,提高效率,理由,灵活性,操作采购的下放使得采购行为与生产能够更紧密的协作,提高整个供应链(采购-生产-销售)的反应速度非生产性的下放可以缩短流程,减少跨部门之间的联系,提高售后服务、日常工作的效率,协同性,#、*的供应商存在交叉现象,战略采购在一起可以取得协同效应材料属于大宗,实行集中采购可以获得协同(人力、时间上的节省),?的特点,生产基地比较集中事业部制尚未成熟部分事业部的市场化可能需要比较长的时间,采取这种模式主要考虑兼顾灵活性和协同性,并适应?的特点,选择这种模式的原因,“完全集中采购”模式:战略性采购和操作性采购都在集团总部,集团总部,事业部,战略采购部门
24、,供应商,操作采购部门,使用方(生产/技术等),与供应商谈判确定采购关键条款,具体的订单物流信息支付,技术交流,提供技术采购支持,反馈业务实施情况,提供具体的采购需求,采购要求(技术、交货等),“集中协调、分散实施”模式:战略性采购集中于总部、操作性采购在事业部,集团总部,事业部,战略采购部门,供应商,使用方(生产/技术等),与供应商谈判确定采购关键条款,订单、物流、信息、支付、参与谈判,采购要求(技术、交货等),操作采购部门,采购指导,技术交流谈判支持,具体采购需求,“完全分散”模式:战略性采购和操作性采购均由事业部负责,集团总部,事业部,采购部门,供应商,采购指导,技术交流,采购要求(技术
25、、交货等),战略采购部门,操作采购部门,使用方(生产/技术等),采购要求,具体采购需求,与供应商谈判确定采购条款,采购指导流程优化支持,随着?的进一步发展,可以考虑使采购朝着“集团指导下分散采购”的全球性采购组织模式过渡,说明,战略采购属于各事业部操作采购由各事业部下的工厂负责集团设立全球性采购部门,负责做全球市场的研究和分析,识别关键的品类,并对各个事业部的战略采购提供指导该组织模式的运用前提:事业部制比较完善;已经实现全球化采购,生产基地相对分散,集团,采购部,人事,财务,事业部1,事业部2,事业部N,战略采购,人事,财务,工厂1,工厂2,工厂N,操作采购,品类专家全球性供应商基础管理全球
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