办文办会办事实务课件.pptx

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1、办文办会办事实务,1,无论办文、办会、办事都要一丝不苟、严谨细致、精益求精,于细微处见精神，在细节之间显水平,2,办文、办会、办事是机关工作的常态。是办学档次和水平的体现之一。学校发展，任务越来越重，大家十分 繁忙，需要有更高更专业的水平和能力 去提高成效。,因此如何提高办文、办会、办事能力非常 迫切而重要。,3,毛主席：人办一切事情都难免这种情形，有比较会办和比较地不会办之分罢了。,会办：好事办好。难事办成。不放心的事办放心。办成事，高效率。,不会办：好事办砸。简单的事办复杂；复杂的事抓不住重点。放心的事办得不放心。办不成事、低效率、夹生饭。,4,一、按规矩办事,规矩：法律法规上级政策文件学

2、校政策文件会议精神,遵守。用好。,5,规矩是标准的一部分。是办事的重要依靠。有规矩的、可以按照规矩办的，首先要按规矩办。规矩是办事的依据。与文件、政策、上级精神等有不一致需要作出改变的要向领导请示并找到合法合理的理由（主要是针对上级文件、指示的不合理、不完善而言）。用好规矩，规矩既是约束，更是做成事的“尚方宝剑”。其他规矩：通用格式（常用公文、文件标题、约定俗成、基本礼仪等也可视作办事规矩）。建立规矩思维。增强政策水平和政策能力。学习很重要。,一、按规矩办事,6,1.明确岗位（部门）职责：宏观、中观、微观；总的职责与具体职责。先把握总的职责，再逐步细分具体职责（工作）。事物是在不断发展的，工作

3、是需要不断创新的，有些职责宜粗不宜细，有些宜细不宜粗，因事把握。有职责分工也需要好的文化氛围：团结互助，形成合力。,二、按职责办事,7,2.防止7种倾向：防止失职渎职责：不明职责，乱用职责。孰视无睹没有责任心，问题很明显，不去解决。不以为然缺少敏感和判断。相互推诿没有主人翁意识和斤斤计较。不知所为不知干什么、不知怎么开展工作，缺少把握。,二、按职责办事,8,2.防止7种倾向：擅长指出别人（别单位、别部门）问题，对自己职责疏于履行和检点。喜欢关起门（本单位、本部门）来做，不喜欢协商，不喜欢别人参与。这样做事往往不能提高档次，也不利于资源统筹利用。越职越权，超过自己和本单位、本部门的权限做事，即使

4、好心也办坏事。,二、按职责办事,9,1.有意识：领导有指示（意图），必须去落实（职能部门和部属，这是岗位职责，不能有不落实的思想）。2.有思想：与领导讨论完善。,三、落实领导指示（意图）办事,指示：明确的相对简单意图：想法（观点）、思考完善中（领导也没有完全想清楚）更是水平能力,10,3.有方法：事项三要素:办什么事（内容）。完成时间（时限）。把时间留一部分给领导，也要给自己留一点修改时间。工作标准和注意事项。,三、落实领导指示（意图）办事,11,3.有方法：调研、开会、学习、信息收集、分析等（用多种方法理清思路）。信息掌握要准确、周全。简单而明确的事情直接办。复杂而重大的事情要出方案并向领导

5、汇报请示。,三、落实领导指示（意图）办事,12,3.有方法：对不同领导的不同想法要进行分析，能结合的要结合，不能结合或领导考虑不周到不妥当的要有合理而策略的解释。对领导存在的疏忽要提醒或想办法完善。对领导的指示随着思考深入而变化的要及时跟进。办事往往不只有一种方法，而是有多种方法，要选择最适合的方法。会动脑子，懂规则，会灵活。,三、落实领导指示（意图）办事,13,4.出成果：不能仅有事功，重在事情做出成果（价值）。完成任务（简单的事情）有汇报。多种形式办成功：转化为政策制度。申报成功。开创局面或面貌改善。标志性成果（竞争力强）。5.对重要（重大）的事情办好以后要有总结研讨。,三、落实领导指示（

6、意图）办事,14,1.程序制定要科学合理，从实际出发。2.有些程序虽无明确规定，但它是机关工作的必备素质。3.无论个人情愿不情愿，都得按程序办。4.程序与效率会有冲突，但没有程序的不良后果更大。,四、按程序办事,程序：办事的次序和步骤。,15,5.办文、办事、办会都有程序。决策层要守决策程序，执行层要守执行程序。该请示的要请示（无权决定、未决定以前），该汇报的要汇报，领导或牵头单位（部门）、院办该协调的要协调，该会商会签的要会商会签。重要的事情请示汇报协调会商应当正正规规，不能马马虎虎。先向谁请示汇报。同时请示汇报。会商协调先后顺序。发文、转发先后顺序（该同时发的也不能分开发）。,四、按程序办

7、事,16,6.程序的根本依据是职能分工（不能越权越职）。牵头部门与协同部门要各守职责，都是职责。7.程序要到位但也不能随意增加程序。“于法周延，于事简便”（系统性和制度之间的相互衔接。操作性和制度的明确具体、实在管用）。,四、按程序办事,17,职业意识、职业责任、专业意识（越是内行的人越忙不过来）。争优意识：动脑子把一件事办得更好。,五、增强事业心、责任心,18,1.接待要报批。重大接待任务要制订详细方案。要素明确：时间、地点、人物（姓名不能搞错，查电话本或向其本人征询）、领导安排、主办单位、车辆使用、安保、联络人员、食宿安排（宾馆要事先去看过）、经费预算、工作内容和内容准备，活动安排（包括参

8、观路线、参观区域、参观景点及四季特点和典型性）等都要有详细安排，任务、责任到部门和人。,六、办事的接待礼仪和日常礼仪,接待工作：公务活动中的迎来送往。古今中外皆有规范（制度或约定俗成）以下针对相对重要的接待工作而言：,19,2.接站。重要工作和重要领导来校要安排接站（包括高速路口）。接站人员级别要合适。人数、地点（车站、机场、高速出口等）、时间等要搞清楚。用车要确保安全：司机绝不能开快车、不能违反交通规则、车辆状况事先要检查到位。交流既要热情（风土人情），又不要涉及敏感话题。如果领导（客人）需要休息一下，那么就要保持安静。接站和行程要及时与学校相关领导通报，以便学校安排。上下车要帮领导（客人）

9、打开车门。,六、办事的接待礼仪和日常礼仪,20,3.学会排座次。座次：既有明确的标准，又有约定俗成的礼数。在一定场合必须重视。一般原则：按机关大小顺序（如市委、市人大、市政府、市政协）按编制序列顺序（省市政府、省厅电话号码本）按任职大小顺序按任职先后顺序按学术身份高低顺序按尊老敬贤顺序按姓氏笔画顺序按工作主次要求顺序不同的情况用不同的原则排列。要有原则，但在特殊情况下也可以适当变通。,六、办事的接待礼仪和日常礼仪,21,3.学会排座次。乘车座车座次：上车：职务低的先上车，职务高的后上车。下车：职务高先下，职务低后下。最高职务领导坐的车停在最显要位置（司机要注意把握）。座车：大巴、中巴，离门越近

10、位置越高。轿车：A.主人自己开车，你应坐在副驾驶位置。B.司机开车，领导一般是司机后面（后排左）位置为上座，也可以是后 排右位置，具体按领导喜好。,六、办事的接待礼仪和日常礼仪,22,3.学会排座次。开会座次：A.面对正门的位置为上座（主位，餐饮也是如此）。B.单数：居中为最高职务，然后按职务大小先左后右，左右左右的次序排列。双数：右为大，即第一位的左手位是第二位，右手位为第三位，第二位的左手位是 第四位，以此类推。再简单一点说，第二位的右手位是第一位。合影座次：座次如上。第一排座位名字贴在椅背上。领导落座前，其他人员应当先站好。,六、办事的接待礼仪和日常礼仪,23,3.学会排座次。乘电梯座次

11、：无人值守电梯：工作人员先入后出，按楼层、按开关钮。领导后进先出。有人值守：领导先进先出，工作人员后进后出。参观引路：领导在右。工作人员带路：在领导（客人）的左前方1-1.5米之处（一步之遥），身体侧向领导，左手引路。如果不需要引路，陪同人员一般在左稍后面（半步）陪同。出入房门和就座：领导先入先出。领导先坐先起。,六、办事的接待礼仪和日常礼仪,24,1.握手：面对不熟悉的上级、长辈，或你是男性对方为女性时，一般要先等对方主动伸出手才可握手。对方如果是熟悉的朋友、同辈、下级，你应主动伸手表示热情。伸手要果决（不管被动方还是主动方），不要迟疑。握手时眼睛要看着对方，热情友好，问候对方、听对方问候或

12、讲话。,日常礼仪（机关礼仪）机关礼仪是指机关工作言行模式。,六、办事的接待礼仪和日常礼仪,25,1.握手：对方松开，你也应松开。不要握牢不放。握手时手指要弯曲，不能只触及一下。握手时，相互十分了解熟悉，有时另一手去握对方的手臂，或双方握住对方的一只手，如果彼此陌生初次握，则不可这样。,六、办事的接待礼仪和日常礼仪,26,2.打电话的礼仪：时间把握：非特殊情况一般早上8点以前、中午12点至2点、晚上10点以后不打电话。公务电话最好的时间早上9点至11点，下午2点至4点。私事电话一般在下班以后（一般事项不在休息和就餐时间打电话）。通话时间要注意控制，一般不超过10分钟，如果内容较多较复杂，需要超过

13、10分钟，则在接通后先说明。一般应让铃响六声以后，若对方无人接听再挂断。重要电话，应在过2分钟左右时间内再拨打一次，第二次响铃三到四声即可。,六、办事的接待礼仪和日常礼仪,27,2.打电话的礼仪：接听：先问好，然后等待对方说话。拨打：先问好，再通报个人姓名和（或）学校名称。（不可让对方猜你是谁。短信、微信（非实名）要署名）。通话过程中，要不时回应对方的谈话。通话结束前，一般根据内容由接听电话的人向拨号人道谢，并在拨电话的人先挂断以后，接听人再挂断。但如果是上下级之间通话（长辈与小辈），下级（小辈）应先有态度或道谢，应等上级（长辈）先挂机，这样才可以确保领导（长辈）把问题交代清楚。,六、办事的接

14、待礼仪和日常礼仪,28,3.仪容仪表：注重仪表风度，有助于人们塑造更加完美的形象。穿戴虽为个人所好，但也确实有层次高下之分。着装的一个重要原则是协调：大小、款式、色彩与自身身体条件协调；服装本身协调；着装与时间、地点、环境协调；着装与本人所代表的身份相协调；着装与工作（活动）协调。西装：坐着时可解扣，站着时、走路时要扣上，特别是接待领导，更要全扣上（显得干练和对领导尊重）。,六、办事的接待礼仪和日常礼仪,29,3.仪容仪表：体态：不“跷二郎腿”，不抖腿。陪餐咀嚼时上下唇发出的声音要尽可能轻微。吹口哨、哼歌要注意场合。仪容：干净整洁，不邋遢。及时修剪（指甲、毛发）。重要场合适度化妆。尽量减少烟味

15、（身体的烟味和材料的烟味）。,六、办事的接待礼仪和日常礼仪,30,办会,会议有各种类型，不同的会议办会要求有所不同，这里只是就一般而言。,一、会前准备,1.搞清会议意图（了解领导意图）：会议目的会议主题会议召开的方式参加会议对象,31,2.提出议程初步安排（主题明确，内容和次序适当）议程经审批或协商定下以后，不应随意更改，如有更改应请示审批领导。3.考虑会议时间和地点4.会议审批：对会议的名称、目的、主旨、形式、规模、事项和议程、经费和初步准备工作等拿出意见，请领导审批（重大会议要经校长会议、党政会议审批），作为会议合法性依据。,一、会前准备,32,5.起草会议通知：经分管校领导审定后下发。通

16、知要素：会名、目的（或理由、出发点）、主要内容、参加人员、日期和时间、地点、注意事项（材料要求、报送参会人员名单、着装、会议纪律、接站、联系方式等，既要要求明确，又要口气适当，不生硬）。,一、会前准备,33,6.起草和准备会议文件：文件质量的高低，直接影响会议效果。主文件（政策性文件和主报告等）起草：早着手，有充裕的时间保证人员：关键观点要准确，材料要完整，视野要开阔结构（观点和结构要反复学习思考讨论去形成）,一、会前准备,34,6.起草和准备会议文件：主文件（政策性文件和主报告等）起草：起草修改（任何一个文件都必须修改）审批流程文字工作十分艰辛，但是对思想、拿捏、文字等方面难得的综合性培养。

17、其他文件或材料,一、会前准备,35,6.起草和准备会议文件：会议指南人员名单（有时还要明确分组、召集人）日程、议程安排（表格式）：时间、内容、方式、地点、主持人会议文件目录作息时间会议注意事项服务指南：就餐地点，会务组地点和电话，工作人员和联系方式，其他服务等。,一、会前准备,36,6.起草和准备会议文件：会议主持稿会议秩序的保证，会议档次的体现。基本要求：内容完整（不能漏项、也不能随意增加项目）。表达简洁到位而适当。议程衔接自然而严密紧凑。具体要求：掌握全局，了解会议全部情况（会议主题、议程、文件、与会人员、活动安排等），围绕主旨展开（如果临时出现变动，如有其他领导到会，要会前及时作出调整和

18、安排）。严密细致、滴水不漏。,一、会前准备,37,6.起草和准备会议文件：会议主持稿开场白：会议名称。简要介绍会议目的（主题）、背景、意义。介绍参会人员，感谢领导到会指导（还可简单介绍领导的重视和指导）。介绍会议基本情况和大致议程（可概括介绍，不要与下面重复）。对会议提出要求。简洁、明快、有鼓动性和号召力，时间要简短。结束语：简要总结会议情况。对会议精神特别是领导讲话如何组织学习、传达和落实提出要求（对领导讲话可以做概括性提示，但不去详细重复）。对上级领导和会议组织表示感谢。,一、会前准备,38,7.食宿安排（会前要去现场检查协调）。8.活动安排（重要会议和重点人物）：与会议相关。有意义。领导

19、喜好。季节特点。守纪律。,一、会前准备,39,1.罗列会务细节清单，逐项落实到人。出席证（代表证）、会议指南、会议文件和文件袋、会议其他用品（根据不同会议准备）等准备落实。会场：主席台、会标、背景、领导座次、话筒（会前一定要调试、并有备用）。会场座次。会场空调、灯光、音响设备安排。会前一定要调试。会场用开水（水、杯、茶叶），开水壶。工作人员定时倒水（20分钟左右间隔）。分组讨论场所及相关准备。,二、会务,40,1.罗列会务细节清单，逐项落实到人。摄影、摄像、录音、纪录和会议宣传。如放置广告牌，内容要精炼，设计（图案、字体、颜色、结构布局等）要清晰大方美观，大小要考虑到空间方位，不应有破损。宣传

20、稿文字和图片把握要适当（一般应根据级别和档次有具体规定）。,二、会务,41,2.会议报到：接站（根据需要安排）：接站地点、人数、车辆、接站人员（身份适当）。会议签到和核发会议资料等。,二、会务,42,3.大会发言：内容安排（各有侧重和特色）。题目和内容质量把关。时间和试讲（重要会议）：一般都有时间要求（并不一定是时间概念，也是质量和能力概念：在尽可能短的时间内表述清楚观点和内容特色，除了观点和内容，语体、语风也极为重要）。领导讲话和大会交流发言材料要注意收集。,二、会务,43,4.参观线路、车辆安排（包括编号）、陪同人员。5.会议简报（重要会议要编出简报，题目要醒目、内容要精练、篇幅要简短、时

21、间要及时）。,二、会务,44,6.会议收尾工作：会议材料及收集整理，不能会开好了，材料丢在会场。返程服务（车辆和送站、会后食宿）。会场整理：及时关灯、电脑、投影仪、空调、音响等，安排打扫卫生、整理物品、关门等。财务结算。会议材料（文件、资料、交流材料等）装册、留存。会务总结：经验（做得好的地方）、不足（需要改进之处）。会议精神落实催办。典型经验收集和简报编出。,二、会务,45,1.重视开会。会：上面是人，下面是云（说），会议是落实民主集中制原则的必然要求。学习传达、研究商量、讨论通过、布置落实等都需要开会。必要的会议一定要开。一般性研讨商量的会议可以不拘形式，个别酝酿（主要领导与其他领导，领导

22、与领导，领导与群众等因需而定）是会议的重要环节。,三、会议文化,46,2.会议准备要充分。讨论什么问题，解决什么问题一般要会前告知。会前该发的会议资料要发下去并征求意见，相关人员的意见要在会前及时与主要领导或办公室领导沟通。会前领导调研和基层准备要充分。准备不充分，不要急于开会。提高认识，统一思想：做好一切工作的前提。,三、会议文化,47,3.要解决问题。增强问题意识，研究和解决问题。重在价值判断：此问题是问题，必须解决，真正解决，恰当的解决方式。有些事情会前要有谱（甚至结论），譬如一些政策性文件的讨论通过。会议重要的是完善和完成程序。个别酝酿，集体决策。,三、会议文化,48,4.主题明确。事先要反复研究，定好主题。不能随意增加议程。发言不要东拉西扯、言不及义。良好的话风、语风（语体）。建立概念思维、政策思维、逻辑思维、背景思维、结合思维（平衡点）。5.会议能短则短，该长则长。,三、会议文化,49,办文,50,51,