公文培训幻灯片课件.ppt
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1、公文写作培训,综合行政部,2017,年,5,月,1,2,目,录,公文的外部形式,公文的内部组织,3,依据:,1,、中共中央办公厅、国务院办公厅,关于印发党政机关公文处理工作条例,的通知,(中办发,2012,14,号);,2,、中华人民共和国国家标准,党政机关公文格式,(,GB/T 9704-2012,),,2012,年,6,月,29,日发布,,2012,年,7,月,1,日实施。,公文版面及装订要求,4,1.,用纸,?,采用,60g/,80g/,胶版纸或复印纸,纸张白度在,80-90%,。,2.,开本,?,国际标准,A4,型,成品尺寸为,297mm,210mm,,允许误差为,2mm,。,特殊形式
2、的公文用纸幅面根据实际需要确定。,3.,版心,?,版心尺寸为,225mm,156mm,(不含页码),每页,22,行,每行,28,个字,,行间距用固定值,28.8,磅,,版面,上空约,37,毫米,下空约,35,毫米,左空,28mm,,右空,26mm,。为方便印制,每页行数可视情增加或减少,1,至,2,行。,增减行数时适当调整行间距,保持版心高度不变。,4.,页码,?,用,4,号半角宋体阿拉伯数字,置于版心下边缘之下一行,左右各放一条,4,号一字线。单页码居右,双页码居左。,5.,装订,?,左侧装订,采用骑马订,无法用骑马订时采用平订。,第一部分:公文的外部形式,5,?,公文份数序号,?,密级和保
3、密期限,?,发文单位标识(版头、红头),?,发文字号,?,签发人(主要用于上行文),?,抄送单位,?,印发单位和印发时间,版头,/,眉首,主体,/,行文,版记,首页红色反线(宽度同版,心,156mm),以上各要素统称,红色反线以下至分割线之,间的各要素统称,分隔线以下的各要素统称,?,标题,?,主送单位,?,正文,?,发文单位(署名),?,成文日期,?,印章,?,附注(此件发至,XX,级),?,附件,版头是指公文首页红色分隔线以上的部分。,6,版头,正文,版记,包括:份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、红色反线,无签发人的版头,联合发文无签发人的版头,联合发文多签发
4、人的版头,格式要素,份号,7,版头,正文,版记,?,涉密文件标注份号,?,将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用,6,位,3,号阿拉伯数字顶格标识在版心,左上角第一行,前加,?,标注份号的目的是为了加强对涉密公文的管理,防止失密。,8,格式要素,密级和保密期限,版头,正文,版记,密集划分,?,密级分作三级,、划分规则如下:,?,绝密公文,是指涉及国家核心秘密的内容的文件,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。,?,机密公文,是涉及国家重要秘密内容的文件,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害。,?,秘密公文,是涉及国家一般秘密内容的文件,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定
5、的损害。,标注位置,?,标注于公文左上角份号下方,标注方式,?,绝密,30,年,机密,20,年,秘密,10,年,?,使用,3,号黑体字,处理方式,?,绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。,?,机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。,?,秘密文件:阅后立即保存在文件柜内,格式要素,紧急程度,9,版头,正文,版记,?,顶格编排在版心左上角第三行,密级和保密期限下方,?,使用,3,号黑体字,格式,?,紧急公文时应根据紧急程度,分别标明“特急”、“加急”,;,按办理的紧急程度划分,公文分为特急公文(特急)、紧急公,文(急件)、常规公文(平件)。,?,特急公文,(特急),是指事关
6、重大而又十分紧急,要求以最快,的速度形成、运转和办理的公文。,?,紧急公文,(急件),一般也是涉及重要工作需要急速形成、运,转和办理的公文。,?,常规公文,(平件),是指可以按正常速度形成、运转和办理的,公文。但常规公文也要及时办理。,分类,格式要素,发文机关标志,10,版头,正文,版记,?,由发文机关全称、简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。,?,发文机关标志居中排布,推荐使用方正小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。,?,联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当,置于发文机关名称右侧,以联署发文机
7、关名称为准上下居中排布。,格式要素,发文字号,11,版头,正文,版记,?,发文机关代字,+,发文年代,+,发文顺序号,?,标注于版头下方居中或左下(除标注签发人的情况外,发文字号通常居中排布),?,文字采用,3,号仿宋,_GB2312,,发文年代、发文顺序号用阿拉伯数字书写排印,发文年代用,中文六角括号,括起,使用全称;序号不编虚位,即不编为,001,,不加,第,字。,?,发文字号排在发文机关标志下空两行位置,联合行文时,使用主办机关的发文字号。,格式要素,签发人,12,版头,正文,版记,?,签发人是指上行文,也就是报送上级单位的公文中,,发文单位的负责人签署姓名,。如果只有一个发文单位,,由
8、该单位负责人签署;如果是联合行文,则每个单位的负责人都应签署姓名,称为会签。,?,上报公文应在发文字号右侧标注签发人(居右空一字编排),?,“签发人”三字用,3,号仿宋体字,签发人后面标注姓名,文字采用,3,号楷体字。,?,联合行文时有多个签发人,签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排,一般每行,排,2,个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐,最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并使红,色分隔线与之的距离为,4mm,。,正文,是公文的主体,是公文最主要的部分,13,版头,正文,版记,首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分。,包括:,标题、
9、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件,格式要素,标题,14,版头,正文,版记,?,一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题,和文种组成,位于红色分隔线下空二行位置。,?,标题字体为,2,号小标宋简体,排列分行合理、,美观、醒目。,空格,梯形标题,陕西金开贷金融服务有限公司,关于组织开展纪念中国共产党成立,95,周年群众性主题,教育活动的报告,菱形标题,中共陕西金融控股集团金开贷,党支部“两学一做”工作总结,长方形标题,陕西金开贷金融服务有限公司,关于上报,2016,年第四季度工作总结的通知,沙漏型标题,?,多行标题排列为,梯形,或,菱形,,,不采用上下长度一样,的
10、长方形和上下长、中间短的沙漏型。,?,多个发文机关名称之间用空格分开,不加顿号,换,行时省略。,15,版头,正文,版记,格式要素,主送机关,?,主要受理公文的机关,?,主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称;向下普发的公文主送机关名称应规范、稳定。,?,主送机关名称位于正文左上方,,与正文标题空一行,顶格排印,,用,3,号仿宋,_GB2312,。,?,有多个主送机关的,,各机关名称之间用顿号隔开,,最后一个主送机关名称后标全角冒号。,(空一行),16,版头,正文,版记,格式要素,正文,正文是公文的主体,用来表述公文的内容,位于标题或主送机关下方。,正文一般用,3,号,仿宋,_GB23
11、12,。转发、印发文件类的通知,用,3,号,楷体,_GB2312,。,?,首页必须有正文,?,最后盖章页必须有两行以上正文,?,正文中的层次序数:,一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“(一)”、阿拉伯数字“1”、阿,拉伯数字加圆括号“(,1,)”,不得逆向使用。,层次序数:,?,第一层,“一、”,(黑体)(作为小标题时句尾无标点);,?,第二层,“(一)”(楷体)(作为小标题时句尾标点可有可无);,?,第三层,“,1.”(仿宋,_GB2312,)(无论是否作为小标题,要有标点);,?,第四层,“(,1,)”,(仿宋,_GB2312,)(必须有标点)。,注意:,17,版头,正文,版记,格式要素,
12、附件说明,?,附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行,字体字号用,3,号仿宋,_GB2312,。,?,“附件:”前空,2,个字,后接排附件名称,名称后不加标点符号,附件序号用阿拉伯数字,每行位置对齐,,如“附件:,1.,”。,?,有两个以上附件时,应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。,(空一行),附件名称过,长时,悬挂,缩进,与上,一行附件名,称首字对齐,(空两格),(空一行),单一附件的情况,多个附件的情况,18,版头,正文,版记,格式要素,发文机关署名及签发日期,?,应用全称或规范化简称,,3,号仿宋,_GB2312,,位于正文的右下方(与正文或附件说明空一行),居右排,后空,2
13、,个字。,?,两个以上机关联合发文,发文机关名称上下并排,等距撑开,长度相同。,?,一般署会议通过日期或领导签发日期。,?,两位以上领导人审签的,署最后一位的签发日期;,?,联合行文的,署最后签发机关领导同志的签发日期。,?,领导签发后,因故不能及时发文时,成文日期可请示签发人重新确定或由发文机关秘书部门提出意见报领导,确定。,?,成文日期应写明年、月、日(使用阿拉伯数字),位于发文机关署名右下方,,3,号仿宋,_GB2312,。,发文机关署名,签发日期,19,版头,正文,版记,格式要素,发文机关署名及签发日期,加盖印章的公文,:,?,成文日期一般右空四字编排。,?,单一机关行文时,在成文日期
14、之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。,?,发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。,等距对齐,(空一行),20,不加盖印章的公文,:,?,单一机关行文,时,在正文(或附件,说明)下空一行右空二字编排发文,机关署名,在发文机关署名下一行,编排成文日期,首字比发文机关署,名首字右移二字。,?,联合行文时,,应当先编排主办机关,署名,其余发文机关署名依次向下,编排。,?,如成文日期长于发文机关署名,应,当使用成文日期右空二字编排,并,相应增加发文机关署名右空字数。,版头,正文,版记,格式要素,发文机关署名及签发日期,21,版头,正文,版记,格式要素
15、,印章,加盖印章的公文:,?,联合行文时,将发文机关署名按,照发文机关顺序整齐排列在相应,位置,印章下压发文机关署名。,?,最后一个印章下压发文机关署名,和成文日期。,?,印章之间排列整齐,互不相交或,相切。,?,首排印章顶端应当上距正文(或,附件说明)一行之内。,?,除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外,公文应加盖发文机关印章。,?,用印页(发文机关署名页)至少应有二行正文,不能采用页首加圆括号标注“此页无正文”字样。,22,版头,正文,版记,?,一般用于向下普发的公文,对印发、传达范围,作说明,加圆括号标注于成文日期左下方。,?,请示性的公文应当在附注处注明联系人和联系,电话。,?,字体
16、字号用,3,号仿宋,_GB2312,,上空,1,行,居左,排,前空,2,个字,用小括号括起。,?,如果表述中重复出现括号时,用中文六角括号,套小括号。,格式要素,附注,附注,23,版头,正文,版记,格式要素,附件,?,附件正文部分,用,3,号黑体在左上角顶格注明“附件”,有序号时应加序号,序号后不再加标点符号。,?,附件应,另面编排,,排在版记之前,与公文一起装订,附件格式同正文。,?,附件序号和附件标题应与附件说明表述一致,附件标题与“附件”之间空两行。,?,被批准的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文,不属于公文的附件,应在批转、转发“通知”之后,另页排印,。,24,版头,正文,版记,
17、版记,是指首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分,包括:版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码,25,版头,正文,版记,格式要素,抄送机关,?,指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。,?,抄送机关应使用全称或规范化简称,在抄送栏内,左右各空,1,字编排。用,4,号仿宋,_GB2312,,标识“抄送”,,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。,?,行文应当根据公文的内容及发文、收文机关的隶属关系,及职权范围确定主送机关,?,上行文应当坚持一个主送机关的作法,不能多头主送。,?,请示一般只写一个主送机
18、关,需要同时送其他机关的,,应当用抄送形式。,?,受双重领导的机关向上级机关行文,应当根据公文内容,,即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送,机关。,?,除主送机关外,需要知晓公文的其他机关,应列为抄送机关,?,向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级,机关;,?,上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其,另一个上级机关;,?,下级机关因特殊情况必须越级请示时,应抄送被越过的上级,机关;,?,上级机关越级向下级机关行文时,可以抄送受文机关的直接,上级机关。,?,请示不得抄送其下级机关;,?,凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。,主送机关,抄送机关,26,版头,正
19、文,版记,格式要素,印发机关和印发日期,?,由公文印发机关名称、印发日期组,成。,?,一般在公文末页下部印两条横线,,印发机关居左排,前空一字,印发,日期居右排,后空一字,字体字号,用,4,号仿宋,_GB2312,。,?,翻印的文件,,在印发机关和印发日,期下标注翻印机关和翻印日期,格,式相同。,27,?,页码一般用,4,号半角宋体阿拉伯数字,编排,在公文版心下边缘之下,数字左右各方一条,一字线,一字线上距版心下边缘,7mm,。,?,单页码居右空一字,双页码居左空一字。,?,公文的版记页前有空白页的,空白页和版记,页均不编排页码。,?,公文的附件与公文一起装订时,页码应当连,续编排。,?,表格
20、中的页码与公文其他页码保持一致。,版头,正文,版记,格式要素,页码,28,目,录,公文的外部形式,公文的内部组织,29,2012,年,4,月,16,日,中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发,党政机关公文处理工作条例的通知(中办发,2012,14,号),公文种类主要有(,15,种):决议、决定、命令,(令)、公报、公告、通告、意见、,通知,、通报、,报告、请示,、批复、议案、,函,、,纪要,。,公文分类按照文体,30,?,决议:,适用于会议讨论通过的重大决策事项。,?,决定:,适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级,机关不适当的决定事项。,?,命令(令):,适用于公
21、布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋,升衔级、嘉奖有关单位和人员。,?,公报:,适用于公布重要决定或者重大事项。,?,公告:,适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。,?,通告:,适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。,?,通知:,适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项,批转、转,发公文。,公文分类按照文体,31,?,通报:,适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。,?,报告:,适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。,?,请示:,适用于向上级机关请求指示、批准。,?,批复:,适用于答复下级机关请示事项。,?,议案:,适
22、用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务,委员会提请审议事项。,?,意见:,适用于对重要问题提出见解和处理办法。,?,函:,适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。,?,纪要:,适用于记载会议主要情况和议定事项。,公文分类按照呈文对象,32,分类,1,2,3,4,包括,请示、报告。,其行文方式有逐级行文、多级行文、越级行文三种。,上行文,包括,决定、公告、通告、,通知、通报、批复。,有,逐级下行文、多级下行文、,直接到达基层组织和群众的下,行文。,下行文,向同级或不相隶属的机关、单位递送的文件,,即,函,(又叫公函),平行文,主要是指公
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