基于WORD“样式”与“域”的毕业论文排版技巧.doc

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1、基于WORD“样式”与“域”的毕业论文排版技巧 本文由“高效办公系列讲座”相关通识课现代数字化办公、办公软件应用、MS-Office组件精讲等部分内容整理而来。 引言毕业论文是大学生完成学业的重要组成部分，论文的质量关系着大学生能否顺利毕业。论文质量包括两个层次的含义：内容与表现，内容是指表达思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，表现则是指论文页面、边距、字体、字号、段落、目录、页眉、页脚等排版格式。论文的排版，是一个非常费时费力的工作。如果在写论文之时，能规范、科学的排版，对论文质量的提高会起到事半功倍的效果；否则，会给你带来无穷无尽的痛苦与烦恼。目前，MS-Office软

2、件的组件Word是广为使用的论文撰写、排版平台，本文将以Word的“样式”为重点，介绍相关的排版技巧，希望能起到抛砖引玉的作用。一、 规范样式众所周知，Word在文字的排版方面具有卓越的功能。但是，很多人不知道，Word诸多功能的实现，必须以“样式规范”为基础条件，否则数千字、上万字，乃至于更多文字的长文档排版就难以实现。因此，正确认识样式，灵活应用样式对于毕业论文撰写有着重要的意义。(一) 样式的概念有人说，样式对于排版（主要指长文档）犹如夏天的空调，冬天的暖气，没用过的人，觉得没有空调暖气也能过日子，一旦用了，则会生出相见恨晚之感慨。可以说，不懂样式，不会用样式，就不能算懂Word，更不能

3、享用Word排版的乐趣。那么，什么是样式呢？样式的概念源于格式，它是Word文档的文本、表格、列表的一套格式特征，属于同一样式的文本，意即其字体设置、段落格式等是完全一致的。用户可以将一种样式应用于某个段落，或者选定的字符上。比如，本段文字就属于“正文样式”的一种，其具体的格式特征可以通过点击【格式】【显示格式】察看：五号宋体，两端对齐、首行缩进2字符，以及节、版式、页边距等具体设置。而本段标题“(一)样式的概念”，则是标题样式与列表样式的组合体。一篇文档内，样式往往很多。Word的排版原则是，对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式，这样做能大大减少排版的工作量和出错机会。如要一次性改

4、变某个样式的所有文字的格式时，只需修改该样式即可。比如，要将本文的所有“二级标题”，即“引言、样式规范”的字体变为黑体，则可以将鼠标点向属于“二级标题”的任一文字，再鼠标右键单击则会弹出【操作选项】的对话框，最下端有“选择格式相同的文本（S）”选项，光标移到该处，左键确定，文中所有“二级标题”即被全部选定；然后，再将光标移到【格式】工具，在【字体】下拉列表框中选择“黑体”，“二级标题”的字体即全部调整为了黑体。可见，使用样式能减少许多重复的操作，在短时间内排出高质量的文档。样式之于文档，犹如温度之于物体，不存在“有无温度”的说法，是否适宜而已；也不存在“有无样式”的说法，是否规范而已。这是样式

5、的重要概念。(二) 样式的类型按不同的标准，样式有不同的提法。从格式的角度，可以分为字符样式和段落样式；从应用的角度，可分为标题样式、正文样式、列表样式；从来源的角度，可分为内置样式和自定义样式。Word本身自带了许多样式，称为内置样式，见左图。有时候内置样式不能满足用户要求，这时可以创建新的样式，称为自定义样式；自定义样式可删除，内置样式不能删除。用户可以创建或应用下列类型的样式：（1）标题样式：页面视图下，应用了标题样式的段落前有方形小黑点标志。标题样式可以分为9级，如标题1、标题2、标题3标题9，它是实现“文档结构图、大纲视图、提取目录”的基础。（2）正文样式：可以是字符或图表等，大纲视

6、图下，正文样式所在的段落前面有空心的方形小白点。正文样式，尽可能简化，同一性质的文字，尽可能同一样式。（3）列表样式：是实现文档有序排版的重要手段。在序号与文字间，往往有制表符浅灰色的“”出现。更新列表样式一般是通过【格式】【项目符号和编号】来实现。当把“规范样式”移到“页眉页脚”后，则其序号将自动由“一”调整为“三”。标题样式、正文样式，同一段文字只可能是其中之一；但两者可以分别与列表样式结合，例如，本文的二级标题的“一、 二、 ”就是列表样式与标题样式的结合体。(三) 样式的应用样式应用的对象可以是文本，也可以是段落.。基于文本的应用，往往是正文样式；基于段落的应用，可以是正文样式，也可以

7、是标题样式。应用样式首先需要选定对象，通常有三种方式，即：（1）光标定位于段落任一位置；（2）直接选中段落文字；（3）选中特定的文本。选中对象后，再按如下步骤操作：（1）鼠标单击【格式】工具栏中【样式】列表框（注：在字体设置之前，）在下拉列表框中选取合适的样式名，所选的文字或段落就会应用该样式而重排文字或段落版式。（2）默认情况下，可用如下快捷键来应用其相应的样式：按Ctrl+Alt+1键应用标题1按Ctrl+Alt+2键应用标题2按Ctrl+Alt+3键应用标题3按Ctrl + Shift + N键应用正文（3）应用标题样式后，段落前端就会有黑色小方点，同时会出现“字体加粗、行距加大”的现象

8、。可以在全文相应级别的标题均应用同一标题样式后，再在大纲视图下，进行后期调整。比如，本小节的标题“样式的应用”，是“标题3”样式，通过【段落】对话框可以得知，其段前段后均为13磅，行距为1.73倍，如果这不符合论文规定的格式要求，再选中标题文字，重新设置字体及段落格式；然后，可以通过格式刷的方式，将该标题格式应用于其他相应级别的标题上，比如“（四）视图与目录”。(四) 目录与视图Word文本处理过程中，“页面视图”普通人用得最多，其实只知道、或只会用页面视图，这是很不够的，甚至可以说是很初级的。无疑，“页面视图”提供了“所见即所得”的最佳效果，是最接近传统纸质文稿撰写方式的Word视图。但是W

9、ord还提供了诸如“目录的超链接”、“左眼目录、右眼正文的文档结构图”、“化繁为简的大纲视图”等功能。当然，这些功能的实现必须以“规范的样式”文本为基础。1. 提取目录，标题样式为基础毕业论文要求有目录，但不少人因为不懂标题样式的应用，目录只得简单地由论文里各级标题拷贝、粘贴而来，页码也是后期手工添加。在论文撰写过程中，由于反复修改，标题与内容都会有所调整，目录往往需要繁琐、重复地提取，至于页码就更容易出错了。如果论文应用了规范的样式，则目录的提取将非常简单与轻松。目录的提取可分两步进行：1) 应用标题样式。如前所述，比如本节小标题“提取目录，标题样式为基础”，根据统筹考虑，宜应用为“标题4”

10、。通常内置标题样式不符合论文格式要求，需要手动修改字体、段落、制表位和编号等。调整方式很多，可在菜单栏上点“【格式】【样式】”，列表下拉框中选“【所有样式】”，点击相应的标题样式，然后点“【更改】”。特别注意：论文的题目可以考虑应用“标题1”，一级标题使用“标题2”样式，二级标题使用“标题3”，三级标题使用“标题4”依次类推。2）提取标题目录。目录一般在封面之后，正文之前，单独成节。具体做法为：首先在正文前插入一新页：先将光标移到文首（快捷键Ctrl + Home）,然后插入一个分节符。再将光标移到新页首行（此时最好在该行按Ctrl+ Shift+ N快捷键，将该段文本设为正文样式），输入“目

11、录”二字，回车（Enter）另起一段，再“【插入】【引用】【索引和目录】”，点“【目录】”选项卡，如果需要提取至“标题4”的所有标题为目录，则修改“显示级别”为4级，其他不用设置，点击确定按钮，Word就会在光标所在位置自动生成目录（含页码）。若有关章节标题不在目录中，肯定是未使用相应的标题样式或应用不当，并非Word的目录生成操作有问题，请检查相关章节的样式设置。此后若章节标题发生改变，或页码有变化，只需将光标移到目录处，目录底纹变灰，再鼠标右键（或按F9），就可以按照提示，更新目录即可。注：目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹，这是Word的域底纹，打印时是不会打印出来的。2. 撰写论文，

12、宜用文档结构图论文的撰写，一般都是先列提纲，后写正文。如果首先把提纲分别应用为不同级别的标题样式，再点击常用工具栏的【文档结构图】图标，就会看到文档分为两个部分：左边为标题，右边的全文。效果见下：如此，就可在全局视角下，随意编辑文字内容。将光标移到左边标题处，点击一下就可以到指定的内容，从而实现“既见树木，又见森林”的撰写模式。3. 修改论文，大纲视图更灵活Word 2003版本提供了五个视图模图，即：页面、普通、大纲、WEB、阅读等。Word是使用层次结构（标题+正文）来组织文档的，在修改论文时，比如段落调整，大纲视图的便捷性是其他视图无法替代的。假如需要将本文第一部分内容“页面设置”移到第

13、三部分“页眉页脚”后，页面视图下的操作比较麻烦，得用光标加Shift键，艰难地选定第一部分的全部内容，剪切后，再将光标移到指定位置，粘贴。在大纲视图下，操作就非常容易，只要点击大纲视图工具栏“显示级别2”，Word文档就会只显示“标题2”及以上级别标题的内容，其他下级标题及正文则会隐藏起来。然后只需选中“页面设置”行拖到“页眉页脚”后，调整目的就实现了。可以说，灵活地应用大纲视图，可以有效地实现“纲举目张”的效果。二、 页面设置Word的功能强大，对于文字的排版，基本上达到“随心所欲”的境地，只要能想到的排版效果，一般可以实现。文档的页面设置是排版的基础，一般首先要进行页边距、纸张、版式的设置

14、。其中，“版式”设置有一些特殊的功能容易忽略，比如“奇偶页不同、首页不同、应用于插入点后”后，应注意试试其功能。论文的版面，一般是由封面、目录、正文组成。封面不需要页码，目录单独编页码。要实现这一要求，需要进行页面的控制与设置。此处不论及一些特殊的、高难度的要求及操作，拟介绍分节、分页、分段、分行的操作及作用。灵活、正确使用“四分”，可以更有效地实现排版要求。(一) 分节首先，必须引入“节”概念。这里的“节”不同于论文里的章节，但概念上是相似的。节是一段连续的文档块，同节的页面拥有同样的边距、纸型或方向、打印机纸张来源、页面边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号及脚注和尾注等。分

15、节操作详见下图： 如果没有插入分节符，Word默认一个文档只有一个节，所有页面都属于这个节。若想对页面设置不同的页眉页脚，必须将文档分为多个节。(二) 分页(Ctrl + Enter）顾名思义，分页符是用来分页的，分页符后的文字将另起一页。论文中各章的标题要求新起一页，放在新页的第一行，这时就可以使用分页符。在前一章的最后放置一个分页符，这样不管前一章的版面有什么变化，后一章的标题总是出现在新的一页上。显然不应用敲多个回车的方法来把章标题推到新页！这样做的缺点是显而易见的。(三) 分段（Enter）段落是Word样式应用及排版的基础，是独立的信息单位，具有自身的格式特征，如对齐方式、间距和样式

16、。每个段落的结尾处都有段落标记（一个灰色的拐弯箭头）。敲Enter键有两个作用，一是在光标位置插入一个段落标记，表示一个段落的结束；二是另起一行。需要注意的是，在中文排版中，必须注意在【段落】中点击“首行缩进2字符”的操作，切勿简单地将光标移到段前，再按下2个空格，这是很不规范的，同时也容易出错。(四) 分行(Shift + Enter)“换行”在Word中，一般称之为“人工换行”。分行符和敲Enter键不同，换行符的前一行和后一行仍然属于同一个段落，共享相同的段落格式。比如，论文的标题如果太长，需要跨行，如果是直接回车，排版固然美观了，但在后期提取标题时就会发现：生成了两个标题，用换行方式，

17、则只会显示为一个标题。在从网络上直接拷贝下来的文字，往往存在较多的“换行符”。删掉这些“换行符”的方法较多，一种较为彻底处理的方式是使用【查找】【替换】的高级操作，需要输入“l”（L的小写），替换为段落标志，则输入“p”，即可简单实现目的。三、 页眉页脚论文排版中，页眉、页脚往往有特殊的要求。比如，说同一章的页面往往采用章标题作为页眉，不同章页眉不同，要实现这一要求，要求首先分节，然后插入域。待添加的隐藏文字内容1（一）分节断开。1、分节。先将光标移到一章的末尾，再“【插入】【分隔符】【分节符】”，类型选“下一页”，不要选“连续”（若有“奇偶页”不一致的要求，可根据情况选“奇数页”或“偶数页”

18、）。2、断开。光标移到下一节，就可以看到前后两节页眉是相同的，然后再双击页眉，在弹出的“页眉页脚工具栏”上可以看到一个“链接到前一个”的“断开”按钮（图像按钮，不是文字），这个按钮按下表示本节页眉与前一节相同，如果各章页眉要求互相独立，就点击该按钮为“弹起”状态。（二）域与变化。节与节的页眉要求不同，比如，要使本文每一页的页眉均显示当前“标题2”的文字，规范做法就是插入“域”，一次性设置好所有页眉内容，自动采用该节的标题。具体操作为：首先光标定位到页眉中，从菜单选择【插入】【域】命令，弹出“域”对话框，在“域名”中选择“StyleRef”域，并在“样式名”中选择“标题二”样式，表示引用“标题二

19、”样式中的文字。单击【确定】按钮后，本节“标题二”样式对应的文字就被插入页眉。在“页眉和页脚”工具栏连续单击“显示下一项”按钮，显示其他节的首页、偶数页和奇数页页眉。页脚的制作方法相对比较简单。论文页面的页脚只有页码，要求从正文开始进行编号，但是，在正文前还有扉页、授权声明、中英文摘要和目录，这些页面是不需要编页码的。首先，确认正文的第一部分和目录不属于同一节；然后，光标移到第一部分，点击“【视图】【页眉和页脚】”，弹出页眉页脚工具栏，切换到页脚，确保“链接到前一个”按钮处于弹起状态，插入页码，这样正文前的页面都没有页码，页码从第一部分开始编号。四、 尾注脚注参考文献的标注及编号的实现，Wor

20、d也可以自动维护。首先将光标放在引用参考文献的地方，进行“【插入】【脚注和尾注】”操作，在弹出的对话框中选择“尾注”，点击【选项】按钮，修改编号格式为阿拉伯数字，位置为“文档结尾”；确定后，Word就会在光标的地方插入了参考文献的编号，并自动跳到文档尾部相应编号处，请你键入参考文献的说明。在文档中需要多次引用同一文献时，第一次引用此文献时，需要制作尾注，再次引用此文献时点“【插入】【交叉引用】”，“引用类型”选“尾注”，引用内容为“尾注编号（带格式）”，然后选择相应的文献，插入即可。图（表、公式）的编号改变时，文档中的引用有时不会自动更新，可以鼠标右击引用文字，在弹出的菜单中选“【更新域】”。

21、五、 其他技巧(一) 居中对齐显然，规范的排版，特别强调“居中与对齐”，实现的方式很多，比如标尺、制表位、对齐方式和段落缩进等。但是普通用户往往了解不够，做得不好。1、正文文本对齐。文字的对齐有“居中、左对齐、右对齐、分散对齐”等格式。切勿用插入空格的方法来把章节标题推到页面中间，这种操作是不规范，因为只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格！点击格式工具栏上的居中按钮（或Ctrl + E），才是正确的操作（当然，如是完全居中，则该段应取消首行缩进或悬挂缩进格式）。2、表格对齐方式。表格的对齐较为复杂，共九种方式，如右图。在表格的排版中，切忌通过增加行或空格的方式来对齐。3、制表符对齐。制表

22、符，是指水平标尺上的位置，它指定了文字缩进的距离或一栏文字开始的位置，使用户能够向左、向右或居中对齐文本行；或者将文本与小数字符或竖线字符对齐。用户可以在制表符前自动插入特定字符，如句号或划线等。默认情况下，按一次Tab键，Word将在文档中插入一个制表符，其间隔为0.74厘米。有时候，按Tab键后文档会产生一个灰色箭头，这实际上是制表符的格式标记，格式标记还有段落标记（拐弯的箭头）、空格（灰色圆点）等，格式标记在打印文档时不会显示出来的。(二) 绘图工具论文中会用到很多图表，强烈建议论文撰写者分清论文中的图形和表格，表格可以使用Word提供的工具进行编写，很简单，这里就不再赘述了。框图和流程

23、图的编辑，请认真琢磨一下绘图工具栏与图片工具栏，多试试两者所提供的工具，熟练掌握使用技巧，对于图形及图片的正确处理，有着“事半功倍”的效果。(三) 题注标签论文的图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号，自动编号可以通过“题注”功能来实现。当在第一张图前再插入一张图后，Word会自动把第一张图的题注“图11”改为“图12”，文档中的“图11”也会自动变为“图12”。表格编号的作法与图相同，唯一不同的是表格的题注在表格上方，且要求左对齐。题注和标签都是Word的域。域是文档中可能发生变化的内容，Word使用域来进行文档自动化。多个域的联合使用可以实现更复杂的功能，各个域的具体使用方法请参考Wo

24、rd的帮助，关闭文档再打开Word会更新所有的域。(四) 保存备份不但Word不可靠，Windows也不可靠，每次的修改都应有备份才好。如果doc文档在编辑过程中，意外丢失，可以试试，搜索一下相关的*. tmp文件，也许会有备份文件。论文的撰写，不在U盘上操作，多按“Ctrl+ S”快捷键，多保存几个地方：或U盘、或硬盘、或网盘（邮箱、QQ共享），这是确保论文不被丢失的重要措施。结语所谓“工欲善其事，必先利其器”。毕业论文的撰写是一件耗神耗力的工程，尤其是多次的修改、严格的排版要求，更加令人头疼。很多人在论文排版上花了很大力气，但论文格式仍旧不规范，给自己修改及让导师审阅带来不便。其实，无论多么繁琐的修改、复杂的排版，只要以规范的样式为基础，适当分节、分页、分段、分行，引入“域、批注、修订”等WORD的功能，一定能够让你的毕业论文的写作过程变得轻松愉快，同时也能制作出专业水准的文档。当然，排版涉及的因素很多，本文从长文档排版必须了解的“规范样式，变化的域”两个视角入手，简要介绍了一些技巧，愿有益于诸位学子。 感谢张一韦同学在标点符号、层次结构、语言文字等方面对本文提出的修改意见。