固定资产管理系统解决方案(1024).doc
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1、文 档 编 号DocNo日 期Date版本号VR密 级CL方案2011 102401号2011-10-241.0机密项目名称DocName固定资产管理系统解决方案版 权 所 有不 得 复 制中共海南省纪律检查委员 信息中心固定资产管理系统解决方案文 档 作 者: 日期: 年 月 日项 目 经 理: 日期: 年 月 日部 门 经 理: 日期: 年 月 日管 理 员: 日期: 年 月 日目 录1.引言41.1.编写目的41.2.项目背景42.政府机关对于固定资产管理工作的要求和特点42.1.关于固定资产的确认42.2.对购置固定资产资金渠道的规定52.3.对于固定资产的日常管理的严格的要求52.4
2、.对于验收入库及投入使用的固定资产有相应的规定和流程52.5.关于固定资产分类62.6.对固定资产的盘点要求62.7.固定资产不实行折旧,按原值入账63.系统目标74.系统特点84.1.建立数据中心84.2.机构式管理84.3.支持条形码及多种识别技术84.4.“帐、卡、物”相符84.5.严密的用户权限管理94.6.灵活强劲的复合及模糊查询功能94.7.强大的报表功能94.8.在线提醒、预警,审批功能,严格控制资产变更94.9.全程跟踪并记录资产变更情况94.10.与主流条码设备兼容性强,提高全程跟踪和盘点效率95.系统设计功能95.1.预警与提示95.2.系统方面95.3.盘点功能105.4
3、.数据接口功能105.5.条码功能105.6.产品架构115.7.报表与资产检索116.系统功能模块详细设计126.1.基础编码设置126.2.系统设置136.3.采购146.4.入库146.5.出库146.6.资产信息录入146.7.部门内转移156.8.部门间调拨156.9.资产租还156.10.资产借还156.11.资产维修156.12.资产处置156.13.资产盘点166.14.查询与统计166.15.打印176.16.车辆管理模块176.17.车辆消耗品管理177.应用支撑平台178.软硬件开发环境需求188.1.J2EE架构198.2.B/S结构209.软件运行环境及安装使用211
4、0.系统软硬件预算2210.1.软件预算2210.2.条码设备预算2210.3.耗材预算2211.条码设备配置231. 引言1.1. 编写目的本文从解决方案角度,说明系统功能、系统的体系结构以及设计思想。适读人员为资产管理人员、技术人员,项目管理人员。1.2. 项目背景随着中国经济改革的不断发展,政府机关为了加强中央行政事业单位固定资产管理,提高固定资产的使用效益,建立健全各项管理制度,合理配备并节约、有效使用固定资产,提高固定资产使用效益,保障固定资产的安全和完整。各部门固定资产的管理和使用应坚持统一政策、统一领导、分级管理、责任到人、物尽其用的原则。在新形势的要求下,海南省纪委从实际业务需
5、求出发,需委托专业的软件开发公司开发一套适合于本单位使用的固定资产管理系统(以下简称“系统”)。该系统应积极配合政府职能部门,根据政府实际管理工作的需要,进行针对性的优化完善,以满足政府部门对固定资产实物管理的需要。该系统应以实物管理为基础,针对固定资产管理中经常出现的实物与财务帐目不符的情况,结合先进的条码技术应用到固定资产的购置、领借、调拨、盘点、报废、清理等日常繁杂的管理进行全方位准确监管,使固定资产管理有条不紊,帐物相符。同时,该系统处理固定资产的统计、核对等工作,并提供设备巡检、信息采集、预警处理以及车辆管理等功能,实现对固定资产的信息化管理。该系统还采用运用高效的网络和远程数据传输
6、技术,利用独特的权限管理理念,使相关领导坐在办公室里就能了解本单位所有固定资产的全面情况,能清楚的掌握全局。该系统将极大地提高管理工作效率,增加效益,降低成本,真正实现厉行节约的原则。2. 政府机关对于固定资产管理工作的要求和特点2.1. 关于固定资产的确认固定资产是使用年限在一年以上,单位价值在500元以上、专用设备单位价植在800元以上,并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产。2.2. 对购置固定资产资金渠道的规定属于基本建设范围的由基本建设投资解决,不属于基本建设投资范围的由行政经费、事业经费或其它经费解决,属于专项控制商品,必须按规定报主管部门批准后才能购置。并且对于购入、调入和自制
7、、自建完工交付使用增加的固定资产,应由国有资产管理部门统一验收,属于技术设备的还应会同技术部门验收。验收合格后,由国有资产管理部门据发票、固定资产调拨单或基建项目交付使用验收单据等凭证,填制固定资产增加通知单,办理有关入库、财务报销和使用单位领用等手续。对于调出、变卖减少或盘亏、正常报废和非正常损失减少的固定资产国家有严格规定的程序,由国有资产管理部门统一监管。2.3. 对于固定资产的日常管理的严格的要求从编制固定资产预算、计划采购、验收入库、登记入账、领用发出到维修保养、处置等各个环节的实物管理和财务核算;财务部门负责按固定资产的价值分类核算,审核固定资产预算并对固定资产管理进行监督检查;主
8、管部门负责固定资产的预算编制、计划采购、验收入库、登记保管、领用发出、维修保养、调拨处置等具体管理,并负责分类进行实物量核算,技术部门参与专用设备的维修保养和技术鉴定;使用部门负责合理、有效使用和日常维护管理,杜绝浪费;必须完善固定资产账、卡、领用、处置、清查盘点等日常管理制度。使用部门须指定专人负责办理本部门固定资产和其它物品的领用、保管、清点等工作。2.4. 对于验收入库及投入使用的固定资产有相应的规定和流程规定必须建立固定资产卡片并记入固定资产明细账,按物登卡、凭卡记账;已入库存的固定资产,要按照各类资产的使用说明和存放要求进行保管,填写保管单并定期检查,库存固定资产未经管理人员同意,任
9、何人不准领用或调换;处置固定资产须填写中央行政事业单位国有资产处置申请单或固定资产调拨单,据单入账;使用部门领用固定资产须填写固定资产领用单,经主管领导同意后,固定资产管理人员凭单填写固定资产使用记录卡并记入固定资产卡片。不经批准,任何个人不得以任何理由占用固定资产。如需借用固定资产,须经主管领导同意后,办理借用手续;对配备给个人使用的固定资产或物品,要建立领用交还制度,并督促使用人爱护所用资产。工作人员工作调动时,应在其办理所用资产交还手续后,方可办理调动手续;2.5. 关于固定资产分类分为六类:房屋及建筑物、专用设备、一般设备、文物和陈列品、图书、其它固定资产。2.6. 对固定资产的盘点要
10、求政府机关对管理部门、财务部门和使用部门应每半年对账一次,使账实、账卡、账账保持一致。每年对本部门的固定资产进行一次全面清查盘点,查明固定资产的实有数与账面结存数是否相符,固定资产的保管、使用、维修等情况是否正常。对清查盘点中发现的问题,应查明原因,说明情况,编制有关固定资产盘盈盘亏表,按管理权限报经国管局或本部门主管领导批准后,调整固定资产账目;各部门发生国有资产产权变动、财务和账务异常、资产损失和资金挂账严重或挂靠单位脱钩等情况,按国家规定必须进行清产核资的。2.7. 固定资产不实行折旧,按原值入账3. 系统目标针对于政府机关特殊性,即严格的规定和管理要求、复杂的管理程序、繁杂的帐务清查和
11、实物盘点工作。在纪委各有关部门安装固定资产管理系统,将极大地提高了工作效率,对固定资产的管理切实地做到了帐、卡、物的精确对应,管理更加全面规范。对加强和提高固定资产的监督管理工作起到了良好的效果。节省盘点结算时间政府机关要求每半年对账一次,使账实、账卡、账账保持一致;每年对各部门的固定资产进行一次全面清查盘点工作。在以往手工方式下,要进行实物清点、账务核对、编制报表等工作,要耗费大量的人力物力才能完成该项工作。不可避免的出现错盘、漏盘、重复盘现象。使用固定资产管理系统后,特别是通过条码管理,大大改善清点资产实物的效率,做到省时省力,完全杜绝了错盘、漏盘、重复盘现象,盘点准确率真正达到100%。
12、且账务查询、核对、编制报表工作都由计算机自动完成。真正意义上实现省时省力。加强购入固定资产管理、避免重复购置和浪费由于政府机关对于固定资产的购置有严格的制度规定,在以往的手工处理方式下,要查询一个是否有购买的必要性,通过固定资产帐查询目前该项资产的情况,然后认为确实需要购买才审批,由于资产流动性大,帐本上的信息难以反映出资产的真实情况。例如:某部门要购入一批计算机,审批部门要从大量的帐本中查询出该部门计算机的拥有量以及是否在用,然后才可决定批准,这样花费时间长,并且查询会发生遗漏,导致重复购买,浪费资金。固定资产管理系统可以作为固定资产购置审批的辅助工具,在审批过程中,审批部门只要通过相应的终
13、端设备,对申请部门的现存资产情况作详细调查,这种调查结果可成为审批的第一手决策资料。及时掌握资产情况,合理配置资源在手工方式下,不能实时地统计出资产具体情况,特别对资产的短缺、损失的情况根本无法察觉,得到的数据反映的信息量相当有限,只能粗略地知晓是否有该资产存在和其价值,但对资产目前使用部门、以前使用部门、已使用年限等相关信息难以获取,更不用说获得综合的统计分析资料。使用该系统以后,实现了固定资产的统一管理,可以实时地掌握全部固定资产使用情况。各部门购入每一件资产以后都必须及时登记,并打印条码。这时可以通过计算机跟踪出资产的购入情况,通过组合查询可以了解到所有部门的资产购入。每年的盘点清查工作
14、可以先通过查询发现可能发生的问题,并组织专门人员重点地清查,做到有很强的针对性,通过固定资产管理系统中的统计分析功能可方便地了解到各部门固定资产的异动变化,及时调查出问题的根源。针对政府房产的管理,把实物管理中的房产资产和非房产资产卡片做了区分。以符合政府对房产管理的实际应用要求。对政府固定资产的管理要求,“固定资产管理系统”特别设置了资产的购入方式和退出方式技术改动处理。以更加符合政府资产的管理需要。4. 系统特点4.1. 建立数据中心重新建立固定资产数据管理中心(ADMC),形成数据集中管理,统一使用规范。软件数据结构要合理,固定资产的各项属性经授权可随意修改,增删。资产编码规则可按用户需
15、求随意设置。4.2. 机构式管理由机构进行统一管理、下管所有地方机关单位,同级机关单位独立资产管理,允许上级管理下级机构。4.3. 支持条形码及多种识别技术以实物管理为基础,以条形码技术应用为特点的实现资产管理条码信息化的专业实物资产管理软件,实现一个资产对应一个条码。为了今后业务发展需要,系统还支持识别RFID标签、金属条码标签,有效解决恶劣环境下的资产标识难题。4.4. “帐、卡、物”相符通过成熟的条形码技术对固定资产实物从购置、入库、领借、转移、盘点、报废(人工报废与自然报废)到清理等资产变更进行全方位准确监管,并对借出、维修、调拨等异动过程进行了逐笔记录,结合资产分类统计等报表,真正实
16、现“帐、卡、物”相符,实现对固定资产全生命周期的管理。将资产领用前的预算、申购、库存纳入管理,满足了单位的实际需求。4.5. 严密的用户权限管理对用户操作权限细化到了每一个功能模块。4.6. 灵活强劲的复合及模糊查询功能在常用统计查询功能基础上,需增加对有关数据的图表分析功能,大大方便了相关领导作决策。4.7. 强大的报表功能报表设计完全可视化,用户可随心所欲设计出各类复杂的报表、卡片、标签。4.8. 在线提醒、预警,审批功能,严格控制资产变更强化了审核功能,可按用户实际情况做到一到三级审核,有效防止了漏洞的出现。4.9. 全程跟踪并记录资产变更情况4.10. 与主流条码设备兼容性强,提高全程
17、跟踪和盘点效率盘点分为人工盘点、采集器盘点、扫描枪盘点,盘点方式灵活方便。 5. 系统设计功能5.1. 预警与提示系统提供资产到期预警、资产借用归还、资产送修领取、待办工作提示等功能。5.2. 系统方面u 固定资产管理中实行全程跟踪,其中包括资产信息的新增、修改、拆分、转移、调拨、退出,资产的运行、借用、领用情况,设备的维修、保修、保养、检测情况以及历史资产信息查询等功能,特别强化固定资产中的IT设备、房产、车辆的信息内容 。u 自定义资产分类、机构及部门资料、仓库资料、供应商档案、品牌管理等功能。u 单条和批量新增、领用、转移、报废等功能u 在资产卡片中显示和打印报表时自定义公司logo及公
18、司名称的功能 u 丰富的统计报表和动态查询结果导出成Execl文件功能5.3. 盘点功能u 自定义固定资产校验方法(按部门、保管人、存放地盘点校验)u 提供了按部门、存放地分级选择盘点校验的功能 u 提供了固定资产信息现场转移的功能u 使用盘点机即时显示资产使用部门、使用人、资产序列号、资产名称、资产型号等自定义信息,现场统计盘点的正常、盘盈和盘亏资产情况u 生成正常、盘盈、盘亏、异常等盘点报表5.4. 数据接口功能u 灵活的数据导入,可将期初数据导入到新系统的成功率达到100%u 自定义的财务对帐功能,与大部分的财务软件文件接口相兼容u 提供了资产分类、资产编码等系统数据导入、导出功能u 主
19、资产照片上传功能u 提供与U8系统的数据接口5.5. 条码功能u 在线自定义条码标签大小规格u 在线自定义条码标签布局u 在线自定义打印的内容u 自定义条码生成规则5.6. 产品架构固定资产管理系统系统功能低值易耗品数据字典资产登记 资产验收 资产领用 资产借用 资产归还 资产转移 资产送修 送修领取 资产报废 资产清理数据导入资产变更-下载盘点数据实物盘点帐务对帐资产使用状态 资产交易明细表 资产库存表单位资料 部门资料 仓库编码 库位编码 资产分类 资产名称 单位资料 品牌资料 采购方式 交易类型 资产类别易耗品入库 易耗品领用 易耗品库存表 易耗品交易明细表系统设置角色管理用户管理密码修
20、改用户设置定义菜单注销固定资产报表中心5.7. 报表与资产检索u 资产台帐表u 资产变更明细表u 资产统计表u 检索某位员工使用的所有资产u 检索某部门、公司使用的所有资产u 检索某仓库的所有闲置资产u 按已用年份检索u 按规格检索u 按资产状态检索等6. 系统功能模块详细设计6.1. 基础编码设置该模块的主要功能是将原始数据导入本系统,进行各类代码的录入工作,资 产的类别设置等。1) 系统初始化每次使用系统前,进行系统初始化,保证数据是最新的。2) 资产类别设置设置资产类别代码。即将资产名称用一组简单的数字来代替,以方便资产的 输入和管理。3) 资产状态设置该模块用来设置资产状态代码。4)
21、低值易耗品设置该模块用来设置低值易耗品的代码及名称5) 资产库房设置该模块用来设置资产库房代码6) 资产数据字典该模块的功能是对各大类的资产录入所需要的字段进行设置7) 基本档案设置该模块的功能是对形成渠道、资产状况、使用类型、权属证明、使用权类型、 计量单位、处置方式等进行代码设置8) 供应商信息设置此模块主要用来设置供应商的相关信息9) EXCEL 导入项设置该模块的功能是对导入的 EXCEL 字段进行设置。10) EXCEL 文件导入该模块的功能是将正在使用的资产数据导入到本系统中。11) 资产编码设置该模块的功能是对编码生成规则进行设置。12) 资产属性设置该模块的功能是对各个字段的显
22、示名称进行设置。13) 数据库备份该模块的功能是将当前运行的数据库备份到服务器上。6.2. 系统设置对用户及其权限进行管理。为每一个用户组设置每一项操作的权限,权限细 化到每一个操作的查询、新增、修改、删除、导出、打印等方面。该文档中所涉 及到的一切功能性操作,都需要有足够的权限才能进行。权限设置保证了每个部 门只能看到自己部门和下属部门的资产信息,还能对一些特殊行业起到保密作 用。1) 部门维护该模块的功能是对部门信息进行设置与维护2) 用户维护该模块的功能是对用户的基本信息进行维护3) 部门权限分配该模块的功能是对部门享有的权限进行设置4) 部门用户分配该模块的功能是对用户的权限进行分配5
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