会中服务培训课课件.ppt

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1、思考：会议秘书在会中应做好哪些工作？,会中的服务与组织,会务工作流程图2（会中）,会议服务与组织工作,一、组织报到和签到两种会议须会前报到代表大会或重要的工作会议；有外部人员参加的专题性会议。(一)接站和引导1接站。（1)充分掌握与会者情况，避免错接和漏接。(2)接站现场及交通工具标志要醒目,3.引导会间工作人员为与会者指引会场、展区、餐厅、住宿的房间以及指示与会者问询的路线、方向和具体的位置。2报到：指与会者在到达会议活动所在地时所办理的登记注册手续。一般在大会会务组的房间进行，报到要尽量从简,报到注意事项：,(1)查验证件，确认与会者的参会资格；(2)请与会者在登记表上填写个人姓名、性别、

2、年龄、单位、职务、职称、联系地址、电话、邮政编码等有关信息，以备编印通讯名录。,会议报到登记表（200年月日）,(3)统一接收与会者随身带来的需要在会上分发的材料，经审查后再统一分发(4)分发会议文件及有关材料（装袋）。,案例：,志远股份有限公司董事会召开会议，讨论从国外引进生产设备的问题。秘书张志负责为与会董事准备会议所需文件资料，因为有多家国外公司竞标，所以材料很多。张志由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议，于是，张志就没有准备他们的资料，不想，正式开会时，其中的两位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见

3、，有的董事面对一叠资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议的进度。,思考分析：,1、秘书张志的工作有哪些不足？原因是什么？2、如果让你准备这次会议所需文件资料，你会怎么做？3、你从中吸取了什么经验教训？,一是会议资料数量要适中，留有充分的余地；二是根据会议议程或日程安排顺序装袋；三是最好据此情况列出一份会议文件（资料）清单，便于与会者对照阅读。四是重要文件必须履行签收手续，分发时要编号、登记；五是会后需要退回的文件（征求意见稿、保密性文件等）应附上一份文件清退目录；嘱其妥善保存，会后退回。六是重要而又需事先送达与会者的文件，应派专人专递、传真、特快专递等送达。,注意：,除正常的会议文件外，还

4、应有会议日程表、与会者名录及房间安排表、会议代表证、人员分组表、就餐桌号、集体合影位置图等。如果安排参观考察、旅游和文艺活动，还应有乘坐车的车号和观看演出的门票。,(5)预收会务费、食宿费、资料费等费用，当场开具收据。（6）登记与会者返程的时间、车次(软卧、硬卧还是硬座)或飞机的航班，并预收车(机)票费；向与会者解答会议的有关问题并提醒应该注意的事项。,（二）签到,1签到的作用。一是可以检查核对与会人员，二是可以统计到会人数。三是留下第一手签到记录，为以后的查考提供历史凭证。,2会议签到的方式。,(1)簿式签到适用于小型会议或各类庆典和仪式(2)卡片式签到适用于大中型会议和重要会议(3)电子签

5、到常与卡式（磁卡）签到配合使用（4）表式签到（5）秘书代签,3签到表的格式。,同一个单位或同一类会议的签到表应当统一格式。(1)标题。(2)正文。会议名称。主办单位。举行时间举行地点。应到单位名称或应到人姓名。与会者签名。,二、做好会议记录,思考：所有会议都应做记录吗？为什么？(一)会议记录的含义、作用1含义：是会议客观进程原始、真实信息的记载2、作用(1)为日后查考、研究会议提供第一手材料。(2)在一些法定性会议中，会议记录经发言者和会议领导确认签字后，具有法律效力。(3)便于领导及时、全面了解和掌握会议的进展情况和动向。(4)为形成决定、决议、会议纪要等最后文件打好基础。(5)经会议领导和

6、发言者同意，可散发会议记录整理稿，以便传达和学习会议精神。(6)图像类会议记录还可以用于会议宣传报道。,(二)会议记录的格式和内容,1标题。(1)专用性标题。如“x x公司行政办公会议记录”“x x学会第x次理事会会议记录”。(2)通用性标题。适用一般会议，只写“会议记录”即可。,2首部(会议概况),(1)会议的名称。(2)会议时间(3)会议地点(4)会议召集人或主持人（姓名和职务,甚至单位名称）(5)参加人员（出席人、列席人、旁听人等）(6)缺席人员,3主体。,(1)会议的议程和议题。(2)发言情况_重点，包括发言人姓名和发言内容(3)会议结果_对议题的通过、缓议、撤销、否决等(4)会场情况

7、_会期会场内发生的与会议进程有关并且具有记录价值的情况。,4尾部。,(1)记录人。(2)审核人。(3)发言人。(4)法定的签字人员。,x x学会第（）次理事会议记录,（三）会议记录的方法和要求,1会议记录的方法。(1)详细记录重要会议(2)简易记录较为简单的事务性会议(3)摘要记录一般性会议。,摘要记录的重点：,会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已议决的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动,2会议记录的要求。,(1)人员落实。(2)准备充分。(3)客观真实

8、，全面准确。(4)清楚规范。,（四）认真核实与整理（五）编写会议简报（略）,三、做好会议服务工作,（一）当好舞台监督某校召开表彰大会，对全校七八个先进集体，数十名先进个人，颁发锦旗和奖状。当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后，有几名同学当即发现奖状上 的名字不对，转头向领导更换和相互交换，一时间领奖台上竞乱糟槽。思考：该案例给我们什么启示？,一般工作例会:做好会议记录;在议题转换时通知有关列席人员到会。大型工作会议或群众集会:传递上下临时性信息;有关人员的临时性调度等。,具体的工作内容有：,1、为主席台上领导传递信息临时动议找人或交代问题2、传递会外紧急情况或与会者重要提议3、通知或示意播放音乐，

9、组织礼仪小姐和受奖人员上台颁奖时4、安排人员倒茶水5、相机处理临时性事宜等。,案例,某企业准备在10月l0日上午10点于华海大厦召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。会上需要租借放映机来进行产品操作演示。总经理秘书洪小姐负责租赁放映机。接到任务后，打电话给租赁公司，要求l0日上午9点50分准时把放映机送到华海大厦会议厅。10日上午，会议开幕前，秘书们都在紧张地做着最后的准备工作。洪小姐一看表，呀，已经9点55分了，放映机还没有送到，于是马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，洪小姐心急如焚,思考：,1假如你是洪小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理

10、?2假如放映机在10点还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程?3、怎样才能避免此类事故的发生？,（二）组织好会议集体摄影,一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的“全家福中，竟找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。此案例给我们什么启示？,1、选好地址2、搭好摄影台3、编制好与会人员的站位图表,（三）安排好参观考察和旅游活动,1、选好项目2、检查活动对象。包括车程、交通和路况、停留时间；陪同人员、解说人员和导游人员的安排，现场的清洁、安全和整体环境情况等3、组织指挥活动。一

11、要配备安全状况和设施条件好的车辆，确保交通安全。二要对车辆进行编号，乘坐人和车要固定，并随时清点人数。,1、做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作.（1）秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。（2）深入会议，掌握第一手资料。（3）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。（4）注重实效，并收集反馈信息。,2、做好会议期间的对外宣传,（1）妥善处理与新闻媒体的关系。（2）注意内外有别，严守单位秘密。（3）选择宣传内容应坚持对象、效果、时效、费用的原则。(4)收集媒体对会议的报道提供给领导.（5）为领导召开记者招待会提供资料。,值班人员的职责：随时应对各种突发性事件；控制与会议无关的人员进

12、入会场保持与领导和后勤服务部门主管人员的联系，以便及时协调解决出现的各种问题；及时协调解决与会人员提出的意见和问题做好会议期间各项活动和矛盾的协调工作：检查安全保卫工作；填写值班记录,（五）安排好会议值班,四、有效引导会议进程,（一）会议主持人基本知识通常由有经验、有能力的人，或是有相当地位、威望的人担任。当然主持人和临时主持人主持人任务:控制并引导会议进程即阐明目标，鼓励大家各抒己见，并保证给予每一个成员有合理的发言机会和时间，保证每一个会议成员都明白会后自己应该承担的工作，使会议顺利进行，并按时完成各项议题。会议的成功与否80以上的责任在于会议的主持人。,（二）引导会议进程的方法,1、会前

13、：认真研读有关文件材料，了解会议有关问题2、明确会议时间，准时开会、散会3、掌握好会议讨论、结束讨论、休息与结束会议的时机,思考：有人在不适宜的是否插话怎么办?,坚持说完你的看法。你可以说：“请原谅，我还没有说完，我的意思是”也可用身体语言或音量制止别人的插话举动向插话者挥手致意，并继续用同样或更高的音量说下去,（三）引导会议进程的技巧,1、提前到达会场，营造和谐会议气氛2、开门见山进入会议3、议题集中4、控制好会议的进度和时间5、鼓励发言者积极发言6、努力消除交流障碍7、善于运用直观教具来增强效果,8、及时结束会议,思考：如何及时结束会议？首先准确判断时机其次简短地报告此次会议的决定。第三对

14、与会者再次表示感谢，并安排与会者退场，及时清理会场。,（四）会议中可能出现问题的掌控,1两派对立或对立结论出现 办法之一是引导会议进入下一个议题。办法之二是告诉他们可以在会后留下来，单独解决他们之间的争论。,2应付开会中一些行为特别的人,(1)始终沉默的人。(2)反对任何建议的人天生的“反对派(3)脱离主题的人。(4)开会时打瞌睡的人。,第四节 会议善后工作,思考：会后，秘书应做好哪些工作？,会中服务,一、会议报到1.接站示意板，写上“XXX会议在X层X号房召开”。如有可能安排人员在门口迎接，这样更能显示出主人的周到热情。2.签到大中型会议一般采取证卡式签到法，所用证卡应随通知发出，到会后查验

15、即可。小型会议一般采取簿式签到法，即直接签名。3.分发会议材料（需住宿的发住房钥匙）（1）会议材料的份数应留有余地（2）不要堆在服务台，而应装在资料袋中，在签到时分发（3）会后需回收的文件，应用口头、文件注明、发放清退目录等方法提前告诉与会者；保密性文件需登记签收。,会中服务,二、组织会议进行1.做好会议值班工作，确保安全2.编写会议记录会议记录是对会议基本情况、发言内容和进程进行记载的原始性文字材料。完成一份完整、简洁、条理清楚的会议记录是秘书在会议期间的重要工作内容。（1）做好会议记录的准备工作（2）会议记录的格式：标题+正文+尾部，其中正文又由首部+主体+结尾组成。正文主体一般包括会议议

16、题或议程、发言人及发言内容、会议决议三项内容。（3）会议记录的方法（4）会议记录的要求（5）会议录音、影像记录（6）会议记录的注意事项,3.编写会议简报会议简报是会议期间编印的关于会议情况的简要报道，用来交流会议进展情况，以及记载会上领导的重要讲话或与会代表讨论研究的决策性的问题，一般由会议秘书处或专门的简报组编写。一般来说人数多、会期长的大中型会议都要编写会议简报，而会期短、规模不大、没有分组的会议一般不出简报。（1）会议简报的编写要求（2）会议简报的格式：报头+报核+报尾4.传接电话会议进行期间一般不能将电话传接进会场，可请对方留言，等休会或是散会时传达，如果情况十分紧急可用纸条告诉与会者

17、。5.信息沟通沟通场内不同小组。场内外相关部门的沟通等。,三、搞好生活服务1.及时订购回程票2.打印并分发会议代表通讯录3.组织拍摄会议集体照及活动照4.征询住宿、膳食意见5.保证参观、访问及娱乐活动顺利进行,本PPT为可编辑版本，您看到以下内容请删除后使用，谢谢您的理解,【解析】【解答】（1）氯化钠是由钠离子和氯离子构成的；金刚石是由碳原子构成的；干冰是由二氧化碳分子构成的；（2）质子数为11的是钠元素，钠元素原子的最外层电子数1，在化学反应中容易失去一个电子形成阳离子；（3）化学变化是生成新分子的变化，其实质是分子分解成原子，原子重新组合形成新的分子，故该反应中没有变的是碳原子和氧原子。故

18、答案为：氯化钠；失去；D。【分析】物质有微粒构成，构成物质的微粒有原子、分子、离子是那种，金属、稀有气体由原子构成；常见气体由分子构成；碱和盐由离子构成。在化学变化中，原子种类、质量、数目保持不变。26.用微粒的观点解释下列现象：（1）今年我国要求“公共场所全面禁烟”非吸烟者往往因别人吸烟而造成被动吸烟。（2）夏天钢轨间的缝隙变小。【答案】（1）分子是在不断的运动的.（2）夏天温度高，铁原子间的间隔变小.【考点】物质的微粒性【解析】【解答】（1）吸烟生成烟雾，烟雾分子因为运动，扩散到空气中，使非吸烟者被动吸入烟雾分子，造成被动吸烟；（2）钢轨由铁原子构成.每两根钢轨间都有一定的间隙，夏天由于气

19、温高，使得钢轨中铁原子的间隔变大，表现为钢轨的体积膨胀，则钢轨间的间隙变小.故答案为：（1）分子是在不断运动的；（2）夏天高温，铁原子间的间隔变小.【分析】微粒观点的主要内容：物质是由分子（或原子构成），分子间有间隔，分子处于永停息的运动状态中.（1）烟雾分子属气体分子，在空气中扩散较快，使非吸烟者被动吸烟；（2）铁原子间有一定的间隔，温度升高，则铁原子间间隔变大，反之则变小，夏天高温状态下，铁原子间间隔变大，使得钢轨体积膨胀，则钢轨间的缝隙变小.,【考点】物质的微粒性【解析】【解答】（1）铁属于金属单质，是由铁原子直接构成；氯化钠是由钠离子和氯离子构成的；二氧化碳是由二氧化碳分子构成的（2）

20、当质子数=核外电子数，为原子，a=2+8=10，该粒子是原子原子序数=质子数=10当a=8时，质子数=8，核外电子数=10，质子数核外电子数，为阴离子。故答案为：原子；离子；分子；10；10；阴离子。【分析】物质有微粒构成，构成物质的微粒有原子、分子、离子是那种，金属、稀有气体由原子构成；常见气体由分子构成；碱和盐由离子构成。当核电荷数等于核外电子数，表示原子，小于时表示阴离子，大于时表示阳离子。25.初中化学学习中，我们初步认识了物质的微观结构。（3）升高温度分子运动速度就加快，只要能说明温度高了运动速度快了的例子都可以，例如阳光下或者温度高衣服干得快，温度高水蒸发的快，糖在热水里比在冷水里

21、溶解的快等；（4）由于注射器装入的药品少，现象明显，又是封闭状态，所以可以控制体积节省药品、可以减少气体挥发造成的污染等故答案为：（1）固体；（2）分子的质量大小或者相对分子质量大小（合理即给分）；（3）阳光下或者温度高衣服干得快，温度高水蒸发的快，糖在热水里比在冷水里溶解的快等；（4）可以控制体积节省药品、可以减少气体挥发造成的污染等【分析】（1）根据实验现象判断氯化铵的状态；（2）根据它们的相对分子质量的区别考虑；（3）根据温度与运动速度的关系考虑；（4）根据注射器的特点考虑,【解析】【解答】A、向一定质量的盐酸和氯化钙的混合溶液中逐滴加入碳酸钠溶液至过量的过程中，生成氯化钠的质量不断增大

22、，当碳酸钠与盐酸和氯化钙完全反应时，氯化钠的质量不再增大，A符合题意；B、向稀硫酸中加水，溶液的pH逐渐增大至接近于7，B不符合题意；C、向一定质量的稀硫酸中逐滴加入氢氧化钡溶液至过量的过程中，氢氧化钡不断和硫酸反应生成硫酸钡沉淀和水，溶质的质量减小，质量分数也减小，当氢氧化钡和稀硫酸完全反应时，继续滴加氢氧化钡溶液时，质量分数应该由小变大，C不符合题意；D、加热高锰酸钾时，当温度达到一定程度时，高锰酸钾开始分解生成锰酸钾、二氧化锰和氧气，随着反应的进行，剩余固体的质量不断减少，当高锰酸钾完全反应时，剩余固体的质量不再变化，D符合题意。【解析】【解答】A、可燃物的在着火点是一定的，不会降低，故

23、说法错误，可选；B、爆炸是物质在有限的空间内，发生急剧燃烧，短时间内聚集大量的热，使周围的气体的体积膨胀造成的可见爆炸需要氧气的参与，可使燃烧处于暂时缺氧状态，达到灭火的目的故说法正确，不可选；【解析】【解答】燃烧需要同时满足三个条件：一是要有可燃物，二是可燃物要与氧气接触，三是温度要达到可燃物的着火点；以上三个条件都能满足时，可燃物才能发生燃烧。灭火的原理就是破坏燃烧的条件。根据描述，自动灭火陶瓷砖会喷出氦气和二氧化碳，故灭火的原理是隔绝氧气。,【解析】【解答】解：A、从题目中表格知，H2体积分数为10%70%的H2和空气混合气体，点燃时会发生爆炸，故A正确；B、收集的H2能安静燃烧，说明H

24、2的纯度大于等于80%，故B项错误；C、用向下排空气法收集H2，保持试管倒置移近火焰，如果没有听到任何声音，表示收集的H2纯度大于等于80%，故C项错误；D、氢气和空气的混合气体点燃不一定发生爆炸，只有在爆炸极限范围内才会发生爆炸，故D项错误故选A【分析】可燃物质（可燃气体、蒸气和粉尘）与空气（或氧气）在一定的浓度范围内均匀混合，遇着火源可能会发生爆炸，这个浓度范围称为爆炸极限可燃性混合物能够发生爆炸的最低浓度和最高浓度，分别称为爆炸下限和爆炸上限，在低于爆炸下限时不爆炸也不着火，在高于爆炸上限同样不燃不爆因此可燃性气体在点燃前需要先检验气体的纯度，以防发生爆炸【解析】【解答】A、通过实验可以

25、知道烧杯中的白磷没有燃烧，说明烧杯中的白磷虽然温度达到着火点，但没有与氧气接触，所以不能燃烧，从而可以判断烧杯中的热水不仅仅是只起到加热的作用，故A说法正确；B、铜片上白磷燃烧是温度达到了着火点且与氧气接触，满足燃烧的条件，故B说法正确；C、铜片上的红磷没有燃烧是温度过低没有达到其着火点，没有满足燃烧的条件，故C说法正确；D、烧杯中的白磷通入空气（氧气）就会燃烧，出现“水火相容”的奇观，故D说法错误故选D,24.能源、环境、安全已成为人们日益关注的问题（1）三大化石燃料包括煤、_、天然气等；它们都是_（填“可再生”或“不可再生”）能源（2）控制反应的条件可使燃料充分燃烧燃煤发电时，将煤块粉碎成

26、煤粉的目的是_（3）天然气主要成分为甲烷，写出甲烷充分燃烧的化学方程式_ 下列有关天然气（或甲烷）的说法正确的是_（填字母）A沼气中的主要成分是甲烷B甲烷气体不会产生温室效应C用天然气代替煤作燃料，有利于减少酸雨形成 You and your friends are leaving a concert on a Friday night.When you get outside,your ears are ringing.You have to shout to be heard.36 So no harm doneright?Not quite.Temporary buzzing may b

27、e easy to ignore,but repeated exposure to loud noise will eventually cause serious-and irreversible(无法治愈的)-hearing loss.A new study conducted by researchers at Brigham and Womens Hospital in Boston shows that one in five people between the ages of 12 and 19 are experiencing slight hearing loss,and o

28、ne in 20 have mild hearing loss.37 But the good news is that there plenty of ways you can protect your ears from further damage and still listen to the music you love:Ask around.Put your earbuds in or your headphones on,and then ask a friend next to you whether or not he or she can hear what youre listening to.38 Turn it down.Buy noise-canceling headphones.A pair of earbuds or headphones that fits comfortably will limit outside noise so that you can hear your music better at lower volumes.,