物业公司经营发展中心工作手册.doc
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1、 广州*物业管理有限公司经营发展中心工作手册FL/QM-2009版本号:0/C依据GB/T 19001-2008/ISO 9001:2008标准编制拟稿:运营管理中心/2009/10/01 审核: 审核/日期:2009.10.01批准: 批准/日期:2009.10.01目 录第一章 岗位设置图2第二章 质量目标4第三章 部门职能6第四章 岗位说明书8经营发展中心经理岗位说明书9采购主管岗位说明书10经营主管岗位说明书11合同主管岗位说明书12第五章 业务流程及部门间沟通流程13仓储流程14合同评审流程15招标业务流程16采购业务流程17场地有偿使用审批流程21第六章 管理制度22合同评审管理规
2、定23标识管理规程25招标管理规定27第七章 附录30外来文件引用清单31记录清单32第一章 岗位设置图第一章 岗位设置图经营发展中心经理合同主管事务专员经营主管采购主管第二章 质量目标第二章 质量目标1.经营考核指标完成率100%。2.合同评审达100%。第三章 部门职能第三章 职能经营发展中心是负责公司经营、拓展、采购控制、物资采购招投标管理、剩余资产经营管理、会所经营等工作的职能部门,其职责范围如下:3.1 经营、拓展3.1.1 开发和利用集团物业资源,提升整体物业品质和价值。3.1.2 制定经营管理计划,确立目标、检查物业质量状况、形成租金方案和出租策略。3.1.3 负责各物业服务中心
3、有偿设点申请,并实施监督检查。3.2 采购控制3.2.1 负责审核各部门、各物业服务中心除办公文具类外的所有物资的采购申请,并对已审批的20000元以下的采购申请实施统一采购。3.2.2 负责根据采购部门需求及仓库存货情况进行统一调配,实现资源共享。3.3 物资采购招投标管理3.3.1 负责组织50000元以上(含50000元)的采购项目的招标工作。3.3.2 负责组织需求人、专业人员、财务人员对公司20000元以上(含20000元)、50000元以下的采购项目进行综合议价,并签订合同协议;3.4 剩余资产经营和管理3.4.1 制定和分解公司、集团留存资产的经营计划、经营目标,负责开发多项经营
4、项目,实现资产利润最大化。3.5 会所经营3.5.1 制定会所经营管理方案及考核指标,负责实施监督、检查、指导。3.5.2 负责审核会所场地出租及管理。第四章 岗位说明书经营发展中心经理岗位说明书岗位名称:经营发展中心经理 所属部门:经营发展中心定员标准:1名职务等级:经理级工作地点:经营发展中心办公室直接上级岗位:副总经理岗位分析者:副总经理审核者:总经理公司负责人:总经理岗位关系:1.汇报关系(包括上下级汇报关系)向上汇报关系:总经理、副总经理接受汇报关系:本部室人员及所负责工作的相关责任部门人员2.与其它岗位关系:内部联系:公司各部室、基层单位外部联系:与工作有联系的相关单位岗位职责:1
5、. 全面负责经营发展中心的工作。2. 负责审核会所经营管理方案及考核指标,实施监督、检查、指导。3. 负责审核公司、集团留存资产的经营计划、经营目标,开发多项经营项目。4.负责审核会所场地出租、各物业服务中心有偿设点申请。5.负责编制部门工作计划,对部门员工进行绩效考核,定期进行培训。6.负责审核招标文件并组织评审工作。7.负责审核委托管理合同等经济合作合同。8.负责审核各部门采购申请、有偿设点申请。9.完成领导交办的其他工作任务。工作权限:1.可作出决定的自由度:按职责和规定处理公司和本部门内部事务2.可动用的人力:本部门属下员工3.可动用的财力:无可升迁岗位:总经理助理资历与经验:1.学历
6、要求:大专及以上2.工作经验:从事过国有大中型企业经营管理工作满五年以上。3.职称要求:中级职称4.主要技能和知识:掌握经济类和管理类学科理论知识和经营管理的专业技能,熟悉公司的各项规章制度,掌握国家相关法律法规和经营管理的发展动态。 熟悉先进企业的经营管理体制,及时引进先进的经营管理方法。具有经营管理和改革的组织和协调能力,有良好的文字和较强的语言工作能力。工作特点:工作面广、协调事宜多。所需工具设备:电脑、传真机、电话等采购主管岗位说明书岗位名称:采购主管所属部门:经营发展中心定员标准:1名职务等级:主管级工作地点:经营发展中心办公室直接上级岗位:经营发展中心经理岗位分析者:经营发展中心经
7、理审核者:副总经理公司负责人:总经理岗位关系:1.汇报关系(包括上下级汇报关系)向上汇报关系:向总经办主任汇报接受汇报关系:与本职工作相关人员的汇报2.与其它岗位关系: 内部联系:与各部室人员及各基层单位相关人员外部联系:外包采购单位、与工作有联系的单位岗位职责:1.负责采购物资询价并实施采购。2.负责招标文件的编写,发出招标公告或邀请。3.负责组织相关人员对投标单位进行综合评估。4.负责采购、外判项目合同的草拟或初审,并组织相关部门对合同进行评审。5.完成领导交办的其他工作任务。工作权限:1.可作出决定的自由度:本职工作范围内的事务2.可动用的人力:无3.可动用的财力:无可升迁岗位:经营发展
8、中心经理资历与经验:1.学历要求:大专2.工作经验:有三年或以上相关岗位工作经验。3.职称要求:初级职称4.主要技能和知识:具有洽谈外包、采购等业务的能力。 熟悉公司在外包、采购方面的管理。对合同条款及法律法规有敏感性,能有效地维护公司利益。工作特点:工作涉及面广,事务性工作较多,凡事以公司利益为重。所需工具设备:电脑、传真机、电话等经营主管岗位说明书岗位名称:经营主管 所属部门:经营发展中心定员标准:1名职务等级:主管级工作地点:经营发展中心办公室直接上级岗位:经营发展中心经理岗位分析者:经营发展中心经理审核者:副总经理公司负责人:总经理岗位关系:1.汇报关系(包括上下级汇报关系) 向上汇报
9、关系:总经办主任 接受汇报关系:各基层单位人员与本职工作相关的汇报2.与其它岗位关系: 内部联系:与公司各部室人员、各基层单位人员 外部联系:与工作有联系的单位岗位职责:1.负责制定会所经营管理方案及考核指标,监督、检查、指导会所经营。2.制订和分解公司、集团留存资产的经营计划、经营目标,负责开发、拓展多项经营项目。3.负责场地有偿使用的洽谈,议价。4.完成领导交办的其他工作任务。工作权限:1.可作出决定的自由度:按职责和规定处理本职责事务2.可动用的人力:无3.可动用的财力:无可升迁岗位:经营发展中心经理资历与经验:1.学历要求:大专2.工作经验:从事过大中型企业经营工作满三年以上。3.职称
10、要求:初级以上职称4.主要技能和知识: 掌握财务和物业类学科理论、经营、拓展管理知识。 熟悉会所管理及考核运作程序。 能及时引进商家,开发、拓展多项经营。工作特点:专业性较强,凡事以公司利益为重。所需工具设备:电脑、传真机、电话等合同主管岗位说明书岗位名称:合同主管 所属部门:经营发展中心定员标准:1名职务等级:主管级工作地点:经营发展中心办公室直接上级岗位:经营发展中心经理岗位分析者:经营发展中心经理审核者:副总经理公司负责人:总经理岗位关系:1.汇报关系(包括上下级汇报关系) 向上汇报关系:经营发展中心经理 接受汇报关系:各基层单位人员与本职工作相关的汇报2.与其它岗位关系: 内部联系:与
11、公司各部室人员、各基层单位人员 外部联系:材料和服务的供应商,包括建筑承包商、设计院、监理公司、材料及设备供应商等岗位职责:1.组织相关业务部门确定合同条款,并组织法律事务专员或外聘法律顾问进行法律审查,保证合同条款的合法性;2.协助上级进行采购合同洽商,在授权范围内代表公司签订合同; 3.负责公司采购合同档案的日常管理,包括整理、分类、归档、监督执行等; 4.定期将采购合同原件转交财务管理中心和运营管理中心保存,并采取必要备份措施; 5.负责招标过程中所有相关文件资料的整理、归档;6.完成上级安排的其他工作。工作权限:1.可作出决定的自由度:按职责和规定处理本职责事务2.可动用的人力:无3.
12、可动用的财力:无可升迁岗位:经营发展中心经理资历与经验:1.学历要求:法律、房地产经济、文秘等相关专业2.工作经验:两年以上房地产企业招标、采购工作经验;3.职称要求:初级以上职称4.主要技能和知识: 掌握合同法等基本的法律知识; 掌握房地产开发项目运作流程、合同管理、招投标和供应商管理等实务知识;良好的谈判能力、沟通能力和处理人际关系能力;为人正直严谨、客观公正;工作特点:专业性较强,凡事以公司利益为重。所需工具设备:电脑、传真机、电话等第五章 业务流程及部门间沟通流程仓储流程部门负责人审核经营发展中心复审经营发展中心、财务管理中心备案采购部门联系供货商购货货物验收、进仓、入账办理领料、发货
13、、登记手续盘 点编制库存月报表各部门的物品采购申请计划由经营发展中心、财务管理中心备案总经办审批合同评审流程符合不符合公司职能部门和物业服务中心评审副总经理审核修改经营发展中心初审或草拟合同签订合同总经理审批 招标业务流程操作主管部门立项部门负责人审核副总经理审批总经理审批采购主管负责制作招标文件发出招标文件组织相关人员对投标书进行评审确定分包商报副总经理审批报总经理审批合同签订操作主管部门联系分包商进场,并实施现场监督注:1.经营发展中心组织相关部门对投标书进行评审。2.确定分包商,同时填写物业服务分包商评审。3.合同签订后正本由经营发展中心存档,财务管理中心及操作部门保留复印件。4.虚线表
14、示招投标后跟踪,一般不作为招投标的一部分考虑。采购业务流程一、采购申请审批流程1.1 10000元以下采购:报送采购计划合格采购申请部门经营发展中心初核支付费用进仓、使用申购部门验收不合格财务管理中心复核分管副总经理审批经营发展中心实施采购(10000元以下)采 购是否是否采购明确原因和办法总经理审批回复1.2 10000元30000元采购:报送采购计划合格采购申请部门经营发展中心初核支付费用进仓、使用申购部门验收不合格财务管理中心复核分管副总经理审批经营发展中心组织不少于三个部门的工作人员进行议价签订合同,供应物资是否是否采购明确原因和办法总经理审批回复1.3 30000元以上采购:是报送采
15、购计划合格采购申请部门经营发展中心初核支付费用进仓、使用申购部门验收财务管理中心复核分管副总经理审批经营发展中心组织招投标,确定供货商签订合同,供应物资否是否采购明确原因和办法总经理审批回复不合格二、紧急采购申请流程紧急采购申请副总经理、总经理同意经营发展中心指定采购实施部门申购部门验收、使用补办进仓手续申购部门3日内补办采购申请手续三、服务中心应急小金额零星采购服务中心小金额零星采购(500元内)补办进出仓手续月报表反映应急使用场地有偿使用审批流程各物业服务中心、会所提交场地有偿使用申请经营主管负责洽谈具体事项及价格(两天内)运营管理中心审核副总经理、总经理审批将审批意见回传相关部门现场跟进
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