公文处理规范及格式课件.ppt

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1、公文处理规范及格式,乔树伟,3/23/2020,一、党政机关公文处理工作条例,行文规则,公文办理,公文管理,二、党政机关公文格式,用纸格式,印装格式,文面格式,版头,6,个要素,份号、密级和保密期限、紧急程度、,发文机关标识、发文字号、签发人,主体,9,个要素,标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、,成文日期、印章、附注、附件,版记,2,个要素,抄送机关、印发机关和印发日期,三、公文常见格式错误,公文处理规范及格式,党政机关公文处理工作条例,?,1.2012,年,4,月,16,日，中,共中央办公厅、国务,院,办,公,厅,关,于,印,发,党政机关公文处理,工,作,条,例,的,通,知,（,

2、中办发,2012,14,号,），从,2012,年,7,月,1,日,起执行,。,?,现行的,1996,年,5,月,3,日中共中,央办公厅发布的中国共产,党,机,关,公,文,处,理,条,例,和,2000,年,8,月,24,日国务院发布的,国家行政机关公文处理办,法,停止执行。,3/23/2020,?,2.,中华人民共和,国国家标准,党,政机关公文格式,（,GB/T,9704,2012),3/23/2020,?,条例全文共,8,章,42,条,?,第一章,总则,：,目的、适用范围、概念、负责,机关等,?,第二章,公文种类,：,明确了,15,种党政机关公文,文种,?,第三章,公文格式,：,对公文的格式作

3、出规定。,在党政机关公文格式（,GB/T9704,2012,）,作了详细规定。,?,第四章,行文规则,：,行文的原则和规定等,党政机关公文处理工作条例,3/23/2020,?,第五章,公文拟制,：,拟制公文的程序、方法等,?,第六章,公文办理,：,对收文、发文、整理归档,作出要求,?,第七章,公文管理,：,对公文日常管理、保密、,撤销、移交等作出规定,?,第八章,附则,：,对执行时间、解释机关等作,出规定。,?,原办法有,9,章,56,条，与其相比，更为精简。,党政机关公文处理工作条例,3/23/2020,公文种类,?,党政机关公文,是党政机关实施领导、履行职能、处,理公务的具有特定效力和规范

4、体式的文书，是传达,贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、,布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和,交流情况等的重要工具。,?,狭义公文：,新条例确定党政机关公文主要文种,15,个，分别是：,决议,、,决定,、,命令（令）,、,公报,、,公告,、,通告,、,意见,、,通知,、,通报,、,报告,、,请示,、,批,复,、,议案,、,函,、,纪要,。,?,广义公文,：还包括机关常用应用文。主要有,综合性,工作总结,、,计划,（包括纲要、规划、工作要点、方,案、预案等）、,调查报告,、,大事记,、,述职报告,、,典,型材料,、,简报,、,专用书信,、,讲话稿,、,规章制度,（如,章程、细

5、则、制度、守则、公约等）。,3/23/2020,党政机关公文处理工作条例,?,行文规则,?,公文办理,?,公文管理,行文规则,?,行文总规则,?,（,1,）行文应当确有必要，讲求实效，注重针,对性和可操作性。,?,（,2,）一般不得越级行文，并要求：特殊情况,需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机,关。,3/23/2020,党政机关公文处理工作条例,?,上行文规则,（,1,）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送,相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。,（,2,）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告,重大事项，,应当经本级党委、政府同意或者授权,（,原来未作要求,）；属于部门职权范围内

6、的事项应,当直接报送上级主管部门。,（,3,）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上,级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，,不得原,文转报上级机关,。,3/23/2020,党政机关公文处理工作条例,（,4,）除上级机关负责人直接交办事项外，不,得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公,文（,原来未作要求,）,。,（,5,）受双重领导的机关向一个上级机关行文，,必要时抄送另一个上级机关,（,原来是“应当,写明主送机关和抄送机关,”,）。,3/23/2020,党政机关公文处理工作条例,?,下行文规则,?,（,1,）党委、政府的办公厅（室）根据本级党,委、

7、政府授权，可以向下级党委、政府行文，,其他部门和单位不得向下级党委、政府发布,指令性公文或者在公文中向下级党委、政府,提出指令性要求。,?,（,2,）党委、政府的部门在各自职权范围内可,以向下级党委、政府的相关部门行文。,3/23/2020,党政机关公文处理工作条例,?,平行文和联合行文规则,（,1,）同级党政机关、党政机关与其他同级机,关必要时可以联合行文。各联合行文机关,行,政层级,应相当；有,共同,管理的事项或者有,关,联,的事项；联合行文应当,确有必要,；应当明,确,主办机关,，主办机关一般排列在前。,（,2,）党委、政府的部门依据职权可以相互行,文。,（,3,）部门内设机构除办公厅（

8、室）外不得对,外正式行文。,3/23/2020,公文办理,?,1.,公文审核,（,1,）行文理由是否充分，行文依据是否准确。,（,2,）内容是否符合党的理论路线方针政策和,国家法律法规；是否完整准确体现发文机关,意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政,策措施和办法是否切实可行。,公文办理,?,（,3,）涉及有关地区或者部门职权范围内的事,项是否经过充分协商并达成一致意见。,目前,突出问题,：未经协商就报文；已协商未达成一,致意见且没有说明情况就报文等。,?,（,4,）文种是否正确，格式是否规范；人名、地,名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；,文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否,规范

9、。,?,（,5,）初审不符合规定的公文，要及时退回来文,单位并说明理由，可以在退文时附退文单注明,退文原因，或者将退文原因电话告知来文单位。,公文办理,?,2.,拟办,：,批办性公文应当提出拟办意见；需要两,个以上部门办理的，应当明确主办部门。,?,几点体会：,?,掌握文件内容，搞清表述事项。,?,把握政策规定，领会有关意图。,?,查找档案资料，对照先例比较。,?,尊重部门意见，注意协商协调。,?,拟办有根有据，建议完整准确。,?,用语规范简洁，答复简明得体。,公文办理,3.,传阅,（运转、送批、送阅）,（,1,）,正传,：按阅批人排序由前往后依次传阅，,一般多用于阅知类公文。,（,2,）,倒

10、传,：按阅批人排序由后往前依次传阅，,一般多用于请示类公文。,（,3,）,分传,：对于保密要求特别严格的公文，采用,专传的方式，即指定专人负责将公文在规定时,间内送机关有关负责人阅批完毕。,公文管理,?,公文管理贯穿于公文处理工作全过程，是公,文处理工作的重要保障，以安全保密和充分,发挥公文效用为原则，在公文形成、传递、,运转、存储、利用、整理归档、清退销毁等,环节中所进行的规划、组织、控制、监督、,保管、整理、统计、提供服务的职能活动。,公文管理,?,新的规定有：,?,1,.,条例规定，设立党委（党组）的,县级以上单位应当建立,机要保密室和机,要阅文室,，并按照有关保密规定配备工,作人员和必

11、要的安全保密设施设备。,党政机关公文处理工作条例,?,2.,条例规定：“公文确定密级前，应当按照拟,定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按,照所定密级管理。公文的密级需要变更或者解除的，,由原确定密级的机关或者其上级机关决定。”,?,根据保密法规定：,确定国家秘密的密级，应当遵,守定密权限。中央国家机关、省级机关及其授权的,机关、单位可以确定绝密级、机密级和秘密级国家,秘密；设区的市、自治州一级的机关及其授权的机,关、单位可以确定机密级和秘密级国家秘密。,?,县级机关、单位不再拥有定密权。,党政机关公文处理工作条例,?,3.,对涉密文件的复印规定,。,?,办法：上级机关的公文，除绝密级和

12、注,明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或,者办公厅,(,室,),主任批准，可以翻印。,?,条例：,复制、汇编机密级、秘密级公文，,应当符合有关规定并经本机关负责人批准。,绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作,需要的，应当经发文机关或者其上级机关批,准。,党政机关公文处理工作条例,?,翻印件应当注明翻印机关的名称、日期。,党政机关公文处理工作条例,?,4.,发文立户管理,?,条例新规定：新设立的机关应当向本级,党委、政府的办公厅（室）提出,发文立户申,请,。经审查符合条件的，列为发文单位，机,关合并或者撤销时，相应进行调整。,公文格式,公,文,格,式,用纸格式,印装格式,文面格式,3/23/

13、2020,公文纸张及排版印制要求,?,采用国际标准,A4,型,用纸（,210mm,297mm),?,大部分公文格式要素都采用,3,号仿宋体，也有一些要素明确,规定使用其他字体和字号，如密级和保密期限、紧急程度,使用,3,号黑体，签发人使用,3,号楷体，标题用,2,号小标宋体，,文中如有小标题可用,3,号小标宋体字或黑体字，版记中的要,素使用,4,号仿宋体,?,从左至右横写横排，一般,每面排,22,行，每行,28,个字,?,排版时版面尺寸要标准,幅面：,210mm,297mm,版心：,156mm,225mm,上白边（天头）,37mm,下白边（地角）,35mm,左白边（订口）,28mm,右白边（切

14、口）,26mm,双面印刷、左侧装订,公文格式要素,版心内的要素分为版头、主体、版记,三部分。,公文首页红色线以上为,版头,。,公文首页红色线以下、公文末页首条,分隔线（不含）以上的部分为,主体,。,公文末页首条分隔线以下、末条分隔,线以上为,版记,。,页码位于版心外。,公文格式要素,?,版头,6,个要素,份号、密级和保密期限、紧急程度、,发文机关标识、发文字号、签发人,?,主体,9,个要素,标题、主送机关、正文、附件说明、,发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件,?,版记,2,个要素,抄送机关、印发机关和印发日期,红色分隔线,：,发文字号之下,4mm,处居中印，与版心等宽，高度,0.35-0

15、.5mm,之间,公文末页首条分隔线：,版记中第一个要素之上，推荐高度,0.35mm,公文末页末条分隔线：,与公文最后一面的版心下边缘重合，推荐高度,0.35mm,页码位于版心之外,3/23/2020,3/23/2020,首末两条粗线，中间细线，最后一条与正,文边框重合,3/23/2020,公文格式要素,版头部分,1.,份号,：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每,份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。,份号顶格编排在版心左上角第一行，一般用,6,位,3,号阿拉伯数字,。,3/23/2020,未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密,期限按照绝密级事项,30,年、机密级事项,

16、20,年、秘密,级事项,10,年认定,公文格式要素,版头部分,3.,紧急程度。公文送达和办理的时限要求。一般分,特急、,加急,。电报应当分别标注：,特提、特急、加急、平急。,紧急程度编排在版心左上角或密级的下一行，一般用,3,号黑体字。,公文格式要素,版头部分,紧急程度：,公文,同时标识密级与紧急程度,时，份号顶格编排在版,心左上角第一行，密级顶格编排在版心左上角第二行，紧,急程度顶格编排在版心左上角第三行。,公文格式要素,版头部分,公文格式要素,版头部分,发文机关标志,：,发文机关标志,居中排布，推,荐使用小标宋,体字，颜色为,红色,，以醒目、,美观、庄重为,原则,。,公文格式要素,版头部分

17、,发,文,机,关标志,联,合,行,文时，发文,机关标志可,以并用联合,发文机关名,称，“,文件,”,二字编排在,发文机关名,称,右侧,，上,下居中排布。,公文格式要素,版头部分,5.,发文字号,：,是发文机关按照发文顺序,编排的顺序号。,由,发文机关代字、,年份、发文顺序号,加“号”,组成。,年份、序号用阿,拉伯数字。,年份应标全,称，,用六角括号,“,”,插入。,序号不编虚位，,不加“第”字。,发文字号编排在发,文机关标志下空二行，居,中排布。,公文格式要素,版头部分,发文字号,联合行文,时，使用主办机,关的发文字号。,上行文的,发文字号,居左空,一字编排,，与最,后一个签发人姓,名处在同一

18、行。,公文格式要素,版头部分,6.,签发人：,上行文,应当标注,签发人姓名。签,发人是在上报的,公文中批准签发,的领导人姓名。,签发人必须,是本机关正职或,主持工作的领导。,发文机关标识下空两行编,排“签发人”，由签发人,三字加全角冒号和签发人,姓名组成，居右空一字,“签发人”三字用,3,号仿,宋体，姓名用,3,号楷体,每行两个姓名，回行,时与上一行第一个签,发人姓名对齐,3/23/2020,签发人平行排列于发文字号右侧。发文,字号左空一字，签发人姓名居右空一字,公文格式要素,主体部分,标题,：,公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般,不用标点符号，,在实际工作中，标题中确有除书,名号之外

19、的其他标点符号存在，如顿号、括号、,引号、破折号。标题中标点符号的使用应注意以,下两点：,法律、法规、规章名称全称应加书名号；,如果在事由部分出现多个机关、人名等并列,时，每个机关、人名之间用顿号分开，不使用空,格。,3/23/2020,公文格式要素,主体部分,标题,：,号小标宋体字,?,居中排布于红色分隔线下空二行，可分一行或多行居中,排布；首先，回行时，要做到,词义完整,；其次，排列对,称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用,梯形,或,菱,形,，不应使用长方形或沙漏形。不超过,3,行。,标题采用,3,号字字高的,7/8,作为行间距，行距过大会使标题不美观,四个（含）以上机关联合行文时，标

20、题中发文机关名称可省略,（,1,）完整结构：,发文机关事由（表明文件主要内容）文种,公文标题要正确选用文种,（,2,）“事由”的结构：“关于的”，要求准确概括,公文内容。（“关于”,在发文机关后）,如：,中纪委关于陈良宇问题的审查报告,3/23/2020,公文格式要素,主体部分,主送机关,：,公文的主要受理机关,（,1,）主送机关是指对公文负有处置、答复或执,行责任的机关；,（,2,）如主送机关名称过多导致公文首页不能显,示正文时，应当将主送机关名称移至版记部分，,置于抄送机关的上一行，与抄送机关之间不加,分隔线。,3/23/2020,公文格式要素,主体部分,3.,正文,：公文的主体，,用来表

21、述公文的内容。,公文首页必须显示正,文。在主送机关下一行，,每自然段左空二字，回行,顶格，数字、年份不回行。,正文以,3,号仿宋字,，一般,每面排,22,行，每行排,28,字,。,公文首页必须显示正文，一般用,3,号仿宋体字,，编排于主送机关名,称下一行，每个自然段左空,2,字，,回行顶格。,3/23/2020,关于阿拉伯数字和汉字数字的用法,在使用数字进行计量、编号的场合，已定型的含,阿拉伯数字的词语（如,3G,手机、,MP3,播放器等）,中，应该使用阿拉伯数字；,作为非公历纪年、概数（如三四个月、一二十,个）、已定型的含汉字数字的词语时，应使用汉字,数字；,如果表达计量或者编号所需要用到的

22、数字个数不,多，选择汉字数字还是阿拉伯数字在书写的简洁性,和辨识的清晰性两方面没有明显差异时，两种形式,均可使用，如,17,号楼（十七号楼）、,3,倍（三倍），,如果要突出简洁醒目的表达效果，应使用阿拉伯数,字，如果要突出庄重典雅的表达效果，应使用汉字,数字。,3/23/2020,公文格式要素,主体部分,3,.,正文,（,1,）正文一般由三部分组成：,原由事项结尾,（,2,）引文：,先引标题，后引发文字号,如：“根据中共中央办公厅国务院办公厅关于印发,党,政,机,关,公,文,处,理,条,例,的,通,知,（,中,办,发,2012,14,号）（以下简称条例）的要求”,（,3,）日期：,要求用阿拉伯

23、数字写明具体的年月日,不能把,2005,年写“,05,年”,（,4,）时间,:,采用,24,小时制式。,09:00,不能有,9,月,28,日上午,09:00,、,9,月,28,日,09:00,时或者,9,月,28,日,0900,时等情况,3/23/2020,公文格式要素,主体部分,（,5,）结构层次序,数：,第一层：汉字,“一、”,第二层：汉字加括,号“（一）”,第三层：阿拉伯数,字加括号“,1.,”,第四层：阿拉伯数,字加括号“（,1,）”,第一层用黑体字，,第二层用楷体字，第三,层和第四层用仿宋字。,深化医药卫生体制改革,2012,年主要工作安排,一、总体要求,二、工作任务,（一）,加快健

24、全全民医保体系。,1.,巩固扩大基本医保覆盖面。,2.,继续提高基本医疗保障水平。,（,1,）,政府对新农合和城镇居民医保补助标准提高,到每人每年,240,元,（,2,）,职工医保、城镇居民医保和新农合政策范围,内统筹基金最高支付,3.,改革医保支付制度。,（,1,）,积极推行按人头付费,公文格式要素,主体部分,4.,附件说明,：公,文附件的顺序号和名称。,公文如有附件，,在,正,文,下,空,一,行,左,空二字用,3,号仿宋体,字,标,识,“,附,件,”,，,后,标,全,角,冒,号,和,名,称。,在正文下空一行,左,空,二,字,编,排,“附件”二字，,后标全角冒号和,附件名称,附件名称较长需,

25、要回行时，应当,与上一行附件名,称的首字对齐,多个附件,：使用,阿拉伯数字标注,附件顺序号，附,件名称后不加标,点符号,3/23/2020,5.,发文机关署名,：署发文,机关全称或者规范化简称。,6.,成文日期,：,7.,印章,署会议通过或者发文机关负责,人签发的日期。联合行文时，署最后,签发机关负责人签发的日期。,法规性公文以批准日期为,准。电报则以发出的日期为准。,2011,年,5,月,16,日,发文机关署名、成文日期和印章这三个要素构成了公文的生效标识,公文格式要素,主体部分,（,1,）一般将各发文机关,署名按照发文机关顺序,整齐排列在相应位置,（,2,）将印章一一对应、,端正、居中下压

26、发文机,关署名，最后一个印章,端正、居中下压发文机,关署名和成文日期，印,章之间排列整齐、互不,相交或相切，每排印章,两端不得超出版心，首,排印章顶端应当上距正,文（或附件说明）一行,之内。,加盖印章的公文联合行文,公文格式要素,主体部分,不加盖印章的公文,单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字编排发文机关,署名，在其下面排成文日期，但,首字比发文机关首字右移二字。,如成文日期长于发文机关，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发,文机关右空字数。,联合行文时，先排主办机关，其他发文机关署名依次向下编排。,3/23/2020,举例：加盖印章的落款与,不加盖印章的落款编排上的不同,

27、3/23/2020,特殊情况处理,当正文之后的空白容不下印章或签发人签名章、成,文日期时，一般应当采取调整正文行距或字距的措,施解决,具体的调整方法：,?,当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，,至少将一行文字移到下一页；,?,如果正文后的空白仅差一两行就可容下印章位置时，,可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出能容下印章,的空间,使印章与正文务必同处一页，不留任何空白,3/23/2020,特殊情况处理,当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签,发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、,字距的措施解决。,明确规定,取消“此页无正文”的标志。,3/23/2020,公文格式要素,主体部分,9.,

28、附件,：,公文正文的说明、补充或,者参考资料。,有附件的文件，,除附件之外的,称为“,主件,”,公文格式要素,主体部分,附件应另面编排。,在,版,记,之,前,，,与,公,文,正文一起装订。,附,件,二,字,及,附,件,顺序号用,3,号黑体字顶,格,编,排,版,心,第,一,行,。,附,件,标,题,居,中,编,排,版,心,第,三,行,。,附,件,格,式,同正文。,党政机关公文格式,附件之后才是版记，不能在前。,空,1,行,标题格式要求同,公文标题,黑体字（包括数字）,附件的正文格式要求同正文,3/23/2020,公文格式要素版记部分,版记一定要在,偶数页,上,。,假设公文内容很短，,即使首页可以放

29、下版记内容，由于公文是双面印刷，,版记也必须移至第,2,页上，即便第,2,页除了版记没有,任何内容；,公文的篇幅如果在一个折页（即有四面）以上，,这时公文的页数一般应是,4,的倍数（一般是用,A3,纸,印制，骑马装订），此时版记也一定要放在最后一,面，而不管前面的空白有多少（一般不会超过,3,面），,版记页和空白页都不标页码；,如果附件是被转发的文件，转发文件还应标识,自己的版记。,3/23/2020,公文格式要素版记部分,2.,抄送机关,除,主,送,机,关,外,需,要,执,行或知晓公文内容的其他,机关，应当使用机关全称,或规范化简称。,公文格式要素版记部分,如有抄送机关，一般用,4,号仿宋体

30、,字，在印发机关、,日期上一行、,左右各空一字,编排。,“抄送”二字后用全角,冒号和抄送机关名称，回行,时与冒号后的首字对齐，最,后一个机关后用句号。,公文页码,页码：公文页数顺,序号。,一般用,4,号半角,宋,体阿拉伯数字编排在版,心下边缘之下，数字左,右各放一条一字线，一,字线距版心下边缘,7MM,。,单页码居,右空一字,，双,页码居,左空一字,。,-8-,页码一般用,4,号半角宋体阿拉伯数,字编排在公文版心边缘之下，数字,左右各放,1,条一字线；一字线上距,版心下边缘,7mm,。单页码距右空,1,字，双页码距左空,1,字。公文的版,记页前有空白页的，空白页与版记,页均不编排页码。公文的附件与正,文一起装订时，页码应当连续编排。,3/23/2020,新标识条形二维码,新标识条形二维码,首页不要页码,版记不加印发机关,和印发日期、分隔线,抄送：，,2,30mm,首页不用,页码,空两行,发文字号顶格居版心,右边缘编排在第一条,红色双线下,3/23/2020,