办事处的管理和费用控制.doc

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1、办事处的管理和费用控制 原：销售与市场一、办事处的管理经过思考，我确立了办事处管理的四大核心：目标、流程、文化、培训。并时刻从这四大核心反省、改进办事处的管理工作。这四大核心也最终成为我制胜此市场的法宝。其中目标与流程对办事处管理来讲较为简单，而文化与培训需要办事处领导思考的更多核心之一：目标目标先于计划。在K市，我将办事处目标分为一级目标，即销量目标；二级目标，即生动化目标、新品上市目标、品牌建设目标、阶段性促销目标、铺货目标。所有这些目标都进行明确化、具体化，并力争都符合“SMART”原则。在目标管理中坚持三个思想：（1）目标制定全员参与；（2）拟定计划全员思考；（3）目标评估及时跟进。让

2、办事处每个成员都明白他要做的事和明白他为什么要这样做，避免在深度分销工作中，各成员工作无方向感。核心之二：流程一级目标，销量目标是硬指标；二级指标如生动化目标、铺市目标有很多软性的因素。这些目标是深度分销过程中重要目标。要使它们有质量的完成，办事处的流程就得清楚，否则员工即使有了明确的方向，工作效率也不高。目标如终点，跑道就是流程，跑道的好坏（笔直、平坦度）将影响员工到达终点的时间，流程是否清晰是办事处领导必须具备的规整能力。将流程作为经常检查办事处管理工作是否到位的核心之一，经常反省流程是否合理，标准制定的是否科学，可确保办事处的工作效率。核心之三：文化（核心中的核心）办事处大都设在外地，如

3、何让员工在办事处稳定工作，对办事处领导来讲具有很大的挑战性。从企业派去的人员在办事处干不了多久就要回府，本土化招聘的员工认为在办事处干，总感到不是企业真正的一员，对办事处的忠诚度不高，致使办事处团队作战受到威胁。究其原因，办事处不注重文化。办事处文化可以定义为：可以用企业文化进行引导，为完成组织与员工共同遵守的一种习惯性工作方式，并由自发行为转化为在精神层面上对办事处运转方式的认可。在大多数人看来，文化是一种“虚”的东西，看不见，摸不着，但能被员工感受到。文化在团队中实质就是“收买”人心。在K市确立目标，规整流程后，我又确立了办事处的理念：学习、责任、整合、行动。确立办事处理念的目的是通过贯彻

4、、引导形成文化。文化是团队之魂,文化来自于理念，理念是团队文化之源。学习：学习是第一位的，在工作中要引导团队学习。在K市办事处工作时，我从不直接强调员工学习，而在晨会、现场工作、与员工的沟通、绩效评估中指出员工要学习，使员工形成一种自愿的学习习惯而非被迫，只有这样，学习的氛围才会产生，使员工在心理认可“我需要、我必须学习”。此时办事处就会形成一种学习文化。比如在办事处的例行培训中，指定一个人就某一个专题让其做好准备后给所有员工（包括我）培训，这样做促使员工学习，因为他的培训需要得到大家和领导的认可，而我会在培训后给予员工鼓励，并指出需要继续努力的地方。学习是团队文化形成的必经之路，也是使理念贯

5、彻成文化的重要手段。学习文化得以形成，团队的执行力就会提高。责任：一个团队必须具备责任心，爱岗敬业是品德的表现。要增强员工的责任心，办事处领导还要从物质上给予保证，从心理上给予满足，在企业工作的员工，都会经历从“物质需要”到“精神需要”的心理转变。作为办事处的领导如果只对员工绩效进行关注，而不关注其职业规划，要让员工有责任心只能是空话。办事处领导需在沟通过程中有针对性的了解员工，并将员工所关注的问题提前为之解决，让员工产生归属感、成就感是办事处领导的责任。责任心是团队产生凝聚力的前提。只有全体员工认同办事处这一组织，并在心理上形成办事处是实现个人价值的载体，团队才会形成有凝聚力的文化，团队中每

6、一个员工也才真正具有责任心。整合：团队是由单个员工组成的，团队的效率取决于个人的效率之和。在办事处，要提高员工的工作效率，就要从技能上进行指导，教会员工注意身边的资源，并对其进行整合，这样可以培养员工的思考力。一个团队，如果员工不经常进行思考，那这个团队只能是一台生锈的笨重机器。没有思考力，要想让员工在团队工作中形成一种整合资源的文化那只能是笑谈。整合不仅是办事处领导的能力，也是员工需要在实践中形成的一种能力。要使员工形成这种能力，办事处领导要经常倡导，让员工在实践过程将整合作为一种习惯性的工作方式，使之成为办事处的一种技能竞争文化。行动：学习、责任、整合的理念从某种程度上讲，是为了员工从心理

7、上对待工作自动自发。但做销售工作是要付出艰辛劳动的，如走访市场，铺货等，这些都会在员工的体力上、思想上有影响，人总是有惰性的。如何让员工劳逸结合，提高工作效率，是办事处领导的职责，办事处领导每周要保持与员工沟通一次，了解员工的思想状态，并据情况有针对性纠正。必要时，需要对员工进行批评，使员工从心理上战胜惰性，从而付出行动，确保团队的战斗性。关注行为，依据制度约束员工是为了形成团队吃苦耐劳、拼搏奋进的团队文化，要让员工养成维护政策与制度严肃性的习惯，在心理上、行为上必须遵守。本学习是团队的智慧来源；责任是团队的思想保障；整合是团队的技术手段；行动是团队的效率保证。智慧、思想、技术、效率是办事处团

8、队文化要的结果。我在K市不断的将这些理念渗透于团队，使之形成一种文化，凝聚了团队力量，提高了团队工作的效率。核心之四：培训办事处组织如同一条生产线，如果说目标是下线的成品，流程是流水线，文化是动力保障，那么培训则是保持生产线正常运转的维护与润滑。维护：办事处的“维护”主要从上述三个核心(目标 流程 文化)去发现需要维护的地方，如目标在月度为什么没有达到，找出病因后，就得有针对性的培训；流程在运行过程中是否合理，员工是否会按此流程办事,经常反省，梳理流程；办事处文化的维护主要表现在，防止团队中不利于团结的因素出现，一个团队中有时会因一少部分人个人信念，价值观的偏差影响团队工作的积极性。作为办事处

9、领导，发现后要及时将企业文化通过个人魅力渗透于团队，及时纠正，防止事态扩大。润滑：一个团队要确保快速的运转，就得时常进行润滑。除了在工作中发现问题后进行“维护”式培训外。还确定了月度总结与培训（这项工作主要由我来完成）、周总结与培训（大多由员工来完成），形成一种惯例，并对培训内容进行设计。注意：培训目标除了要为实现团队销售目标服务外，还要为员工的个人职业目标服务，而这正是很多企业都会忽视的一个问题。总觉得员工的工作稳定性太差，不值得。要坚定一个信念：相信员工。针对这一信念开展员工如何成为团队主管的培训。一年来出现两种情况，一种是经内部推荐，得到了升职；一种确实离开了团队，另谋高就，但他们为团队

10、做出了榜样，促使其他员工继续在这里学习的愿望。我不后悔为别人做贡献，必要时，如果企业不接受员工或没有安排其他工作岗位的机会，我甚至鼓励我的员工走出去，合适的人应走向合适的岗位。目标、流程、文化、培训四大法宝制胜办事处管理的关键在于：办事处领导是否坚持从这四大核心去不断反省、改进，并从中找出规律。只有依其规律进行团队管理工作，办事处的运转效率就会确保二、费用控制要想控制好营销费用，首先应该制定出详尽的营销费用使用制度。“制度重于一切”，现在的市场环境竞争日益激烈，而且十分复杂，单靠个人的自律和财务人员的个人努力是没法对营销费用进行有效的控制的。企业（含销售分公司）必须制定详细的财务制度，大到销售

11、额、回款、冲帐、促销费用、市场建设费用、广告宣传费、工资奖金、赠品费、活动费、报帐等，小到办公用品的采购、内勤杂务以及其他事项，这些都是必须明确的。 其次，必须将这些制度贯彻到底。企业营销费用控制不力，很重要的一点就是“有令不行”，“管家婆”和直接上司对这些财务制度视而不见，“上行下效”，下面的营销人员对这些制度更是不屑一顾了，控制营销费用变成一句“口号”。我初出茅庐，到一个销售分公司任职时，财务人员和销售经理都很重视“大”的营销费用的控制和使用问题，比如，市场建设费用控制，促销经费控制，工资奖金发放，每月报帐冲帐等等，但是对于一些“小节”则疏忽了（或者是为了缓解员工紧张情绪吧）。那时，我们租

12、住的房子整天都开着空调，亮着灯，水是哗啦啦不断的流，办公室里面的纸张、墨笔以及其他用品四处乱扔，促销礼品被员工分次邮寄回家实情如此，试问我们的营销费用又怎能控制呢？ 最后，要学会唱红脸、白脸。有的财务人员能够制定完善的营销费用控制制度，而且也能贯彻执行下去，但光有这些还是不够的。财务人员还要有灵活而非死板的头脑，同时要学会“演戏”。表面看上去，这对于控制营销费用并没有太多用处，但在具体的营销过程中，财务与销售经理、销售人员一个唱白脸，一个唱红脸，对于控制营销费用将起到令人惊异的效果。比如，在与商家谈判时，销售经理唱红脸，表示理解；而财务唱白脸，坚决反对，不肯付款，商家一般会主动降低门槛的，这对

13、于降低营销费用无疑是有现实意义的。 个人效益成本帐 由于营销费用主要产生于企业的市场营销工作中，而市场营销是营销人员的工作范畴，所以我们讲控制营销费用，实际也是讲如何控制每个营销人员的营销活动费用。从做营销工作的第二年起，我就将控制营销费用与营销人员的个人效益成本挂钩上了。 所谓个人效益成本帐，就是每个营销人员创造出的效益减去必要的成本，就是他们最终应拿到的收益。 其中，创造出的效益是比较容易理解的。每个营销人员每个月的出库数、销量、回款数、冲帐数（冲帐数与回款数在许多时候并不一致）都是可以确定了。效益主要根据当月冲帐数来确定，比如，当月冲帐100万，提成比例1.5%，那么，当月效益应该是1.

14、5万元。但这其中还有其他一些考核制度，比如，总部规定的每月出库、销量、回款等要求，达不到或者超额完成有惩罚或奖励，这些都是可以计算出来的。另外，一些商品在卖给经销商时是加了价的，对于这部分增收部分，营销人员可以得到6080%。综合算出的就是营销人员自己创造出的最终效益。 营销人员最终拿到的收益很简单，就是最终的工资、奖金以及其他一些福利。 成本是我们重点考察对象，控制营销费用的关键之处也即在此。成本大体上分为四类：一类是必要的工商税收等；第二类是总部和销售分公司提成的部分（养活其他非营销类员工，利润源泉，这占了很大一个比例）；第三类是销售分公司自留资金；第四类是营销人员每个月花费的其他营销费用

15、，包括报帐费用（含每月交通、通讯、食宿、请客吃饭、租车送货等开支）、市场建设费用（商场进场费、展台修缮费以及其他）、促销活动费用（户外活动费用、临时促销员工资、促销礼品及其他）、广告宣传费用等等，这些费用中除报帐费用是每月一结算外，其他多为营销人员分摊费用，或一次付清，此后按月扣除。前三类成本可以看做是“固定投资”，我们基本上是没法控制的。而第四类成本就是企业经营者和营销工作者必须加以关注的，因为营销费用的控制关键就在此。 确定“个人效益成本帐”制度之后，企业经营者和营销经理在控制营销费用方面将得心应手，而营销人员也知道该如何去尽量节约成本，提高效益。 从报帐费用来讲，在缺少个人效益成本帐前，

16、财务人员根本不知道哪些帐是应该报的，哪些是不应该报的，报多报少也没依据；但现在有了个人效益成本帐，那么，财务人员可以报销营销人员所有的帐，只是最终营销人员拿到的工资奖金就相差迥异了。而且，每个营销人员都应该没有抱怨，因为销售业绩和效益摆在这里。 从市场建设费用来考虑，以前大家对进场费、修缮展台费都是非常积极，而且毫无异议，因为花钱多少与自己无干，而且对自己营销工作有利。但现在不行了，有了个人效益成本帐，这个投入要计算到自己头上，那么，营销人员必定要与商场负责人软硬兼磨，降低进场费（这个商场进场费是大有讲究可言的，并非铁板一块，说一不二的），挑选好的展台位置，与展台制造商讨价还价，最终算下来，营

17、销费用要降低一大截。我所了解的，当初我们一个地级市分公司，一年的展台修缮费就达30万，而这其中至少可以降低1020%。 广告宣传费用更是如此，包括电视、报刊、电台、邮报、夹报、墙体广告等等，这笔开支甚至比市场建设费更多，小一点的分公司一年也有三四十万。以前没人关注，现在则需要专人负责，一笔一笔的谈，一点一点的降成本，而且做了宣传还要有效果，要不就是提升品牌形象，要不就是为了促销造势。以前可没这么多的想法。 促销活动方面更是如此，以前搞促销活动，每个人都是积极申请要钱要物，但是活动效果从没人关注过，现在不行了。成本与效益紧密挂钩。从前的促销员都是多而无用，现在则是少而精干，不但活跃气氛，还要能卖

18、产品；以前礼品四处乱放，现在则是精心保管，那可是自己的钱呀；以前是为了促销活动而搞促销活动，现在是为了卖产品而搞促销活动。 这样一来，营销费用得到了极好的利用，费用控制都是顺水推舟的事情了。而且，个人效益成本帐还告诉营销人员一个真理：最佳的控制营销费用的方式，其实就是把市场做好，做的越大越好。从我们开始看的“收益=效益成本”这个公式也可看出，把市场做好，增加效益，收益也同比增加了，相当于是节约了成本。在我从事营销工作中，坚决执行此项政策，均取得了不俗的成绩，而营销人员的工作积极性也大大提高。 调用一切社会资源 “劳心者治人，劳力者治于人”，聪明的人会利用一切现实的和潜在的资源为自己办事；企业亦

19、如此，一个企业是否真正把营销费用降低下来，主要看它在营销渠道上能否最大限度的利用社会资源。 我的经验是：捆绑经销商利益，以市场来养开支，从而达到控制营销费用的目的。 具体而言，就是重视经销商，通过利益关系将经销商与自己（企业或销售分公司）捆绑起来，让经销商和自己同一条心。然后双方共同出资出力，将市场拓展开来，从而获取市场上的胜利，以市场上的收益来填补付出的成本和开支，从而达到以市场养市场的目的，最终营销费用也得到很好的控制。 我在各地分公司任职时，多采用此种营销策略。公司主要是通过提供特价产品、策划方案、条幅横幅、宣传资料、服务人员和给经销商优惠的营销政策，而经销商提供场所、促销礼品、促销人员

20、和其他必要的辅助设施，共同举办一系列促销活动。其中促销礼品在月末，由我方冲帐，经销商没有半点损失，但我方也不吃亏，因为促销礼品是卖出产品才赠送出去的，而在销售产品创造的效益中包含了礼品的价值。双方是各得其所，共同赢利。 在广告宣传方面，通过经销商也可有效降低、控制营销费用。由于经销商多在当地有一定影响，与当地媒体关系良好，而且这些经销商在当地电视台、报纸上有固定的广告宣传时段，我们利用这点，可以在平时加强与经销商的感情交流和密切联系，通过这些“免费的中介”在当地做广告宣传，价钱会比较实惠；同时尝试让经销商在他们自己做的广告宣传中着重描述我们企业产品和形象，做到不花钱做广告的程度。这等于是变相的降低了企业营销费用，达到控制营销费用的目的。 当然，在市场建设方面，在日常开支方面，在开拓市场方面，企业都有各种方式来调动经销商的积极性，调动其他社会资源，为自己取得市场上更大胜利，最终达到以市场养市场、控制好营销费用的目标。 事实上，要想控制好营销费用，并不是难事，只要“内”“外”功夫做到家即可。“内”即从内部挖掘潜力，尽量降低成本；“外”即充分调动一切社会资源，以市场养市场。这是一套不错的控制营销费用的技巧。