购物中心储值卡管理制度详解.doc

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1、储值卡管理制度第一条 为确保储值卡发放流程的准确、顺利，保证储值卡在定制、移交、充值、销售、使用过程中的安全有效，制定本办法。第二条 储值卡的进销存业务通过“会员管理系统”进行管理。系统由营销中心、财务结算中心、各门店服务中心、收银部、财务部相关人员操作，各部门均须配备相应业务负责人，并明确责任。第三条 职能分工（一）营销中心负责储值卡的需求统计、定制、验收、写磁、售后服务（换卡除外），同时负责储值卡全面管理。（二）财务结算中心负责储值卡的注册、分发、换卡。（三）信息中心保证会员管理系统的正常运行，及时解决系统出现的问题。（四）各门店财务部负责储值卡的需求上报、领用，并且监督储值卡的使用；服务

2、中心负责储值卡的销售、问题卡的处理；收银部负责储值卡销售时的收款。第四条 储值卡管理业务流程（一）空白储值卡的定制1.定制。营销中心根据市场需求，确定空白储值卡的面额及相应数量，并进行招标采购（卡面的内容、卡号的准确、卡的磁性）。2.验收。营销中心负责按批次随机抽检10张供应商制送的空白储值卡。3.保管。营销中心负责空白储值卡的保管，并建立空白储值卡库存登记表（附件2）。（二）充值交付1.储值卡申请。各门店制定次月储值卡需求计划表，由财务部于当月5日前报财务结算中心。2.卡号注册。每月8日前，财务结算中心根据储值卡需求和营销中心提供的卡号，注册相应的储值卡信息，制作储值卡注册单（附件3）一式两

3、联，一联由财务结算中心记账，一联交营销中心留存。3.刷卡写磁。营销中心根据财务结算中心提供的储值卡注册单进行刷卡写磁，于当月22日前完成（遇中秋、春节两大节日，提前1个月内分批完成）。在刷卡写磁前应核对每盒储值卡的初始卡号，并在刷卡写磁充值后进行复核，以核实卡号的准确性，复核率须达100%。对无法刷卡写磁的废卡，由财务结算中心制作储值卡注销单（附件4）一式两联，财务结算中心与营销中心各存一联，分别进行注销、封存。4.交付财务结算中心。营销中心与财务结算中心在储值卡部门交接单（附件6）上签字后，将已充值的储值卡交付财务结算中心。财务结算中心以储值卡部门交接单作为记账凭证，根据此表进行入账，形成储

4、值卡的库存。财务结算中心核实已写磁储值卡与储值卡注册单数量是否一致，于每月24日前入账。（三）门店领用及保管门店每月25日起到财务结算中心领用本月储值卡。财务结算中心根据门店报送储值卡需求，制作储值卡申领单（附件7）一式两联，一联由财务结算中心留存记账，一联由门店留存记账。清点后的储值卡，须在包装后加上封条，至分店后存入银库，由两人以上共同启封。服务中心到财务部领用储值卡时，须制作储值卡申领单，一式两联，一联由门店财务留存记账，一联由服务中心留存记账。每日下班后，服务中心须将剩余储值卡加封，存放于银库。（四）门店销售1.门店服务中心人员制作储值卡售卡单（附件8）（一式两联，一联由服务中心记账，

5、一联由收银部记账），并根据顾客要求的支付方式选择“开通类型”。 2.顾客持储值卡售卡单到指定收款台，收银员根据其支付方式进行收款，再在前台销售管理系统的外挂程序中操作，门店服务中心收取顾客带回的已盖章的储值卡售卡单，并在会员管理系统中确认储值卡已付款，再发放储值卡。3.门店财务部、收银部每日与服务中心核对单据、收款额。4.因系统问题或顾客要求改变储值卡面额等原因需作退卡处理的，门店服务中心应首先确认储值卡无消费记录，方可填写储值卡退卡申请表（附件10），经门店总经理签字后，制作储值卡退卡单（附件11）进行处理。未经审批，门店服务中心不得私自进行退卡处理。（1）储值卡已发放时，作退卡操作，应选择

6、“真正退回”，并将储值卡统一交予集团营销中心处理后，方可再次销售、使用。（2）储值卡尚未发放时，作退卡操作，应选择“冲红”，方可再次销售。（五）库存盘点每月23日由营销中心负责空白储值卡进行盘点，财务结算中心、门店财务部、门店服务中心负责对保管的储值卡进行盘点，并详实填制储值卡盘点表（附件9）。集团安排相关部门对储值卡库存状况进行随机抽检。（六）补磁、重写、换卡门店服务中心负责问题卡的处理，填制问题储值卡登记表（附件5）以收取顾客的问题储值卡，并统一交予营销中心处理，收到顾客储值卡的日期至通知顾客领取的日期，不能超过5天，禁止门店由顾客直接到集团自行处理。1.储值卡磁力减弱导致无法正常使用或卡

7、号出现错误时，门店服务中心负责将问题卡统一交予营销中心处理，并填写储值卡补磁登记表（附件12）或储值卡重写登记表（附件13）。2.储值卡因磁条损坏、卡面折断等原因导致无法使用时，门店服务中心负责将问题卡统一交于集团处理，先到财务结算中心更换无卡号的空白储值卡，并填写储值卡更换登记表（附件14），再由营销中心进行重写。储值卡更换登记表一式两联，财务结算中心与营销中心各存一联。更换掉的储值卡由营销中心封存。3.重写前操作人员，须查看受理期间此储值卡是否仍有操作，如消费、补磁等，确认没有后方可操作，否则，须落实原因后，再进行相关处理。（七）储值卡回收储值卡金额消费为空后，收银员将其收回，在磁条上打孔

8、并剪断作废。如顾客不同意交回储值卡，须在储值卡磁条处作打孔处理后，再交予顾客。第五条 储值卡业务流程中的所有表格须按要求填写完整，并严格审批流程。第六条 储值卡销售的支付方式不受限制，包括银联卡、支票等，并不得收取手续费，款到帐后方可开通。第七条 收银员受理储值卡支付时，须先刷卡，再输入版面卡号，核对储值卡版面卡号与系统卡号一致后，方可收款。第八条 顾客用储值卡支付时，须在发票上盖“储值卡消费部分不作报销凭证”章。第九条 储值卡不记名、不挂失、不兑现、逾期作废。 第十条 违反以上条款者，视情节轻重，处以50元以上罚款。 第十一条 本办法自发布之日起执行，本办法由集团营销中心负责解释。附件：1.

9、储值卡发行流程2.空白储值卡库存登记表3.储值卡注册单4.储值卡注销单5.问题储值卡登记表6.储值卡部门交接单7.储值卡申领单8储值卡售卡单9.储值卡盘点表10.储值卡退卡申请表11.储值卡退卡单12.储值卡补磁登记表13.储值卡重写登记表14.储值卡更换登记表 营销中心xxxx年xx月xx日附件1：储值卡发行及售后流程附件2： 空白储值卡库存登记表金额数量日期：日期：日期：日期：日期：日期：日期：日期：日期：日期：进/出余进/出余进/出余进/出余进/出余进/出余进/出余进/出余进/出余进/出余20箱数张数30箱数张数50箱数张数100箱数张数200箱数张数300箱数张数400箱数 张数500

10、箱数张数600箱数张数800箱数张数1000箱数张数2000箱数张数5000箱数张数附件3：（系统单据）储值卡注册单 时间：单据号面值（元）起始卡号终止卡号数量（张）录入日期记账日期财务结算中心： 营销中心： 附件4：（系统单据）储值卡注销单 时间：单据号面值（元）起始卡号终止卡号数量（张）备注记帐日期财务结算中心： 营销中心：附件5：问题储值卡登记表接收日期顾客卡号现余额顾客签名联系电话服务中心经办人返还日期现余额顾客签名服务中心经办人备注附件6：储值卡部门交接单 日期： 单张面额（元）起始卡号终止卡号制卡数量（张）实际数量（张）合计金额（万元）备注合计财务结算中心： 营销中心：附件7：（系

11、统单据）储值卡申领单单据号： 打印时间：发卡单位： 发卡部门：申领组织： 申领部门：面值起始卡面号结束卡面号数量金额申领数量： 申领金额：发卡人： 申领人：附件8：（系统单据）储值卡售卡单 单据号：打印时间： 记账时间：售卡组织： 售卡部门：卡面值起始卡面号结束卡面号数量金额合计销售额： 支付方式： 制单人： 收款员： 顾客：附件9：储值卡盘点表日期：卡面值起止卡号库存数量库存金额实盘数量实盘金额盈亏数量盈亏金额合计：盘点人： 监点人：附件10：储值卡退卡申请表门店： 日期：卡面值起始卡面号结束卡面号数量金额合计退卡原因经办人： 财务部长： 总经理：附件11：（系统单据）储值卡退卡单单据号： 打印时间：售卡组织： 售卡部门： 引荐人：卡面号发行面值备注接受人： 收款人： 顾客：附件12：储值卡补磁登记表 年 月日期门店顾客卡号金额制卡人领卡人备注附件13：储值卡重写登记表年 月日期门店原卡号现卡号余额制卡人领卡人附件14： 储值卡更换登记表日期门店 卡面号余额营销中心经办人结算中心经办人领卡人换卡原因年 月