企业秘书的文书拟写与处理课件.ppt

《企业秘书的文书拟写与处理课件.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《企业秘书的文书拟写与处理课件.ppt（64页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、第三章 文书拟写与处理,第一节 文书拟写,一、通告（一）相关知识1、通告的概念2、通告与公告的区别（1）使用范围不同（2）宣布事项不同（3）制发者不同,3、通告的类型（1）制约性通告（2）告知性通告（二）示例分析,（三）拟写要点1、标题（1）发文机关+事由+文种（2）发文机关+文种（3）事由+文种（4）文种,2、正文（1）发文缘由（2）通告事项（3）尾语落款成文日期（四）注意事项,二、通报（一）相关知识通报的概念通报的性质（）通报属于奖励与告诫性公文（）通报属于传达和告晓性公文（）通报的发布范围，往往是在一个机关或一个系统内部使用,3、通报的类型（1）表彰通报（2）批评通报（3）传达通报（二）

2、示例分析,（三）拟写要点标题主送机关正文（）发文缘由（）通报事项（3）分析（4）决定（5）号召要求,（四）注意事项1掌握通知与通报的区别2掌握传达通报正文的写法（五）相关链接,三、决定（一）相关知识1决定的概念2决定的特点3决定的类型（1）指挥性决定（2）知照性决定（二）示例分析,（三）拟写要点1标题（1）发文机关+事由+文种（2）事由+文种2主送机关3正文（1）发文缘由（2）决定事项（3）要求4附件5落款,6成文日期（1）属领导机关的决定，成文日期通常置于落款下方。（2）属领导机关的决定，成文日期也可加括号后置于标题下，书写时位置居中。（3）属会议通过的决定，通过日期在加括号后置于标题下方，

3、常用形式是：x年x月x日xxxx会议通过，书写时位置居中。,（四）注意事项1不可用“文种”作标题2慎用“决定”,四、请批、批答函（一）相关知识1请批、批答函的概念2请批、批答函的类型（1）请批函（2）批答函（二）示例分析,（三）拟写要点1标题（1）发文机关+事由+文种（2）事由+文种（3）发文机关+事由+去（复）函机关+文种2正文（1）发文缘由（2）事项（3）尾语,（四）注意事项1准确选择文种2把握用语分寸,五、计划（一）相关知识1计划的概念2计划的特点（1）针对性（2）预见性3计划的类型（1）按内容分（2）按范围分（3）按时间分（4）按性质和作用分（二）示例分析,（三）拟写要点1计划的结构（

4、1）文章式（2）表格式2文章式计划的结构和写法（1）标题1）单位名称+时间+事由+文种2）时间+事由+文种3）单位名称+事由+文种4）事由+文种5）文种,（2）正文1）前言2）主体3）结尾（3）尾部（四）注意事项,六、总结（一）相关知识1总结的概念2总结的类型（1）综合性总结（2）专题性总结（二）示例分析,（三）拟写要点1标题（1）公文式标题（2）非公文式标题2正文（1）前言（2）主体（3）结尾3尾部,（四）注意事项1正确的指导思想2坚持实事求是3总结出规律性的东西4分清主次，突出重点5语言简明、准确,七、述职报告（一）相关知识1述职报告的概念2述职报告的特点（1）个人性（2）真实性（3）通俗

5、性（二）示例分析,（三）拟写要点1标题（1）述职人+时限+文种（2）述职人+文种（3）正副标题（4）直接用文体做标题2称谓3正文（1）开头（2）主体（3）结尾,（四）注意事项（1）实事求是（2）突出特点（3）语言简洁,八、讲话稿（一）相关知识1讲话稿的概念2讲话稿的特点（1）内容针对性强（2）语言平易通俗（3）交流具有互动性,3讲话稿的分类（1）按场合分（2）按讲话者的身份分（3）按讲话的目的分（4）按讲话的内容分（二）示例分析（三）拟写要点1开头2主体,（四）注意事项（1）讲话稿以声音充当媒介，通过声音来传递讲话人的思想和感情（2）讲话稿的内容要有针对性（3）观点鲜明，主题明确（4）语言要通

6、俗、生动,九、市场调查报告（一）相关知识1市场调查报告的概念2市场调查报告的特点（1）针对性（2）真实性（3）典型性（4）时效性3市场调查报告的分类（二）示例分析,（三）拟写要点1标题2前言3正文（1）情况部分（2）预测部分（3）建议部分4尾部（四）注意事项,十、招标书（一）相关知识1招标书的概念及特点2招标书的类型（二）示例分析,（三）拟写要点1标题2正文（1）前言写明招标单位的基本情况和招标的目的（2）主体包括文件编号、招标项目名称、招标范围、招标、投标办法、招标时限、招标地点等（3）结尾写明招标单位的名称、地址、电话号码和传真等3尾部,（四）注意事项（1）做好调查研究，掌握市场信息，制定

7、的预算、评估款项要科学合理（2）语言简洁、用词精确，文字、数据、图表均要求准确无误,十一、投标书（一）相关知识1、投标书的概念2、投标书的特点（二）示例分析,（三）拟写要点1、标题2、正文（1）送达单位顶格书写（2）引言说明投标的依据、目的和指导思想（3）主体根据招标书提出的目标、要求，介绍投标企业的现状，明确投标期限及投标形式，拟写标的，填写标单等（4）结尾写明投标单位的名称、地址、电话号码和传真等3、尾部,（四）注意事项1、明确招标要求2、事实求是，不可弄虚作假3、语言简洁，语气谦和,第二节 收发文处理,一、文书的审核（一）相关知识1、文书审核的含义2、文书审核的要求（1）审核中发现的问题

8、必须逐一纠正（2）一般性问题可以直接修改（3）需做较大的改动，可附上具体修改意见，退回拟稿人或与承办部门共同协商,（二）示例分析（三）工作程序1、明确审核范围2、确定是否需要行文3、审核文书内容4、检查文字表达、5、检查文件体式6、检查文书在处理程序上是否妥善完备,（四）注意事项（1）书写不工整或改动过多的文书，应重新誊录（2）审核中发现问题必须及时解决,（五）相关链接,二、文书的拟办（一）相关知识1、文书拟办的含义2、文书拟办的要求（1）熟悉有关政策和规定（2）熟悉本单位各部门的职责范围及业务情况（3）熟悉办文程序和有关规定（4）拟办意见要符合政策规定和实际情况（5）拟办意见力求准确、及时、

9、简洁,（二）示例分析（三）工作程序1、明确拟办范围2、阅读文书内容3、提出拟办意见,（四）注意事项（1）拟办意见要明确具体（2）应写明要对文书进行阅示的领导或文书承办部门（3）写清承办的时限要求（4）写明发送范围和阅读范围,三、文书的承办（一）相关知识1、文书承办的含义2、文书承办的要求（1）认真领会拟办、批办意见（2）文书的承办要区分轻重缓急（3）来文内容涉及以前的收文，要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考（4）对于已经承办和处理完毕的文书，应及时清理，并将有关情况及时说明（5）要将办理 的文书与待办的文书分别保存,（二）示例分析（三）工作程序1、了解文书内容2、研究批办意见3、进行具体办

10、理,（四）注意事项（1）承办包括办理有关事宜和撰文答复（2）文书具有时效性，应在承办时限内完成文书的办理（3）属于自己承办的要及时办理，不属于自己承办的要说明原因及时退回（4）注办文书（五）相关链接,四、文书的催办（一）相关知识1、文书催办的含义2、文书催办的要求（1）催办中发现问题要及时汇报（2）要填写催办记录单（二）示例分析,（三）工作程序1、确定催办的范围2、确定催办的方法（1）电话催办（2）发函催办（3）登门催办（4）约请承办部门来人汇报3、进行催办（四）注意事项（五）相关链接,第三节 文档管理,一、档案利用（一）相关知识1、档案利用的含义2、档案利用的要求（1）依法开展利用工作（2）

11、主动、及时开展利用工作（3）不断完善档案服务方式和手段（4）掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用（二）示例分析,（三）工作程序1、熟悉库藏2、分析利用需求（1）决策人员的档案需求（2）基层管理者的档案需求（3）科研人员的档案需求（4）工程技术人员的档案需求3、选择档案利用方式（1）阅览室提供利用（2）档案外借（3）制发档案复制本（4）制发档案证明（5）提供咨询服务（6）印发目录（7）档案展览,4、获取档案5、提供档案（四）注意事项,二、档案参考材料的编写（一）相关知识1、档案参考材料的含义2、档案参考资料的编写要求（二）示例分析,（三）工作程序1、确定编写档案参考资料的种类（1

12、）大事记（2）组织沿革（3）统计数字汇集（4）会议简介（5）科技成果简介（6）企业年鉴（7）企业史志2、收集档案材料3、进行编写,（四）注意事项（1）档案参考资料改变了档案原来的形式，属于三次文献（2）档案参考资料是根据一定的专题对有关档案材料的内容进行加工编写而形成的系统材料（五）相关链接,三、电子档案的管理（一）相关知识1、电子档案的含义2、电子档案的特点（1）非人工识读性（2）对电子技术和设备的依赖性（3）信息的可变性（4）信息与载体的可分离性（5）信息的可共享性（6）多种信息载体的集成性,3、电子档案的种类（1）按照电子档案的存在形式划分1）文本文件2）数据文件3）图形文件4）图像文件

13、5）声音文件6）多媒体文件7）命令文件,（2）按照电子档案的功能划分1）主文件2）支持性文件3）辅助性、工具性文件,（3）按照电子档案产生的环境划分，可分为一般办公室工作中产生的文件、计算机辅助设计和制造中产生的文件（4）按照电子档案的属性划分，可分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件和压缩文件等（5）按照电子档案生成方式划分，可分为由计算机直接产生的文件、对传统文件用扫描仪和数码相机等输入设备处理后生成的文件,4、电子档案管理的要求（1）真实性（2）完整性（3）可读性（二）示例分析,（三）工作程序1、电子档案的收集积累2、电子档案的归档（1）归档方式1）物理归档2)逻辑归档（2）归档时间

14、,（3）归档要求1）归档的电子档案应完整齐全，凡是归档范围内的文件均应及时归档，不得分散保存。2）归档的电子档案应真实有效，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，应将最新版本连同更改记录一并归档。各种文件的草稿，根据需要决定是否归档。3）归档的电子档案要整理。（4）归档手续,3、电子档案的保管（1）存放方式（2）控制库房温湿度控制（3）预防有害因素的影响（4）检查保存状况,4、电子档案的利用（1）电子阅览室阅览（2）复制（3）出借（4）在线利用,（四）注意事项（1）可以采用双套制归档（2）电子档案在归档时要进行技术鉴定（3）要维护电子档案信息的安全,1、有时候，我们活得累，并非生活过于刻薄，

15、而是我们太容易被外界的氛围所感染，被他人的情绪所左右。2、身材不好就去锻炼，没钱就努力去赚。别把窘境迁怒于别人，唯一可以抱怨的，只是不够努力的自己。3、大概是没有了当初那种毫无顾虑的勇气，才变成现在所谓成熟稳重的样子。4、世界上只有想不通的人，没有走不通的路。将帅的坚强意志，就像城市主要街道汇集点上的方尖碑一样，在军事艺术中占有十分突出的地位。5、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老;我有能力报答，父母仍然健康。6、没什么可怕的，大家都一样，在试探中不断前行。7、时间就像一张网，你撒在哪里，你的收获就在哪里。纽扣第一颗就扣错了，可你扣到最后一颗才发现。有些事一开始就是错的，可只有到最后才不

16、得不承认。8、世上的事，只要肯用心去学，没有一件是太晚的。要始终保持敬畏之心，对阳光，对美，对痛楚。9、别再去抱怨身边人善变，多懂一些道理，明白一些事理，毕竟每个人都是越活越现实。10、山有封顶，还有彼岸，慢慢长途，终有回转，余味苦涩，终有回甘。11、人生就像是一个马尔可夫链，你的未来取决于你当下正在做的事，而无关于过去做完的事。12、女人，要么有美貌，要么有智慧，如果两者你都不占绝对优势，那你就选择善良。13、时间，抓住了就是黄金，虚度了就是流水。理想，努力了才叫梦想，放弃了那只是妄想。努力，虽然未必会收获，但放弃，就一定一无所获。14、一个人的知识，通过学习可以得到;一个人的成长，就必须通

17、过磨练。若是自己没有尽力，就没有资格批评别人不用心。开口抱怨很容易，但是闭嘴努力的人更加值得尊敬。15、如果没有人为你遮风挡雨，那就学会自己披荆斩棘，面对一切，用倔强的骄傲，活出无人能及的精彩。16、成功的秘诀在于永不改变既定的目标。若不给自己设限，则人生中就没有限制你发挥的藩篱。幸福不会遗漏任何人，迟早有一天它会找到你。17、一个人只要强烈地坚持不懈地追求，他就能达到目的。你在希望中享受到的乐趣，比将来实际享受的乐趣要大得多。18、无论是对事还是对人，我们只需要做好自己的本分，不与过多人建立亲密的关系，也不要因为关系亲密便掏心掏肺，切莫交浅言深，应适可而止。19、大家常说一句话，认真你就输了

18、，可是不认真的话，这辈子你就废了，自己的人生都不认真面对的话，那谁要认真对待你。20、没有收拾残局的能力，就别放纵善变的情绪。1、不是井里没有水，而是你挖的不够深。不是成功来得慢，而是你努力的不够多。2、孤单一人的时间使自己变得优秀，给来的人一个惊喜，也给自己一个好的交代。3、命运给你一个比别人低的起点是想告诉你，让你用你的一生去奋斗出一个绝地反击的故事，所以有什么理由不努力!4、心中没有过分的贪求，自然苦就少。口里不说多余的话，自然祸就少。腹内的食物能减少，自然病就少。思绪中没有过分欲，自然忧就少。大悲是无泪的，同样大悟无言。缘来尽量要惜，缘尽就放。人生本来就空，对人家笑笑，对自己笑笑，笑着

19、看天下，看日出日落，花谢花开，岂不自在，哪里来的尘埃!5、心情就像衣服，脏了就拿去洗洗，晒晒，阳光自然就会蔓延开来。阳光那么好，何必自寻烦恼，过好每一个当下，一万个美丽的未来抵不过一个温暖的现在。6、无论你正遭遇着什么，你都要从落魄中站起来重振旗鼓，要继续保持热忱，要继续保持微笑，就像从未受伤过一样。7、生命的美丽，永远展现在她的进取之中;就像大树的美丽，是展现在它负势向上高耸入云的蓬勃生机中;像雄鹰的美丽，是展现在它搏风击雨如苍天之魂的翱翔中;像江河的美丽，是展现在它波涛汹涌一泻千里的奔流中。8、有些事，不可避免地发生，阴晴圆缺皆有规律，我们只能坦然地接受;有些事，只要你愿意努力，矢志不渝地

20、付出，就能慢慢改变它的轨迹。9、与其埋怨世界，不如改变自己。管好自己的心，做好自己的事，比什么都强。人生无完美，曲折亦风景。别把失去看得过重，放弃是另一种拥有;不要经常艳羡他人，人做到了，心悟到了，相信属于你的风景就在下一个拐弯处。10、有些事想开了，你就会明白，在世上，你就是你，你痛痛你自己，你累累你自己，就算有人同情你，那又怎样，最后收拾残局的还是要靠你自己。11、人生的某些障碍，你是逃不掉的。与其费尽周折绕过去，不如勇敢地攀登，或许这会铸就你人生的高点。12、有些压力总是得自己扛过去，说出来就成了充满负能量的抱怨。寻求安慰也无济于事，还徒增了别人的烦恼。13、认识到我们的所见所闻都是假象

21、，认识到此生都是虚幻，我们才能真正认识到佛法的真相。钱多了会压死你，你承受得了吗?带，带不走，放，放不下。时时刻刻发悲心，饶益众生为他人。14、梦想总是跑在我的前面。努力追寻它们，为了那一瞬间的同步，这就是动人的生命奇迹。15、懒惰不会让你一下子跌倒，但会在不知不觉中减少你的收获;勤奋也不会让你一夜成功，但会在不知不觉中积累你的成果。人生需要挑战，更需要坚持和勤奋!16、人生在世：可以缺钱，但不能缺德;可以失言，但不能失信;可以倒下，但不能跪下;可以求名，但不能盗名;可以低落，但不能堕落;可以放松，但不能放纵;可以虚荣，但不能虚伪;可以平凡，但不能平庸;可以浪漫，但不能浪荡;可以生气，但不能生

22、事。17、人生没有笔直路，当你感到迷茫、失落时，找几部这种充满正能量的电影，坐下来静静欣赏，去发现生命中真正重要的东西。18、在人生的舞台上，当有人愿意在台下陪你度过无数个没有未来的夜时，你就更想展现精彩绝伦的自己。但愿每个被努力支撑的灵魂能吸引更多的人同行。19、积极的人在每一次忧患中都看到一个机会，而消极的人则在每个机会中看到了某种忧患。莫找借口失败，只找理由成功。20、每一个成就和长进，都蕴含着曾经受过的寂寞、洒过的汗水、流过的眼泪。许多时候不是看到希望才去坚持，而是坚持了才能看到希望。1、想要体面生活，又觉得打拼辛苦；想要健康身体，又无法坚持运动。人最失败的，莫过于对自己不负责任，连答

23、应自己的事都办不到，又何必抱怨这个世界都和你作对？人生的道理很简单，你想要什么，就去付出足够的努力。2、时间是最公平的，活一天就拥有24小时，差别只是珍惜。你若不相信努力和时光，时光一定第一个辜负你。有梦想就立刻行动，因为现在过的每一天，都是余生中最年轻的一天。3、无论正在经历什么，都请不要轻言放弃，因为从来没有一种坚持会被辜负。谁的人生不是荆棘前行，生活从来不会一蹴而就，也不会永远安稳，只要努力，就能做独一无二平凡可贵的自己。4、努力本就是年轻人应有的状态，是件充实且美好的事，可一旦有了表演的成分，就会显得廉价，努力，不该是为了朋友圈多获得几个赞，不该是每次长篇赘述后的自我感动，它是一件平凡

24、而自然而然的事，最佳的努力不过是：但行好事，莫问前程。愿努力，成就更好的你！5、付出努力却没能实现的梦想，爱了很久却没能在一起的人，活得用力却平淡寂寞的青春，遗憾是每一次小的挫折，它磨去最初柔软的心智、让我们懂得累积时间的力量；那些孤独沉寂的时光，让我们学会守候内心的平和与坚定。那些脆弱的不完美，都会在努力和坚持下，改变模样。6、人生中总会有一段艰难的路，需要自己独自走完，没人帮助，没人陪伴，不必畏惧，昂头走过去就是了，经历所有的挫折与磨难，你会发现，自己远比想象中要强大得多。多走弯路，才会找到捷径，经历也是人生，修炼一颗强大的内心，做更好的自己！7、“一定要成功”这种内在的推动力是我们生命中

25、最神奇最有趣的东西。一个人要做成大事，绝不能缺少这种力量，因为这种力量能够驱动人不停地提高自己的能力。一个人只有先在心里肯定自己，相信自己，才能成就自己！8、人生的旅途中，最清晰的脚印，往往印在最泥泞的路上，所以，别畏惧暂时的困顿，即使无人鼓掌，也要全情投入，优雅坚持。真正改变命运的，并不是等来的机遇，而是我们的态度。9、这世上没有所谓的天才，也没有不劳而获的回报，你所看到的每个光鲜人物，其背后都付出了令人震惊的努力。请相信，你的潜力还远远没有爆发出来，不要给自己的人生设限，你自以为的极限，只是别人的起点。写给渴望突破瓶颈、实现快速跨越的你。10、生活中，有人给予帮助，那是幸运，没人给予帮助，

26、那是命运。我们要学会在幸运青睐自己的时候学会感恩，在命运磨练自己的时候学会坚韧。这既是对自己的尊重，也是对自己的负责。11、失败不可怕，可怕的是从来没有努力过，还怡然自得地安慰自己，连一点点的懊悔都被麻木所掩盖下去。不能怕，没什么比自己背叛自己更可怕。12、跌倒了，一定要爬起来。不爬起来，别人会看不起你，你自己也会失去机会。在人前微笑，在人后落泪，可这是每个人都要学会的成长。13、要相信，这个世界上永远能够依靠的只有你自己。所以，管别人怎么看，坚持自己的坚持，直到坚持不下去为止。14、也许你想要的未来在别人眼里不值一提，也许你已经很努力了可还是有人不满意，也许你的理想离你的距离从来没有拉近过.

27、但请你继续向前走，因为别人看不到你的努力，你却始终看得见自己。15、所有的辉煌和伟大，一定伴随着挫折和跌倒；所有的风光背后，一定都是一串串揉和着泪水和汗水的脚印。16、成功的反义词不是失败，而是从未行动。有一天你总会明白，遗憾比失败更让你难以面对。17、没有一件事情可以一下子把你打垮，也不会有一件事情可以让你一步登天，慢慢走，慢慢看，生命是一个慢慢累积的过程。18、努力也许不等于成功，可是那段追逐梦想的努力，会让你找到一个更好的自己，一个沉默努力充实安静的自己。19、你相信梦想，梦想才会相信你。有一种落差是，你配不上自己的野心，也辜负了所受的苦难。20、生活不会按你想要的方式进行，它会给你一段时间，让你孤独、迷茫又沉默忧郁。但如果靠这段时间跟自己独处，多看一本书，去做可以做的事，放下过去的人，等你度过低潮，那些独处的时光必定能照亮你的路，也是这些不堪陪你成熟。所以，现在没那么糟，看似生活对你的亏欠，其实都是祝愿。,