农贸市场物业管理方案.docx
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1、隆盛路农贸市场物业管理方案目录1序号内容一物业管理整体构思及运作模式二.物业管理信息化处理系统三.物业管理的服务内容四.人员配备及培训五.物业管理的特色服务六.管理服务承诺编制单位:北街社区有限公司编制时间: 2017 年 2 月 20 日一. 物业管理整体构思及运作模式汝阳县北街社区隆盛路农贸市场物业管理的整体构思:2隆盛路农贸市场作为农贸市场项目,在规划建设、环境配套、信息网络设施设备等方面的定位均很高。结合隆盛路农贸市场业户群体的特征和针对诸多层面的考虑,我们确立了隆盛路农贸市场物业管理的目标定位和整体构想。我们目标定位是: ,使隆盛路农贸市场环境、安全保障、文化氛围、信息服务等方面成为
2、汝阳县物业的典范,在汝阳县树立起名牌物业形象,并提升隆盛路农贸市场物业管理品牌形象,使物业管理成为隆盛路农贸市场的核心卖点之一。我们对管理服务的整体设想可概括为:建设规范管理专业团队演绎农贸市场物业管理形象以点带面、面上处处开花结果隆盛路农贸 市场物业管理的运作模式:隆盛路农贸市场物业管理的运作模式包括:管理架构、管理运行机制、考3评考绩体系等。以下分别阐述:(一) 管理架构在隆盛路农贸市场的物业管理服务中,将结合隆盛路农贸市场的人文特点及行业法规,结合国浩物业先进管理理念和现代经营模式,确定本项目物业管理运营的管理架构。1、 隆盛路农贸市场物业管理外部组织架构指导隆盛路农贸 市场管理处汝阳县
3、政府主管部门北街社区物业管理有限公司隆盛路农贸 市场管理处指监督导协调外部组织架构说明:隆盛路农贸 市场管理服务1 、北街社区物业对隆盛路农贸市场实施专业化、规范化的物业管理顾问服务 ;2、政府行政主管部门对本项目物业管理工作进行管理和业务指导;3 、隆盛路农贸市场物业管理处和国浩物业构成监督协调关系。2. 隆盛路农贸市场物业管理内部组织架构(首年)隆盛路农贸隆盛路农贸市场物业管理公司隆盛路农贸 市场管理处财务部物业部工程部安保部4会出客环行维运安服境政修行管计纳组组组组组队行客设设房客绿保政档后户施备消车治屋户化洁人案勤维设运防辆安管服管管事管管修备行管管管理务理理管理理服维管理理理理务修理
4、内部组织机构说明:1、设臵原则:精干高效、目标管理隆盛路农贸市场管理处对物业管理服务项目实行计划目标管理,实施整体管理和责任管理相结合的管理方式。2、设臵形式:垂直领导、整体协调垂直领导的形式,目的是减少管理环节,提高各部门的工作效率;部门业务独立操作的同时,设臵协调管理职能,旨在达成整体有机运作。(二) 运行机制为保障物业管理机构高效运作,必须建立一个有效的管理运行机制。北街社区物业指导反馈本项目物业管理单位物业公司项目顾问经理指指反5标导馈计管理处主任算机辅反馈助信息中心服务地点管理命令系督 导部门主管部门员工统重大突发事件管理运作机制图1. 质量监管机制质量监管机制是在建立一整套有国浩物
5、业管理特色的质量管理体系的基础上,根据 ISO9001( 2000 版)质量保证标准的有关要求,全面推行质量管理,把质量目标落实到各岗位、各环节直至到个人,并通过质量管理小组监督检查,使工作质量不断提高,达到业户满意的效果。按北街社区物业制定的各项管理指标和创优方案,隆盛路农贸市场管理处各职能管理人员将按照质量监管体系的要求,明确责任,授予权利,在实际过程中抓好权限下放和自我控制及实施过程中的检查和控制,并将目标实施的各项进展情况、存在问题及时用图表和文字表述出来,实现目标动态控制,进行目标成果评价,确定成果和考绩,并与个人利益待遇相结合。同时,公司还会通过各种宣传教育手段培养员工的敬业精神,
6、职业道德,加强员工培训,不断提高员工自身素质和工作水平,进而提高工作质量和效率。2. 协调机制协调机制是指运用协调管理的方法, 解决在管理服务过程中经常发生的各岗位之间、 工种与员工之间、 员工与员工之间、 员工与业户之间的矛盾和冲突。(1) 行政促动力,以行政职务权利为依托,以行政命令为基本形式,以奖罚为后盾的强制性促动力。(2) 竞争促动力,运用竞争手段促使相关方面关系的协调,如通过竞争,以先进带动后进,共同完成任务。(3) 舆论促动力,因势利导利用舆论达到协调的目的。(4) 管理者的凝聚力, 具体情况为领导者或管理人员塑造吸引力、 影响力,这是今后促进日常物业管理工作协调的核心力量。3.
7、 激励机制6激励机制是激励活动要素在进行过程中互相联系、相互作用、相互制约及激励效果之间内在联系的综合机能,其作用旨在提高“内聚力”。(1) 管理日常目标、责任制、增强管理层的工作主动性,按“国优”标准制定各项管理指标,严格作好各项工作、明确奖罚。(2) 实施奖金破格晋级制度,调动员工工作热情。管理处员工实施奖罚制度,奖金标准与工作表现和业绩挂钩,并可根据情况,对先进给予破格晋升,以形成竞争激励机制,提高员工积极性。(3) 依据管理、管教结合,融情于管。管理处依法与员工签定劳务合同,关心员工生活, 帮助其解决家庭困难, 使其无后顾之忧, 保持良好的工作情绪,给业户提供优质服务。4. 监督机制监
8、督机制是实现物业管理各项工作开展的必要外在约束条件,防止或纠正工作中出现的偏差。保证管理机构及其工作人员依法办事。(1) 管理者对机构内部工作人员进行监督。(2) 业户对管理机构及工作人员进行广泛监督,形成综合监督体系。(3) 通过信息反馈监督,以各种手段来实现监督管理的闭环机制,保证秀嘉农贸市场管理监督机制的有效实施。5. 自我约束机制(1) 经济利益促动自我约束机制,充分利用经济措施去诱发管理对象的利益敏感动机,然后由这类动机去引导对行为自我约束。(2) 目标结构与责任相互联系而造成的促进机制。(3) 权利链条相关制约机制,建立管理对象之间相互制约的权利链条,促成相关机构、相关员工之间的自
9、我约束机制。二 . 物业管理信息化处理系统隆盛路农贸市场物业管理信息化处理系统包括:工作流程、信息反馈(投诉处理)渠道及时间、物业资料管理几个方面。以下分别阐述。(一) 工作流程1. 整体运作流程图前期管理方 案 设 计机 构 设 臵人 员 培 训秀7嘉入住期管理日常管理接 管 验 收项 目 跟 进业 户 入 住装 修 管 理安 全 管 理环 境 管 理工程维护管理品 质 管 理财 务 管 理商 务 服 务社区文化建设文档、物料管理其它事务管理82. 物业交接验收流程:与地产公司、监理公司、施工单位共同进行质量验收,如实填报质量验收单,发现问题,记录在案,书面要求施工单位整改,明确复检时间与罚
10、则。接收工程图纸资料、各类参数及保修证明、总体平面图,建筑物、构筑物、公用设施、室内外管线、绿化等竣工图、设备图。模拟入住,测定综合使用指标,发现隐患及时整改抄取水、电表底数确保保修项目、期限、标准、责任方式,重大保修项目(附细则与图纸)3. 工作巡查流程:发现员工优绩或过失各部门主管每次例行巡视检发现管理事查务存在问题填 写 优 绩 奖 励 单报管理处实施并向全或过失处罚单体员工通报客户服务中心统计、汇总、 统计、分析后的处理信息反馈至主任处填写督察问题责 任 人 采 取处理完毕,及时向管理处领导汇处理单,交责正 确 行 动 处报,并在处理单任部门理问题上签字4. 安全管理运作流程:保安部主
11、管、 保安班长检定岗值勤查、登记9发应急分队现问及时处理做好记录题报警通知管理处主任紧急通知中央控制室视情况通知派出所、 消防队等相关单位5. 机电设备维修流程:管理处无法维修, 报公司视发维修费用大小经审批后实维日现填施修运写完常行维毕巡故修组织有关维修人员到现场试视障申运维修检申报行查报单合维报工程主管、相关工程师格修至现场指导、监督维修6. 保洁管理流程:环境主任巡视检查发现问题,填写保洁问题统计表,提出整改意见,迅速安排人员保洁班长组织人员实施整改环境主任监督整改情况检查、考核工作绩效,填写整改统计表整理、归档(二) 信息反馈(投诉处理)渠道及时间1. 秀嘉农贸市场物业管理信息反馈流程
12、:交 保 安 主 管 编号、存档记 录做好归维档修保记存录10回访指令信息源信息接收站处理中心报告结果回馈2. 秀嘉农贸市场物业管理信息反馈控制方式( 1)管理处 ( 或客户服务中心) 值班室,通过信息传递工具,如投诉电话和各专业组配备的无线对讲机等工具,及本部时员反工馈秀嘉农贸市场每个区域发生的责任主管情况。严格的岗位责任制和完善的管理规章,实行规范化运作。( 2)流畅严密的运作流程,一环扣一环,一环监督一环。( 3)管理处每月(日)检查,通过总结评比来获取反馈信息。( 4)通过反馈信息的总结评比,迅速发现管理服务上的缺点、盲点,及时改进工作,提高服务质量。3. 隆盛路农贸 市场物业管理信息
13、处理流程政府主管部门业户调查管理处员工新闻媒体意见箱管理处信息收集(接收信息、分析处理)执行结果跟踪检查发布命令相关人员执行命令4. 客户投诉处理流程:管理处主任客户投诉信息中心11客户助理回访, 填写投诉回访记录,业户签字。整理、分析投诉记录,绘制投诉统计表,分析管理上的盲点、缺点。处理完毕,在投诉记录上注明完成及情况。反馈、采取措施5. 投诉处理时间( 1)值班人员接到业户口头 / 书面投诉后,若能立刻回复业户则应立刻回复,并将有关投诉内容和回复内容记录下来。( 2)诉处理人应及时分析问题产生的原因,分析判断投诉是否有效。若投诉有效,投诉处理人应立即拟定解决措施,在顾客要求回复的时间内回复
14、业户。( 3)对于业户没有明确回复时间的,投诉处理人应根据事件的轻重缓急在规定的时间内回复顾客:A.严重且紧急事件和不严重但紧急事件应在2 小时内回复,对于严重但不紧急和不严重不紧急事件可在2 个工作日内回复;B.若投诉无效,投诉处理人应在1 个工作日内,将投诉无效的原因知会顾客。C. 对于无效的投诉,对业户应当予以合理、耐心的解释。12(二) 物业资料管理科学的、规范化的档案管理能有效地为秀嘉农贸市场及公共设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。 秀嘉农贸市场作为高档住宅项目,其档案资料是十分繁杂的,我们拟采取系统化、科学化、信息化的科学管理手段,明确指定档案管理人员,抓住档案资
15、料的收集、整理、归档、利用四个环节,对所有档案资料进行严格、科学、集中的管理,达到提高物业管理水平、更好地服务业户的目的。1. 物业资料管理流程:收集:工程技术、维修、改造资料;证件、装修审批表;历次管理活动书面、音像记录整理分类:产权资料;技术资料;管理规章及内部管理制度;历次管理工作资料、记录;业委会文件、通知、资料、活动记录;财务帐表及分布方案归档:按国家示范住宅小区标准及评分细则及ISO 9001( 2000 版)质量体系标准建立双档制。利用:按权限取用,领取时登记,使用后立即归还。2. 档案资料的分类检索( 1)开发建设单位移交档案资料1) 产权资料A. 项目批准文件B. 用地批准文
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