办公室业务培训课件.ppt

《办公室业务培训课件.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室业务培训课件.ppt（98页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、办公室业务培训提纲,主办：XXXX省妇 联办公室主讲：XXX,把每一件简单的事做好就是不简单；把每一件平凡的事做好就是不平凡。,本部分主要包括以下三个部分：一、办公室的职责、任务与作用二、办公室工作的特点和基本要求三、做好办公室工作的体会,第一部分：办公室工作,一、办公室的职责、任务与作用,办公室，是一个单位的综合办事机构，是一个单位的“窗口”，是维系机关工作正常高效运转的“中枢”，是联系上下左右的“纽带”，也是领导工作的“参谋助手”。,办公室的基本任务：参与政务 管理事务 提供服务,办公室的努力方向：加强政务 改进事务 搞好服务,参与政务,围绕工作重心，协助搞好调研、信息、督办、综合等工作，

2、在制定方针政策或贯彻执行上级方针政策时提出参考性意见或可供选择的方案，变简单的办文办会办事为既办文办会办事又出谋献策。简言之，即出主意，想办法，提建议，拟文稿。,管理事务,政务方面:文件收发、印信管理、机要通信等后勤方面:职工生活、安全保卫、车辆管理等,管理事务,规范 有序 严谨 高效,政务与事务两者关系,政务工作和事务工作也不能截然分开，相互联系，相互促进，内在统一。政务之中有事务，事务之中有政务。政务工作可以帮助提升事务工作水平，事务工作可以为政务工作开展创造条件。,搞好服务“三服务”为领导服务为上级、同级、下级机关服务为妇女群众服务 服务是办公室工作的宗旨，服务质量就是衡量办公室工作的准

3、则。办公室的任何工作，都是服务工作。,办公室的作用体现在三个方面：参谋助手综合协调督促检查,参谋助手作用体现在办公室工作的方方面面，助手作用是办公室的最基本的作用，而参谋作用是办公室工作的一种重要作用，是比较高的一项要求。,参谋助手作用,参谋助手作用主要体现在：一是 处理好日常工作。二是 服务好领导决策。三是 安排好工作布局。四是 提出可行性的建议和意见。总之，参谋助手作用体现在办公室工作的各个方面，应当作为办公室全体工作人员的努力方向。,综合协调作用 综合协调作用实际上也是参谋助手作用的一部分。办公室作为领导的参谋助手，直接为领导工作服务，处于中心位置，同各部门有着密切的联系。,综合协调工作

4、要求,站位高讲方法抓主要矛盾和矛盾的主要方面,督查是保证工作任务落实的必要手段，办公室要把督办工作摆上重要位置，重点放在促进重大决策和领导重要指示的落实上。在督查过程中，一要 坚持督查与协调相结合。二要 坚持督查与调研相结合。三要 坚持督查与跟踪反馈相结合。,督促检查作用,二、办公室工作的特点和基本要求,特点：政治性服务性服从性综合性,基本要求：准确及时保密求实,二、办公室工作的特点和基本要求,特点：政治性 政治要求应是办公室工作的第一要求。执行政策不走样 接触政策不泄密 与领导班子保持一致,二、办公室工作的特点和基本要求,特点：服务性服务性表现在办公室工作的时时事事。服务对象既有对上服务，也

5、有对下服务，既有对内服务，也有对外服务。服务内容也既有工作服务，也有生活服务。,二、办公室工作的特点和基本要求,特点：服从性 又称被动性。办公室工作很多都是事先不能预料的，突发性的，领导临时交办的，具有很大的被动性。办公室工作人员时刻要有应对和完成突如其来的情况和工作的准备，在被动中争取主动。,二、办公室工作的特点和基本要求,特点：综合性 办公室属于综合部门 一 熟悉各部门的业务 二 要用全局的眼光观察和思考问题，有较强的综合能力。,二、办公室工作的特点和基本要求,基本要求：准确 这是办公室工作基本要求中的首要一条 一、综合、调研、信息、督查要准确 二、办文、办事、办会要准确,二、办公室工作的

6、特点和基本要求,基本要求：及时 及时是办公室工作的最基本的要求。要提高工作效率，克服拖拉、散慢的作风；要建立科学的工作制度，减少环节，简化程序；要改善工作手段，促进办公自动化。,二、办公室工作的特点和基本要求,基本要求：保密 建立严格的保密工作制度，确定保密工作岗位，经常进行保密教育，增强保密观念，严守保密守则。,二、办公室工作的特点和基本要求,基本要求：求实 必须狠抓个“实”字，事无巨细都要讲究落实。要一件一件地落实，落实到人，及时进行督促检查。,培养四种能力：学习能力 协调能力 创新能力 综合能力,三、做好办公室工作,三、做好办公室工作,实现三个转变：由重事务向重政务、政务事务兼顾转变由粗

7、放服务向精细服务转变由单一服务向系统服务转变,处理好四方面关系：1、重点工作与日常工作的关系。日常工作是重点工作的基础，重点工作是对日常工作的深化。,三、做好办公室工作,处理好四方面关系：2、综合部门与职能部门的关系。一是各司其责，搞好协作。二是立足全局，搞好服务。,三、做好办公室工作,处理好四方面关系：3、对上负责与对下负责的关系。对上负责与对下负责，二者辩证 统一于办公室“三服务”的宗旨。,三、做好办公室工作,处理好四方面关系：有为与有位的关系,三、做好办公室工作,三、做好办公室工作,做到三个加强：基础建设配备现代化的办公设施 制度建设推进办公室工作规范化 队伍建设学习、团结、敬业、奉献、

8、争先,三、做好办公室工作,工作原则 求“严”工作运行 求“细”工作开展 求“深”工作作风 求“实”工作效率 求“快”,树立五字目标:,组织建制：两块牌子，一套人马。工作范围：综合办公室，包括综合调研、文秘 档案、统计资料、内刊、外事、老干部、车辆、财务、网络、信息、后勤管理等。,第二部分：省妇联办公室工作,工作载体:一个内刊龙江妇女 一个网站黑龙江妇女网 一份简报妇工简报 一份参考情况与建议,省妇联办公室工作,工作载体龙江妇女 省妇联唯一工作刊 旨在指导妇女工作、指导女性生活 妇女工作者的良师益友，妇女工作的 宣传平台,需求稿件龙江妇女党政重视妇女工作 妇女理论研究各地亮点特色创新工作妇联主席

9、的工作视点妇女干部的人生感悟,工作载体黑龙江妇女网版块设计：九大方面 妇工园地、妇女维权 组工动态、就业创业 和谐创建、教育培训 调研思考、实施两纲 巾帼风采,工作载体黑龙江妇女网 文字图片报送：及时、迅速 准确、实事求是 字数要求:活动类信息-300字左右 文字类信息-1500字左右 人物事迹类信息-3000字左右,工作载体黑龙江妇女网 地方信息交流平台：使用方法在今天培训最后进行讲解。,工作载体妇工简报,综合类信息反馈渠道上报稿件要求：具有代表性、指导性、概括性的综合类信息或情况通报。,工作载体情况与建议,省妇联创办的反映妇女工作的新载体。直接向省委、省政府及相关部门反映妇 联工作重点、难

10、点、热点问题的新渠道。上报有情况、有分析、有对策的高质量 的情况建议。,重点工作调研工作调研方式：牵头全会调研工作 以上带下，指导基层。借助外力。联手调研。,重点工作调研工作调研任务：系统每两年开展一届优秀调研报告评选活动，出版一本调研报告集。机关每年设定全会重点调研课题，出版一本调研报告集。,重点工作调研工作成果转化：一是推动立法。二是推动政策出台。三是推动重点难点问题解决。,重点工作信息工作 一抓 机制建设 组织机制建立网络 责任机制任务到人 通报机制季度通报 表彰机制年终表彰 信息工作基本要求是：及时、迅速、准确、全面。信息工作基本原则是：实事求是，喜忧兼报。,重点工作信息工作二抓 专题

11、信息上报 中心重点工作 难点热点问题,中心重点工作,热点难点,重点工作信息工作 三抓 重大事件信息报送 落实党政中心工作 妇女工作的创新举措,落实党政中心工作,妇女工作的创新举措,写作信息的总体要求是：主题突出表达准确材料充分语言简洁,写作信息的总体要求是：主题突出 正确深入、集中鲜明、言简意赅。,写作信息的总体要求是：表达准确 信息中提出的观点要与材料相符合，用词要规范，判断要有分寸。,写作信息的总体要求是：材料充分 要用可靠的统计数字和典型事例说明观点，切忌空发议论。,写作信息的总体要求是：语言简洁 语言要凝练，不能堆砌辞藻，华而不实。,结束,谢谢大家！,目录,一、终端拜访七步骤；二、拜访

12、过程中遇到的问题；三、销售过程中客户心中在思考什么？四、业务技能之铺市；五、优秀业务员应具备的能力；,终端拜访七步骤,终端拜访七步骤,第一步：访前准备,终端拜访七步骤,第二步：初步沟通客情维护,终端拜访七步骤,第三步：店情察看（方式要得体）,终端拜访七步骤,第四步：产品生动化（持久坚持）和为贵在转移其它品牌产品时，切不可将其他品牌产品藏匿在后面或遮挡住,终端拜访七步骤,第五步：订货（合理引导）估算出上次拜访以来的实际销售量，对照现有实际库存，拟定每种产品的建议订货数量；如果客户仍表示不愿进货，应尽力说服，但应注意说话的尺度，不要让客户觉得在压货。,终端拜访七步骤,第六步：销售陈述（善于启发）陈

13、述销售机遇例：每箱能赚多少钱，吸引更多客户购买其他商品等 阐述销售方案达成交易,终端拜访七步骤,第七步：回顾总结（改进提高）表达谢意总结经验,终端拜访过程中遇到的其它问题,销售售后维护：掌握一定的产品售后知识要坚持对公司产品质量的信心以最快的速度去处理,发生串货现象?,尽可能地当场收集证据或信息切记安全第一把收集到的信息反馈给你相应的上级主管,销售过程中客户心中在思考什么？,一、你是谁二、你要跟我谈什么？三、你谈的事情对我有什么好处？四、如何证明你讲的是事实？五、为什么我要跟你买？六、为什么我要现在跟你买,这六大问题顾客不一定问出来，但他潜意识里会这样想。举个例子来说：顾客在看到你的一瞬间，他

14、的感觉就是：这个人我没见过，他为什么微笑着向我走来？他的潜意识在想，这个人是谁？你走到他面前，张嘴说话的时候，他心里想你要跟我谈什么？当你说话时他心里在想，对我有什么处处？假如坚他没好处他就不想往下听了，因为每一个人的时间都是有限的，他会选择去做对他有好处的事。当他觉得你的产品确实对他有好处时，他又会想，你有没有骗我？如何证明你讲的是事实？,当你能证明好处确实是真的时，他心里就一定会想，这种产品确实很好，其他地方有没有更好的，或其他人卖得会不会更便宜，当你能给他足够资讯让他了解跟你买是最划算时，他心里一定会想，我可不可以明天再买，下个月再买？我明年买行不行？所以，你一定要给他足够的理由让他知道

15、现在买的好处，现在不买的损失。,因此，在拜访你的客户之前，自己要把自己当客户，问这些问题，然后把这些问题回答一遍，设计好答案，并给出足够的理由，客户会去购买他认为对自己最好最合适的。,铺市,铺市：也称“铺货”，是产品推广与普及的方法，是说服渠道终端客户销售五丰黎红产品的一系列过程，是市场快速启动的重要基础。铺市基本要求：做好准备 规划时间 确定线路 围绕目标 持续努力,确定铺市的线路，且确保线路的最优化，每天拜访的农贸市场不易过多，以杭州市场为例每天适宜拜访4至6个农贸市场，以确保铺市量与铺市率的均衡；,手提包里的必装用品：产品目录、产品价目表、客户资料表、铺市明细登记表、名片、笔、笔记本、计

16、算器和抹布等；,每天熟记产品的卖点、目标消费群、批发价、零售价、销售情况、竞品情况等，掌握丰富的产品知识和行业知识。,铺市准备,铺市线路,工作用品,重点产品,产品知识,确定重点铺市的产品，包括车上装些什么产品的整合、产品的促销方案或者当天要重点突破上架的核心产品等；,最佳铺市时间,黄金时段：8：3010：30上午农贸市场的人流量高峰期往往出现在11点至12点之间，店主忙于做生意，无暇与你招呼。,吃饭时段：12：3013：30与司机或同行伙伴就近解决吃饭的问题。平时要注重搞好与司机的关系，偶尔请他们吃顿饭或者天热时主动递上饮料。团队成员之间团结协作。礼貌对待竞争品牌的业务人员，学习别人长处。,黄

17、金时段：14：0016：00因为这段时间农贸市场一般没什么客流量，店老板有较充裕的时间与精力与你进行洽谈沟通。,铺市技巧,“逆铺法”：就是首先选择市场最里面的挡口来突破，接着再逆次往市场外面的挡口进行突击。,“重点突破法”：就是首先选择该农贸市场中整体生意最好、实力最强的挡口（某种程度上是该市场的意见领导者）进行突破。,“定点投放法：既一个农贸市场只选择其中1到2家店铺作为我们铺市产品的集中上架。,“差异铺市法”：既在需要推广的产品群中挑选不同的产品或规格在不同店铺进行重点突破。,铺市,沟通分享,Q1：如何寻找店主？,Q2：如何和店主打招呼与沟通？,Q3：如何促进新产品上架？,如何促进新产品上

18、架？,总原则：“开门见山、投其所好”；不卑不亢、落落大方；具体方法：充分利用好手头上的资源，去攻破店老板的心理防线。如品牌、产品质量、产品差异化、促销、利润、销售前景、售后服务等把自己摆上货架”。为客户着想，计算利润。（举例说明）售后服务保证。做个有心人。对于客户的表现和反映要及时把握，适当的时候请客户提供一些好的建议，非同类产品的行情，扩大交流范围，增进感情。,如何促进新产品上架？,常见的说辞及应对：1、没有消费者问过要买这个产品，肯定卖不好。2、我不能再卖新品了，我的货架已经没位置摆了。3、我以前进过这个产品，但花了我很长时间才能卖完。4、没钱，我进货的钱都用完了（进了其它产品），今天不进

19、货了。,如何促进新产品上架？,没有消费者问过要买这个产品，肯定卖不好。答：老板，当我向你介绍别的档口销量不错的同时，消费者已经开始在别的档口大量购买这种产品了。我想您一定知道，冲动性购买影响着消费者的决定。如果消费者在电视或其它媒体上曾经看到过这种产品的广告，到你店里又发现了这种产品，大都会产生购买这种产品的欲望，同时他们也可能成为您的回头客。这给您带来的不仅仅是这个产品本身的利润，还有更长远的利润。,如何促进新产品上架？,我不能再卖新品了，我的货架已经没位置摆了。答：老板，我想这不应该成为您不进货的理由，因为消费者有对这种产品的消费需求，我看你那个品牌的产品日期还是去年的，销量肯定要少一些，

20、您不妨腾出个位子放这种产品，这样还能为您挣取更多的经营利润呢。由于是第一次进货，我建议您先少进一点，放一件还是两件？或“那我来帮你整理一下货架，好吗？”在老板的同意下，一般经过重新排列都能再找到空位。,如何促进新产品上架？,我以前进过这个产品，但花了我很长时间才能卖完。答：消费者对新产品都有一个接受的过程，原来是消费者第一次接触这种产品，而对该产品的内在质量还不是太了解，现在消费者都已经非常了解这种产品了，原来需要一个月卖完的产品，现在用不了一个星期肯定能够卖完，今天您不妨再留几件。哦，对了，今天我还带了这种产品的宣传画，给你的店铺也装饰一下，消费者看到这种产品的宣传画，您再顺便给推荐一下，产

21、品卖不好才奇怪呢。,如何促进新产品上架？,没钱，我进货的钱都用完了（进了其它产品），今天不进货了。答：老板，一件货也就几十元钱，能给你带来的十几元的利润。况且，我们有稳定的服务，现在你对面和隔壁都进货了。如果消费者到你这里买这种产品时，你这里没有。消费者就会去对面或隔壁购买，我们店里是不是又失掉了一笔生意？而我们店铺的生意，一般都是回头客，如果回头客到这里买不到他需要的产品，他就可能转向成为别的店铺的回头客。,如何观察货架及维护陈列？,1、主要观察或询问产品的陈列情况、生产日期、竞品上架及销售情况等，陈列较乱时在征得老板同意的前提下进行优化调整排面。2、尽量按照“集中化、系列化及突出化”的标准

22、来进行逐步调整。集中化即所有产品在货架上上下对齐或左右对齐地进行摆放；系列化即某一系列产品集中陈列；突出化就是尽量把产品摆在货架或某档口最显眼的地方。“良好的陈列是良好销量的催化剂”，走到哪就要摆到哪，而且还要不断地反复地进行优化与维护。,总结,做一个合格的销售业务员就是要：清晰职责，明确目标，运用好工具和技巧，达成公司及经销商设置的主要业绩指标。,优秀业务人员必备的能力,1）与“狼”共舞，首先把自己变成“狼”优胜劣汰，适者生存。2）笨鸟先飞，重在学习主动学习。不断充电，快速学习。3）狗一样灵敏的嗅觉。4）骡子那样的韧性。5）牛一样的勤奋。6）像猎豹一样锁定目标，立即行动。7）鹦鹉学舌，学出人样来学会说话，讲究艺术。8）像牧羊犬一样的能干学会领导别人与被别人领导。9）像鹰一样搏击长空。自动自发、积极进取。10）具有像蚂蚁一样的合作精神。,THE END!,