项目管理工具与模板运用课件.ppt
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1、,内部资料 注意保密,华为项目管理工具与模板运用黄飞宏,世纪德本咨询出品,课程活动及特色,“实践、实战、实用”提供一套理论方法、一套模板工具、一套范例演示、一份“神秘礼物”强调在体验中和演练中学习,目录,单元一、项目与项目管理单元二、项目启动阶段工具与模板单元三、项目计划阶段工具与模板单元四、项目实施与监控阶段工具与模板单元五、项目收尾阶段工具与模板单元六、研发项目的考核与激励单元七、项目成功的关键因素单元八、项目管理软件使用Project2007单元九、总结与交流,1什么是“项目”?,定义:为创造独特的产品、服务或结果而今进行的一次努力。,项目的特征,临时性(Temporary)独特性(Un
2、ique)逐步完善(Progressive Elaboration),项目管理的内容,综合管理 范围管理 进度管理成本管理 质量管理 人力资源风险管理 沟通管理 采购管理,项目管理的内容,项目的三重制约,在预算内按时提交满足要求的产品、服务或成果,项目管理的5大过程,项目生命周期,项目的生命周期及其管理,项目管理5大过程,九大知识领域与项目管理阶段,目录,单元一、项目与项目管理单元二、项目启动阶段工具与模板单元三、项目计划阶段工具与模板单元四、项目实施与监控阶段工具与模板单元五、项目收尾阶段工具与模板单元六、研发项目的考核与激励单元七、项目成功的关键因素单元八、项目管理软件使用Project2
3、007单元九、总结与交流,项目启动,计划过程,项目启动,立项申请组建项目组策划/制作任务书项目启动会,立项申请,立项是项目前期工作的重要一环,其中可行性研究则是它的重要组成部分。可行性研究是对拟实施项目作详尽的技术经济分析和多方案比较,提出评价,从而对项目是否合理和可行性作出结论的过程。通过这个过程,储备一些可供选择的项目,使项目投资决策的基础工作超前;或取消一些不合理、不可行的项目,避免和减少投资决策的失误。,项目启动,立项申请组建项目组策划/制作任务书项目启动会,组建项目团队项目组织机构项目经理的职责项目组成员的职责,组建项目组,建立一个结构合理的项目组 寻找合适的人选,了解他们的技术、管
4、理方面的优劣势,争取职能部门的支持。输出:项目组成员表,组织结构,图一,组织机构,图二,组织机构,强矩阵:,职能部门1,职能部门2,职能部门N,项目1,项目N,核心模块以及人员在项目组有80%的工作量以及工作3月以上,强矩阵过来,座位也在一起,考评也在这里,奖金在这里,但工资与任职资格不在,弱矩阵:,职能部门1,职能部门2,职能部门N,项目N,对一些公用平台或比较成熟的平台或技术,工作量投入低于50%,与部门经理联系,不直接找某个工程师。,项目1,合同,合同,合同,职能部门1,职能部门2,职能部门N,项目1,项目N,70%用了强矩阵.30用了弱矩阵,合同,混合矩阵:,项目经理在不同组织中的权限
5、,案例练习,根据所选项目,进行组织结构分析。,项目启动,立项申请组建项目组策划/制作任务书项目启动会,项目描述项目里程碑项目评审标准项目干系人,项目描述,项目背景:项目目标:项目管理的目标通常包括:T时间C成本Q质量S工作范围,干系人,干系人(stakeholder):包括这样的个人和组织,他们或者积极参与项目,或者其利益在项目执行中或成功后受到积极或者消极的影响。,干系人及需求,项目启动,立项申请组建项目组策划/制作任务书项目启动会,项目描述项目里程碑项目评审标准项目干系人,项目启动会议,项目组成员的初步交流,相互了解 营造一种良好的团队氛围 就以下方面达成共识:项目目标 管理方式 工作方式
6、,项目启动阶段关键点与常见问题,启动阶段关键点1.与客户、SPONSOR、高层的沟通,明确需求及获得相关支持2.明确项目目标和定位3.开工会、统一思想、明确团队运作制度启动阶段常见问题1.需求不明确及需求沟通不够2.项目组成员选择不合理3.为促成项目,过于乐观地分析项目可行性,项目启动阶段工具与模板,项目组成员表(模板)策划报告/任务书(模板)里程碑项目管理范例表,目录,单元一、项目与项目管理单元二、项目启动阶段工具与模板单元三、项目计划阶段工具与模板单元四、项目实施与监控阶段工具与模板单元五、项目收尾阶段工具与模板单元六、研发项目的考核与激励单元七、项目成功的关键因素单元八、项目管理软件使用
7、Project2007单元九、总结与交流,项目计划阶段,计划过程,项目计划,工作分解结构活动排序资源、工期和成本估算进度计划沟通计划风险管理计划,工作分解结构(WBS),工作分解结构(WBS),工作包括(Work Package)是WBS最低层次的可交付成果。工作包应详细到能计算成本和历时,安排进度,作出预算,分配负责人员或组织单位,以便顺利完成任务。可通过子项目完成可由另一位PM计划和执行。可由一个部门或承包商负责。80小时法则完成工作包的时间应不超过80小时。,工作分解结构(WBS),有人会问WBS分解到什么程度合适呢?一般认为WBS分解到可管理的深度就行,所谓的“可管理(manageab
8、le)”包括以下几层含义:能清晰地分解出时间、成本等目标;能界定边界,工作内容没有重复和交叉;可以授权给某个个体来完成;可以考核,每个工作包都有可检查的工作成果。,工作分解结构(WBS),WBS分解中的误区:分解出的工作包应该是一项项的行动,而不能用名词来表达;不要把工作分解结构变成物品清单;不要考虑活动之间的先后顺序。,工作分解结构(WBS),工作分解,工作分解图WBS,如何建立责任矩阵,1)关于责任矩阵 责任矩阵是用图表表示完成工作分解结构中工作细目的个人责任的方法。这是一种非常有用的工具,因为他强调了每一项工作细目由谁负责,并表明每个人在整个项目中的角色和地位。,责任矩阵图,责任人:配合
9、人:审批人:,如何建立责任矩阵,计划过程,项目计划,工作分解结构活动排序资源、工期和成本估算进度计划沟通计划风险管理计划,活动之间的逻辑关系,结束后才开始 Finish to Start(FS)开始后才开始Start to Start(SS)结束后才结束Finish to Finish(FF)开始后才结束Start to Finish(SF),计划过程,项目计划,工作分解结构活动排序资源、工期和成本估算进度计划沟通计划风险管理计划,活动工期估算,方法:类比法专家判断法资料统计法经验公式法,活动工期估算,你每天上班路上需要的时间:最快的情况:30分钟一般的情况:45分钟最坏的情况:2小时30分钟
10、用经验公式法计算如果9:00上班,你应该几点出来?,压缩工期的方法,快速跟近(fast tracking)调整活动的逻辑关系,边FS为SS,将活动重叠进行。(交叉作业、并行工程)导致一定的风险可能要返工用安全换取时间赶工(crashing)加班加点投入更多的资源提高效率任务外包用成本换取时间,计划过程,项目计划,工作分解结构活动排序资源、工期和成本估算进度计划沟通计划风险管理计划,项目进度管理,项目永远处于:时间紧、任务重、头绪多、关系杂的状态。“家有三件事,先从紧处来”进度管理要解决:确定活动之间的先后顺序;估计每项活动的工期;编制项目的进度计划;控制项目的进度,进度计划编制,工具横道图(甘
11、特图 Gantt)网络图里程碑图时标网络图条件网络法(GERT图形评审技术),北京城铁八通线的甘特图,案例练习,根据所选项目,制定甘特图计划。,计划过程,项目计划,工作分解结构活动排序资源、工期和成本估算进度计划沟通计划风险管理计划,沟通的重要性,大部分冲突、挫折和低效率都是由于沟通不畅造成的。项目经理在项目管理过程中需要花费90%的时间在沟通上。(70%-90%),项目沟通的要求,准确性;及时性;完整性;有效性;,小故事:笑话产生的原因是什么,不得要領“救火!救火!”电话传来了紧急而恐慌的呼救声。“在哪里?”消防队的接线员问。“在我家!”“我是说失火的地点在哪里?”“在厨房!”“我知道,可是
12、我们应该怎么样去你家呀?”“你们不是有救火车吗?”,过滤与障碍,过滤:大量的信息在上行沟通和下行沟通过程中损失的现象;主要的决定因素是组织结构中的层次数目;起因:语言、文化、信息内容、智力、可行度、历史因素;应该尽可能地限制信息的过滤,障碍,信息过载;缺少知识;文化差异;分散注意力的环境因素;有害的态度;情绪;不懂行业术语和技术术语;权力游戏、滞留信息;沟通渠道;选择性认知。,踢猫事件,产生沟通障碍的原因,不同的项目利害关系者对项目目标和目的的理解不同;项目经理某方面行动的不充分;人力、设备、材料和其他资源的竞争;项目经理或/和其他员工之间的个人冲突;对变化的抵制,如新技术或新操作流程的采用等
13、。,沟通的方式,书面沟通和口头沟通言语沟通和体语沟通正式沟通和非正式沟通单向沟通和双向沟通,项目沟通矩阵,项目经理沟通矩阵,项目组通讯方式,案例练习,根据所选项目,制定项目沟通计划。,计划过程,项目计划,工作分解结构活动排序资源、工期和成本估算进度计划沟通计划风险管理计划,项目风险管理,风险无处不在项目管理者必须具备“生于忧患,死于安乐”的人生态度面对风险应该:提前识别 未雨绸缪从容应对 有备无患,识别项目风险,1 项目风险分类,识别风险的方法,头脑风暴法:有哪些作用?吸引团队成员积极参与,充分发挥每个人的优势的聪明才智;集思广益避免个人的主管因素,头脑风暴怎么用?,召集项目他团队成员,介绍项
14、目信息;制定主持人和记录员;鼓励新思想;不管对错,不管好坏,认真记录;集体表决判断风险;汇总整理,得到风险清单。,识别风险的方法,2检查表法(Check list),识别风险的方法:3专家判断法,借助专家的经验,认识甚至“直觉”来识别项目风险;具体可以采取:访谈德尔菲技术,识别风险的方法:4、SWOT分析,风险评估,1、风险定性评估2、风险定量评估,2 风险评估,2 风险定量评估 评估标准,3 风险应对,4 项目风险管理计划,案例练习,根据所选项目,进行项目风险分析并制定风险管理方案。,风险影响周期,计划阶段的关键点,计划阶段关键点1.明确项目范围2.全面的风险识别3.各关键干系人的识别与沟通
15、计划计划阶段常见问题1.对工作任务的分解不充分2.风险防范意识不强及没有沟通计划3.计划通常由个人制定,没有在项目组达成共识,目录,单元一、项目与项目管理单元二、项目启动阶段工具与模板单元三、项目计划阶段工具与模板单元四、项目实施与监控阶段工具与模板单元五、项目收尾阶段工具与模板单元六、研发项目的考核与激励单元七、项目成功的关键因素单元八、项目管理软件使用Project2007单元九、总结与交流,实施、监控阶段,计划过程,项目实施与监控,沟通管理项目质量管理项目监控变更管理,有效沟通的关键要素,有效沟通的关键要素会前:事先了解为什么开会,已经预期要取得什么结果 考虑是否可能取消会议 确定需要参
16、加的最少人数 选择会议地点,会议的布置与会议目的相一致 会前和关键与会者就会议议题的持续时间进行沟通会中:做好准备,按时开始,并首先点明会议的目的和议程 每位与会者都有发言的机会 对会议内容进行口头总结会后:会后发布会议纪要给每位与会者 会议必须产生明确的决定 所有决定必须立即付诸行动,项目实施与监控,沟通管理项目质量管理项目监控变更管理,项目质量管理工具,鱼刺图检查表法对策表法PDCA循环,鱼刺图,客户印象不良的主要原因分析,检查表示例,出门上班前的检查表,机房维护项目检查表,天线安装项目质量控制检查表,对策表法,6W2HWhat:目标When:时间Where:地点Why:依据Who:负责人
- 配套讲稿:
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- 关 键 词:
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