出口包装材料供应商管理操作规范.doc

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1、产品出口包装材料供应商管理操作规范1.目的规范对产品出口包装材料供应商管理，明确部门职责；建立一支稳定的产品出口 包装材 料供应商队伍，为*公司出口经营计划提供需求的物资供应保证。2.适用范围与*公司采购部进行商务合作并提供需求产品或服务的所有产品出口包装材料供应商（以下简称“供应商”）。3.职责序号部门职责3.1采购部3.1.1 负责供应商开发、选择和组织相关部门进行 供应商资格和过程审核；3.1.2 负责供应商业绩管理和考评；3.1.3 负责根据使用部门的采购申请下发采购订单（或订货函）；负责与供应商签订商务协议或合同；3.1.4 负责跟踪供应商审核的问题（除质量管理体 系问题外）整改和验

2、证关闭。3.2包装部3.2.1 负责产品出口包装材料的技术标准的制定、需求产 品图纸以及相关技术要求的提出；3.2.2 负责 产品出口包装材料采购申请的提报；3.2.3 负责与相关供应商签订技术协议；3.2.4 供应商审核时，负责技术、工艺等方面的审核；3.3质保部3.3.1 负责 产品出口 包装材料进货质量检验和质量数据汇总、传递；3.3.2 供应商审核时，负责供应商质量管理体系及 质量保证能力方面的审核；3.3.3 负责跟踪供应商审核的质量管理体系问题的整改与验证关闭。4.内容4.1 供应商开发和选择4.1.1 供应商开发：4.1.1.1 因新项目需求、降成本、供应商产能补充或规避供货风险

3、等原因，需开发、补充供应商的，采购业务人员可根据相关条件规定进行必要的供应商开发储备（含使用部门推荐的供应商），在开发前提交新增供应商引入申请表（附表九），经部门第一责任人书面签字后方可进行正式开发。4.1.1.2 使用部门在推荐符合技术要求及能力的供应商时，应提交部门第一责任人书面签字的产品出口包装材料潜在供应商推荐表（附表一）。4.1.2 供应商选择：4.1.2.1 原则上：要求在质量保证能力及技术条件能够满足*公司需求的前提下，参加招议标（询议价）的供应商数量（含使用部门推荐的）不得少于三家； 新物料需求时，优先考虑现有供应商体系内的厂家。4.1.2.2 如急需产品供应商资源限制或技术条

4、件特殊，必须指定供应商采购的， 提出部门必须出示书面的产品出口包装材料潜在供应商推荐表由部门第一责任人签字并经*公司级领导批准后，送交采购部。4.1.2.3 以招议标（询议价）方式采购的，采购员筛选的发标供应商需经过部门第一责任人批准。4.2 供应商资质审查4.2.1 商务合同签订或正式合作前，对拟合作的供应商需进行相关资质初审：只有资质审查通过的供应商才可以与*公司签订合同建立业务关系。4.2.2 在引进铁器具、木器具、纸质包装以及防锈膜等包装材料供应商时，采购*公司组织质保部、包装部等部门对拟合作供应商进行现场考察和评估，填写产品出口包装材料潜在供应商考评表（附表二）；现场审核通过并报领导

5、批准的供应商才能具备与*公司建立业务关系的资质；采购部负责供应商的相关资质资料归档管理。4.2.3 在保证质量的前提下，供应商资质审查过程中出现意见不一致时，采购*公司具有最终决定权。4.2.4 采购部采购业务人员根据供应商资质审核结果以及确认的“技术资料”（含受控图纸、技术协议或样件等）开始进行询议价和发标、招标工作，并将结果书面呈报部门领导审批（必要时，需*公司级领导批准）。4.2.5 采购部领导负责批准最终中标供应商；采购业务人员负责将领 导审批的最终结果书面或电话反馈给相关供应商。4.2.6 最终中标供应商在接到采购业务人员的通知后5个工作日内，备齐、封装完整资质材料交采购部存档。4.

6、2.7 采购部采购业务员负责与中标供应商签订商务协议/合同并报领导审批、存档；包装部负责与中标供应商签订必要的技术协议。4.3 供应商业务管理4.3.1 采购订单/订货函和协议合同管理4.3.1.1 采购订单/订货函管理： a)订货函确认：供应商在接收到采购部的订货函时，必须在1个工作日内给予确认并回传至下单业务员处；超过规定的时间不予回复，采购部将视具体情况考虑该供应商的份额调整或取消供货资格； b)订货函执行：供应商在确认订货函后，严格按照订货函内容执行；原则如下：未造成*公司损失的：供应商应严格按照订货函要求或双方协商确定的 时间节点准时供货,每延迟1个工作日，给予供应商考核（30050

7、0）元/工作日； 特殊情况由供需双方协商解决。造成*公司损失的：双方有明确约定的，按照约定执行；无约定的，采购部将给予该责任供应商5000元及以下考核；同时根据具体情况要求供应商按照*公司实际停线损失额的（1-2）倍支付赔偿金（由使用部门统计损失额）；c)对于临时的或紧急的采购申请，由采购部先与供应商电话沟通落实资源情况，在确定具体的到货日期并反馈给提报部门确认后，再下达订货函 给供应商确认回传。 d)样件处理：因新项目、设计变更、成本优化等原因，需供应商提供样件，规定如下：由包装部提供样件试制图纸或书面的相关技术要求给采购部，采购部负责将上述输入资料下发给试制供应商并确认反馈样件供 货时间给

8、需求部门；采购流程按照临时或紧急的采购申请流程执行；样件制作过程中，供应商如出现任何技术/设计疑问，可直接与设计部门沟通解决；原则上，样件的费用由采购申请提出部门承担； e)采购订单处理：采购人员必须在当月内完成系统采购订单录入，以便财务结算；4.3.2 技术资料管理4.3.2.1 供应商在签收完*公司的技术资料后，必须妥善保管已接收的技术资料且严格按照规定的技术要求进行生产（或组织）、提供满足*公司要求的产品（或服务）；4.3.2.2 在没有得到*公司采购部的许可下，私自更改相关技术资料内容的；每发现1次，除赔偿*公司由此造成的损失外，给予该供应商人民币10000元以下处罚；4.3.2.3

9、在没有得到*公司许可情况下，如发现供应商将技术资料的任何内容泄密给第三方，*公司将根据双方协议或*公司相关规定执行处罚；如无明确规定，除向供应商追究损失外，将给予该供应商10万元及以下首次罚款，两次（含两次）以上，将视情况取消供应商资格，必要时，提请司法机关处理；4.3.2.4 供应商应主动核对已签收的技术资料；如发现存在疑问时，应及时与*公司的该技术资料提出部门沟通，以便进行必要的更正；如*公司技术资料 提出部门不采纳建议，供应商又按照原要求生产，则造成的后果由*公司的该 技术资料提出部门承担；4.3.3 质量管理供应商所供的产品或服务，必须满足*公司的技术资料或合同约定，具体规定如下：4.

10、3.3.1 供应商提供的产品出现一般性质量问题或者不符合技术资料要求，由其 负责不合格品返工或免费更换;采购部将视发生频次及其实际影响状 况，可给予责任供应商 3000 元及以下考核。4.3.3.2 供应商严禁在供货过程中“以劣充好”，每发现一次将处以 5000 元及以下罚款并减少本月或次月的供货份额；因供应商质量问题造成我方重大经济损失的，采购部将进行供应商索赔，直至取消其供货资格。4.3.3.3 产品出口 包装材料使用过程中出现与技术资料不符合时，采购部产品出口 包装材料质量负责人必须在 60 分钟内赶到现场确认，必要时电话联系供货厂家在 限定时间内到现场进行协助整改。供货厂家无特殊原因未

11、按时间赶到现场，将处以 1000 元 RMB 及以下罚款。因此造成的重大经济损失将由供应商完全承担。4.3.4 包装材料技术变更管理4.3.4.1 包装部如需对现有的 产品出口包装材料进行技术变更，需先以书面形式 提报质保部会签（如果是海外循环使用的器具，出口部门必须参加会签），并将会签后的技术变更通知（附技术资料）送交采购部。4.3.4.2 采购部接到书面通知后将相关资料下发给生产供应商知悉准备，同时确认相关供应商原状态库存情况并反馈给包装部；必要时，安排相关供应商与包装部和质保部进行技术交流并书面确认。4.3.4.3 未经许可，使用部门单方面要求供应商更改包装产品状态所产生的费用， 采购部

12、将不予报销；所造成的损失由相关责任部门或供应商承担。4.3.4.4 重大技术变更：对原包装方式发生根本性变更（含新材料替代、包装方案改变导致的需求包装材料类型增/减或现有规格尺寸改变达 3 种（含 3 种）品种 以上）。使用部门需提交技术变更申请并附相关技术资料，经使用部门主管领导审 核和质保部科级以上领导会签后提交采购部，采购部负责确定参与试制的供应商。4.3.4.5 一般技术变更：原批次包装材料品种没有增减，只在原有箱型的规格尺 寸基础上进行部分尺寸和材料增减且改变的总数量为单批次不超过 2 种（含）以下的。提出部门需提交技术变更通知并附相关技术资料，经使用部门主管领导审核签字后送交采购部

13、，由采购部通知供货厂家进行变更准备。具体切换时间和批次根据原状态库存情况确定。4.3.4.6 包装材料库存处理：指的是采购部根据包装部的采购申请下发采购订单（订货函）给供应商生产造成的库存。因包装部技术变 更或包装方案等更改造成的，由包装部负责在切换新状态产品前对原状态产品进行消化处理；因在项目执行过程中，由出口部门原因造成的，由出口部门负责协调解决；4.3.5 标识管理4.3.5.1 产品出口 包装材料供应商所供的产品标识必须严格按照图纸及相关技术要求执行；但必须包含：供应商代码、产品名称或物料代码、送货日期、出口国家等；4.3.5.2 纸质和木质包装材料上必须在规定位置印存*公司 LOGO

14、 标识；有特殊要求（如熏蒸、热处理等）的木制包装箱必须有相应的处理标识。4.3.6 退货管理：4.3.6.1 送货检验中：因供应商原因导致退货的，由包装部负责根据*公司相关流程办理退货手续；同时采购部保有考核该责任供应商 1000 元及 以下质量考核权；4.3.6.2 对已入库的产品：因供应商原因出现首次退货的，将给予责任供应商人民币 1000 元及以下考核，每月内连续出现两次以上或一年时间内退货次数超过五次（含五次）以上的，除给予责任供应商 3000 元及以下罚款外，采购部根据情况调整供货份额或取消其供应商资格；因供应商原因导致退货而造成*公司实际损失的，由供应商承担全额赔偿责任。4.4 供

15、应商考核4.4.1 原则上：所有供应商违约考核（含索赔、罚款等）由采购部供应商管理部以供应商违约索赔通知单（附件三）形式书面传真给责任供应商， 并要求供应商在规定的时间内签字确认和回传；4.4.2 供应商签字确认回传后的供应商违约索赔通知单，由具体执行人员上报 采购部分管领导（或其授权人）签字批示后，报*公司财务部在责任供应商当月货款中扣除（当月货款不足支付的，供应商应在*公司通知的时间内补交到*公司财务部，不能及时补交的，应按不足部分的双倍向*公司支付违约金）；4.4.3 如责任供应商非正当理由而拒绝签字的，采购部可以根据违约 情况报采购部分管领导（或其授权人）签字批示后强制执行；同时可 根

16、据具体情况减少该供应商供货份额，态度恶劣的取消供货资格。4.5 供应商业绩考评及级别管理4.5.1 考评对象：采购部 产品出口 包装材料合格供应商体系内的所有供货供应商。4.5.2 考评方法：对供应商分类别、实行评分分级制度，满分为 100 分；考评分为月度考评和年度总评。a）100 分-90 分为 A 级供应商；b）90 分（不含 90 分）以下83 分为 B 级供应商； c）83 分（不含 83 分）以下70 分为 C 级供应商； d）70 分（不含 70 分）以下为 D 级不合格供应商。4.5.3 考评项目和评分办法：见供应商业绩考评项目及评分办法（附表四）。4.5.4 月度考评：采购部

17、按照供应商业绩考评标准及评分办法中 内容每月会同质保部、包装部对供货供应商进行业绩考评并填写供应 商业绩考评表（附表五）；4.5.5 年度总评：根据月度考评结果，在次年的第 1 个月内完成上年度供应商的年度总体排名情况，作为次年的份额分配依据之一；4.5.6 考评结果的处理4.5.6.1 考评结果为 A 级供应商的，业务人员可在订单方面或后续的新项目招标 中给予优先考虑。4.5.6.2 考评结果为 B 级供应商的，在次月（年）可继续安排供货，但份额可作 调整；采购部供应商管理部可根据具体情况要求供应商对不足部分进行 限期纠正或整改。4.5.6.3 考评结果为 C 级供应商的，要求供应商对不足部

18、分进行整改，并将整改 结果以书面形式提交采购部供应商管理部；供应商管理部对其提交的纠 正措施和结果进行确认（必要时，联合相关部门进行共同确认）；在整改期间内，采购部将酌情对供应商在次月（年）可保有少量供货份额或暂停供货处理。4.5.6.4 考评结果为 D 级供应商的，在次月（年）先进行停供处理，再视具体情 况综合考虑是否予以淘汰或冻结。4.5.6.5 考评结果由供应商管理部以供应商级别通知单（附表六）的形式通知相应供应商。4.6 供应商审核：4.6.1 采购部供应商管理部每年年初负责根据合格供应商清单制定供 应商审核计划，并组织质保部、包装部等部门会签；按照会签后的年 度审核计划组织相关部门对

19、供应商进行审核,并汇总出具产品出口包装材料供应商过程审核表（附表七）。对审核中出现的不符合项要求供应商反馈整改措施，按照措施限定时间进行整改，并将整改结果纳入到供应商月（年）业绩考评中;4.6.2 审核频次：原则上，木(铁)制包装材料、防锈膜、纸质包装材料供应商规定1 年一次；对干燥剂、盖塑板、普通塑料袋等供应商，原则上由质保部进 行现场产品质量抽检，而不安排供应商过程审核；4.6.3 如在现场抽检或产品使用过程中，发现严重质量问题时，采购部供应商管理部将组织相关部门对责任供应商进行“飞行”审核；4.6.4 审核结论：a)得分80 分，通过；b)70得分80 的,限期整改，3 个月后复审（供应

20、商可根据整改情况提请提前复 审）；期间根据实际情况，采购部可考虑调整供货份额或暂停供货。 c）得分70 分的，限期整改，6 个月后复审，如再不通过，采购部将视情况取消供应商资格；整改期间，停止供货。4.6.5 审核问题关闭：审核人员建立审核问题清单，并将审核不符合项依不符合项报告（附表八）形式发至被审供应商，要求供应商在一周内反馈整改措施； 审核人员对整改有效性进行验证跟踪，要求供应商按照限定的时间节点提交整改 措施证明材料（复印件、照片等），跟踪实物整改措施的落实时间、改进效果；供 应商审核问题清单、整改报告、验证报告及其相关验证记录由供应商管理部进行 归档管理，涉及到质量问题的整改同时要提

21、交到*公司质保部。4.7 供应商份额管理原则：主要指同种类产品同时有两家及以上的供应商在供货时，主要从产品（服务）质量、价格、供货能力、服务等方面进行份额分配；具体依据为各供应 商月（年）度绩效考核结果，在执行过程中如出现紧急情况，可根据实际进行部 分调整。4.8 供应商停供或淘汰/冻结：4.8.1 除“4.6.4 条”外，供应商具有下列条件之一者，采购部可视具体情况给予淘汰或冻结处理：连续超过 12 个月未合作且后续暂无合作项目（产品）的；出现重大质量事故且给*公司造成损失的；恶意竞争、报价后不供货或者以劣充好；违反*公司阳光工程，且经劝阻无效；产品价格明显高于行业内平均价格，且不同意降价；

22、发现有欺骗*公司行为或者招标时私下串标，哄抬价格；4.8.2 所有被冻结的供应商，如果再需要进行商务合作的，按照新引入供应商准 入程序进行；4.9 付款管理：4.7.1 双方按所确定的价格在我方使用出库后进行结算，具体结算、付款方式按合同及*公司相关规定执行。4.7.2 供应商所开具的各类发票应严格按照*公司财务部规定要求执行，因 供应商原因造成*公司不能及时支付货款或供应商重新开具发票的，由责任供 应商自行承担；4.10 安全生产管理：供应商必须遵守及严格执行*公司的安全管理规定条例；严重违反安全管理规定的，解除协议/合同，取消其供应商资格。4.11 透明工程管理：供应商必须遵守及严格执行*

23、公司的透明工程管理规定， 违反透明工程管理规定且经劝说无效的，解除协议/合同，取消其供应商资格。 情节严重的，将上报*公司移交司法机关处理。5.其他5.1 相关文件一般材料供应商管理规定一般材料供应商准入规定5.2 附表附表一：产品出口 包装材料潜在供应商推荐表附表二：产品出口 包装材料潜在供应商考评表； 附表三：供应商违约索赔通知单附表四：供应商业绩考评项目及评分办法附表五：供应商业绩考评表 附表六：供应商级别通知单附表七：产品出口 包装材料供应商过程审核表附表八：不符合项报告 附表九：新增供应商引入申请表5.3 本制度解释权归采购部;5.4 本制度自签发之日起生效； 附表一出口包装材料潜在

24、供应商推荐表拟推荐供应商基本信息供应商全称法定代表人企业性质国有私营合资 其他公司详址注册资本/总投资成立日期产品类别电话/传真厂房面积（）生产厂房：仓库：流动资金（指可用于奇瑞配套的）职工总人数管理人员技术人员工艺质量主要客户（可附页）主要设备（加工、检测、特殊设备）客户 配 套 产 品 配套日期请附设备清单组 织 机 构 负 责 人总经理电话质量负责人电话生产负责人电话产品/工艺负责人电话营销负责人电话质量/产能状况最近 3 年产品合格率目前产能未来 3 年产能提升目标年 单班产能年 年 日产能年 年 最大产能年 质量体系建立情况已通过认证的体系名称体系覆盖的产品范围通过认证时间管理者代表

25、E-MAIL 地址附表三供应商违约索赔通知单部门采购部编号供 应商 代码供应商全称时间问 题 描 述 考 核 意 见 考 核 依 据 供应商意见反馈： 无异议问题计划终结日期： 。 有异议理由阐述： （可附附件）供应商负责人（签字/日期）： 批示批准 审核 编制 保存年限：3 年保存部门：采购部供应商管理部附表四供应商业绩考评项目及评分办法考核项目评分办法及标准考核项权重（分）产品质量4040 分*(月交货合格品数量/月总交货数量）交货期2020 分*（交货期内实际到货数/交货期内应到货数 ）服务质量15现场配合度（4 分）积极，高效积极，完成被动，高效被动低效4321样件与质量（3 分）及时

26、，合格及时，需返修不及时，合格不及时，不合格3210整改纠正措施回复（4 分）及时，有效及时，需验证延时，有效延时，无效4310降价配合度及降价措施提出（4 分）积极配合并提出措施配合并提出措施不配合不提措施420价格水平15同类产品与市场平均价或其他供应商相比偏高居中偏低0-34-910-15其它10安全生产良好较好一般物流管理交通管理10-87-43-1透明工程管理评分要求：考评对象：与采购部签订商务合同/协议的所有考评 产品出口 包装材料供应商。分级标准：a）100 分-90 分（含 90 分）为 A 级供应商；b）90 分（不含 90 分）以下83 分为 B 级供应商； c）83 分（

27、不含 83 分）以下70 分为 C 级供应商； d）70 分（不含 70 分）以下为 D 级不合格供应商。评分结果处理：a）评分结果为 AB 级供应商：均为合格供应商，A 级供应商可进行份额增加奖励并可根据需要优 先签订战略合作协议；B 级供应商可保持份额不变或部分调整，视实际情况考虑是否要求整改； b）评分结果为 C 级供应商：要求对存在的问题部分限期整改，并将整改计划和纠正措施书面提 交采购部供应商管理部，供应商管理部负责整改期间的跟踪落实和问题关闭；酌情对供应商进行延期付款或减少供货份额等处理；c）评分结果为 D 级供应商：将视具体情况予以淘汰或停产整改处理。附表五供应商业绩考评表供应商

28、全称供应商代码供货物品类别上年度等级上年度总评日期考评项目权重（分）考评得分考评人考评部门考评日期产品质量40服务质量15交货期20价格水平15其他项10合计得分本次考评级别A 级B 级C 级D 级本次考评主要问题点概述（分项序列出）：考评组意见针对问题项，是否必须立即整改？立即观察再确定暂缓立即整改项（列项序号）考核组人员确认/日期：采购部/日期：附表六：供应商级别通知单（略）附表七：产品出口 包装材料供应商过程审核表（略）附表八不合格项报告报告编号日期受审核单位负责人陪同人员依据：观察结果：不合格分级：严重一般受审核方：审核员：不合格调查记录（可另附页）调查人/日期原 因 分 析序号原因签

29、名/日期123措施序号措施责任单位/人完成日期1受审核单位领导/日期：审核员/日期：验证结论：需要更改的文件和资料：审核员/日 附表九新增供应商引入申请表编号：申请部门/科室：申请人申请日期：拟合作产品类别（可附产品类别明细表）新增 原因 说明现有供应商资源满足情况（含潜在备用的）：（产品/服务质量、供货/服务能力、合作配合度、质量提升等方面）采购市场分析：(新材料替代、价格竞争等方面)拟引入供应商与*公司合作愿景：(预测业务量、计划合作时效性、持续降本能力等方面)申请部门/科室意见：部门/科室领导签字/日期：供应商管理部意见：部门/科室领导签字/日期：采购部审批：领导签字/日期：注：1、 该表格需在进行询议价等商务活动之前提交相关领导审批；2、拟引入供应商基本信息表应连同该表格一同提交领导审批