费用报销和付款管理制度.doc

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1、费用报销和财务付款管理制度文件编号： 修改/版次：0/1 批准： 生效日期：一、目的为加强财务管理，规范费用报销和财务付款流程，使各项财务支出有章可循，特制定本制度。二、 费用报销管理在费用年度总预算与财务费用审批授权分配表的基础上，实施各项费用报销管理授权。（一）费用报销管理1、员工工资和福利费（1）每月工资由行政部统一编制工资表，各部门经理签字后于13日前提交到财务部复核。15日财务部统一发放，遇节假日可顺延。（2）场外工资由主管场外业务员编制场外工资表，部门经理及行政经理联合审批后，财务部复核并发放。场外工资表应随附场外库存盈亏报表场外销售评估报告。（3）各项福利费按照公司相关福利制度的

2、标准报支。2、日常办公费用（1）办公用品、物料耗材等应按公司一个月的需要量统一购入，由业务经办人和验收人签字确认，报销时必须提供货品清单，列明数量单价等内容。（2）租金水电费，据实报销。外区的费用需报行政部登记备案。（3）邮寄费据实报销。（4）员工保险、公司财产保险等按公司相关规定办理。（5）总部日常办公费用统一归口行政部办理审核手续。各事业部日常办公费用在总经理授权范围内区经理审批。3、交通费（1）员工因公外出，市内报销公交车费。（2）因紧急情况需要搭乘出租车的，须征求部门经理同意。（3）因盘点、上架、撤场等发生交通车费的须在车票背面注明搭乘起始地和终点地。（4）报销时要求填附业务行程日报表

3、。（5）各职能部门报销由部门经理审核，总经理审批。各事业区报销在总经理授权范围内区经理审批。4、差旅费（1）具体标准可参照差旅费用报销管理制度，应在出差返回7天内报销。（2）多人同行的费用应集中报销。（3）领取公司午餐补贴的员工发生出差餐补报销中午餐的，应按相应午餐餐次扣掉公司的餐补。（4）报销时要求填附业务行程日报表。（5）各职能部门报销由部门经理审核，总经理审批。各事业区报销在总经理授权范围内区经理审批。5、业务招待费（1）商超人员的公关招待费审批完后报给市场部经理备案。（2）报销时注明招待对象，时间，人数、随行人员。招待用餐的陪同人员应尽量减少，常规比为1：1。（3）领取公司午餐补贴的员

4、工发生招待中午餐的，应按相应餐次扣掉公司的餐补。（4）各职能部门报销由部门经理审核，总经理审批。各事业区报销的在总经理授权范围内600元以下由区经理审批，财务经理复核后可报销。超出600元的总经理最后审批才可报销。6、内部招待费（1）员工因上架、盘点、撤场等工作发生用餐的，标准每人15元以内。（2）部门活动的用餐或娱乐的费用，标准每人50元以内。（3）各职能部门报销由部门经理审核，总经理审批。各事业区报销的在总经理授权范围内600元以下由区经理审批，财务经理复核后可报销。超出600元的总经理最后审批才可报销。7、运杂费（1）货运发票上标明货物件数、付款方式。（2）报销时随附收发货物追踪核对登记

5、表；（3）各事业区报销的在总经理授权范围内区经理审核，财务经理复核后可报销。8、车辆费用（1）车辆使用充值油卡加油，由出纳每月集中充值交费，不另报汽油费。（2）车辆保养维修应在公司指定的维修厂维修，集中报销付款。报销时须提供各项维修的清单。（3）车辆保险年检等费用按相关部门规定办理。（4）所有车辆费用由经办人提出请款，归口行政经理审核，财务部复核后可报销。9、买大宗（1）在购买业务发生后的7天内必须履行财务报销手续。（2）必须提供超市的购物小票和发票。（3）列明每日大宗购买的金额及商品条码。（4）市场部经理审核，总经理审批，财务经理复核后方可报销。10、卖场费用（1）须注明费用所属的期间。（2

6、）合同约定的或是临时性的费用由市场部经理审核，财务经理复核后可报销。（3）赞助或是处罚性质的、超出合同约定的支出由总经理直接审批才能报销。金额较大的要上报董事长批准。11、市场拓展费（1）实行独立审批流程。由总经理直接安排财务部付款，市场部经理备案。（2）金额较大的要上报董事长批准。12、装饰促销广告费用（1）根据费用的性质，明确区分装饰布置费和促销广告费。（2）促销买赠活动的，须提供超市购书小票或是超市送出的赠券或赠品的登记表，报销时随附行销活动管理表。（3）各事业区报销的在总经理授权范围内区经理审核，企划部备案，财务经理复核后报销。13、下列情况不予报销：（1）审批手续不完备、凭证缺失、填

7、写错误、不分类不按次序一揽子填写、超权限签批等不符合报销要求和规定的。（2）无预算或超预算的支出。（3）违章罚款及其他因当事人过失造成损失浪费（重大事故赔损费由公司审定）。（4）无理由不按报销时限规定报销的单据。最长时间不能超过一个月报销。（5）无理由跨年度的单据。（6）丢失单据且无法取证和证实支付现金的。（二）、费用票据的要求1、发生费用支出时应主动索取正规发票。要求正规发票的内容完整字迹清晰没有涂改，票面整洁无破损。2、发票内容包括：客户栏统一填写公司的全称（xx有限公司）不能为个人名字、时间、业务内容（如商品名，数量，单价等）、大小写金额一致、盖有发票填制人的发票章或财务章等，如是汇总开

8、票的还应附上清单。3、无法取得发票的报销人可提供等值的其他发票充抵，并在发票的背面作情况说明。4、发票填写图示：（三）、费用票据粘贴的要求1、发票和收据要分开粘贴；2、所有票据及附件一律与费用报销单正面左上角上面和左面的边行对齐进行粘贴。按报销凭证所属的类别（如：车票类、餐费类等）平铺或一张挨一张的贴在凭证粘贴单上，不要超出粘贴单，后再按上面要求与费用报销单粘贴；3、所有票据的正面必须与费用报销单的正面方向一致；4、按照票据面积的大小顺序粘贴：较小较大最大，对大出费用报销单封面的部分可往里折叠；5、保持原始票据干净，无涂写；6、须用胶水粘贴，不可用订书钉装订；（四）、填制报销单的要求1、费用报

9、销统一填写“费用报销单”，填制时应将票据按费用性质、所属部门进行归类分开填写，字迹清楚。（1）报销部门栏：填写费用所属的部门（参照组织架构划分的部门名称） 例：业务部：xx销售部事业部：xx事业本部门店： xx店待添加的隐藏文字内容2（2）年月日栏：填写报销单填制的时间。（3）用途栏：根据单据开支内容归类填写（参照“十四类费用大项类别划分标准），对费用发生的时间、地点、事项、用途等内容进行必要的简述。（4）金额栏：对应填写费用实际支出的金额（阿拉伯数字）。例：12.50（5）合计栏：填写各项费用合计金额（阿拉伯数字）。例：12.50（6）核实金额（大写）栏：填写数字的汉字大写（由数字“0”到“

10、10”汉字大写分别为：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾。数字为零的可填写零或是）。例：金额：12.50元，大写金额：拾万仟佰壹拾贰元伍角零分（7）核实金额（小写）栏：该笔报销单的合计金额。例：12.50元（8）填写每份报销单所附的原始票据的张数。（9）报销人栏：费用报销人、业务经办人或是制单人签名（涉及多名员工的，除报销本人员外其他人员也需签名确认）。2、必须注明报销方式。如：转帐支付要提供收款单位的全称、开户银行全称及银行帐号等资料；现金支付要提供收款人姓名、存折帐号或卡号及开户银行全称；有借款的注明借款核销及核销的具体金额，以方便出纳付款。3、报销单如多张的，则需统计一份汇总表，

11、给每份报销单编号，列明各份报销单的金额和合计金额，标明财务需将该批报销款汇给的人姓名及卡号。4、费用报销单填写图示：三、其他财务付款管理1、供应商付款和审批流程（1）每月15日前采购经理提交当月付款计划，填写付款证明单。（2）分管帐务会计复核计划付款的供应商的发票、帐期等情况，无误后财务经理统筹安排付款。（3）紧急备货或特殊货源，单笔付款超30000元和当月付款总额超50000元需总经理签批。（4）每月的25日-31日为集中付款时间。2、资产购置付款和审批流程（1）货架购置归口企划部门统一办理，每月集中向财务部提出请款，总经理或是授权人审批后财务部付款。（2）电脑等电子设备购置归口信息部门统一

12、办理，信息部门向财务部提出请款，总经理审批后财务部付款。（3）行政部门备案登记。3、付款证明单填写图示：四、付款和审批流程图：五、财务部办理付款业务时间1、每周一、三、五的下午为财务部内部核算时间，不对外办理请款报帐查帐的业务。特殊和紧急事项除外。2、财务部在收到审批手续齐全的付款单据后1-2个工作日完成付款工作。六、本制度由财务部制定并负责解释，总经理批准后自颁布之日起执行。相关参照：1、xx财务审批权限分配表2010年4月修订版2、差旅费用管理制度 3、费用大项类别划分标准拟 制：审 核：批 准：版 本：第几次修正1起用时间：自批准之日起拟 制：审 核：批 准：版 本：第几次修正起用时间：自批准之日起