浅谈秘书的角色意识与参谋作用毕业论文.doc

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1、浅谈秘书的角色意识与参谋作用 摘要：当前，随着经济社会及现代科技的迅猛发展，秘书工作所面临的困难和挑战越来越多。面临新的形势，秘书人员的角色意识与参谋作用便凸显出来。本文通过秘书的角色意识和秘书在企业中发挥的参谋作用来阐述其在秘书工作中的重要性。而秘书的角色意识是通过秘书的服务意识和秘书应该强化的意识来加以论述的。秘书在企业中发挥的参谋作用是通过转变观念，树立服务意识；加强学习，提高综合素质和努力实践，讲究工作方法展现出来的。关键词：秘书 角色意识 参谋作用目 录摘要1关键词1一、秘书的角色意识3（一）秘书的服务意识31.秘书服务意识的职业理性32.秘书服务意识的社会理性33.秘书服务意识的人

2、文理性3（二）秘书应该强化的意识31.辅助角色意识42.现代管理意识43.学习求知意识54.廉洁自律意识5二、秘书在企业中怎样更好地发挥参谋作用5（一）转变观念，树立服务意识51.在工作重点上，要从单纯的“办事办文型”向“参谋助手型”转变52.在职能发挥上，要由单纯的服务工作向主动超前地研究问题53.在工作效果上，要从“让领导满意”向“让大家满意”转变5（二）加强学习，提高综合素质51.必须加强个人品德修养，提高政策水平52.必须注重专业知识的积累和技能的提高63.必须不断扩大自己的知识面6（三）努力实践，讲究工作方法61.对领导应尊重而不吹捧62.参谋工作要主动而不越位63.在领导间要补台而

3、不拆台64.信息沟通要及时而不堵塞65.综合协调要讲大局而不推脱6参考文献6浅谈秘书的角色意识与参谋作用 秘书怎样才能更好地承担起参与处理事务和为领导提供服务的职能，真正起到秘书的作用？重要的一个方面就是要具备正确的角色意识。领导工作少不了秘书，而要做好一个秘书就必须顺利完成领导交给的各项工作，就必须发挥好秘书的参谋作用。可见，秘书的角色意识和参谋作用在秘书工作中具有重要的地位。 一、秘书的角色意识 秘书的角色意识，是指秘书人员对自己所担任角色的社会地位所决定的职责的知觉与体会，是秘书工作的灵魂。 （一）秘书的服务意识 秘书的服务意识是其职业能力的生命线。关于秘书服务意识的培养和实训，业内已经

4、积累了大量的实践经验，也有不少困惑。困惑的重要原因在于，人们对秘书服务意识的理解还是笼统的，缺乏层次性。如果将秘书的服务意识划分为三个层次，深入分析每个层次中的秘书工作，为探索新型秘书服务意识的培训模式提供学理上的依据。1.秘书服务意识的职业理性职业理性是秘书服务意识的第一个层次。这种服务意识的培养主要通过“作为秘书，要”的律令式职业培训完成，更多的强调秘书工作作为一种职业的规范性和程序性。例如，关于接听电话，规定了接听的时机、礼貌用语、自我介绍、重要信息记录、礼貌拒绝、提出替代性方案、礼貌挂机等一系列程序，体现出秘书岗位的职业特点。但职业理性还只是秘书服务意识较为外在的层次。因为秘密书服务对

5、象的行为特点包含着丰富的社会及人格信息，对于这些状况，仅仅依靠职业理性是无法灵活处理的。 2.秘书服务意识的社会理性传统的秘书服务意识的培养并非没有意识到职业理性的局限性，因而求助于强化职业道德的培养。但是，职业道德要求的出发点具有浓厚的社会教化色彩，这种社会教化色彩与秘书的职业理性在本质上有着生硬的强制力。我认为，在培养秘书服务意识的过程中应建立起适合其职业特点的社会理性，这是秘书服务意识的第二个层次。诞生现代人际关系学的著名实验-“霍桑试验”的结论表明：（1）工人是“社会人”，而不是单纯追求金钱收入的“经济人”。（2）任何组织系统中均有“非正式组织”、“亚文化”和“潜规则”。我们常说，秘书

6、是一个特殊的职位，是沟通上下级的平台。其实，秘书职位的核心特点是其接近权力中心却没有决策权。一方面，秘书在正式组织系统内是一个非常重要的职位，甚至在某种程度上被各种“非正式组织”、“亚文化”视为正式组织的代言人；另一方面，秘书本身没有决策权、他在具体工作中所运用的“隐含的领导力”需要得到各个职能部门，甚至各个“非正式组织”的配合才能奏效。3.秘书服务意识的人文理性从职业理性到社会理性，秘书服务意识的层次呈递进态势。人们对秘书社会理性的要求，势必把秘书的服务意识引向更高的层次-人文理性，此即所谓秘书服务意识的第三个层次。所谓秘书服务意识中的人文理性，就是要求秘书在具有良好职业理性和社会理性的基础

7、上，对人性有更深入的认知，将把秘书的职业理性和社会理性建筑在对人性更具包含性的理解和体验的基础之上。一方面，秘书应认识到，培养服务意识本身就是一个对人性不断提升的过程，所以需要时刻注意完善自己的人格。另一方面，如果秘书能认识到，培养服务意识本身就是一个对人性不断提升的过程，我们强调秘书的服务意识中不仅要有职业理性、社会理性，还要有身深厚的人文理性。秘书服务意识的职业理性、社会理性、人文理性涵盖了秘书作为一个“经济人”（职业人）、“社会人”和“人”的不同面相，缺一不可。 （二）秘书应该强化的意识随着社会经济及现代科技的迅猛发展，秘书工作所面临的困难和挑战越来越多。在这种形势下，秘书人员应该更好地

8、承担起参与政务、处理事务和提供服务的职能，真正起到承上启下、沟通协调的纽带作用，需要当代秘书人员具备并且强化四种意识。1.辅助角色意识所谓角色，是指一个人对自己在社会群体中所处的地位以及由这种地位所决定的社会职责的感知与认识，是对自己周围的种种角色之间关系的理解与协调。具体来说，秘书角色主要的行为特征是辅助领导管理，为领导提供综合服务。因此，秘书的角色意识主要是辅助角色意识。秘书人员每天要处理的事情很多，要接触的人也很多，怎样才能在错综复杂的人和事中做到忙而不乱、从容应对，首要的也是最重要的就是不断强化角色意识。只有端正了态度、摆正了位置，才不会“错位”，才能更好地为领导提供及时、准确、高效的

9、智能服务。具体来说，强化角色意识包括以下几个方面：一是动态全新的服务观。为领导、为各职能部门和为人民群众服务时秘书工作的出发点和归宿点。作为一名当代秘书，应该顺应时代的变化树立动态的全新的服务观。新时期的秘书服务工作主要包括以调研、信息、参谋咨询为中心的智能服务。为此，秘书人员应在加强职业品德修养的同时加强学习、加强实践、努力使自己成为理论知识过硬、业务知识扎实、能写会说的全方位的综合型人才。二是积极严谨的参谋观。社会的现代化、多样化发展要求秘书人员从过去纯粹的办文办事转变为既办文办事又出谋献策。秘书人员在坚定地执行领导决策、决定的前提下，为领导出谋划策应该坚持以下几条原则：（1）讲党性、讲正

10、气、讲政治的原则。辅助领导工作、参政设谋是秘书的职责，但秘书不能进谗言，否则会导致领导决策出现偏差，影响领导形象。（2）当好领导“助手”的原则。秘书工作主要是为领导服务的，因此秘书不能凌驾于领导之上，也不能与领导平起平坐，而是要协助领导实现领导意图。概括地说，就是不得越权越位。（3）主动、细致的原则。秘密书人员应该想领导之所想、谋领导之所虑。同时，秘书在提供参谋服务的过程中务必认真细致，确保基本信息正确无误，以避免决策出现技术性差错。（4）对服务对象负责的原则。秘书发现领导工作、决策上的问题和错误，要通过正当的渠道用稳妥的方法向领导机关和有关领导反映，对待领导要服从但不盲从。（5）保密原则。秘

11、书人员一般都参与决策谋划，知晓本单位的机密事项。秘书若不坚持保密原则，一旦泄密后果不堪设想。三是高度自觉地责任观。秘书人员承担着承上启下、联系左右、沟通内外的职能，直接或间接地参与领导活动和政务活动。秘书人员处理任何问题要妥善处理好局部利益与全局利益、眼前利益与长远利益、个人利益与群众利益的关系，真正做到思想求实、作风务实、工作扎实、办事踏实、做人老实。2.现代管理意识随着改革开放的不断深入，现代管理方法作为提高工作效率、促进事业发展的有效手段，在党政机关和各企事业单位得到了广泛的应用。秘书工作自然也离不开一些现代管理方法。秘书人员应该强化如下现代管理意识： 一是竞争意识。当今社会是一个充满竞

12、争的社会，面对竞争日益激烈的环境，秘书人员必须强化竞争意识。二是法律意识。随着市场经济体制的确立和社会主义法制的日趋完善，社会各行业与法律的关系日益密切。这必然要求秘书人员熟悉法律意识，树立较强的法律意识。三是协作意识。当今世界，许多生产、工作离不开部门、行业的协作，而市场经济的发展更强化了人们相互依赖、相互协作的社会关系。四是开拓意识。随着社会发展所带来的新情况和新问题增多，秘书要保持稳定健康的心态就必须不断强化开拓意识，创造性地开展工作。五是效率意识。秘书工作纷繁复杂，秘书人员更应该重视效率，力求在最短的时间内取得最好的效果。六是超前意识。超前意识是秘书人员在领导决策之前的思维活动和心理感

13、受，它受秘书人员自身素质、思维方式和对相关情况熟悉程度等因素影响较大。3.学习求知意识 秘书工作的性质和特点，要求秘书必须加强学习、善于学习。周总理生前对秘书提出了五条要求，其中之一就是“广学博览”。秘书能不能当好领导的参谋和助手，与秘书知识是否广博有着直接的关系。所以，要成为一名优秀的秘书人才，就必须善于学习，要有强烈的求知欲。（1）重视、加强思想和理论积累。秘书工作政策性很强，秘书人员只有具备扎实的理论功底和较高的政策水平，工作起来才能得心应手，才能更好地发挥参谋助手作用。（2）拓宽知识面，更新知识结构。秘书应不断扩充自己的知识面，努力使自己成为专家中的杂家、杂家中的实干家、专才中的通才。

14、（3）努力培养多种能力。现代秘书要较好地完成领导交给的任务，就应该具备多方面的能力。一是调研能力，二是管理能力，三是表达能力，四是应变能力。（4）加强求知意识，尤其要重视实践。实践是检验真理的唯一标准。秘书人员要经常深入实际，运用科学理论知识对现实生活中的一些重大问题进行多方面的分析和研究，将自己的研究成果提供给领导做决策参考。4.廉洁自律意识近年来，随着秘书腐败现象的增多，“秘书腐败”越来越成为人们关注的一个焦点。为了行之有效地解决秘书腐败问题，我们应建立健全各种机制、体制、制度，坚持运用法制手段“综合治理，标本兼治”，秘书人员自身还应该充分认识到干部的权利是党和人民赋予的，是用来全心全意为

15、人民服务的。二、秘书在企业中怎样更好地发挥参谋作用新形势下，办公室文秘人员要想好地发挥参谋助手作用，就应该：待添加的隐藏文字内容2 （一）转变观念，树立服务意识当前国内的很多企业处于激烈的市场竞争之中，因此，文秘人员必须转变观念，牢固树立起服务领导、服务部门、服务员工的“三个服务”意识，以真正体现自身价值。1.在工作重点上，要从单纯的“办事办文型”向“参谋助手型”转变。文秘人员不仅要做好最基本的工作，还必须适应领导的需求来思考、组织和开展工作，为领导决策提供意见和建议。2.在职能发挥上，要由单纯的服务工作向主动超前地研究问题，更好地参与公司中心工作的推进和重大决策的贯彻落实上转变。因此，文秘人

16、员必须抓住经营管理全局中的一些要害问题，超前思考，深入研究，向领导提出真知灼见；及时广泛了解企业各个方面的动态，掌握信息，为领导把握全局、制定决策。3.在工作效果上，要从“让领导满意”向“让大家满意”转变。文秘人员只有实实在在地树立起“三个服务”意识，工作在得到普通员工认可的基础上，才能得到领导的肯定，才能真正体现文秘人员的价值。 （二）加强学习，提高综合素质魏征说：“求木之长者，必固其根本；欲流之远者，必浚其泉源。”文秘人员要发挥好参谋助手作用，就必须提高综合素质，在德、智、才上下功夫。1.必须加强个人品德修养，提高政策水平。文秘人员有较高的个人修养和政策水平，才能在工作中以大局为重，以国家

17、和公司的利益为重，不谋私利；有了较好地思想品德修养和政治修养，才能为领导提供公正、客观、可行的参考意见，有利于领导决策。2.必须注重专业知识的积累和技能的提高。文秘人员必须掌握调研、写作、沟通等基础性专业知识，必须通过不断实践提高自己归纳概括和总结的能力，还要善于甄别有用的信息，及时提供给领导，这样才有利于领导做出正确决策。3.必须不断扩大自己的知识面。作为领导的参谋人员，文秘人员必须掌握渊博的知识，了解各种信息，做一个名副其实的“杂家”。 （三）努力实践，讲究工作方法文秘工作不仅是一门科学，更是一种艺术，它常因从服务对象的差异而风格迥异。所以说，文秘工作更多的是一种实质性、技巧型工作。这就要

18、求文秘人员在工作中多留心留意，注意积累总结经验，找出一些适合自己的工作方法和技巧。1.对领导应尊重而不吹捧。理顺与领导的关系，是文秘人员需时时注意、处处谨慎的事情，也表现工作艺术的地方。总的原则是以公司利益为重，配合、协助领导。2.参谋工作要主动而不越位。文秘人员的主要工作是以领导工作为轴心，上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了文秘工作的被动性。要变被动为主动，才最能体现文秘人员的工作艺术。3.在领导间要补台而不拆台。文秘人员在同时服务多位领导时，心里要有一杆秤，要一视同仁。另外，当领导之间产生分歧时，只能被动地、双向地劝慰、弥合、消除矛盾，本着有利于领导关系的融洽的原则开展工作

19、。4.信息沟通要及时而不堵塞。办公室一般是企业的信息枢纽，各种经营管理的信息都汇总于此。为此，文秘人员必须及时收集并整理相关信息，甄别出有效信息及时送达领导，起到上下达情、左右疏通的作用。在现实工作中，还要特别讲究时效性和客观性，不能拖沓，更不能报喜不报忧，让领导无法掌握真实状况。5.综合协调要讲大局而不推脱。综合协调是贯穿于企业办公室工作各个方面的一项重要职能。要做好综合协调工作，必须做到：明确目标，把握大局，考虑周全。综合协调目的就是要解决问题，减少矛盾，避免纰漏。 在具体工作中，文秘人员要承担如下一些“角色”：一是要做“加油站”。要善于坚持原则，化解矛盾。二是甘当“润滑油”。哪里出现故障，就要出现在哪里，以妥善地解决问题。三是愿做“受气包”。要以大局为重，不计较个人得失。只有这样，才能真正当好领导的参谋助手，为公司的发展做出更大的贡献。 参考文献1张克.秘书服务意识的三个层次J.秘书，2008,（1）2彭建平、张春.当代秘书应强化的四种意识J秘书之友,2005,（4）3刘勇.国有企业文秘人员如何更好地发挥参谋助手作用J.秘书之友,2008,（9）