毕业设计（论文）PowerBuilder+SQL账务处理系统分析设计与开发.doc

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1、 编号 毕业设计（论文）题目 账务处理系统分析设计与开发 二级学院 会计学院 专 业 财务信息化 班 级 0364-3 学生姓名 学号 指导教师 评阅教师 时 间 目 录摘 要IAbstractII1.引 言11.1 课题背景11.2 课题的目的与意义11.3 本人在课题中的主要工作12.账务处理系统分析32.1账务处理系统的基本概念32.1.1会计科目及其编码结构体系32.1.2会计凭证32.1.3会计账簿42.2账务处理系统的目标52.3账务处理系统的任务62.4账务核算处理的业务流程72.5新账务处理系统的主要特征82.6账务处理系统的控制92.6.1权限控制92.6.2科目控制92.6

2、.3凭证录入控制112.6.4期初数据录入的控制122.6.5凭证审核的控制122.6.6记账的控制123.账务处理系统业务流程143.1 手工业务流程图143.2 手工处理业务流程分析163.3 计算机处理业务流程图173.4 计算机处理业务流程分析183.5 账务系统的计算机处理与手工处理比较194.账务处理系统功能结构分析224.1账务处理系统功能结构图224.2账务处理系统功能结构分析224.2.1初始设置234.2.2凭证管理244.2.3账表管理254.2.4期末处理264.2.5报表输出274.2.6系统维护275.账务处理系统数据流程295.1账务处理系统数据流程图295.2账

3、务处理系统数据流程分析295.3数据字典305.3.1外部实体描述305.3.2数据流的描述305.3.3处理的描述315.3.4数据存储的描述326.账务处理系统数据库设计346.1数据库表346.2数据库表生成SQL语句357.系统定义说明407.1系统全局变量定义407.2系统自定义函数407.3 PBL库说明417.4系统对象设计说明447.5应用对象说明447.6自定义函数设计说明477.7窗口设计说明617.8主要数据窗口说明1428.系统操作说明1518.1 新建账套1518.2 主界面1518.3 系统码表初始化1528.4 码表维护1538.5 增加科目1538.6 科目查询

4、1548.7 科目修改1568.8 科目余额初始1568.9 试算平衡1578.10 凭证输入1578.11 凭证查询1588.12 凭证修改1598.13 凭证审核1598.14 凭证记账1608.15 账簿查询总账1618.16 账簿查询科目明细账1628.17 账簿查询现金日记账及银行日记账1638.18 科目余额表查询1648.19 结转损益1658.20 报表取数1668.21 期末结账167致 谢168参考文献169账务处理系统分析设计与开发文献综述170摘 要目前会计信息化课程的实验所选用的软件一般是用友、金蝶、金算盘等商品化会计软件，然而，由于商品化会计软件是不可能向用户提供软

5、件模块的流程分析、数据库设计以及源代码，因此，会计信息化课程的实验教学只是向学生讲授会计软件的简单操作与使用，不能深入讲解软件的流程分析及部分涉及到源程序的软件设计内容，更不能讲解其中主要的数据分析设计内容。没有适应教学要求的实验案例，这给学习者学习带来巨大的困难。因此，集中精力、依靠自己的力量加强会计信息系统实验案例开发迫在眉睫。账务处理系统需要从实验教学的目标要求出发，结合目前会计软件的基本功能与目标，分析设计会计信息系统实验案例，并选用先进的软件开发平台和数据库，开发出符合教学实验所必须的实验原型。实验原型对账务处理的设计流程进行详细说明，编写的脚本可读性强、语言简洁但不失功能。对不同层

6、次的学习者都适用。使学习者更直观地学习到会计信息化的精髓所在。关键词：账务处理、系统分析、系统设计、软件开发AbstractAt present, accounting information courses of the selected software generally include: UFIDA, Kingdee, eAbax and other accounting software. However, as the commercialization of accounting software is not available to the software modules

7、flow analysis, database design and source code. Therefore, the accounting information experimental teaching curriculum is taught to students accounting software for a simple operation and use, no in-depth briefing on the Software Process Analysis and part of the source code of software design, not e

8、ven on the main data analysis and design elements. Teaching has not adapted to the requirements of the teaching case, which brought to the learners enormous difficulties. Therefore, concentrate their energies on their own forces to strengthen the accounting information system test case development i

9、mminent. Accounting system needs experimental teaching the objectives and requirements combined with the current accounting software the basic functions and goals, Analysis and Design of Accounting Information System test case, and use advanced software development platform and database developed wi

10、th teaching laboratory experiments must prototype. Accounts of the experimental prototype of the design process for detail, the script prepared by the reader-friendly, concise language functions. For different levels of learners are applicable. Make learners more intuitive to learn the essence lies

11、of accounting information.Key words: Accounts processing, system analysis, system design, software development1.引 言1.1 课题背景目前在国内，会计信息化课程的实验所选用的软件一般是用友、金蝶、金算盘等商品化会计软件，然而，由于商品化会计软件是不可能向用户提供软件模块的流程分析、数据库设计以及源代码，因此，会计信息化课程的实验教学只是向学生讲授会计软件的简单操作与使用，不能深入讲解软件的流程分析及部分涉及到源程序的软件设计内容，更不能讲解其中主要的数据分析设计内容。因此，往往就只知

12、其然不知其所以然，对会计软件的掌握比较肤浅。然而，由于目前国内没有适应教学要求的实验案例，这给学生学习带来巨大的困难。因此，集中精力、依靠自己的力量加强会计信息系统实验案例建设迫在眉睫，同时会计信息系统实验案例建设将为我院会计信息化课程冲击全国精品课程打下坚实的基础。1.2 课题的目的与意义账务处理系统需要从实验教学的目标要求出发，结合目前会计软件的基本功能与目标，分析设计会计信息系统实验案例，并通过选用先进的软件开发平台，开发出实验所必须的实验原型。通过实验原型，可以根据自己的具体情况与能力对实验原型加以选择利用。首本课题的研究对于推动经济管理类综合性、设计性实验的建设，加强经济管理类的实践

13、环节的建设有一定的示范作用。课题的研究将是面向经济管理类学科实践教学的一次大胆探索与改革。1.3 本人在课题中的主要工作在课题的开发与研究过程中，我从各种商品化财务软件调查开始，分析各个财务软件的功能、流程及特点。找出适合教学功能的模块，分析设计适合教学使用的帐务处理系统表结构、业务流程和数据流程，开发出适合教学使用的账务处理系统。并且在符合会计准则的前提下，创新设计出了目前商务软件未能达到的功能。使得账务处理系统更为有效的为从事财务信息化发展的师生的研究和学习服务。主要工作有：1、进行商品化财务软件调查，主要研究SAP R/3财务模块、用友U8 ERP 总账模块、金碟KIS和金算盘6F。2、

14、分析财务软件的流程，规划数据流程图为系统的进一步开发做好准备。3、比较与分析信息化会计与手工之间的差别，找出在设计过程中表结构的合理设置。4、规划系统的主要开发重点，并设计出系统的主要功能结构。5、利用PowerDesigner12软件建立系统的物理模型，并结MS SQL Server2000等数据库进行系统的数据库设计。6、利用已经掌握的软件开发工具PowerBuilder 10.0进行软件的设计。7、进行软件的测试和完善工作。8、编写设计文档，方便用户使用。2.账务处理系统分析账务处理是指从科目的设置、凭证的编制和审核、复式记账、对账、结账，一直到会计报表和报告的编制的整个过程。账务处理系

15、统是指利用计算机完成会计账务处理工作的管理信息系统。企业内部的管理和外部相关决策者所需要的会计信息，都可以由账务处理系统对企业所发生的经济业务进行加工处理后得到，所以账务处理系统尤为重要。 2.1账务处理系统的基本概念在进行账务处理系统设计之前首先必须了解一些基本概念：2.1.1会计科目及其编码结构体系会计科目是对会计对象要素分类的项目名称。按会计对象要素，即资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润把会计科目分为资产类科目、负债类科目、所有者权益类科目、成本类科目和损益类科目五大类。在企业会计制度中，规定这五类会计科目编码的第一位分别是1、2、3、4、5，同时分别用一组数字对同类科目进行编号。

16、由于账务处理系统中绝大部分功能模块的处理过程都和会计科目有关，所以会计科目结构体系设计是关系到账务处理系统成功与否的关键。在设计账务处理系统之前就应确定要设计的系统采用什么样的会计科目编码体系结构，同时还根据需要设计出相关的会计科目属性和辅助内容。会计科目通常采用层次码的编码方式，即将会计科目代码分为若干层，第一层表示一级科目代码，第二层表示二级明细科目代码，以此类推，每一层按照一定的标准顺序排序。在此系统中，我们以3-2-2结构进行规定，表示科目分为3级，其中一级科目为3位，二级、三级科目都为2位。2.1.2会计凭证会计凭证，也叫凭证，是记录经济业务、明确经济责任的具有法律效力的书面证明，是

17、记账的依据。会计凭证是账务处理系统的主要基础单据，账务处理系统中的所有账簿数据基本上都从会计凭证得到。会计凭证按填制的程序和用途，分为原始凭证和记账凭证两种。原始凭证，俗称单据，是证明经济业务已经发生或完成明确经济责任，并据以记账的书面文件，原始凭证是进行会计核算的原始资料和重要依据。记账凭证是由会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证填制的有明确会计分录作为登账依据的会计凭证。记账凭证，按其反映的经济业务的内容不同，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。会计凭证的格式有“借贷科目”、“借贷金额”、“一借多贷”、“一贷多借”和“多借多贷”等格式，同时凭证的项目和样式又十分复杂。在手工中，

18、不同性质和行业的单位使用的凭证样式是不同的，在账务处理系统的总体设计时，应先设计一个通用的凭证界面样式和凭证中有的具体项目，供许多的具体功能模块使用，以便使整个系统的所有只要涉及到凭证的模块的凭证样式是相同的。记账凭证是会计人员根据审核后的原始凭证进行归类、整理，并确定会计分录而编制的凭证，是登记账簿的直接依据。 凭证设计具体有凭证格式设计、凭证界面样式设计、凭证项目设计、凭证项目校验算法设计等内容。2.1.3会计账簿会计账簿是以会计凭证为依据，由具有专门格式而又互相联系的账页组成，用以连续、系统、全面地记录和反映经济业务的簿籍。账务处理的账簿多种多样，按照账簿的用途可以把账簿分为三大类：序时

19、账簿、分类账簿和备查账簿。1、序时账簿，也称日记账。是按照经济业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿。常见的序时账簿有“现金日记账”、“银行日记账”。2、分类账簿，是对全部经济业务进行分类登记的账簿。按其反映的内容的详细程度不同，又分为总分类账和明细分类账。总分类账簿简称总账，根据总账科目设置账户，用来分类登记全部经济业务，提供总括核算资料。明细分类账简称明细账，根据明细科目设置账户，用以分类登记某一类经济业务，提供明细核算资料。常见的分类账簿有“总分类账”、“三栏式明细账”“多栏式明细账”。3、备查账簿，又称辅助账簿。对某些在序时账和分类账中未能记载的事项进行补充登记的账簿。从账簿的

20、显示项目及内容看，这些账簿主要是属于总分类账、明细账及日记账这三种类型的；从账簿的显示格式上分类，有“余额表”、“三栏式账”及“多栏式账”这三种格式。账簿总体设计就是要设计出“余额表”、“三栏式账”及“多栏式账”这三种格式的具体项目和显示界面，还需要设计出每一种样式的账簿可能有哪些具体账簿和它们的数据来源。由于账簿是账务处理系统使用最频繁的模块，会计信息需要从之反映，总体设计时还应设计出账簿数据的筛选条件。在本系统中，我们主要以账簿的显示项目及内容进行分类。2.2账务处理系统的目标账务处理系统是利用计算机完成账务处理工作的系统，账务处理是指从设置账户、编制凭证和审核凭证、复式记账，一直到会计报

21、表编制和报告的过程。无论是企业内部管理所需要的会计信息，还是企业外部有关决策者所需要的会计信息，都必须由账务处理系统对发生的经济业务进行加工处理后才能取得。账务处理系统的目标如表1-1所示：在实际应用中，有些单位的账务处理系统还要进行往来业务管理。对于往来业务较少的单位可以由账务处理系统实现，对于往来业务比较多的单位，则需要通过单独的往来管理系统进行往来业务的核算与管理。表1-1 账务处理系统目标及时、准确、全面的采集和输入会计凭证。对输入系统的记账凭证进行审核，正确、有效地登记日记账、明细账和总账。高效、准确地完成结账工作。及时、准确地输出各种账、证、表及其他财务信息。建立与其它子系统的数据

22、接口，实现会计数据及时传递与共享。此外，为了充分发挥计算机数据处理的优势，增强账务处理系统的核算和辅助管理功能，账务处理系统设计目标还应增加部门核算和管理、项目核算和管理、往来核算和管理等辅助管理以及自动转账等功能。2.3账务处理系统的任务账务处理系统主要是用来处理企事业单位的账务核算业务，从功能上看，账务处理系统的主要任务就是“制单和记账”。只要能够完成凭证处理和记账功能的系统都可以称为账务处理系统。账务处理系统中的“制单”是指会计凭证的制作，包括凭证的输入、修改及审核；“记账”是指将审核的会计凭证记入相应的明细账，通过明细账将现金日记账、银行日记账、总分类账进行反应，同时将其发生额计入会计

23、科目余额表。即账务处理系统必须能实现以上几种账的制单和登记，这也是会计制度所要求的。国外所称的总账系统基本相当于我们国家的账务处理系统。国外的总账系统一般不产生数量金额式明细账，也不包括银行对账和往来账辅助管理等功能。账务处理系统的主要内容有“账套建立及账套基本信息设置”、“会计科目设置”、“期初余额设置”、“凭证制作(含凭证的录入、审核、查询)”、“凭证记账(过账)”；“账薄查询及打印(包含各种样式的明细账、日记账、往来账)”、“期末结账”、报表取数、报表导入导出等内容。通过信息需求者的需要，对账务处理系统还可以增加“出纳现金及支票管理”、“银行对账”、“应收应付往来账管理”及“数量、外币、

24、部门、项目及预算等各种辅助核算”等功能。综上所述，账务处理系统的主要任务有：1、通过分析手工账务处理流程，设计出更适合计算机处理的、效率更高的、处理更合理的计算机条件下的账务数据处理流程。2、为保证手工会计系统与信息化会计系统条件下的数据相关性，要进行账务处理系统的初始设置，初始设置工作主要包括设置会计科目、定义凭证类型、录入期初余额等。3、完成对凭证的日常处理工作，具体包括凭证录入、凭证审核、凭证过账、凭证查询等。4、进行记账、结转、结账的数据处理工作。5、根据信息需求者的要求，输出所需的报表。6、对信息需求者提供额外的辅助核算和管理功能，例如按部门、项目等进行辅助核算，提供更明细的、满足管

25、理要求的辅助核算信息。7、提供系统维护、更改密码等系统服务功能。2.4账务核算处理的业务流程手工条件下，考虑到账务处理数据量的不同及在不同人员之间分工，不同企业可能采用不同种类账务处理流程，比如有记账凭证账务处理流程、科目汇总表账务处理流程、汇总记账凭证账务处理流程等。其中记账凭证核算形式是最基本的核算形式，其余都是由它变换而来的，它的主要特点是直接根据各种记账凭证逐笔登记总账及明细账。而科目汇总表核算形式是最常用的核算形式，它的特点是根据各种记账凭证定期(三、五、十天)编制科目汇总表（按科目分类发生额），再根据科目汇总表登记总账。科目汇总表核算形式可以减少手工工作量，还可通过其科目汇总表试算

26、平衡，但它反应不出账户的对应关系，不便于查账。一般说来，会计处理流程之间有一定的共性，总结出如下的手工处理流程作为电算化账务系统需求分析参考。(1) 设置账户；(2) 整理加工原始凭证；(3) 根据原始单据(凭证)编制的原始凭证汇总表编制记账凭证或直接根据原始凭证编制记账凭证；(4) 审核记账凭证；(5) 根据收款、付款凭证登记现金、银行存款日记账；(6) 根据记账凭证和参考原始凭证(汇总表)登记各种明细账；(7) 根据记账凭证逐笔登记总账；(8) 每会计期末，将现金、银行日记账与总账和明细账进行核对；(9) 每会计期末，根据总账、明细账及其他相关资料编制会计报表。手工条件下，记账就是指记相关

27、明细账、日记账和总账，是由不同的人员按照不同的科目，分别在不同的账册上加以记录。在电算化会计信息系统中记账仅是一个数据处理过程，通过记账这一数据处理步骤，使审核后的凭证成为正式的会计档案，同时记账后的凭证不允许被修改。2.5新账务处理系统的主要特征此账务处理系统具有规范性强、一致性好、易于通用化、综合性强、严密性以及突破传统、易于决策的特征。1、规范性强，一致性好，易于通用化。新账务处理系统的基本原理是复式记账法，这是世界通用的会计记账方法，它包括“有借必有贷，借贷必相等”；资产负债所有者权益；总账余额及发生额必须等于下属明细账余额及发生额之和等一系列基本处理方法。故此在电算化软件实现上易于商

28、品化和通用化，目前国内外市场已有大量的商品化账务处理系统软件。2、综合性强，在整个会计软件系统中起核心作用。 新账务处理系统是以货币作为主要计量单位，综合、全面、系统地反映企业供产销的所有方面，账务处理系统除直接采集部分原始数据进行加工处理外，还要把其他子系统处理后的综合性数据转入并进一步处理，以得到全面反映经济活动的总括性信息。因此，账务处理子系统所产生的信息具有很强的综合性和概括性，能准确地反映企业全部的财务状况和经营成果。3、严密性新账务处理系统处理的内容除包括各个子系统转来的综合数据外，还包括现金、银存收支等易发生贪污舞弊业务的数据处理，在设计中必须安排严密的内部控制制度和安全保密措施

29、，报表要提供给政府部门，保证账务处理子系统的正确性，结果的真实性。4、突破传统传统的账务处理系统还局限于模拟手工的层面，而此套账务系统则抛弃了一些账簿类表、报表类表的表结构设计，通过优化数据窗口的视觉效果使同一张表展现不同的账簿内容。同时通过对外部数据窗口的引用，放弃报表在存储时间段的查询数据，通过导出、视图解决使用者的需求。5、易于决策新账务处理系统对数据的查询摆脱会计期间的束缚。信息需求者可以查询任何时间段时间点进行数据分析统计，便于决策。2.6账务处理系统的控制 由于企业内部、外部信息需求者所需要的会计信息大部分都是从账务处理系统所得到的，所以如果对账务处理系统不加以严格的控制，就会有可

30、能导致财务信息出现差错和失误，从而给会计信息需求者和使用者带来不准确的会计信息，给企业造成经济损失及企业的名誉，严重的有可能引起法律诉讼，忍到不必要的麻烦。所以，财务处理系统的控制非常的重要。账务处理系统控制的重点是信息的完整性和准确性，以及保证输入信息的合理性、正确性和有用性。账务处理系统的控制主要侧重于以下几方面：2.6.1权限控制权限控制的主要目的在于实现对系统操作员人员及其权限的管理，防止无关人员进入系统。由于会计工作本身所特有的性质，具有可追溯的责任，所以在账务处理系统中，要确保只有经过授权的人员才可以对会计数据等进行处理。操作权限控制操作权限设置是对操作员的使用权实行一定的控制，明

31、确职责范围，保证会计信息的安全性、可靠性。所以在系统使用之前，必须进行操作员权限设置。在这里，系统主管具有最高权限，只有他才能使用权限设置功能模块，行使人员权限设置功能，也就是对每个财会人员授权。口令密码控制操作员口令作为操作员密码，和操作员编号一起构成系统的第一防线，可以防止无关人员进入系统。当操作员进入系统时，自动提示输入操作员编号和密码，只有编号和密码匹配并且正确后才能进入系统。2.6.2科目控制科目设置的控制1、科目编码无论是在初始化时还是在新增科目时，科目编码都不允许重复，也不能有空。其结构必须与账套参数中会计科目编码的规定一致。例如，科目编码规定为322，银行存款中行的编码应该为1

32、02-01。会计科目呈现数形结构，例如，科目102是102-01和102-02的上级科目。因而，科目设置时应该先输入一级科目，在设置二级科目及以下级科目，最后在设置末级科目。2、科目类型根据会计制度中规定的科目类型，（如工业企业科目类型包括资产、负债、所有者权益、成本、损益；事业单位科目类型包括资产、负债、净资产、收入、支出），定义每个科目的类型。3、科目性质根据核算和管理的需要设置科目的性质。譬如，单位往来、职员往来、部门、项目等。在以后的处理中就可以根据性质完成往来、辅助核算等功能。科目增加正确性的控制（1）新增科目时，如果为明细科目，其上级科目必须存在。否则应首先设置上级科目，在输入下级

33、科目，不然会导致明细科目没有上级科目。（2）如果一个科目是明细科目，且已经有发生额和余额，不能为其增加下级科目，只能在年初进行调整，否则会导致上下级科目金额不符。（3）科目类型上下级必须一致。科目修改正确性的控制（1）科目如果已经使用，科目编码则不能修改。科目如果已经有余额、发生额，表明已有业务发生。（2）如果一个科目有下级科目，科目编码不能修改。否则，会造成其下级科目没有上级科目。（3）若科目性质已设有辅助核算，辅助核算使用科目编码不能修改。如果修改，会造成辅助核算信息不完整。科目删除正确性的控制（1）如果科目已经使用，则不能删除。（2）如果科目有下级科目，则不能删除。如果删除，会造成其下级

34、科目没有上级科目。为便于科目调整，在科目没有使用的情况下，当科目有下级科目时，也可以同时删除其下级科目，但必须给出提示，确认后才可以删除。（3）若科目性质已设有辅助核算，辅助核算启用后科目不能删除。2.6.3凭证录入控制凭证录入是账务处理系统的数据入口，因此，必须保证凭证的正确性。一般来讲，凭证录入时的控制措施主要包括以下几方面1、凭证号连续控制。凭证号是凭证的标识，反映了经济业务发生的顺序，凭证应按凭证类型凭证编号进行分类。在计算机环境下，一般通过系统自动分类编号来避免重号、漏号和串号发生。2、凭证日期正确性控制。凭证日期用于标识经济业务发生的时间，凭证日期必须是公历日期，凭证日期也由系统根

35、据登录日期自动给出，但可以修改。凭证录入的日期若在当前的会计期间之前，则系统不允许输入。但在本期未结账，而本期以后的期间已有业务发生，应该允许输入本期以后的任意期间的凭证。在过账时系统只处理本期的凭证，以后期间的凭证不作处理。3、科目代码合法控制。存在性控制：即检查凭证输入时的科目代码是否在科目代码库存在，如果不存在，应给予提示。是否是最底层明细科目的控制。凭证输入时的科目编码必须最底层科目代码或记账明细科目。是否与凭证类型相符的控制。特定的凭证类型要求凭证中必须出现某些科目。如付款凭证中贷方科目必须出现现金或银行存款科目；收款凭证中借方科目必须出现现金或银行存款科目，输入时应检查输入的借方科

36、目或贷方科目与凭证类型是否相符。非法对应科目检查。在日常发生的业务中借贷科目之间的对应关系由客观事实来决定，并不是任何两个科目都是相关的。4、摘要栏控制。在摘要栏中输入凭证摘要，一张凭证中第一条分录必须输入摘要，否则不能保存，后面的分录的摘要可输入也可不输入。5、会计分录正确性控制。同一笔会计分录不允许同时输入借贷方金额，只有最底层科目才允许输入金额。6、金额控制。任何一张凭证都必须满足有借必有贷的原则。因此，保存每一张凭证之前，必须进行借贷平衡检查。对于用户输入的凭证，若系统检查到借贷双方总额相等，则说明借贷平衡。反之，若计算机在效验中发现某张凭证借贷金额不平衡，系统应显示出错信息。7、记账

37、凭证完整性控制。凭证中需要输入的数据项目，包括辅助核算的数据，输入时每一项都必须输入完整。8、凭证修改控制。操作员一般不能修改他人填制的凭证，如非得他人修改，应该采用冲销或补充更正法订正。2.6.4期初数据录入的控制1、平衡检查控制在所有起初数据转入后，计算机应自动进行平衡检查，内容主要包括：（1）上、下级科目数据要一致，即“总账数据=下属明细科目数据之和”；（2）满足“资产=负债+所有者权益”；（3）余额要与科目类型相符，如银行存款科目必须有余额，月初费用类科目无余额等。2、退出该模块时的控制每次退出该模块时，应自动进行平衡检查。由于科目较多，其余额不可能一次转入完毕，因而平衡检查出现问题时

38、，应提示并允许退出。2.6.5凭证审核的控制1、如果记账凭证已经经过审核，要反映出其已被审核，即将该凭证变为已审核状态，这里增加了审核标记字样，可以很直观的反映出凭证是否被审核状况，但审核一定要审核人进行。2、如果要修改审核后的记账凭证，必须先消除审核标记，即把审核标记改为否后才可以进行修改。3、审核人员和制单人员不能为同一操作员，否则系统将拒绝审核。（教学版未涉及此功能）2.6.6记账的控制1、未审核的凭证不能过账。2、借贷不平或内容不完整的凭证不能过账。3、系统启用第一次过账时，应检查起初余额设置是否合法，否则会导致借贷不平衡等问题。4、经过过账的凭证以后将不再允许修改，只能采取补充登记或

39、红字冲销凭证的方式进行更正。（教学版未涉及此功能）3.账务处理系统业务流程3.1 手工业务流程图账务处理流程主要有5种形式：记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记总账核算形式、和多栏式日记账核算形式。不同的账务处理流程其差别主要体现在登记总账的方法和依据不同，其中科目汇总表核算形式最为常见，这里手工系统的业务流程图以科目汇总表核算形式为依据。账务处理手工业务流程图如图所示：图3-1账务处理手工业务流程图图3-2填制凭证及审核凭证部分流程图图3-3登记账簿流程图根据已审核的记账凭证登记各种账簿（总账、明细账、企业银行日记账、现金日记账）图3-4对账部分流程图对账人员根据

40、各类明细账、日记账与总账进行对账，对账通过的交由会计主管编制各种报表，未通过的各类账要返还给编制人员；另外出纳人员根据企业银行日记账与银行对账单进行对账，编制余额调节表。图3-5各种账簿、报表交由信息需求者使用部分流程图3.2 手工处理业务流程分析1、根据原始凭证编制记账凭证。即日常经济业务发生时，业务人员把原始凭证提供给财会部门。由凭证录入人员在企业基础会计信息的支持下，直接根据原始单据编制会计凭证（其中包括收、付、转凭证），并保存在凭证文件中。2、审核原始凭证。即对凭证文件中的凭证进行审核。如果审核通过，则对记账凭证作审核标记，否则，将审核未通过的凭证返还给录入人员。3、登记日记账。出纳人

41、员根据收款凭证和付款凭证，登记现金日记账和银行存款日记账。4、登记各种明细账。一般单位根据业务量的大小设置各个会计岗位，即分别由多个财会人员登记多本明细账，如一个会计专门登记应收账款明细账；一个会计专门登记材料明细账等。5、编制科目汇总表并登记总账。总账会计根据记账凭证定期汇总编制科目汇总表，根据科目汇总表登记总分类账。6、月末处理。由于总账、日记账、明细账分别由多个财会人员登记，不可避免地存在着这样或那样的错误。因此，每月月末，财会人员要进行对账，将日记账与总账核对，明细账与总账核对，做到账账相符。此外，财会人员月末还要进行结账，即计算会计账户的本期发生额和余额，结束账簿记录。7、对账人员根

42、据企业银行账和银行对账单中的银行业务进行对账，并编制余额调节表。8、查询与生成报表。根据现金、银行存款日记账、明细账和总账编制管理者所需的会计报表和内部分析表。3.3 计算机处理业务流程图账务系统计算机处理业务流程图如图所示：图3-6计算机处理业务流程图3.4 计算机处理业务流程分析1、 首先，在系统启用时由凭证录入人员将本单位的基础会计信息（如企业基本信息档案、科目编码和名称、期初余额、客户档案、供应商档案、财务人员档案、仓库档案等）通过初始模块输入计算机，并保存在企业基础信息文件中。与手工处理流程相比，新增了初始设置模块，该模块在整个系统中的作用举足轻重。比如科目表的编码设置，直接关系到记

43、账凭证的录入、存储、查询效率；科目余额表金额的准确性，直接关系到计算机与手工账的接口问题；往来单位信息表和余额表直接关系到对往来单位辅助信息的核算和管理。2、新增了录入人员岗位，负责录入原始凭证，虽然工作量增加了，但确是必不可少而且十分重要的，直接关系到整个账务系统数据处理的准确性。3、凭证审核部分与手工差不多，有审核人员对未审核的凭证进行审核。如果审核通过，则对记账凭证作审核标记，否则，将审核未通过的凭证返还给录入人员。4、记账与手工处理不同，即记账人员发指令，计算机自动将已审核凭证中的数据传递到各类明细账中，实现记账。另外，由出纳人员发指令，计算机自动将已审核凭证中的数据传递到银行存款、现

44、金日记账中。结账，即会计期末结账人员发指令，计算机自动根据凭证模板生成机制凭证，保存在凭证文件中，供记账使用；当所有凭证都记账后，计算机自动计算出本月合计、本年累计数据。3.5 账务系统的计算机处理与手工处理比较比较手工处理与计算机环境下的账务处理流程，可看出计算机处理流程并没有改变手工账务处理程序，而是将许多原手工操作的业务，由账务处理系统设定，在后台自动处理了，从而提高了账务核算的效率和准确度。与手工账务处理系统相比，计算机账务处理流程有如下特点：1、数据处理的起点发生了变化表3-2手工处理与计算机处理流程比较对比手工处理流程计算机处理流程数据处理起点设置账户初始设置原始凭证处理填制凭证凭

45、证输入凭证审核过程 审核审核记账过程登总账登日记账登明细账记账处理方式手工软件信息化条件下，账务处理系统的原始数据来源于记账凭证（包括收款、付款、转账凭证），而手工条件下，最初的原始数据是原始凭证。因此，根据原始凭证编制记账凭证这一步骤在信息化条件下仍需由手工完成。信息化条件下，如果打印出的记账凭证上有关责任人的签章齐全，一般使用打印出的记账凭证作为正式的会计档案保存。2、无账账核对的必要手工条件下，总账、明细账、日记账由许多会计人员分别登记，尽管其数据都是来自记账凭证，但由于人们在计算、汇总、抄写等过程中有可能发生这样那样的错误，导致账证不符或账账不符，所以必须月底进行账账核对，直到所有的总

46、账、明细账和日记账相符为止。信息化后，既然数据出自一门，计算机又不会发生计算、汇总和抄写等错误，结果必然账账相符，所以没必要进行账账核对。3、记账的含义不尽相同手工条件下，记账指记明细账、日记账、总账，是由不同人员按照不同的科目，分别在不同的账册上加以记录。信息化后，记账仅是一个数据处理过程，通过记账这一数据处理步骤，使已审核的凭证数据输入凭证成为正式会计档案，记账后的凭证不再允许修改。由于计算机处理数据速度极快，用户查询的各种账册是临时从记账凭证中分离计算出来的，即计算机是在输出时迅速计算完成各种总账+明细账的。记账也叫登账和过账。4、账表的存在形式发生了变化账表存在形式的变化包括两方面的含义：首先，账表存贮的介质由手工处理方式下看得见、摸得着的纸张介质，变成了计算机处理方式