《应用文写作教程》项目六课件.pptx
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1、知识目标:,能力目标:,素质目标:,了解日常应用文的类型了解书信的含义及分类掌握一般书信和专用书信的写作方法掌握感谢信、请柬、启事等日常应用文的写作方法,初步具备运用所学知识解决日常应用文写作问题的基本能力,具备从事日常应用文写作工作岗位要求的基本素质习惯,阅读下面的感谢信,感知感谢信的格式和内容。,感谢信敬爱的职业技术学院领导、老师:我叫张,是江滨市机床厂的业务科长。本月16日下午,我在出差途中不慎遗失公文包一个,内有一些业务发票、证件及5万元现金。敬爱的领导、老师们,感谢你们培养出这么优秀的学生。请允许我以及我部门的全体职员向陈同学表示最诚挚的感谢!江滨市机床厂业务科 张2015年10月2
2、5日,任务一,书信的写作,1.1 书信的含义及分类,书信是人与人之间用书面形式互通情况、交流思想的工具。书信是一个统称,种类很多。按使用的目的和范围通常分为一般书信和专用书信两大类。其中,一般书信指私人间来往的书信;专用书信是机关、团体、单位在某种特定场合用来联系公务、有一定使用范围和专门用途的书信。,1.2 一般书信的写法,(一)信封,在横式信封的左上方方格内填上收信人所在地的邮政编码,寄信人邮政编码写在右下方的方格内。,1 邮政编码,在横式信封收信人邮政编码的下方另起一行写收信人的详细地址,要写得准确、清楚、具体。县名之前要加上省名,因为不同省份的县有同名的。地名和街道名之间、大地名和小地
3、名之间都要空一格或用间隔号隔开。一行写不完,转行时不要把一个名称拆开写。,2 收信人地址,1.2 一般书信的写法,在横式信封地址下一行,用稍大的字拉开一定距离写上收信人的姓名。姓名后写概称,不写寄信人对收信人的称呼。概称后写“收”“启”“展”“鉴”等字样。,3 收信人姓名,在横式信封收信人姓名下一行写寄信人的详细地址。一是便于对方回信;二是万一投递不到可以退回。因此,该地址必须写清楚、详细。,4 寄信人地址,1.2 一般书信的写法,(二)书信内容,称呼顶格写在第一行,后加冒号,表示下面是自己要说的话。完整的称呼一般由3部分组成:修饰语、姓名、称呼。如“敬爱的老师”等。,1 称呼,1)问候语在称
4、呼的下一行空两格书写,表示对对方的问候和关怀。问候语文字不多,应自成段落,以表突出。,2 正文,1.2 一般书信的写法,2)缘起语说明写信的原因或目的,以便引出信的主要内容。它不是非写不可,但有了它,行文会显得自然、顺理成章。3)主体文主体文是书信的主要内容。如果要说的问题较多,就应按照主次逐一说清。如果写的是回信,就应针对来信中提出的问题或事项作出回答,做到段落分明、条理清楚。4)结束语结束语可以用几句话总结内容,也可用与内容无关的一两句话作结。,1.2 一般书信的写法,署名位于祝颂语的下一行右半侧末尾的地方。具体的署名应根据与收信人的关系,或亲热随意、或庄重严肃。日期是写信的时间,写在署名
5、的下一行。如果信写完之后,临时又想起一些事情要告诉对方,可以空两格补写在日期的左下方。,4 落款,祝颂语表示对对方的尊敬和祝愿。应根据对方的情况和彼此的关系,用语贴切,不要千篇一律用“此致敬礼”。祝颂语一般分两截写。前半截另起一行空两格写,后半截另起一行顶格写。,3 祝颂语(致敬语),1.3 专用书信的基本格式,专用书信的写法与一般书信有所不同,主要表现在以下几个方面:大都有明确的标题,标明书信的性质,如介绍信、证明信、感谢信等。在内容上具有专门性或规定性,一种专用书信只限于写一个内容,如感谢信是表示对对方的感激。写信人和收信人之中,一般至少有一方是团体或单位。可以由个人或团体署名。,专用书信
6、一般由标题、称谓、正文、落款四部分组成。,2 专用书信与一般书信的区别,1 专用书信的一般格式,1.4 常用专用书信的写作,(一)介绍信,介绍信是用于介绍本单位有关人员身份及工作使命,并凭此与其他单位联系工作时使用的一种专用书信。它具有介绍情况、联系双方和证明身份的作用。,1 介绍信的含义及用途,1)格式填写式:事先按固定的格式印好,使用时只需在空白处填上相关内容即可。它又分一联式(不留存根)和二联式(留存根)两种。书写式:直接用本单位的公文笺书写。填写式有编号便于查询,书写式无编号、无存根,临时书写,故很少出具。,2 介绍信的格式及写法,1.4 常用专用书信的写作,2)写法标题。直接以文种“
7、介绍信”为标题,居中写在正文上方。称谓。另起一行顶格写接受介绍信的单位名称,后加冒号。正文。另起一行空两格写介绍信的内容:被介绍者的姓名、身份、人数;联系的事项、要求与希望;致敬语如“此致敬礼”。落款。在正文右下方写出具介绍信的单位名称、日期并加盖公章。有效期。在致敬语的下面、日期的左边标明有效期限。,1.4 常用专用书信的写作,被介绍人的情况必须真实,不得冒名顶替;书写要工整,如有涂改,须盖公章,方能生效;填写式中的二联式介绍信存根与介绍信内容须一致,并在存根和介绍信的虚线连接处加盖骑缝的公章。,3 介绍信的写作要求,1.4 常用专用书信的写作,(二)证明信,证明信是用于证明有关人员的身份、
8、经历、学历或其他有关事宜的真实性所使用的一种专用书信。第一种是以组织名义所写的证明信,用于证明有关人员的身份、经历及有关事实的真相;第二种是以个人名义所写的证明他人、他事真相的证明信,但须由个人所在单位签署意见,加盖公章,才能起到证明的作用;第三种是随身携带的证明信,它具有证件的凭证作用,由单位出具,个人随身携带用于执行公务时证明身份,以求得对方或有关单位的协助。,1 证明信的含义及类型,1)标题直接以文种“证明信”为标题,居中写在正文上方。,2 证明信的写法,1.4 常用专用书信的写作,2)称谓另起一行顶格写接受证明信的单位名称,后加冒号。3)正文另起一行空两格写被证明事项。应针对对方要求写
9、,需要证明什么就写什么。正文结束后提行空两格写惯用语“特此证明”。4)落款文末右下方写出具证明的单位名称或个人姓名、日期并加盖公章。,必须严肃认真、实事求是、言之有据,反对信口开河;语言简洁、准确,避免产生歧义;书写工整。如有涂改,须在涂改处加盖公章;随身携带的证明信应说明有效时限。过期则自动作废。,3 证明信的写作要求,1.4 常用专用书信的写作,(三)表扬信,表扬信是对某个单位或个人的先进思想、高尚风格或模范事迹进行表彰和颂扬的书信。表扬信在社会主义精神文明建设中起着弘扬正气、树立新风的巨大作用,学习写表扬信是很有意义的。,1 表扬信的含义及作用,1)标题直接标明文种“表扬信”。2)称谓被
10、表扬的单位及个人。,2 表扬信的写法,1.4 常用专用书信的写作,3)正文开头。交代表扬的理由,重点叙述人物事迹的发生、发展、结果及其意义。叙述要清楚,要抓最本质的东西,让事实说话,少讲空洞道理。主体。对先进事迹进行热情的赞扬,并表示向其学习的决心。可适当加以议论和抒情。结尾。如果是写给个人的,就写“值得学习”“深受感动”等方面的内容;如果是写给被表扬者的所在单位或领导的,可提出建议,如“同志的优秀品德值得大家学习,建议予以表扬”“建议在中加以表扬”等。4)落款文末右下方署明写表扬信的单位名称或个人姓名和日期。,1.4 常用专用书信的写作,(四)感谢信,感谢信是机关、团体、单位获得有关方面和人
11、员的关心、支持、帮助、慰问、馈赠后,向对方表示感谢的公务书信。感谢信广泛用于公务活动及日常生活,只要是答谢另一方(位)的好意,以表达感激之情并赞扬对方的高尚风格及奉献精神均可使用。它可用于谢援助、谢探访、谢悼唁等等。,1 感谢信的含义及用途,1)标题可直接以文种“感谢信”为标题;可由受文单位和文种组成,如致师范大学培训部的感谢信;还可由发文单位、受文单位及文种组成,如中共中央致各民主党派中央、全国工商联的感谢信。,2 感谢信写法,1.4 常用专用书信的写作,2)称谓写被感谢的单位名称或个人姓名,后加冒号。3)正文写感谢的内容。交代感谢的原因,简述值得感谢的事项;赞扬对方的所作所为及由此产生的社
12、会影响和效果;怀着感激的心情,对对方的好思想、好作风、好品德作出恰当的评价。结尾写致敬语,表示诚挚的谢意和良好祝愿。4)落款文末右下方署明写感谢信的单位名称或个人姓名、日期。,感谢的事项必须真实,字里行间流露出的感激之情应是由衷的、真挚的、诚恳的,反对虚伪、应付、假装客套。,3 感谢信写作要求,1.4 常用专用书信的写作,(五)慰问信,慰问信是机关、团体、单位向有关方面或有关个人表示安慰、问候、鼓励和致意的一种公务书信。慰问信使用范围很广,可以慰问在各条战线作出贡献的集体或个人;可以慰问在灾害、事故中蒙受巨大损失、面临巨大困难的集体或个人;可以在节日来临之际慰问有关人员。,1 慰问信的含义及用
13、途,1)标题可直接以文种“慰问信”为标题,也可由发信单位或受文对象、文种组成标题。2)称谓写被慰问的单位名称、群体称谓或个人姓名,后加冒号。,2 慰问信的写法,1.4 常用专用书信的写作,3)正文首先写明慰问的原因、背景及表示慰问、致意、祝贺的话语。其次,针对不同的慰问对象或侧重赞扬对方的工作成绩;或侧重对其不幸表示同情和安慰;或节日慰问。最后,提出希望和勉励,指出前途。结尾提行写祝颂语,表达良好的祝愿。4)落款在文末右下方署明写慰问信的机关、团体、单位名称或个人姓名和日期。,写慰问信感情要真挚,语气要诚恳,语言要富有感染力,使被慰问者从中得到慰藉与鼓励。,3 慰问信的写作要求,1.4 常用专
14、用书信的写作,(六)推荐信,推荐信是向有关单位或个人推荐人才、介绍某些先进事物的专用书信。一般是他人推荐,也可自我推荐,称自荐信。,1 推荐信的含义,1)标题首页上方正中写“推荐信”3个字。2)称谓顶格写收信的单位名称或个人姓名。,2 推荐信的写法,1.4 常用专用书信的写作,3)正文另起一行空两格写起,内容包括:开头。写被推荐者的基本情况(业务水平、工作能力、身体状况等)。主体。说明推荐的理由。如有必要,推荐者在此可作自我介绍。写明推荐者和被推荐者的关系。如果是推荐一种先进事物,应将事物的有关的情况写清楚。结尾。写祝颂语。文末下一行空两格写“此致”“即颂”,再转行顶格写“敬礼”“近祺”等。4
15、)落款署明写推荐信的单位名称或个人姓名和日期。,写推荐信要如实地写明被推荐者的基本情况和推荐的理由,不夸大被推荐者的优点,不掩盖被推荐者的缺点,有一是一,有二是二,做到实事求是。,3 推荐信的写作要求,1.4 常用专用书信的写作,(七)倡议书,倡议书是机关、团体、单位、会议或某一群体就共同关心的事情向社会、向有关方面公开提出建议与意见,希望对方能够响应,以促进工作顺利进行或公益活动能积极展开时使用的一种公务书信。倡议书带有宣传性、鼓动性、号召性,能在一定范围内调动大家的积极性,使其齐心协力,共同为完成某项任务、做好某项工作而努力。,1 倡议书的含义及用途,1)标题可以文种“倡议书”为标题;也可
16、由倡议内容和文种构成;还可由单位名称、倡议内容和文种构成。,2 倡议书的写法,1.4 常用专用书信的写作,2)称谓写受倡议的对象,如“全校同学”等。称谓前可加修饰语,有的称谓放入正文中提及,此处就不写。3)正文写倡议的内容。首先写明发倡议的目的、原因、形势与背景;然后分条列出倡议的具体事项,写清楚希望大家做什么、怎么做,以便响应者做到心中有数,好采取行动;结语用鼓动性的语言,表示倡议者的决心和希望。4)落款写倡议书的机关、团体、单位、会议或群体的名称及日期。,倡议的内容要有时代感,是时代、公众关心的事情才能引起更多人积极响应;倡议的事项应切实可行,且必须清楚明白,使响应者的行动有一个明确的方向
17、和依据;语言应有鼓动性和号召力。,3 倡议书的写作要求,1.4 常用专用书信的写作,(八)建议书,建议书是为了开展工作、完成任务或进行某项活动,由个人、单位向有关方面提出意见、办法、措施的一种专用书信。建议书与倡议书有所不同。倡议书虽有所建议,但它一般面对群众,带有一定的号召性。建议书主要面对领导或有关部门,仅仅是建议,没有号召性。,1 建议书的含义和用途,1)标题建议书的标题有以下几种写法:把建议内容的范围概括在介词结构中,后面加“建议”二字;把“建议”两字放在标题的开头;将建议内容用短句概括成标题;只写“建议书”或“建议”。,2 建议书的写法,1.4 常用专用书信的写作,2)称谓标题下空一
18、行顶格写接受建议书的机关、单位名称或个人姓名。3)正文建议的原因或出发点。即建议所针对的问题及简要的说明;阐明自己提出建议的原因、想法,以便接受建议书的单位或个人联系实际情况考虑建议的必要性和合理性。建议的具体事项。这是建议书的主体,要具体明确地提出解决问题的措施和方法。建议事项较多时最好分条列项,用序码标出。提出希望。写法比较简单,只要表达出自己的愿望即可。结束语。表示敬意或祝贺。4)落款署明提出建议的单位名称或个人姓名和日期。,1.4 常用专用书信的写作,1)态度要严肃认真要针对具体问题、实际需要和可能条件提出建议,不能凭空设想;要有分寸,不用过激的言词,提过高的要求。2)内容要具体、新颖
19、要把建议的内容、改进的方法和措施写得具体实在。同时,建议的事项应有新意,是新措施、新方法。3)语言要精练、明白言简意明地把具体办法、措施准确地写出来,无须过多的分析论证,分条列项的建议书更应如此。,3 建议书的写作要求,1.4 常用专用书信的写作,(九)申请书,申请书是个人或集体向组织表达愿望,或向有关部门及领导提出某种要求时使用的一种应用文。申请书的使用范围非常广泛,是沟通个人与组织、下级与上级关系的一种重要手段。,1 申请书的含义和用途,1)标题有的只写“申请书”3个字,有的则根据申请的内容标明具体名称,如“入党申请书”。2)称谓标题下空一行顶格写接受申请书的组织、部门的名称或有关负责人姓
20、名。,2 申请书的写法,1.4 常用专用书信的写作,3)正文这是申请的主要部分,要写清申请的事项和理由。内容和层次要清楚,要把申请事项,提交申请的原因、目的、意义及自己对该事项的认识、决心或要求写清楚。4)结尾表明希望自己的申请得到批准或答复,也可表示敬意、感谢、祝颂。5)落款署明写申请书组织的名称或个人姓名和日期。,具备申请的三要素,即申请的事情是必要的,申请的条件是符合的,申请的理由是充分的。申请的事项和理由要交代得具体、详细。语言准确、简洁、朴实,切忌空泛冗长、故弄玄虚、有意渲染。,3 申请书的写作要求,任务二,礼仪文书的写作,(一)祝词与贺词的含义,祝词,也写作祝辞。指对组织、个人、事
21、项、会议或事业表示良好祝愿的言辞或发言稿,它是事情未果之前的祝愿、希望。贺词,指对组织、个人取得的成绩及其他喜庆之事表示庆贺的言辞或发言稿,它是事情已果之后的庆贺、赞美。,2.1 祝词、贺词的写作,(二)祝词与贺词的异同,2.1 祝词、贺词的写作,都是为表达喜悦之情,具有浓烈的感情色彩;,写作目的都是为了有助于相互理解、沟通情感和深化友情;,表达形式既可口头也可用书面形式。,相同点,贺词的内容是对已取得的成就的“庆贺”,言辞热烈、肯定,令人激动;祝词是在成就还没有取得,含有“预祝”的期待,感情虽浓烈,但措辞谨慎委婉,留有余地,根据被祝者的实际情况恰当地表达。,从表达形式来看,贺词除演讲、宣读以
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