财务报销工作指引试行.doc

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1、财务报销工作指南（试行）财 务 处二一六年四月二十七日编 写 说 明随着我校教育、科研事业的不断发展，财务工作涉及的领域比过去有所扩大，各项政策制度越来越多，为便于校内教职工、财务人员查阅、掌握有关财务制度和办理有关业务，我们编纂了这本上海海洋大学财务报销工作指南，以供大家办理报销、处理财务工作时查阅参考。由于时间仓促且缺乏经验，对编纂工作中存在的问题和不足，敬请读者提出宝贵意见。财务处二零一六年四月二十七日目 录第一章办理日常报销、差旅报销、借款业务的基本要求- 3 -一、办理“日常报销”业务：- 3 -1印刷费、版面费、资料费- 4 -2水费、电费- 4 -3电话费- 5 -4劳务费- 5

2、 -5公务接待费- 5 -6公务用车费- 6 -7市内差旅费- 7 -8租赁费- 8 -9维修（护）费- 8 -10固定资产- 8 -二、办理“差旅报销”业务- 10 -三、办理“借款”业务- 14 -第二章网上报销自制凭证的使用说明- 16 -一、上海海洋大学实验耗材（进/出库）单- 17 -二、上海海洋大学材料、低值品购入通知单（一式三联）- 17 -三、劳务报酬支付清单（非在职人员）- 17 -四、上海海洋大学出差审批单- 18 -五、大额资金审批单- 18 -六、上海海洋大学公务用车报销单- 19 -七、上海海洋大学培训费报销填报表- 19 -八、上海海洋大学会议费报销填报表- 21

3、-九、上海海洋大学国内公务接待审批单、上海海洋大学国内公务接待清单- 21 -第三章其他相关业务流程- 22 -一、向国外机构汇款需提供的资料- 22 -二、过期报销单据处理流程- 23 -三、公务卡结算报销方式的基本流程- 23 -四、科研经费报销签字流程- 26 -第一章办理日常报销、差旅报销、借款业务的基本要求一、 办理“日常报销”业务：应携带：l 合法的原始凭证：是指在经济活动（业务）发生时从正常渠道所取得的，用来记载和证明经济活动（业务）的发生或完成情况的书面证明，包括：印有税务监制章、盖有发票专用章的发票；加盖财政部监制的行政事业单位统一收据。发票和收据的抬头必须是：上海海洋大学。

4、发票和收据记载的内容、单价、数量须明确，金额的大小写须一致。l 在网上填写并打印出的上海海洋大学报销单，打印出的上海海洋大学报销单均应有经办人和项目负责人两人签字。其中需经学校有关领导或相关职能部门审批的报销业务，应先通过其审核认可后再办理报销手续。因工作需要而发生的邮费、电话费、办公用品费、资料费、复印费、业务招待费、版面费、会务费、劳务费、材料费等均需在网上“日常报销”中填报。报销时需注意：l 按上面的类别，分行在网上填写报销单；单价超过200元（含）的发票需提供对方开具的清单。l 从2016年6月1日起，所有200元（含）以上的原现金报销业务一律使用公务卡报销，未使用公务卡发生的资金业务

5、，财务处不予受理。l 发票连号需提供对方开具的清单，连号发票合计金额超过200元需通过转账或公务卡支付。以下列举一些常见的报销事项，这些报销事项均选择网上报销中的“日常报销”业务类型。1 印刷费、版面费、资料费：是指我校师生发生的参考资料的购买费、日常打印和复印费、文章版面费、杂志订阅费等报销须知(1) 发生在文印室或其他文印机关的印刷费需月结并附清单。(2) 版面费报销需附录用通知，6月1日起必须转账汇款，不再支持邮局汇款业务。2 水费、电费：是指我校师生日常购水，各实验基地、实习基地购水、购电等。报销须知：支付水、电费原则上须通过转账或刷公务卡形式支付。3 电话费：是指我校师生发生的办公室

6、电话费、手机通讯费等。报销须知：(1) 室内电话费只能报本部门办公室所发生的费用。(2) 科研经费报销手机费需减去每月58元的电话费补贴。4 劳务费：是指因教学、科研、行政管理或其他业务需要，外聘校外人员咨询、上课、实验等发生的劳务费。报销时应携带上海海洋大学报销单和劳务报酬支付清单（非在职人员），其中劳务报酬支付清单（非在职人员）填写要求详见第二章。报销须知：(1) 劳务费发放严格按预算拨付的额度执行，不得随意更改预算用途。(2) 科研经费发放劳务费请按照科技处的相关规定审批签字。(3) 培训讲课费发放按照上海市市级机关培训费管理办法规定执行。5 公务接待费：是指发生的接待用餐费等，报销按照

7、上海海洋大学国内公务接待管理实施细则执行。报销时应携带上海海洋大学报销单、上海海洋大学国内公务接待审批单、上海海洋大学国内公务接待清单和接待函。国内人员接待报销须知：(1) 接待标准参照上海海洋大学国内公务接待管理实施细则。(2) 报销需附接待函、上级通知、邮件或其他说明等。(3) 所有项目报销接待费严格按预算拨付额度执行，无预算经费不得列支。(4) 科研经费报销接待费，除按照上述要求外，同时按科技处的相关规定审批签字。国外人员接待报销须知：(1) 接待标准参照上海市市级机关外宾接待经费管理办法(2) 报销需附外事处签发的来宾接待计划表、接待函、上级通知、邮件或其他说明等(3) 其他要求同国内

8、人员接待报销注意事项一样。6 公务用车费：是指因公市内出差而发生的汽油费、通行费、停车费等。报销时应携带上海海洋大学报销单、上海海洋大学公务用车报销单。其中上海海洋大学公务用车报销单填写要求详见第二章。报销须知：(1) 汽油费等交通费报销严格按预算拨付额度执行，不得随意超额使用。(2) 科研经费交付的预算明细表包括：详细的汽油费预算使用说明页、预算书封面、双方单位盖章页。(3) 按预算报销自驾到外地进行实验的汽油费等，还需提供出差审批单。7 市内差旅费：是指我校师生发生的市内出差的出租车费、地铁票费、公交车费、市内住宿费、参加本市举办会议的会议注册费、租车费等。报销时应携带上海海洋大学报销单、

9、上海海洋大学市内差旅费报销单。其中上海海洋大学市内差旅费报销单填写要求详见第二章。报销须知：教职工因公外出原则上不安排住宿，因工作需要确需住宿的需院领导签字，发生会议注册费、培训费等需提供会议、培训通知。租车费报销须知：(1) 租车去市区开会报销时需提供会议通知。(2) 租车去外地所发生的租车费需校分管领导签字。(3) 租车费需月结并附行程单，过期将不予报销。公务用租车费报账，应按实结算，不得公车私用。租用事由必须填写清楚，会议通知等资料必须齐全，租车价格必须合理。8 租赁费：是指我校师生发生的房屋租房费、场地租赁费、仪器设备租赁费、租船费等其他租赁费。报销须知：各类租赁费均需附合同，其中租船

10、合同应注明租用船的证件号，租船时间。如租赁个体户的渔船，同样需开具税务发票，支付租金时需船东签字、并留下身份证号码、电话号码，请保留好出海测试日志，作为租船的证明，以便日后审计备查。9 维修（护）费：是指我校师生发生的办公家具、设备、空调、电脑维修费，教学实验用仪器设备维修费，房屋及室外工程维修费等。报销须知：(1) 设备维修费需提供验收单，后勤服务类维护还需提供维护清单。(2) 房屋及室外工程维修费需提供上海海洋大学维修工程申请单，具体规定参照上海海洋大学修缮工程采购实施细则。10 固定资产：是指我校师生购买教学仪器、机电设备、电教器材、体育设备等，还包括办公设备、图书资料购置、信息软件购置

11、等费用，报销须知：(1) 报销需携带：上海海洋大学报销单、上海海洋大学设备采购专控申请表或上海海洋大学零星设备、家具申请单、发票原件、供货合同、上海海洋大学仪器设备购置、工程项目结算付款清单、设备验收单、上海海洋大学固定资产财务入账凭证。(2) 购买仪器、设备、办公家具、图书、软件单件超过一千元需做固定资产。(3) 专控设备包括：台式电脑、便携式计算机、路由器、服务器、磁盘阵列、网络交换机、打印机、复印机、传真机、嵌入式分体式空调机、照相机、摄像机。需注意：这些设备即使没超过一千元，报销仍需要提供上海海洋大学设备采购专控申请表、设备验收单。(4) 固定资产入账凭证领取流程：先需学院、部门资产管

12、理员进入数字平台“资产管理系统”，进入“报账管理”进行录入，然后再去设备领取“固定资产入账凭证”。二、 办理“差旅报销”业务应携带u 住宿费发票、车船票、飞机票、登机牌等。u 如果坐飞机，需提供在公务机票网站用公务卡购买机票的相关证明：左上角有GP+序列号的公务机票、在公务机票网站输入农行卡时的网页截图或者手机扣款短信截图的付款凭证。学生坐飞机出差，需通过公务机票网站提供的代理商，用转账的方式购买公务机票。u 在网上填写并打印出的上海海洋大学差旅费报销单。u 上海海洋大学出差审批单在网上填写上海海洋大学差旅费报销单时，除“补贴金额”由财务审核人员填写外，其余各栏应按规定如实填写，填写时注意事项

13、：l 车船费按出差时间先后、出差路线顺序填列在相应栏内。l “市内交通费”一栏，应填写上海市内去机场或车站、码头的来回市内车费，出差当地的公共交通费属包干性质不能填报。l 购票手续费、机票保险费、会议注册费等，请填在相应的栏内，机场建设费包含在机票内，直接合计填在“金额”栏内。l 报销时，将需报销的单据按车船费和其他费用的先后顺序整理排列，严格按上海海洋大学差旅费管理办法的相关出差标准进行差旅费报销。特别提醒：u 出差补助以住宿费发票为凭据，按标准给予补贴后，不再另外报销出差地发生的餐费、交通费等；无住宿费发票者一般不给予报销补贴。到外省市开会的，必须由会议承办方出具有效的“食宿自理”证明，注

14、意：有会务费原则上不给予出差补贴。u 出差费用应使用公务卡结算。附：乘坐交通工具等级表、差旅住宿费和伙食补助费标准表乘坐交通工具等级表 交通工具级别 火车（含高铁、动车、全列软席列车）轮船(不包括旅游船)飞机其他交通工具（不包括出租小汽车）司局级、正高职称火车软席（软座、软卧），高铁/动车一等座，全列软席列车一等软座二等舱经济舱凭据报销其余人员火车硬席（硬座、硬卧），高铁/动车二等座，全列软席列车二等软座三等舱经济舱凭据报销差旅住宿费和伙食补助费标准表序号地区住宿费标准淡旺季浮动标准建议伙食补助费标准(城市)旺季期间旺季上浮价上浮比例司局级其他人员司局级其他人员1北京市6505001002天津

15、市4803801003河北省（石家庄）4503501004山西省（太原）4803501005内蒙古（呼和浩特）4603501006辽宁省（沈阳）4803501007大连市4903507-9月59042020%1008吉林省（长春）4503501009黑龙江省（哈尔滨）4503507-9月54042020%10010上海市60050010011江苏省（南京）49038010012浙江省（杭州）50040010013宁波市45035010014安徽省（合肥）46035010015福建省（福州）48038010016厦门市50040010017江西省（南昌）47035010018山东省（济南）480

16、38010019青岛市4903807-9月59045020%10020河南省（郑州）48038010021湖北省（武汉）48035010022湖南省（长沙）45035010023广东省（广州）55045010024深圳市55045010025广西（南宁）47035010026海南省(海口）50035011-2月65045030%10027重庆市48037010028四川省（成都）47037010029贵州省（贵阳）47037010030云南省（昆明）48038010031西藏（拉萨）5003506-9月75053050%12032陕西省（西安）46035010033甘肃省（兰州）4703501

17、0034青海省（西宁）5003506-9月75053050%12035宁夏（银川）47035010036新疆（乌鲁木齐）480350120因公出国（境）差旅费是指我校师生赴国外出差所发生的国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费和其他费用（出国签证费、国际会议注册费等）。请携带相关材料直接到财务处外汇审核柜台报销。外汇审批需提供资料u 提供对方邀请信、会议注册通知函、以及需要报销论文版面费的录用函等中外文材料复印件。u 提供学校学校OA系统审批件。u 提供上海市人民政府出国、赴港澳任务批件（3个月内有效）、国务院台湾事务办公室赴台批件（30日内有效）正本。u 出国人员严格按照出访任务

18、报批出访行程。并提供因公临时出国任务行程安排表。三、 办理“借款”业务应携带u 需要借款的证明，如文章录用通知、设备购买合同等。u 网上填写上海海洋大学借款单，注意打印出的借款单一式两联，一联“借款单”一联“冲账单”，均需签字一并交至财务处办理。报销须知u 同一项目或同一人有三笔借款未冲账报销，不能再办理新的借款。u 借款业务发生后原则上应在一个月内及时报销冲账。u 2016年6月1日起财务处原则上将不再办理现金借款业务，银行转账预借款业务不在此限制之内。借款结束后办理冲账业务根据不同的业务，在网上选择相应的报销项，并点击选择弹出的对话框“未冲账信息”，具体操作流程详见网上报销首页相关视频。应

19、携带合法的原始凭证（指发票），网上打印出的上海海洋大学报销单来财务处冲账。以下是网上报销操作流程：第二章网上报销自制凭证的使用说明目前实行网上报销，填写并打印出网上的报销单，但仍有报销事项需填写相关的自制凭证作为附件一并报销，以下是经常使用的报销用自制凭证，可在财务处主页表格下载处下载填写的基本要求：1 所有单据填写时，不得涂改、刮擦和挖补，切忌使用橡皮或涂改液；2 凡需填写大小写金额的单据，大小写金额必须相符。3 一式多联的单据应使用复写纸一次填写完毕。一、 上海海洋大学实验耗材（进/出库）单1 用途：生命学院、海洋学院、食品学院购买试剂、药品、气体、生物制品、实验动物等报销均需在设备处网站

20、上登录实验耗材管理系统填写此单。2 填写要求：必须按设备处网站上的格式内容要求进行填写，不能有所遗漏。3 单据需学院实验室主任、设备处专人审核签字。二、 上海海洋大学材料、低值品购入通知单（一式三联）1 用途：生命学院、海洋学院、食品学院、工程学院、信息学院购买除上述实验耗材外其他所有的实验用品报销均需填写此单。2 填写要求：必须按单据的格式内容详细地进行填写，不能有所遗漏。3 单据需学院资产管理员审核签字，报销时交第一联作为附件，其余两联为本人、本部门留存。三、 劳务报酬支付清单（非在职人员）1 用途：用于因工作需要发放给外校人员的劳务费、专家咨询费、讲课费等2 填写要求：在按财务处网上下载

21、填写劳务报酬支付清单（非在职人员），该表格中“个人所得税”电脑会自动生成，请勿手工填写，以免“个人所得税”漏算、错算；“签名”必须由领款本人签名，严禁代签；必须填写领款人的身份证号，请用水笔填写并字迹端正，以便抄送税务部门报税。给外籍专家发放劳务费需填写外籍专家护照号、国籍、出生年月日、性别。在职人员和在校学生发放劳务费通过“职工薪资申报”和“学生津补贴申报”平台进行。四、 上海海洋大学出差审批单1 用途：用于因工作需要出差外地报销差旅费所用的附件。2 填写要求：必须按单据的格式内容详细地进行填写，不能有所遗漏，相关领导必须签字3 因工作需要报销外校人员差旅费也需附上海海洋大学出差审批单。五、

22、 大额资金审批单1 用途：用于报销单笔金额超过10万元的报销凭证。2 填写要求：必须按单据的格式内容详细地进行填写，不能有所遗漏。其中10万元（含）至30万元需分管校领导审批签字，30万元（含）以上还需校长审批签字。3 通过OA行文报批的经费报销，由相关职能部门审核即可，无需再请校领导审批签字。六、 上海海洋大学公务用车报销单1 用途：用于报销因市内公务出差而发生的汽油费、通行费、停车费等。2 填写要求：凭会议通知等，按出差的时间、地点、乘车人姓名，将相应的票据种类、票面金额大小、张数等按顺序填写。七、 上海海洋大学培训费报销填报表1 用途：用于报销举办培训班的费用。2 填报要求：培训班结束后

23、，遵循一事一结原则，及时结算所有费用并报销，不得分次报销。3 严格执行上海市市级机关培训费管理办法，按照规定标准列支。4 报销时，附培训费预算单、培训通知、培训人员签到名单、工作人员签到名单等。5 培训费各项费用开支标准，分项核定、总额控制。标准如下：单位：元/人天住宿费伙食费场地费和讲课费资料费、交通费和其他费用合计18011010060450上述标准是培训费开支的上限，各项费用涉及上表中两项及两项以上开支内容的，可在所涉及的相关经费标准合计金额内统筹使用。6 讲课费执行以下标准（税后）：（一）副高级技术职称专业人员每半天最高不超过1000元；（二）正高级技术职称专业人员每半天最高不超过20

24、00元；（三）院士、全国知名专家每半天一般不超过3000元。其他人员讲课参照上述标准执行。八、 上海海洋大学会议费报销填报表1 用途：用于报销举办会议的费用。2 填报要求：会议结束后，遵循一事一结原则，及时结算所有费用并报销，不得分次报销3 严格执行上海市市级机关会议费管理办法，按照规定标准列支。4 报销时，附会议预算单、会议通知、参会人员签到表、会议发票、工作人员签到名单、校OA批件等。5 会议各项费用不超过如下定额标准：单位：元/人天 会议类别住宿费伙食费其他费用四类会议24013080九、 上海海洋大学国内公务接待审批单、上海海洋大学国内公务接待清单1 用途：报销公务接待时所发生的费用。

25、2 参照上海海洋大学国内公务接待实施细则进行报销。3 报销需附接待函、上级通知、邮件或者其他说明等。第三章其他相关业务流程一、 向国外机构汇款需提供的资料报销除了手填零星报销单填报外汇金额、内容、项目编号、项目负责人签字外，应携带：1 国外收款银行名称、地址2 国外收款人名称、地址3 国外收款人的银行账号4 国际识别码（swift code）5 协议、邀请函、版面费发票等证明材料6 付汇申请书（格式见下文，请用A4纸）付汇申请五角场农行国际部：根据上海海洋大学与*大学协议，我校师生于*年*月*日至*年*月*日期间赴美交流，需付壹万壹仟美元。USD11000请五角场农行国际部帮忙转账为感！上海海

26、洋大学2016.3.21二、 过期报销单据处理流程根据网上报销流程，报销人需在预约报销日期之前（不含当天），携带报销材料送至财务处。过期处理流程如下：1 首先网上找的这张报销单号，点击“申请驳回”。2 找到驳回的报销单号，点击“提交”，重新选择预约时间。3 在原报销单上手动修改预约日期，在预约日之前交至财务处。三、 公务卡结算报销方式的基本流程1 进行公务支出的刷卡消费：教职工因公务支出需要进行公务卡刷卡消费，必须同时取得本人消费签名的银行卡签购单（POS机单）和消费发票，这是证明公务卡消费信息和有关发票真实性的必要凭证。如果通过网银、支付宝、快捷支付等网上支付方式进行支付的，应提供农行信用卡

27、中心发送的收据扣款短信截图。2 按现行财务制度审核报销：所有公务支出刷卡消费必须使用符合规定的报销凭证和银联小票或短信扣款截图，按现行财务报销制度规定，填写网上报销单，经各学院部门或经费负责人和财务审核同意后，方能核准报销。3 因财政授权支付流转程序，报销还款需2-7天左右时间到账，报销人必须在规定的透支免息期内（银行记账日至发卡行规定的还款日之间的期限）办理报销手续，如因种种原因不能在到期还款日前及时报销的，请务必先自行垫付还款，以免产生罚息。上海市市级预算单位公务卡强制结算目录序号公务卡支付项目备 注01办公费指单位购买按财务会计制度规定不符合固定资产确认标准的日常办公用品支出、书报杂志等

28、。02印刷费指单位的指零星印刷支出。03咨询费指单位咨询方面的支出04手续费指单位支付的各类手续费。05水电费指单位支付的水电费支出。06邮电费指单位开支的邮寄费、电话费、电报费、传真费和网络通讯费等支出。07差旅费指单位工作人员因出差支付的住宿费、购买机票支出等。08维修（护）费指单位日常开支的固定资产（不包括车船等交通工具）修理和维护费用，网络信息系统运行与维护费用。09租赁费指租赁办公用房、宿舍、专用通讯网以及其它设备等方面的支出。10会议费指单位主办会议中按规定开支的房租费、餐饮费以及文件资料印刷费、会议场地租用费等支出。11培训费指各类培训支出。12公务接待费指单位按规定开支的各类公

29、务接待（含外宾接待）费用。13专用材料费指单位购买日常专用材料，如药品及医疗耗材、实验室用品、消耗性体育用品、专用工具和仪器等发生的支出。14公务用车运行维护费指单位公务用车燃料费、维修费、保险费等支出。15其他交通费用指单位除公务用车运行维护费以外的其他交通费用。如飞机、船舶等的燃料费、维修费、保险费等。16其它商品和服务支出指上述项目中未包括，但适合采取公务卡结算的支出项目。注：1凡目录规定的公务支出项目，应按规定使用公务卡结算，原则上不再使用现金结算。原使用转账方式结算的，可继续使用转账方式。上述项目纳入财政直接支付范围，仍应按照财政直接支付流程办理支付。2下列情况可暂不使用公务卡结算：

30、（1）不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的公务支出；（2）按规定支付给个人的支出；（3）快递费、过路过桥费、出租车费用等目前只能使用现金结算的支出。除上述情况外，因特殊情形确实不能使用公务卡结算的，应报经单位财务部门批准。四、 科研经费报销签字流程附件：以下是上文中提到相关财务制度的目录，由于篇幅有限，烦请有需要的老师直接在财务处网站政策法规里查看，或是在海大综合服务平台财务服务财务制度里查看。地方法规：1、上海市市级机关培训费管理办法 2、上海市市级机关外宾接待经费管理办法 3、上海市市级机关会议费管理办法学校制度：1、上海海洋大学差旅费管理办法 2、上海海洋大学国内公务接待实施细则 3、上海海洋大学因公临时出国经费管理实施细则