绿色办公之无纸化办公新时代毕业论文.doc

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1、绿色办公之无纸化办公新时代毕业设计(论文)任务书、毕业设计（论文）题目绿色办公之无纸化办公新时代、毕业设计（论文）选题意义及要求 阐述现今社会如何才能营造出绿色办公的环境，减少污染节约资源等一系列的问题。、毕业设计（论文）工作内容和进度安排1周：确定论文题目；2周：讲解撰写毕业论文基本格式3周：确定文章的基本思路；4周：查阅有关资料，并进行整理；5周：将各阶段文字性成果汇总并撰写论文，解答问题；611周：撰写论文，讲解答辩方法及应注意的问题、解答问题；12周：论文答辩。、主要参考资料1、管理信息系统清华大学出版社.2、0A系统的设计与开发湖南大学出版社.3、陈江东.办公自动化系统的系统分析.4

2、、张海洋.从档案管理角度看“无纸化办公”. 汽车工程 教学系 应用电子技术（数字办公） 专业 班学生姓名（学号） 毕业设计（论文）时间： 自 年 月 日至 年 月 日摘 要 信息更新的节奏越来越快、越来越多的办公对象不再仅仅是面对数据，而是面对文档，甚至还有多媒体信息、随着企业规模的不断扩大，异地办公的模式也越来越普遍。因此要想达到协同工作办公系统，没有计算机以及网络的支持就很难得以实现。随着计算机的广泛应用和网络技术的飞速发展，一个高效协同无纸化办公平台已成为上下级单位以及内部科室之间不可或缺的工具，人们日渐意识到信息的快速搜集、处理和传播对于其自身发展收益巨大，通过高科技手段来提高办公效率

3、、降低办公费用、提升管理效果已成为当务之急。无纸化办公正是为了能更有效的实现办公自动化而设计的，是办公自动化系统的重要组成部分，是办公自动化系统的一个组成部分，区别与传统的办公自动化系统。无纸化软件的设计目标是：完善企业内部信息流通，促进人员交流，提高办公效率，加强管理职能，开发出适合的软件来完善企业的办公自动化系统，有效促进企业信息化的进行。关键字：绿色办公；节约资源；无纸化办公ABSTRACTInformation update an increasingly rapid pace, more and more office object is no longer just face da

4、ta, but face the document, and even the multimedia information, along with the constant expansion of the scale of the enterprise, the foreign office mode is becoming more and more popular. So to achieve a collaborative working office system, no computer and network support, it is hard to be realized

5、. With the widespread use of computers and network technology rapid development, a highly efficient coordination paperless office platform has become the parent and subsidiary companies subordinate unit (between) and the internal department an indispensable tool, people increasingly aware of informa

6、tion collection, processing and spread quickly to its own development gains huge, by high-tech means to improve work efficiency and reduce office cost, improve their management effect has become a top priority. This software is to can more effectively realize office automation and design, office aut

7、omation system is an important part of office automation system, is an integral part of the differences between the traditional, office automation system. Paperless software design goal is: perfecting the enterprise internal information circulation and promote personnel exchanges, improve, strengthe

8、n management functions office efficiency, to develop a suitable software to improve enterprises office automation system, effectively promote the enterprise information.Keywords: Green office；Resource conservation；Paperless office.目 录摘 要IABSTRACTII第1章 绪论11.1课题的目的和意义11.2办公无纸化的概念1第2章 绿色办公减少浪费32.1实行无纸化

9、办公减少木材资源浪费32.2 有效的将纸张减半的方法和技术42.2.1计算机42.2.2扫描仪42.2.3电子邮件42.2.4储存系统42.2.5网络传真机42.2.6无限的局域网络42.2.7远程安全通路52.2.8高效打印机52.3 创建绿色办公环境5第3章 无纸化办公的效果63.1整合资源63.2 加快信息流通63.3 规范办公流程63.4 提高办事效率7第4章 办公自动化技术应用的现状84.1应用现状84.2应用需求8第5章 无纸化办公的解决方案105.1易学易用性105.2高度的网络安全性105.3 高度自动化10第6章 无纸化办公将引领办公新时代11结 论12致 谢13参考文献15

10、第1章 绪论随着计算机和网络技术在各行业的广泛运用和发展, 传统的办公方式也产生了很大的变化。大量文件的打印、递送、审批、回复代表了传统的办公方式, 这不仅浪费大量纸张, 办公的过程中也浪费了大量时间。公文处理电子化、网络化, 实现无纸化是实现办公自动化的趋势。与传统的大量使用纸张来传递办公信息不同, 无纸化办公可以借助于办公自动化软件系统, 在网络高速的信息通道上瞬间实现信息的传递。无纸化办公更可以实现部门及个人间协同办公, 共享信息资源, 互相交换信息等一系列的办公过程, 因此是高效、便捷、节约资源的象征, 更是未来信息化社会的必然趋势。1.1课题的目的和意义随着社会的发展，无纸化办公已成

11、为未来绿色办公的方向，越来越多的办公对象不再仅仅是面对数据，而更多的是面对文档，甚至还有多媒体信息、随着企业规模的不断扩大，异地办公的模式也越来越普遍。因此要想达到协同工作办公系统，没有计算机以及网络的支持就很难得以实现。人们日渐意识到信息的快速搜集、处理和传播对于其自身发展收益巨大，通过高科技手段来提高办公效率、降低办公费用、提升管理效果已成为当务之急。无纸化办公正是为了能更有效的实现办公自动化而设计的，是办公自动化系统的重要组成部分，区别与传统的办公自动化系统。1.2办公无纸化的概念无纸化办公，是指利用现代化的网络技术进行办公。主要传媒工具是计算机等工具，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以

12、及事务处理。从二十世纪末开始，在本世纪初逐渐增加，预计在本世纪头十年达不到普及。无纸办公,即不用纸张而办公.在无纸化办公环境中,计算机、通信网络是三个最基本的要素无纸化办公是办公自动化的核心目标。我国的OA经过从20世纪80年代末至今20多年的发展,已从传统的手工纸质办公模式,发展到人手一台计算机的数字化办公模式。目前,对于中小规模的高职高专院校而言,办公文件的传递,多数还停留在E-mail和QQ上,未能在校园范围内进行无纸化共享。如果我们处理的各类文件都以传统的习惯打印下来进行部门间的传递,势必导致办公成本的大幅提升,降低办公效率。事实上,我们用计算机处理的各类文件,几乎都以电子文档方式处理

13、和保存,只要在现有的校园网内部建立办公应用网络平台,除特别重要的文件必须以纸质打印存档之外,其它一般性文件都在办公应用平台上阅读和传递,实现无纸化办公,其综合效益是显而易见的。无纸化办公的灵魂是软件平台,硬件是实现无纸化办公的环境保障。由于文件在网络上流转,必须通过授权确保信息的安全和分层使用,使得文件信息共享成为现实,保密安全得到保障。第2章 绿色办公减少浪费 发展低碳经济、构建低碳城市不仅是政府、专家的事，积极树立低碳生活理念也是每一个公民的责任。“低碳经济”不仅意味着制造业要加快淘汰高能耗、高污染的落后生产能力，推进节能减排的科技创新，而且意味着引导公众反思哪些习以为常的消费模式和生活方

14、式是浪费能源、增排污染的不良嗜好，从而充分发掘服务业和消费生活领域节能减排的巨大潜力。低碳生活，是一种自然而然去节约身边各种资源的习惯。我们应该积极提倡并去实践，注意节电、节油、节气、垃圾回收以及绿色出行，从点滴做起，从身边的每个节能细节做起。很多低碳生活方式，大家都是可以做到的，即使是再小的一份力量，都是对发展低碳经济、构建低碳社会的一种支持。2.1实行无纸化办公减少木材资源浪费造纸术的发明，是人类的一大进步，但随着纸张的大量使用，使人们不断的伐木以满足需求，这样必然破坏了生态平衡。所以节约用纸和保护环境的课题就摆在了人类的面前。造纸的原料主要是木材、煤、水。生产1吨纸需要木材0.875吨、

15、煤0.5吨、水375吨，造 成35%的水污染。浪费纸就意味着资源浪费。而目前我国的森林资源供不应求，水资源呈现短缺。水土流失难以遏制、濒危物种生境缩小等都在当今中国十大环境问题之中。我国现有森林面积1.25亿公顷，蓄量90多亿立方米， 而每年采伐超过生长量约1亿立方米。森林的大量减少不仅使 木材和林副产品资源短缺。而且净化二氧化碳的能力大大地减弱。造成温室效应。同时，一方面引起水土流失，产生干旱、 风沙等灾害，另一方面使动物失去栖息场所，鸟类减少，虫害增多。水资源的严重污染又造成了水资源的严重短缺，使许多人喝不到达标的饮用水，严重危害人体健康。大量的污物排入河流，大大地超出了河流的自净能力。导

16、致水污染，使河里的鱼和鱼卵死亡，造成水生生态系统失调和鱼类资源破坏。如果这种污水流到庄稼地里，还会使庄稼欠收。燃烧煤排放出大量的废气又污染了空气。 2.2 有效的将纸张减半的方法和技术2.2.1计算机为使文件和相关系统更具灵活性和机动性，可以把台式电脑、笔记本电脑和手持电脑组合起来使用，就能减少打印的纸张；2.2.2扫描仪扫描仪可以创造直接的图像，因此文件可以转化成电子文本，并被方便地保存。扫描时，要记着将文件进行压缩，以保持网络的正常性能，而且要确保选定一个单一的、标准的电子文件版本，这样图像可以被编入索引，并被方便地查询。2.2.3电子邮件电子邮件是纸张备忘录的一个伟大革新。有效的电子邮件

17、系统将允许使用者过滤其中的内容和某些主题的电子信息，同时，能让工作人员和电子邮件、传真和声音文件合并使用。2.2.4储存系统一个能量巨大的储存系统是提高运行速度和将电子信息进行集中管理的基础和保证、2.2.5网络传真机除了必须传送的硬拷贝外，令人厌烦的老式传真机已被基于高科技的网络或具有传真性能的电邮系统所取代。2.2.6无限的局域网络局域网一出现，就像野火一样迅速蔓延，被人们广为欢迎和接受。基于无线技术的局域网使得电子信息的应用更为灵活、机动，员工无论在任何地方，都可以迅速的了解和接受来自企业的信息。2.2.7远程安全通路虚拟个人专用网络使得在家办公者和“马路骑士”们获得了安全性，公司内部网

18、络权限的机密性，也结束了人们拖着一个装满文件的公文包的历史。2.2.8高效打印机双面打印的打印机可以显著的减少纸张的应用2.3 创建绿色办公环境在全球气候变暖的背景下，以低能耗、低污染为基础的“低碳经济”成为全球热点。节能减排势在必行，低碳发展已经逐渐成为社会发展的必然趋势，低碳生活不仅是一种态度、一种义务，更是一种责任。中国是一个负责任的大国，一个负责任的国家必然要有负责任的公民。我们不仅要倡导低碳生活，更应该主动践行低碳生活。办公室内空气质量的好坏直接影响着人们的身心健康和工作生活质量。因此我们应该重视办公室内环境的污染问题，积极的了解有关方面的知识，采取一些措施来减少污染，并针对自身特点

19、，区别于居住环境空气质量来进行研究分析，及时合理解决污染问题，保证人们的健康。第3章 无纸化办公的效果无纸化办公系统通过对各办公要素的闭环整合, 实现了工作流、信息流和知识流的整合管理, 提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台, 实现办公自动化, 并进行远程办公或在家办公。无纸化办公将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来从事核心事务, 整体提高了单位办事效率和对信息的可控性, 降低办公成本, 提高执行力, 使管理趋于完善, 通过信息化建设, 开展电子商务、电子政务, 快速提升核心竞争力。其具体效果有四个方面:3.1整合资源通过网络技术将单位的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源

20、、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用, 实现各种资源的互相促进和增值, 形成正规、科学、开放的单位的制度和文化, 保持单位旺盛的生命力, 保证单位健康持续发展。3.2 加快信息流通领导层下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员, 无任何中间环节。所有工作人员的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层, 便于及时发现问题、改进过程和发现人才。工作人员们能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流, 建立融洽的团队关系和单位文化。3.3 规范办公流程建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制, 让单位充满活力,促进单位持续发展, 使工作人员责任明确, 权限分明, 具体事

21、务落实到人, 查有所依, 杜绝推脱、扯皮现象。彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真, 保证正确、及时的反应。3.4 提高办事效率有效协调多部门之间的协同工作问题, 实现高效协作办公, 领导层能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况, 跟踪监督, 提高执行效率和力第4章 办公自动化技术应用的现状4.1应用现状现代商业社会, 公司、政府等单位为了提高办公效率, 网上办公已经非常的普遍, 办公自动化技术应用十分广泛, 如: 大家所熟悉的OA、工作流管理、人事、销售管理软件等, 都是办公技术的不同应用。这样的系统有一个共同点, 那就是很好地满足了用户处理单一任务的应用需求。但是在推广这种

22、新的办公方式的时候, 也发现了很多问题: 由于计算机水平的普及程度不够, 很多公司和政府的工人员不会操作办公自动化软件; 网上办公与传统手工办公有着流程的差异, 使得办公习惯上难以改变, 难以真正实现系统性流程(所谓流程是指一项工作由不同环节的人参与并协作完成)。这样就使得一项任务工作需要负责人或相关人员签阅、修改、批复, 或多人签阅、批注时, 无纸化的办公流程会让人感到难以操作; 在实际应用中, 领导, 或相关负责人需要对工作性文档进行批注、签阅, 只有依靠手工输入的电子笔迹技术来解决这一实际问题。 4.2应用需求对于网上办公的期望有三个方面: 一是领导易于办公; 二是提高工作效率; 三是降

23、低办公成本, 而且易学、易用, 满足实际办公的需求。以前很多自动化办公软件虽然能够实现网上办公, 但是无法做到真正的无纸化, 存在第一、缺少实现网上公文批阅的软件, 用户不能在网络中对文件直接进行亲笔圈阅、批注和签名, 无法实现真正意义上的无纸化。第二、公文的安全性不能得到保障, 如文件、合同的签署、银行个人支票签名等安全性问题; 第三、要学习使用键盘及打字、输入方法。由于没有核心的技术与之相结合, 因此无法实现力、公流程的真正无纸化。然而在实际应用中, 领导批注、签阅的应用流程化要求是普遍存在的, 因为任何企业或机构的业务工作都是由不同的环节工作流程组成, 用户既希望软件系统能解决独立环节的

24、业务问题, 也希望系统能自动将各个环节串联起来, 使一个环节的工作成果能自动被下一个环节利用, 这就是最基本的办公工作流的需求。从另一方面来说, 每一个批复、批注、签阅环节常常需要采用相关技术来解决问题, 这就带来了办公自动化中电子签名技术的需求。很多OA 系统, 由于缺少实现网上公文批注、签阅的软件, 领导的批示、签字还只能在纸上完成, 根本无法实现网上办公。一项工作从立项、起草、发文、收文、管理、批示、签阅到执行等, 全部由不同部门完成。在这里, 很多文件需领导批注、签阅、下发到执行, 多次反复利用和批复。传统的办公软件可以完成各部门、各个环节的单独处理, 但领导办公被独立开来。如果将电子

25、笔迹工具箱嵌入到办公系统中, 各个环节并不独立, 而是相互关联的, 使领导们彻底从传统纸上办公迅速移植到纸电子办公。因为领导可以方便地使用计算机, 可以直接在计算机、办公网络上审阅、批注、签署文件, 方便了领导办公, 真正实现了网上无纸化办公。另一方面, 公文的安全性得到了保障。公文需要批示、签阅的环节很多, 每位相关领导可能要处理多个环节上的任务, 这就使得每一位领导的签阅、批注要具有唯一性、安全性和认证性。第5章 无纸化办公的解决方案5.1易学易用性可将领导在传统的纸质文件上的批示、签署信息引入到办公自动化网络系统当中。通过对文件传阅、审批流程的定义, 各用户便可在网络中对文件进行亲笔圈阅

26、、批注和签名, 从而使不同用户可对所传阅讨论的文件发表各自的意见、相互交流并进行最终的定稿及签署, 用户对文件进行的亲笔圈注、签名信息均可被保存, 并可进行打印输出。用户只要会写字, 不需要学习繁琐的键盘输入方法, 就和日常在纸上办公时批阅、签署文档一样, 就能方便地使用含有电子笔迹技术的办公自动化系统, 从而大大减少了培训工作量, 这对最终用户和开发商都有利。5.2高度的网络安全性领导办公可以与工作的各环节紧密结合, 动态电子签名认证保证了领导签名内容的不可更改性和来源的真实性。用户可以利用动态电子签名认证可以实现可靠的身份确认功效, 比传统键盘密码更安全、更有效, 用动态签名认证来替代传统

27、密码口令验证, 极大增加系统中信息的安全性, 而且使用更加方便, 更加容易。5.3 高度自动化含有电子笔迹技术的办公自动化系统可以大大减少重复劳动, 它可以使各个部门、各个环节的单独处理工作串联起来, 同时也能处理流程上多环节的任务。可以方便进行各个环节的审核、批复、签字, 同时也可以进行不同环节批复的查询。不仅解决了传统办公的效率低下和纸张浪费状况, 而且也解决了因领导无法使用烦琐的现代办公自动化系统而闲置的信息化投资。第6章 无纸化办公将引领办公新时代随着社会的发展，无纸化办公将成为未来绿色办公的方向，在全社会唱响“低碳”主旋律的今天，“无纸化办公”的呼声显得尤为迫切和重要。如果各个机关取

28、消了纸质的“红头文件”，代之以网络上的“电子政务”，那将省去很多人力、物力、财力。更重要的是可以减少使用纸张从而减少砍伐树木，我们的呼吸也就因为多一些清新的氧气而顺畅得多。“无纸化办公”不仅是顺应当前“低碳经济”发展的需要，更是一种必然趋势。综观欧美一些发达国家正是成功运行了“无纸化办公”，才使行政效率集迅捷化、环保化、服务化为一体，凸显出“政通人和”的魅力。结 论以计算机及网络为标志的信息技术的迅速发展引起了世界各国的广泛关注，21世纪是网络经济时代，随着经济全球化、网络信息、电子商务的高速发展，政府以及企事业急需一种基于互联网且能够集成在门户网站上的信息管理和办公自动化与一体的网上办公系统，实现行政机关的办公现代化、信息资源化、传输网络化和管理科学化,充分发挥系统的通信优势,建成高质量、高效率的信息服务系统,为领导和机关办公提供服务。办公无纸化正是基于这样的形势，顺应社会的需要而产生的。参考文献1、管理信息系统清华大学出版社.2、0A系统的设计与开发湖南大学出版社.3 陈江东.办公自动化系统的系统分析.