合同管理信息系统介绍课件.ppt

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1、合同管理信息系统介绍,合同管理信息系统介绍合同管理信息系统介绍目 录总体概述业务介绍系统范围应用效果系统亮点操作流程,第一页，共44页。,目 录,总体概述业务介绍系统范围应用效果系统亮点操作流程,第二页，共44页。,系统概述,合同管理系统主要实现企业生产经营活动中对合同全生命周期的管理，通过该系统完成从合同准备、合同订立、合同审批、合同履行、合同终结、合同归档的全过程管理。系统通过开发形成了成熟的合同管理业务框架平台，可为用户提供整体的合同管理解决方案。,第三页，共44页。,ERP系统,EDW系统,TMS系统,合同统计与分析,应用管理,系统管理,用户信息,图形追踪,运行总览,工作提示,动态信息

2、,委托代办,合同管理信息系统,工作助理,业务架构图,第四页，共44页。,系统技术架构,5,第五页，共44页。,合同生命周期,合同准备,合同订立,合同履行,合同终结,合同要素合同相对人签约依据工程信息,生成文本审查审批合同打印合同盖章合同签署合同备案,收付款信息合同变更合同中止合同转让合同终止,合同终结电子归档纸质归档临时归档回转,订立阶段,履行阶段,终结阶段,准备阶段,第六页，共44页。,目 录,总体概述业务介绍业务范围应用效果系统亮点,第七页，共44页。,合同准备,第八页，共44页。,合同订立,第九页，共44页。,审查审批,合同审查审批功能具有管理标准化、网络化、流程化、信息化等特点，实现了

3、合同文本的网络动态审查审批。在审查审批过程中，如果合同使用的是标准文本，那么法律部门不参与审查，否那么法律部门专职合同管理员要对合同文本的相关条款进展审查。,将合同退回给主办人进展修改,对合同文本的每一次修改保存版本，并支持文本比照功能,人性化的工作提示和审核底稿帮助审查人更好的做好审查工作,查看已审意见并预知下一审查节点,流程退回,文本比照,审核底稿,流程追踪,第十页，共44页。,审查审批,第十一页，共44页。,合同打印,打印合同并记录相关信息。合同审批完成后由合同经办人员或专兼职合同管理员对文本进展打印，合同打印需要对合同文本添加水印、全息码防伪标记、加盖合同印章，并加密锁定，不允许用户修

4、改。,审查审批完成后，打印合同文本、审查审批表、平安协议,记录打印人账号、打印时间、打印份数等打印信息,合同文本加密锁定，防止篡改水印、全息码防伪，确保文本唯一性,支持电子印章功能,合同打印,记录打印信息,加密防伪,电子印章,第十二页，共44页。,合同授权,实现合同的长期授权、单项授权功能。合同授权主要完成合同授权程序的办理，除法定代表人以外，对外签署合同时，根据需要办理合同授权。系统提供授权委托书打印功能。,进展授权操作的办理,查询授权历史纪录,合同授权,合同授权查询,第十三页，共44页。,合同履行,合同主办人根据合同实际的履行情况，选择相应的业务进展申报，并提交相关部门进展会签审查和领导审

5、批。审查审批通过后，主办人办理相关业务，并将实际的业务信息反响到系统。系统对合同履行的关键点进展合同预警提示。,履行预警,履行提示,合同履行,收款信息,合同变更,合同终止,合同转让,合同中止,付款信息,第十四页，共44页。,合同终结,第十五页，共44页。,个人工作助理,将用户所有已办工作显示在已办工作中，可以直接点击查看,用户出差或者由于其他原因不能处理业务时，将工作委托他人办理,查看本级单位管理员和上级单位管理员发布的通知公告信息,修改个人姓名、联系、职务等信息,已办工作,办公代理,通知公告,用户信息,查看企业所有合同信息运行状态,运行总表,以工作找人的方式，将用户的待办工作显示在待办工作中

6、，可以直接点击办理,待办工作,第十六页，共44页。,查询分析,系统提供了全面的、多方位、灵活的查询分析功能。实现对总部及企业合同的分类查询与统计，系统支持按照板块、企业、合同类型、年度、合同状态等关键字进展检索，并提供导出EXCEL/TXT/HTML/XML功能。,合同运行总表,合同跟踪,阶段查询,根底查询,图形报表,Excel报表,合同监控,全文检索,第十七页，共44页。,接口关系图,合同管理信息系统,MDM,ERP,EDW,TMS,CA中心,OA,书生系统,供给商客户物料,MMMROSDPMPSFI,签约依据,收款信息付款信息,身份认证平安认证,电子印章,信息门户,单点登录待办集中,第十八

7、页，共44页。,合同管理系统,ERP接口方案,MM/MRO,SD,PM,PS,TMS,FI,合同准备,合同履行,数据交互,发送结算申请信息,回传付款数据,订单、工单等,19,第十九页，共44页。,目 录,总体概述业务介绍系统范围应用效果系统亮点操作流程,第二十页，共44页。,管理范围,采购类,销售类,工程类,维修类,承揽类,其他。,投资类,知识产权类,租赁类,第二十一页，共44页。,相对人管理,合同相对人,合同其他相对方,第二十二页，共44页。,相对人资质,第二十三页，共44页。,用户范围,合同系统,主办部门经办人,会签部门负责人,相关审批领 导,专兼职合同管理员,第二十四页，共44页。,各部

8、门职责,主办部门,合同准备,文本起草,签署备案,合同履行,合同终结,合同归档,审查部门,部门初审,会签,文本审核,合同审批,公司领导,第二十五页，共44页。,目 录,总体概述业务介绍业务范围应用效果系统亮点操作流程,第二十六页，共44页。,应用效果,防控法律风险,结合企业内控 结合企业内控要求，标准化人员操作，为企业中的法律风险防范提供决策支持提高文本质量 通过系统自动读写合同文本，减少人工手动输入的错误率，提高文本质量标准审查流程 按照系统流程进展审查审批，更加标准审查流程确保合同文本唯一性 文本添加水印、全息码等防伪手段，确保合同文本的唯一性,第二十七页，共44页。,应用效果,提高合同审批

9、效率,通过将原有的手工作业形式迁移到网络化、流程化的流程平台上来进展，大大加快了合同办理效率。单笔合同审批速度平均提高了47%。而且由于合同管理系统能够完整地保存流程中的过程记录和结果信息，从而有效防止了手工作业模式下经常出现的出错、遗漏等问题，使员工可以将更多的精力投入到业务的改善上，因而能够大大提高个人的办公效率。,15天,7天,第二十八页，共44页。,应用效果,提高合同标准文本的使用率,系统中的标准文本管理，在方便用户使用的同时，又提高了标准合同文本的使用率。,30%,75%,第二十九页，共44页。,应用效果,合同系统实施前后比照,合同管理系统-实施前,合同管理系统-实施后,审查审批周期

10、长跨地区审查，手工送达差旅费用高合同数量大，存储体积很大，占用大量存储空间,审查审批周期大大缩短跨地区审查，系统送达无差旅费用实现合同电子归档，存储体积很小,第三十页，共44页。,应用效果,快速检索，省时省力,在系统中通过查询功能，只需要输入所需合同的条件就可以直接检索到所需文本，防止在繁多的纸质文件中手动翻找，既省时又省力，系统还可以实现数据的自动统计工作。,第三十一页，共44页。,应用效果,统计分析,合同的统计效率得到很大提高，从以前的人工统计到现在的由系统自动完成统计，统计信息随时获得。系统提供的合同报表和图形报表为企业管理者的决策提供支持。,第三十二页，共44页。,目 录,总体概述业务

11、介绍系统范围应用效果系统亮点操作流程,第三十三页，共44页。,系统亮点,水印全息码防伪,定量审查,电子盖章,文本释义,文本要素读写,亮点,Office整合,在线编辑,第三十四页，共44页。,系统亮点,流程动态监控实现了合同生命周期的全过程信息化闭环管理，加强了对合同薄弱环节和关键点的控制，真正实现了合同动态监控、动态管理、动态审查的信息化管理。,图形化流程配置系统中的标准文本管理，在方便用户使用的同时，又推进了标准合同文本的使用。,第三十五页，共44页。,系统亮点,第三十六页，共44页。,系统亮点,“云计算技术,合同管理系统采用微软的“云计算技术，构建中国石化自己的私有云，为云计算在中国石化的

12、应用做有益的探索,第三十七页，共44页。,系统亮点,系统提供“定量审查和“定性审查两种审查模式，人性化的工作提示和工作底稿功能协助审查人更好地做好审查工作,独特的审查模式,第三十八页，共44页。,目 录,总体概述业务介绍系统范围应用效果系统亮点操作流程,第三十九页，共44页。,整体流程,合同准备,合同订立,合同履行,合同终结,生成合同文本,合同打印,合同签署,要素登记,盖章备案,审查审批,变更,转让,终止,中止暂停,付款,审查审批,收款,电子归档,合同唯一入口,合同终点,根本信息,工程信息,签约依据,审查审批,审查审批,第四十页，共44页。,操作步骤,合同准备标的、相对人、工程信息、签约依据。

13、合同订立发起生成合同文本，编辑合同文本合同审查审批按配置流程进展合同的审查审批。合同打印签署，录入签署信息。合同履行收付款、变更、转让。合同终结、归档,第四十一页，共44页。,完毕语,谢谢！,第四十二页，共44页。,谢谢大家！,第四十三页，共44页。,内容总结,合同管理信息系统介绍。3、市场准入证、法律资格审查证需要应用管理员在单位配置里进行相对人资质配置。1、框架合同也算一份合同，计入统计数据。3、我方签约主体为当前（包含）组织向上所有具有签约主体的单位。3、电子签章：只有内部合同才可以使用电子盖章功能。3、流程监控，及时调整流程配置。实现合同的长期授权、单项授权功能。系统对合同履行的关键点进展合同预警提示。1、合同终结程序完成后，合同变为终结状态不能进行其他业务操作,第四十四页，共44页。,