公司外贸业务管理制度.doc

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1、 中洲公司外贸业务管理制度1 目的、纲要及适用范围1.1 为了规范与提升中洲对外经济贸易有限公司外贸业务管理，提高公司运营效率与质量，促进公司战略计划的实现，特制定本制度。1.2 本制度包括业务的分类及组织设置、业务工作管理、客户管理、供应商管理、合作关系管理、应收帐款管理、单证管理、合同管理、理赔处理、业务流程管理及处罚意见等内容。1.3 本制度适用于中洲对外经济贸易有限公司及下属各从事外贸业务的公司。1.4 本制度由公司*部门负责拟定，其解释权及修改权属*部门。1.5 本制度从200 年 月 日起执行。2 业务的分类及组织设置2.1 公司外贸业务包括进口和出口两部分，分别由业务一部、二部和

2、出口部负责管理与发展。其中，业务一部和二部同时从事出口与进口业务。2.2 各部门在部门经理的领导下做好行业领域拓展、客户开发与维护、业务的执行等事宜。努力为公司创造更多的长期盈利与发展机会。2.3 业务部门内部按产品系列设产品经理职，负责该产品系列的开拓、客户发展与维护及业务合同的履行。单证管理作为后台工作，应及时、准确做好单证收、发、存工作，为业务的开展提供支持与监督。3 业务工作管理3.1 业务及业务资金计划3.1.1 目的及意义为了配合公司业务战略的推进，确保业务开展的前瞻性和有序性，加强公司相关部门间的协作与沟通，有效控制业务发展进程，并为业绩考评和工作总结提供科学的依据，公司业务部门

3、需制定业务计划。3.1.2 种类业务计划分年度计划和月度计划两类。年度计划应在上年12月底前完成；月度计划应在上月 日前完成。3.1.3 计划内容包括业务范围、业务量、业务量分布情况、资金占用情况、毛利情况等，具体内容详见附录业务计划表、业务资金表。3.1.4 计划撰写及提交程序：3.1.4.1 每年 月 日及每月 日前，产品主管负责完成年度或月度业务计划和业务资金计划的撰写并提交部门经理审核；3.1.4.2 月 日及每月 日前，部门经理汇总主管提交的计划后进行部门内平衡、调整，并制定部门年度/月度业务计划，向总经理提交；3.1.4.3 总经理对各部门计划进行审核，提出调整意见。 月 日及每月

4、 前，部门经理完成调整，报总经理审定；3.1.4.4 计划经总经理同意后，由业务部经理负责业务的实施，同时业务资金计划交财务部制定公司资金计划。（详见制定资金计划程序文件） 3.2 工作计划及执行汇报3.2.1 目的 为了配合业务计划的实施，加强工作管理的规范性，有效控制工作进度与质量，为相关领导进行工作指导或检查提供依据，各位员工均需制定工作计划并记录实际执行情况。3.2.2 计划制定时间工作计划以周为计划单位周期，每周五制定下一周计划。3.2.3 计划的内容主要工作内容、涉及人员、时间安排等等，见附录工作计划表。3.2.4 计划撰写及提交程序每周五上午，业务部所有人员根据部门月度业务计划及

5、相关业务发展情况撰写个人工作计划，提交上级领导审阅；下午，相关领导将审阅意见通知直接下属，进行必要的调整，得到批准签字后执行。3.2.5 计划执行汇报每天工作完成后，各员工须填写计划完成情况。一周工作结束后交上级领导，上级领导审阅后对其工作完成情况做出评价。如有必要，上级领导可随时抽查工作执行记录。3.3 工作交流与总结3.3.1 目的为了对阶段性工作情况及时总结与回顾，交流方法和经验，以提高工作效率及质量，并对下阶段工作开展提供指导，各部门应定期进行工作交流与总结。3.3.2 类型工作交流与总结分年度与月度两类。每月日各业务部门对上月工作进行小结，每年一月对上年工作作总结。3.3.3 组织方

6、式由业务部门经理主持，部门全体成员参加。3.3.4 程序3.3.4.1 每月 日前，个人对上月工作情况做简单的书面总结，交直接上级；年度总结应在每年一月 日前完成并提交。3.3.4.2 日前，相关人员对直接下属的总结作评价并提出建议和希望；部门经理根据下述总结，撰写部门月度/年度工作总结。3.3.4.3 日，召开由部门经理主持、部门全体成员参加的总结会议，评价上阶段工作情况，交流经验和方法，回顾公司或部门内发生的重要事件或其他重大事项，并提出下阶段工作重点。3.3.4.4 日前，部门经理将部门工作总结交总经理审阅。审阅后备案保存。4 客户管理4.1 客户的定义公司进出口贸易分自营和代理两类。自

7、营业务的客户指购买中洲公司所提供产品的合法经营者；代理客户指委托中洲公司完成进出口事务的合法经营者。4.2 客户的拓展4.2.1 种类客户拓展包括新客户的发展和原有客户业务范围的发展两类。4.2.2 原则4.2.2.1 客户的拓展应本着成本效益原则，并重视行业优势的培养与发展。4.2.2.2 对于现有业务量较大、未来发展潜力较大或客户所处行业是公司未来发展重心的客户应进行重点拓展。4.2.2.3 为了降低经营成本与风险，客户的信用状况、地域分布、地理位置（周边基础设施状况）等应作为是否列为开拓重点的依据之一。4.2.3 责任各产品经理负责客户拓展工作；部门经理进行督导，必要时提供一定的支持。对

8、于非常重要或发展难度较高的客户，可向总经理申请支持。4.3 客户档案管理4.3.1 原则4.3.1.1 对所有的客户都应建立相应的档案；4.3.1.2 客户档案必须及时、完整、真实地反映客户信息：每笔交易都必须按实际进度及时全面地记录；客户基本信息的变化也应及时反映，并提出相应的措施。4.3.2 内容客户档案包括客户基本信息、交易记录、客户分析评审意见及客户政策记录等内容。（见附表）4.3.3 责任人4.3.3.1 产品主管负责做好客户档案的记录与整理，并按时向部门经理提交；4.3.3.2 部门经理负责督导产品经理做好客户档案管理，并完成本部门客户档案的汇总与管理，接受总经理审查，同时确保客户

9、档案的安全性。4.4 查看权限4.4.1 产品主管只可查看所辖业务范围内的客户档案。4.4.2 部门经理只可查看本部门的客户档案。4.4.3 总经理可对所有业务部门的客户档案进行检查。4.5 客户分析与评审4.5.1 种类4.5.1.1 客户评审分年度定期评审与特殊要求评审两类。4.5.1.2 对于长期稳定的客户，在每年年底进行统一分析与评审；对重要的新客户，或业务量发生反常波动的客户，应组织特殊要求评审。4.5.2 责任人4.5.2.1 产品主管根据客户档案，主持分析、评审工作的开展。并提交相应的分析报告、应对措施及工作计划，为客户政策的制定、客户服务的实施及业务的拓展提供依据。4.5.2.

10、2 业务员及财务主管应配合提供必要的客户信息及评审意见。4.5.2.3 部门经理对客户评审结果及相应的分析与改善措施进行审核，确定本部门客户等级及相应的实施措施。4.5.3 程序详见客户评审程序文件4.6 客户政策的制定4.6.1 内容客户政策包括提供给客户的价格、结算方式、服务及其他待遇等内容。4.6.2 依据客户政策应根据客户评审的结果、公司发展战略及相关管理制度而制定。4.6.3 原则根据不同的客户评级，制定差异化措施。应重视重点客户的维护与发展，为其提供附加值较高的服务。必要时，部门经理或总经理应亲自拜访或接洽。4.6.4 责任人部门经理负责主持客户政策的制定；产品经理可提出相关建议或

11、意见；总经理负责对客户政策进行审核，提出改善建议。4.6.5 程序详见指定客户政策程序文件4.7 客户服务4.7.1 种类4.7.1.1 客户服务包括售前、售中和售后三部分，分常规服务和特殊服务两类。4.7.1.2 根据客户评审结果，对一般客户提供常规服务，对重点客户提供特殊服务。另外，可根据业务实际情况，为客户提供相应的特殊服务。4.7.2 内容4.7.2.1 常规服务售前：主动拜访或联系客户，建立合同关系；礼貌地接受客户询问或调价等要求，并及时给予回复；售中：合同执行过程中，与客户保持较密切的联系，就合同进展情况进行必要的沟通；对客户提出的质询进行解答或说明；售后：追踪产品情况及客户需求，

12、提供必要的支持。4.7.2.2 特殊服务应根据客户具体情况和公司的现有能力酌情提供。5 供应商管理5.1 定义：供应商是指在与公司签订供销合同中处于供货方地位的合法经营者。5.2 供应商的拓展5.2.1 种类供应商的拓展分为发展新供应商和拓展原供应商业务领域两类。5.2.2 选择供应商的原则同种产品不集中于一家供应商；同种产品供应商地域分布不过于集中；资信度较高；价格或结算方式较优惠；交通便利。5.2.3 责任供应商的拓展由业务部门的产品主管主要负责；部门经理进行督导，并提供必要的支持。5.3 供应商档案管理5.3.1 原则5.3.1.1 公司所有供应商（包括未发生实际业务的供应商）均应建立相

13、应的档案，保存供应商信息。5.3.1.2 供应商档案必须及时、完整、真实地反映供应商信息信息：每笔交易都必须按实际进度及时全面地记录；供应商基本信息的变化也应及时反映，并提出相应的措施。5.3.2 内容包括基本信息（供应商名称、地址、联系人、联系电话等）、业务信息（业务合同履行情况等）、供应商分析评审意见、供应商政策等，详见附录供应商档案。5.3.3 管理责任人：分为填写人和保管人两类。5.3.3.1 产品主管负责供应商档案的填写。基本信息在与供应商建立关系或供应商内部有所调整时填写，业务信息在每个业务合同实现后填写。5.3.3.2 业务部经理负责供应商档案的整理保管，以确保档案信息的安全性和

14、保密性，并督促产品主管及时填写供应商档案。5.3.4 查看权限产品主管只能对其负责的供应商档案信息进行查看；业务部经理对本部门档案信息有查看权；总经理可以查看所有档案。5.4 供应商分析及评审5.4.1 种类5.4.1.1 供应商评审分为定期评审与特殊要求评审两类。5.4.1.2 对于长期稳定的供应商，在与其签订年度（或较长期限）合同/协议前，需组织定期评审；5.4.1.3 对将建立合作关系的新供应商或产生业务量反常波动等特殊情况的原供应商，可以在需要时即组织特殊要求评审。5.4.2 责任人及程序5.4.2.1 由业务部门经理负责组织；5.4.2.2 产品主管对其负责的供应商在评审时间段内的业

15、务情况进行汇总分析，撰写分析报告、提出应对措施，并提交部门经理。5.4.2.3 业务员和财务主管应配合提供必要的信息或建议。5.4.2.4 部门经理根据审核各客户评审报告，对本部门供应商进行统一评级，并确定应对措施。5.5 供应商政策的制定5.5.1 制定的时间：每一次分析及评审后即制定相应的供应商政策。5.5.2 依据客户评审结果、业务发展要求、相关管理制度。5.5.3 责任人由业务部门经理主持供应商政策的制定；产品主管和财务主管可提出相关建议；总经理负责进行审核，提出改进意见。6 合作关系管理6.1 报关公司、运输公司、仓库6.1.1 选择原则部门经理负责根据服务质量、价格、信誉、地理位置

16、等因素选择合适的报关公司、运输公司及仓库、。必要时进行多家比较，并设定一段考察期。 对于客户指定运输公司应对其信誉、服务质量等进行考察，提出独立意见，供客户参考。对于有特殊要求的仓库，也应尽可能择优选用。6.1.2 合同要求6.1.2.1 在对报关公司、运输公司或仓库进行考察期间，可按月签订委托合同；在正式选定后，可按年度签订委托合同。6.1.2.2 合同应明确规定服务要求（时间、交货地等）、交接手续和相关单证、结算方式、违约责任、赔偿要求等内容，并经法律顾问审核、总经理批准后方能生效。6.1.2.3 涉及合同纠纷，由部门经理首先与相关人员交涉，并请法律顾问提供相应支持。6.1.2.4 对于需

17、解除或提前终止合同的现象，部门经理应负责向总经理提出申请，内容包括原因、可能的后果、备选报关公司信息等。经总经理批准后，听取法律顾问建议，并由部门经理负责对外交涉。6.1.3 合作公司档案6.1.3.1 内容包括报关公司、运输公司及仓库基本信息、每笔业务执行情况、评审意见等。6.1.3.2 责任人6.1.3.2.1 负责处理报关、运输或仓储事务的人员应对各笔业务的报关执行情况进行记录，并在年终评审时提出相应的意见和建议。对违约或突发事件应及时向部门经理汇报。6.1.3.2.2 部门经理应督导相关责任人做好报关公司、运输公司及仓库档案整理，负责对基本信息的变更及时记录，并提出调整方案。若涉及合同

18、条款的更动，必须报总经理审批、法律顾问审核。6.1.4 合作公司评审6.1.4.1 考察期满，部门经理听取相关意见并做好评审，决定是否签约、并记录归档。6.1.4.2 年终由部门经理组织对合作公司进行评审，决定是否续约及合同相关条件，做好记录，并向总经理汇报。对于客户指定的合作公司，也应提出评审意见，向客户提交。6.2 政府机关6.2.1 定义政府机关包括外经贸委、海关、机电办、外管局等与公司外贸业务有较高相关性的政府单位。6.2.2 主要工作6.2.2.1 及时做好相关申报、审批手续，符合法律法规规定。6.2.2.2 加强与政府机关的联系，建立良好的关系。6.2.2.3 及时、合理处理政府机

19、关的内部调整或其他突发事件。6.2.3 责任人6.2.3.1 业务人员应根据业务流程规定，按时赴政府机关完成有关操作手续。6.2.3.2 公司指定责任人负责加强与政府机关的沟通，建立良好的关系。6.2.4 档案管理6.2.4.1 内容各政府机关的基本信息、联系人情况、业务与之配合情况、相关事件分析总结、重要人事或管辖范围调整的应对方案等。6.2.4.2 责任人由指定责任人负责记录整理各政府机关相关档案；对政府关系进行分析总结；对突发事件或重大调整提出应对措施等。并接受总经理审查。7 应收帐款管理7.1 定义应收帐款泛指货款、税款、运费、仓储费等在合同中规定由客户支付给中洲公司的款项。7.2 责

20、任人7.2.1 产品经理应对每笔业务所涉及的应收账款进行记录；根据合同，提示客户按时付款，并及时通知财务部准备收款；根据财务主管的反馈，对到期未付或逾期未付账款进行催讨。7.2.2 财务部应配合业务部做好收款工作，由财务主管及时反馈收款情况。7.2.3 部门经理督导产品经理做好催收工作，并对本部门所有应收帐款情况负责。7.3 管理要求7.3.1 业务部应记录每笔应收帐款，并及时通知财务和客户准备收付款。7.3.2 对所有的赊帐业务，业务部与财务部应定期对账，发现问题，及时纠正。7.3.3 对拖欠的应收帐款应加强催讨力度，密切注意客户动向、并注意方式方法，直至货款收到或委托律师提请法律诉讼。（对

21、于是否提请诉讼，业务部和财务部应根据公司资金状况与客户财务及营运状况进行沟通，并报总经理审批。）8 单证管理8.1 单证的分类：公司业务单证分外部单证和内部单证两类，外部单证是指由公司以外单位制定并使用的，内部单证是指由公司制定并在公司内部使用和流转的。8.2 单证的管理要求8.2.1 印制公司单证的印制应由使用部门提出申请，行政部统一联系印制。8.2.2 填写、审核和备案公司单证的填写、审核和备案的流转程序按照公司业务流程相关文件的要求执行，详见附录程序文件。8.2.3 保管8.2.3.1 空白单证：由使用部门指定专人负责保管，领用时须办理签字领用手续，领用记录留存备案。 8.2.3.2 原

22、始单证的保管：外部结算单证由财务部保管，其他外部单证由相关业务部门保管；内部单证按照单证使用说明，各留存部门负责保管各自留存的联次。各部门须指定专人负责单证保管，保证单证的完好、不缺失，单证在规定的时限内不得销毁。8.2.3.3 单证复印件的保管：单证的复印件由收件人负责保管，保证复印件的完好、不缺失，在规定的时限内不得销毁。8.2.4 查看8.2.4.1 责任单证保管人应确保单证的保密性和安全性。必须根据公司权限规定，提供查看人员相应的查看内容，并做好登记手续（记录须留存）。8.2.4.2 权限的设定业务员只能查看经办业务的相关单证；产品主管或客户主管只能查看其负责范围内的相关业务单证；业务

23、部经理只能查看本部门业务的相关单证；财务主管只能查看其负责的业务范围内的相关单证；总经理和财务部经理可以查看所有单证。8.2.5 借用8.2.5.1 无特殊情况，单证不得外借；8.2.5.2 借用者须办理借用手续，由总经理签字认可，借用者在借用过程中须保证单证的完好、不缺失，并按时返还。 9 合同管理9.1 合同的签订9.1.1 所有与业务相关的合同都由法律顾问负责拟定合同范本。业务部根据范本填写数量、金额、交货时间与地点、付款方式等内容。9.1.2 合同条款的变动或附加条件的提出都需经法律顾问审核，报总经理批准。9.1.3 部门经理作为签约代表对外签订业务合同。9.1.4 行政部对合同签订是

24、否履行了必要手续进行审核后方可盖章。具体程序详见合同签订及新合同签订程序文件。9.2 合同的保管9.2.1 所有合同正本由行政部统一归档保存。9.2.2 业务部和财务部各留一份合同副本，分别由业务部单证员和财务主管负责保管。并确保合同的安全性、保密性和完整性。9.3 合同的查询9.3.1 产品经理只可对所辖业务范围内的合同进行查询。9.3.2 部门经理只可对本部门所涉业务的合同进行查询。9.3.3 财务主管只可对所辖公司或业务的合同进行查询。9.3.4 总经理和财务部经理可对所有业务合同进行查询。10 理赔处理10.1 原则10.1.1 合同条款中应明确界定理赔责任和相关手续，充分预计可能的风

25、险并加以合理防范。10.1.2 发生理赔时，应在法律顾问的指导下，及时追索相关责任方的责任，以尽量降低公司损失。10.1.3 理赔处理应以合同条款为依据，首先进行协商；协商不成寻求调解或仲裁；最后提请法律诉讼。10.2 程序按照具体处理方法的规定程序执行，执行过程由业务部经理负责，须法律顾问参与或支持。11 业务流程管理11.1 原则11.1.1 公司所有的程序文件需经总经理批准后方可实施。11.1.2 各部门各岗位应严格按照业务流程规定执行各项工作。如有特殊情况需调整，应向流程总责任人汇报，获得批准后方可执行。11.2 具体业务流程及责任界定（详见外贸业务程序文件）11.3 流程的制定与调整

26、11.3.1 原则11.3.1.1 公司所有人员均可提出制定或调整要求；11.3.1.2 流程的制定与调整须按照公司规定的程序进行；11.3.1.3 新制定或调整的流程若与公司管理制度的原则性条款相冲突，须报总经理审批，得到批准后方可修改有关制度条款，并报总经理审定。若总经理对修改制度意见予以否决，则应调整流程使之符合公司制度。11.3.2 程序按照公司统一规定执行，具体内容详见附录流程的撰写与调整程序文件。12 附则12.1 本制度经总经理签署后生效，并开始实施。12.2 公司所有员工都必须遵守本制度。各部门人员在直接领导的督导下严格执行制度。总经理对部门经理的执行情况进行监督考核。12.3 若擅自违反制度规定，应予以惩罚（按公司统一的处罚措施执行）。对公司造成经济损失的，还应承担相应的经济责任。12.4 违规人员的直接上级对下属的违规现象应承担一定的经济或行政责任。（按公司统一的处罚措施执行）12.5 本制度附属文件包括进出口业务程序文件、合同及客户管理程序文件、制定资金计划程序文件、年度业务计划表、月度业务计划表、一周工作计划及执行表、客户档案、供应商档案、合作公司档案、政府机关档案等。