会展管理4：会议策划与管理课件.ppt

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1、会议策划与管理,第一节,会议策划,APCL,会议概况,会议：是人们为了解决某个共同的问,题或出于不同的目的聚集在一起进行,讨论、交流的活动，它往往伴随着一,定规模的人员流动和消费。,APCL,会议概况,会议工作流程,1,、会前,（,1,）与会议主办方洽谈,（,2,）提供会议所需要的机票、车票、住,宿酒店、会议场所、交通等信息。并制,定完备的会议预案书给会议方,（,3,）派专人协助客户实地考察会议举办,地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相,关方面的情况。,（,4,）确定方案，签订合同，预付定金。,APCL,会议概况,会议工作流程,2,、会中,（,1,）会议接待,（,2,）会前准备,（,3,）会议场

2、所,（,4,）会议住宿,（,5,）会议餐饮,（,6,）会议旅游,（,7,）会议娱乐,（,8,）会议服务,APCL,会议概况,会议工作流程,3,、,会后,（,1,）,欢送,（,2,）,结账,（,3,）收集资料,（,4,）评估会议,APCL,会议概况,会议策划的要素,5W1H(WHO WHAT WHEN WHERE,WHY HOW),1,、,WHO:,谁来参加会议？会议规模、预期参加,会议的人数，是否邀请与会代表的陪同人员？,是否有特殊的贵宾？是否有媒体的代表？是,否有海外代表？,2,、,WHAT:,会议是什么类型的会议？,APCL,会议概况,会议策划的要素,3,、,WHEN,组织会议的有效时间：

3、会议的准备时间，与,会人员的日常工作时间与其行业的特点，会,议拟邀请嘉宾的工作时间、会议时间前后相,关活动是否会影响参会人数等,(,考虑,:,财政年度,/,节假日和其他冲突时间,),等因素,.,APCL,会议概况,会议策划的要素,4,、,WHERE:,会议地点，又称“会址”。,既是指会议召开的地区、城乡，又是指,会议召开的具体会场。,会议选址,：考虑交通、食宿、旅游资,源、地点与会议主题的关系等,5,、,WHY:,举办会议的目的,6,、,HOW:,具体的会议形式,(,包括,:,会议空间、,设备、餐饮、娱乐等,),APCL,会议概况,会议筹办的时间周期,?,?,?,?,?,筹办的时间周期,小型专

4、项研讨会,-,几个月,中型新产品发布会,-,半年,大型培训班,-1,年,国际协会举办的大型会议,-2-3,年,APCL,会议策划的基本流程,市场调研、确定计划,会议整体构思,确定主题和目标,定期交流、过程监控,确立所有关键任务,制定预算,落实时间地点,详细方案、制定企划书,落实到人或机构,初步设计方案,方案得到认可,APCL,确定日程表,会议策划的主要内容,（一）确定会议目标和主题,1,、确定会议目标,会议目标是会议各项工作的指挥棒，是,会议日程安排和内容的基础。,APCL,会议策划的主要内容,2,、确定会议的主题,主题：就如同写文章的题目，把会议的实质问,题画龙点睛地勾画出来，并尽可能反映时

5、代特,征或问题的紧迫感。,会议主题与会议目标的关系：会议主题服从目,标,日本爱知世博会目标：呼吁保护环境、实现人,与自然共存的,21,世纪,主题,-,“,自然的智慧”,?,2010,年上海世博会,主题“城市,-,让生活变得更美好”,副主题：经济发展、可持续发展、城乡相互作,用、高技术发展、城市与多元文化发展,APCL,?,会议策划的主要内容,（二）确定会议议题,议题，是会议所要讨论的题目，所要研,究的课题，或是所要解决的问题。议题,必须具有必要性和重要性，又必须具有,明确性和可行性。,APCL,会议策划的主要内容,（二）确定会议议题,议题制定的原则：,1,、服从目标,2,、主题立意要高,3,、

6、处理好主题与议题的关系,主题是议题的集中体现，表达上更概括；主题,统帅议题，主题通过议题具体化,4,、注意议题的高效性,5,、议题表达要准确,6,、议题要符合会议权限,APCL,会议策划的主要内容,案例,?,2007,休闲发展国际论坛的主题是“休闲与,城市”论坛以,“休闲与城市”为主题，旨,在加强全球休闲学术交流，促进全球休闲产,业及休闲城市发展，从而推进我国休闲发展,及休闲城市建设。,?,议题是：休闲与城市经济、休闲与城市文化、,休闲与社会保障、休闲与社区生活。,APCL,会议策划的主要内容,（三）会议参加对象,会议参加人员的确定，根据会议的目的、性质、,议题、议事规则等确定。,1,、法定会

7、议，根据组织章程或议事规则确定；,2,、会谈、谈判、国际多边会议等，由发起者、,主办者和成员之间根据议题协商代表人选；,3,、协会和学术会议，由协会会员和学术界有关,人士自己做出是否出席会议。,4,、纵向会议和部分横向性会议由会议组织者或,领导决定。,APCL,会议策划的主要内容,（四）会议发言,发言类型：,传达式,/,讲课式、汇报式、审议式、讨论交流式,?,发言注意事项：,1.,发言要符合会议的的目标和议题,2.,要尊重与会者的发言权,3.,精选发言内容，注重发言者的能力素质,4.,要控制发言人数和限制一定的时间,5.,要合理安排发言顺序,(1),按照报名先后时间确定,(2),按身份高低确认

8、,(3),按姓氏笔画,(4),随机确定,?,APCL,会议策划的主要内容,（五）会议规模的确定,1,、会议的规模,主要会议出席人员,(,正式代表,),、特邀代表、,列席人员、工作人员,(,包括服务人员,),的总体,数量，会议规模由会议的组织者根据实际情,况掌握，以严格控制规模为原则。,2,、会议规模的相关要素,会议的效果,会议的效率,会议场地情况,会议举办的成本,APCL,会议策划的主要内容,（六）会议地点,1,、交通便利,2,、会议设施和服务,3,、会议地点超越会议本身的意义而带,有浓厚的政治色彩,4,、要能够营造良好的气氛,APCL,会议策划的主要内容,（七）会议场所,1,、策划人员必须在

9、初选的前提下对现场进行,考察,选择带有会议设施的饭店场所的标准：,?,位置,?,区位市区、乡村、海滨、山区,?,环境优美,?,交通便利,?,是否容易寻找,APCL,会议策划的主要内容,（七）会议场所,2,、会议室,?,数量与容纳量,-,是否适合举办会议,?,质量,-,隔音效果、断电应急设备、装潢、清,洁度、座椅、通道、视听设备,3,、住宿,?,客房数量是否充裕、各种房型都有,?,质量装潢、设施、卫生间大小、赏心悦目,的外景、家具、娱乐等,?,网络,APCL,会议策划的主要内容,（七）会议场所,4,、餐饮,?,食品质量,?,服务速度,?,食品种类,?,特殊食品的供应，如素食食品、清真食品,?,价

10、格内所包含酒水的数量,?,活动参与者就餐的餐厅和餐位是否充足,APCL,会议策划的主要内容,（七）会议场所的选择,5,、饭店相关设施,?,活动期间会议主办者在饭店内是否有单独的,办公室,?,休闲设施，如游泳池、网球场、歌舞厅等,?,公共区域的质量,?,停车位,?,配备电脑、传真、通讯、秘书设备的商务中,心,?,是否能够满足客人对展览空间的需求,APCL,会议策划的主要内容,（七）会议场所的选择,6,、人力资源,?,管理是否是负责的、高效的、给予支持的,?,是否配有专业视听技术人员,?,员工培训的水平,?,是否有提供专门活动的联系人,7,、价格,?,公布的房价,?,价格协商的余地,?,付款的方式

11、与条件,APCL,会议策划的主要内容,（七）会议场所,8,、安排专项服务的能力,?,摄影师、演艺人员、花商等,9,、其他,?,是否有方便残疾参与者的设施,?,是否有同声传译设备,?,是否有印刷设备,?,是否有存储空间,?,是否有免费的定点班车,APCL,会议策划的主要内容,（八）会议时间：会议起止、会期长短,确定会议时间要考虑的因素：,会议时机是否成熟，议题是否能完成，尽量,压缩成本否能完成,各项准备工作是否能完成，是否有充足的时,间提交相关材料,是否符合当地的民族风俗和宗教习惯等,?,?,?,APCL,会议策划的主要内容,（九）会议的议程、日程和程序,1,、什么是会议议程？,会议议程是会议主

12、要活动的安排顺序。由会议的,领导者和主办者决定，会议中由主持人掌握。,APCL,会议策划的主要内容,（九）会议的议程、日程和程序,2,、确定会议议程的方法,（,1,）根据到会主要领导的情况，确定会议主,持人；,（,2,）根据会议的主题，确定会议发言人；,（,3,）围绕会议主题，确定会议讨论题目，并,根据会议规模，确定讨论方式；,（,4,）根据会议拟达到的目的，安排主要领导,做好会议的总结。,APCL,会议策划的主要内容,（九）会议的议程、日程和程序,3,、会议日程：会议各项活动的时间安排，一,般要落实到单位时间。,4,、会议程序：一次具体会议活动的详细顺序,和步骤,APCL,会议策划的主要内容

13、,（十）会议公关与宣传,1,、时段,会前、会间、会后,2,、方法,媒体沟通法、内部宣传法、气氛渲染法,APCL,会议策划的主要内容,（十一）会议预算,1,、会议支出：交通费、会议室（厅）费、住,宿费、餐饮费、娱乐演出活动费用、视听设,备、杂费,2,、会议收入：会务费、广告收入、赞助费,3,、预算原则,?,保持收支平衡,?,创造一定程度的利润,?,即便超支，也必须保持在一定的金额之内,APCL,会议策划的主要内容,（十一）会议预算,会议预算的注意事项：,?,提早获取收入，如收取订金；,?,尽可能推迟支付包括场所在内的供应商的费,用。,?,一般会留出,10%,的应急费用,?,如活动有可能取消，必须

14、保证有足够的资金,支付违约金等费用。,?,通常主办者不得不通过削减餐饮费来减少支,出，但须注意不能影响活动的整体质量。,APCL,会议策划的主要内容,（十二）会议的休闲活动,参观、旅游、晚会等,APCL,会议策划的主要内容,(,十三）会议报名表,应该一次性地列出主办者需要知道的,一切信息,?,?,?,?,?,?,?,?,姓名、职务、单位,地址、电话、传真、电邮,随行人员的信息（如果有的话）,到达离去的具体日期,住宿要求（如有此需要）,所选定的支付方式,备注,是否愿意参加一切社交活动的情况,APCL,文案写作：会议总体方案构成要素,1,、会议的名称,2,、会议的目标和指导思想、意义,3,、会议的

15、主题、议题和日程,4,、会议的对象和规模,5,、会议的时间,6,、会议地点：合适的举办地（什么国家或地区、什么城,市）、合适的场馆（会场、宾馆的布置及要求）,7,、主办单位、承办单位、协办单位等,8,、会议的举行方式、配套活动、辅助活动的日程安排，如,参观、游览、娱乐、聚餐等,9,、会议的接待、后勤保障措施和手段,10,、会议的宣传方式（召开新闻发布会、编写会议简报、,邀请记者采访、发送新闻稿件等）,11,、会议经费的预算以及筹措经费的渠道、方式,12,、其他需要说明的事项,APCL,第二节,会议现场管理,APCL,一、会议现场布置,（,一）会议室的规格和布局,1.,2.,3.,4.,5.,课

16、堂布局,U,型布局,中空方形和圆形布局,变形布局,圆桌布局,APCL,课堂布局,APCL,U,形布局,APCL,中空方形,APCL,一、会议现场布置,（二）布置会场所需要的时间,?,最大客容量所需的布置时间,?,会场收尾时间,?,需要的工作人员数,APCL,一、会议现场布置,（三）会议主题布置,会标的制作,会徽,台幕,主席台的布置,桌签的制作,座签的制作,与会人员坐席安排,APCL,主席台的布置,APCL,桌签,APCL,一、会议现场布置,（四）会场的装饰布置,旗帜、花卉、灯饰、工艺品等,（五）会场视听环境布置,1,、会场听觉环境,2,、视听设备与会议室的容量,1.5,米原则、,2,：,8,原

17、则,3,、座位安排对视听的影响,APCL,一、会议现场布置,（六）其他服务细节布置,1,、讲台,2,、烟灰缸或“请勿吸烟”标志,3,、水杯和水,4,、文具,5,、展示方向标志,APCL,二、会议注册管理,?,?,?,?,?,布置会议登记注册处,提前准备好注册表,按参会人员身份不同予以分别登记,注册工作人员应当经过培训,发放资料袋,APCL,APCL,三、会议入场管理,?,?,限制入场管理,票券受理,APCL,四、会议录像、录音服务,五、商务服务,APCL,六、会议餐饮服务,?,?,?,?,制作团体菜单,预先做好准备，了解特殊需求,做好茶歇服务,其他注意事项,APCL,七、会议安全服务,会议防盗

18、管理,?,突发事故处理,?,会议保密管理,（,1,）制定保密纪律,（,2,）技术保密,（,3,）文件保密,（,4,）会场保密,（,5,）新闻、宣传报道的保密,?,APCL,第三节,会议突发事件,对策的策划,APCL,会议突发事件的表现,?,?,?,?,?,?,?,?,?,主要发言人因为种种原因缺席,登记代表数量不足,发言人或某位与会代表言行不当,会议召开前会场出现意外,有国家性的重大活动与会议同期,出现重大的健康事故,恐怖袭击,交通问题,IT,系统出现问题,APCL,方案设计,假设,RAY,和,WILSON,是海外某大学在中国区的,招生负责人，预备在郑州召开一场招生说明,会，吸引学生申请就读该校。请做一个详细,的会议筹划方案。,APCL,