中国印刷集团公司内部审计风险控制.doc
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1、中国印刷集团公司内部审计风险控制第三章中国印刷集团公司内部审计风险控制中存在的问题及原因分析3.1中国印刷集团公司内部审计风险控制中存在的问题中印集团主要从事出版物、包装装i黄印刷品及其他印刷品的生产经营;印刷及相关专业的出版物的发行;纸张、纸浆、印刷设备等进出口业务;代理并协助外商在国内外举办的印刷品展销会等;有关国内外投融资的其他业务。以下是中印集团组织结构图,由图表可以看出,中印集团整个系统可以大体分为三个层次:层次一,是集团公司本部,主要包括综合管理部、资产财务部、人力资源部、企业管理部等10个职能部门;层次二,是中印集团各二级企业,包括中国印刷总公司、中国印刷物资总公司、中国印刷科学
2、技术研究所等;层次三,是中印集团各三级或四级企业。印刷行业是一个低利润、高风险、高竞争的行业,因此,对其经营管理进行内部审计是十分有必要的。中印集团成立以来一直致力于新的印刷技术和印刷产品的开发,风险防范主要以选择性风险和制度风险为主,即通过竞争去适应日益复杂的市场环境取得其印刷市场的竞争地位,同时,由于企业管理制度的不完善,产业结构的不合理,结构性矛盾突出等问题,表现出对市场的极度不适应。随后,在企业经营管理过程中,出现了管理流程不完善、财务管理存在漏洞、对外诚信危机等问题。为了改善企业的各项经营管理活动,增强企业防范风险的能力,中印集团于2008年初经过和集团各级领导及财务负责人协商沟通,
3、制订了对集团各下属企业内部控制的审计计划和审计实施的具体方案。在集团公司原有的管理基础上,并结合印刷企业的行业性质及本集团公司的自身情况,建立了统一的风险防范业务流程,规范了内部审计体系,使其内部审计更加具有广泛性、统一性、有效性、承继性等特点,为集团公司内部审计风险控制工作打下了良好的基础。中印集3.1.1内部审计人员构成不合理,内部审计力量薄弱!,印集团本部负责审计的部门是审计督察部,近儿年,集团公司本部对内部审计给予了高度的重视,并于2009年初任命了新的审计部副部长,但在总体的人员配备上并没有发生太大的变化,共有专职人员3人,其中注册会计师1人。但是,根据内部审计摹本准则第四条的规定:
4、内部审计机构应结合企业的性质、规模、内部治理结构及其他相关规定来进行设置,并配备一定数量的内部审计人员,所以,根据中印集团的规模,内部审计人员明显偏少。很多下属企业如人民美术印刷厂、中印物资贸易有限公司、中印印刷器材有限公司等等,甚至没有设立独立的内部审计部门,更没有聘用专业的内部审计人员,有审计任务时只是临时从其他工作岗位调配非专业审计人员进行审计,专业性较差,不能正确认识审计证据和审计程序对审计质量的影响,同时,其所出具的审计报告也不能给领导层的决策提供可靠的信息。目前,中印集团内部审计工作主要是信息化与手工相结合,使用的审计软件为北京诚创易通科技发展有限公司开发的“易通审计软件”,通过此
5、审计软件的使用,使得集团公司本部审计信息化水平有了明显的提高,不仅提高了内部审计工作的时效性,更使内部审计准确性大大提高,但是,就目前情况来看,中印集团内部审计人员能够熟练使用此软件进行内部审计的人员并不多,大多数人仍然主要依靠传统的手工审计,无形中增加了审计工作量,再加上手工审计中的人为因素不免会出现误审、漏审等现象,审计质量不能得到保证。 3.1.2对高风险业务的风险防范意识较差,缺乏完善的风险防范体系就整个集团而言,其经营的高风险业务主要是股票业务和期货业务。由于期货业务与股票业务本身投资较大,时效性较强,对专业水平要求较高,而且市场行情具有很强的不稳定性,这些因素均给股票和期货的内部审
6、计风险控制带来了一定的困难。以下是中印集团业务流程与业务风险对照表,从表中可以看出期货和股票业务风险的重要性。法和中国印刷集团公.1铝期货套期保值业务带理办法,这些规章制度制定较早,而且随着集团业务的扩人,高风险业务在规模、种类方面的需要也发生了新的变化,使内审人员在对期货业务进行审计时没有合理的制度依据。自2008年8月起,中印集团开展新股申购业务,主要遵循集团公司制定的新,投申购业务管理办法,一该办法对新股申购业务涉及的权限划分、业务流程的监管和检介都做了较为详细的规定,华本符合当期有关法规和监管部门的要求。截止2008年12月31日,申购中签股票己全部抛售,投资成本全部转回。在进行内部审
7、计过程中发现,集团公司股票业务所根据的新股申购业务管理办法并未对申购中签股票的持有时间、卖出价位等做出明确规定或设置预警机制,只是规定集团公司资产经营不需合理预计新股的涨跌情况,适时抛售股票,以求收益最大化。这种规定,虽然具有一定的灵活性,在一定程度上有利于获取更大的投资回报,但是在股市出现重大波动的时候并不利于风险的控制。由以上分析可知,无论是期货业务还是股票业务,随着业务规模的扩大和种类的增加,中印集团并没有对相关管理制度进行调整,也没有对市场行情设置合理的风险预警机制,不能及时的掌握市场信息从而适时控制风险。3.1.3缺乏健全的资金监管体系,给资金周转带来不可避免的风险2007年起,中印
8、集团实行各企业资金使用情况定期汇报制度,也就是各企业每周都要向集团资产财务部汇报本周资金使用情况,但是各企业汇报到集团资产财务部以后,内审计人员并没有及时对其中发现的问题进行监督,给资金的使用和周转带来了一定的风险。下面以人民美术印刷厂(以下简称“人美厂”)为例来说明中印集团内部资金监管体系的薄弱性。人美厂因长期经营亏损,依靠自身经营无法满足正常的资金需求,只能依靠借款来偿还银行贷款、购买设备及补充运营资金等,维持其正常的生产经营活动。其中从集团公司借入2274.33万元,从中国印刷总公司借入420万元。近三年来,人美厂对中国印刷总公司借款共计提了149.45万元利息,但并未对集团公司借款计提
9、利息。根据同期银行一年期贷款利率进行测算,人美厂应一共向集团公司支付利息约160万元。由于以前人美厂欠款多,流动性资金极度缺乏,2007年资产负债率达81.57%。近三年从集团借款的主要用途是还老账(集资款、银行贷款及相关单位借款)和购买印刷设备,用于购买原材料、工资发放等流动性周转资金仅382万元,而该厂三年亏损1467万元,其中不付现的折旧等费用约850万元,计提总公司借款利息150万元,现金损失467万元,远远不能满足其流动资金周转的需要。2009年资产负债率高达108%。3.1.4对内部审计风险的事中管理不够中印集团对内部审计风险的事中管理不够二要体现在会计核算和重要事项的决策方面,内
10、部审计人员没有切实参与到实际业务和决策中去,影响了其在内部审计的过程中对风险的评估和风险控制实施的顺利进行。一面以人美厂、中印物资贸易公司(以下简称“物贸公司”)、中印数字印务有限公司(以下简称“数字印务”)为例来说明中印集团对内部审计风险的事中管理的不足。l、2008年底人美厂对机器设备进行了全面维修,购买了大量机器设备维修备件,但是没有办理相应的入库及领用手续,直接放置车间用于机器设备的维修,一次性计入当期成本,不符合成本的分配原则。2、生产成本中外购纸属于预收客户纸款,按客户指定的数量金额购买纸张,不在原材料中核算,支付纸款时直接计入生产成本的部分,不利于节约纸张降低生产成本。3、客户自
11、带纸实物、账目全部在纸库管理,财务不掌握纸库结算数量、单价。因人美厂近几年来资金紧张,借用客户纸的情况时有发生,发生借用纸时,按照实际领料量,纸库暂估单价财务予以暂估入账,截止2008年12月31日财务账面累计暂估应付纸款207万元,一旦发生需要支付纸款的情况,如有数量差异或纸张价格变动,将影响损益。而且目前纸库既管实物又管账,不符合职责分工的要求,此外,纸库目前仍是手工记账,品种数量繁多,入库及领用繁杂,工作量大,不适合管理的要求。4、目前对人美厂招待所(一招、二招)的管理仍采用独立核算,人美厂对两单位不进行业绩考核,每年为人美厂承担部分装修及维修费用,其余收益归招待所自行支配的方式。200
12、8年两家招待所各为人美厂承担了4万元,共计8万元的装修工程款。这种管理方式存在较大的缺陷,内部审计人员在2007年对一招、二招进行审计的过程中发现其在经营过程中存在收入确认原始资料保存不完整、工程支出没有预决算、收入支出没能严格按两条线核算,以及小金库等管理问题。这种管理方式不仅不能使人美厂享有招待所带来的收益,而且也不能准确反映实际发生的装修、维修等费用。5、物贸公司存货管理方面。物贸公司对存货的管理有两套账进行监控,一套为存货明细账,由业务部门记录明细,对每一笔实物的进库和出库进行数量、金额的详细记录;一套为财务账,对实物进行分大类管理,只记录金额,用来反映某大类存货的总金额。截止2009
13、年6月30日,存货的财务账面金额为1074万元,账面价值约为721万元,其中:08年对上都纸业的芦苇计提了跌价准备约353万元。物贸公司设有“自管库”和“代管库”两个仓库,其中自管库是北印仓库,此仓库由物贸公司租库并自行管理,主要仓储的物资是PS版、油墨等印刷耗材。代管库由物贸公司委托其他单位代管,分别是大秦纸库、海丰宝纸库和衙门口纸库。另外,物贸公司还有一个称为“直拨库”的虚拟库房,是物贸公司对于有些货物不进行实物流转,而是与供应商和客户分别沟通完毕后,由供应商直接将货物运给指定的客户。这种零库/J.的管理方式在贸易公司和其他物资流通企业中非常官见,fl遨是如果不能妥善保留并及时清理戊拨库的
14、相关单据,很可能会形成坏账并引坦经济纠纷,给企业的财产安全造成损失。鉴于物资流动的特点,每个代管库保留的何品品种并不单一,可能相同的物品会同时保留在不同的库房,如纸张分别保留在衙门口纸库、大秦纸库和直拨库。在对物贸公司存货进行审计时发现物贸公司对于代管库的物资,主要了依赖业务员的对账,每月业务员根据对方提供的对账单进行口头上的核对,有些差异并没有在财务上进行相应的调整。再加上物贸公司人员流动性大,交接手续不完备,没有书面的交接洁单,使得新上任的员工无法准确把握存货差异,从而导致代管库物资的监控实效。自管库和代管库距离公司路程较远,内部审计人员在对其进行审计时只是在口头上与库管人员进行沟通,很少
15、进行现场盘点,这个过程当中不能排除库管人员和业务人员虚报数据的情况,而对于账面上存在此存货但实际库存中并不存在的情况更是没有进行纠察,无形中加大了内部审计风险。另外,通过审计还发现物贸公司在存货入库手续和存货出库手续不完善,存在长期采购未开增值税专用发票及长期出售未开增值税专用发票的事项。由于种种原因,物贸公司既存在大量的已经销售但未开具销售发票确认收入的业务,也存在已经采购但未获得采购发票转入成本的事项。由于存货采购不能及时获得增值税专用发票,从而影响增值税的抵扣事项,导致税金提前缴纳。已经销售但不能及时开票,也会影响经营活动的恰当反映。具体金额见下表:但是在程序仁仍然存在有需要进一步完善的
16、地方:(1)关于房产的抵押,虽然已经签订了抵押合同,但是我们注意全l,!,几债权人拥有的沈阳市某区某街某号甲四周200平方米商品门市房并没有办理房产证,该房产于1995年签订了购房合同,历经15年的房产证不能办理完证,需要进一步落实。此外,原债权人与商户签订了租赁协议,因是不可撤销的合同,需要转租给物贸公司,但是物贸公司尚未看到原债权人与商户的租赁协议,也未能测算未来的租金是否能够弥补物贸公司的债权,需要继续跟进追踪。(2)债务重组有关内部审批程序有待进一步完善。一项债务重整业务,作为债权方通常要作出一定的让步,如果涉及到以物抵债,还要有对此物的价值评估。因此,债务重组协议的签署过程,应该有完
17、整的内部审批程序,以及与债务人协商谈判的过程中所出具的具体书面报告。在内部审计过程中,我们注意到,两部车的作价依据不是很充分,房产的价格也未能说明其作价的基础(例如,此房屋的自然状态、市场估价等),这些无法完整的体现债务重组的进展、其他后续事项及与债务人协商的过程。在物贸公司债务重组的内部审计过程中,内部审计人员并没有对相关的抵押物进行评估以判断其评估作价的合理性。7、在数字印务的业务流程中,工作传票是唯一从接受业务开始并始终流传在业务全过程中的单据,是保证业务从接单、生产、结算、记录的最重要的单据。内部审计人员通过对几千张连续编号的工作传票的随机抽样检查发现工作传票的保留并不完整,在抽查的3
18、0张传票中,有n张保留不完整,其中3张没有保留传票的号码在商务舱中有记录,但有8张传票在商务舱中并没有找到相关记录,遗失情况严重,给业务的顺利进行和以后的查账工作带来很大不便。3.2中国印刷集团公司内部审计风险控制中存在问题的原因分析通过以上对中印集团内部审计风险控制的实例,可以看到,虽然内部审计风险控制在中印集团管理过程中已初见成效,但是中印集团对于风险控制的意识还比较薄弱,风险控制和防范能力相对较差,下面是针对中国印刷集团公司内部审计风险控制中存在的问题的原因分析。3.2.1内部有关高风险业务的制度规范没有及时更新集团公司本部所从事的期货、股票等高风险业务所依据的规章制度仍然是在业务起初制
19、定的,随着时间的推移和国家政策的不断更新,企业没有对相关业务制度进行调整,制度内容较为陈旧,涉及范围比较狭窄,具有一定的局限性。3.2.2个别企业没有独立的内部审计机构,缺乏健全的风险控制体系前,集团内部仍然有个别企业没有设立独立的内部审计机构,其审计工作仍然单单依靠审计外包或者集团本部审计督察部,不能及时发现其中的问题,从而导致有些小风险变成大风险,给企业造成不良影响甚至导致企业陷入困境。当前,印刷市场面临着很大的不稳定性,企业经营风险随时有可能发生,如果没有有效地风险控制体系,集团内部的内部审计也只能是形式化的,没有实质意义。随着中印集团产业结构的不断调整,集团公司利用内蒙古上都镇沙柳基地
20、的优越条件,建立了集团内部的沙柳造纸厂,真正实现了生产销售一体化,降低了企业的生产成本,制订了生产、销售,管理、分配等各种规章制度和组织体系。但是,企业内部组织化、制度化的风险控制体系并没有完全建立起来,各级企业以及企业各员工之间风险控制的权利、责任和义务并不明确,一旦发生了风险,互相推脱责任,责任不能具体到具体的部门甚至具体的个人。在这种情况下,必然会削弱中印集团的风险控制能力,无法实现企业高效发展的目标。3.2.3集团公司与下属企业之间缺乏必要的内部审计网络体系从中印集团的规模和企业数量的角度来考虑,内部审计人员数量较少,而且人员专业素质不是很高。另外,集团公司与各下属企业之间没有一套健全
21、的内部审计网络体系,下属企业的审计风险不能及时反应到集团公司。虽然集团公司设置了独立的审计部门审计督察部,但是有些下属企业并没有设置独立的审计部门,往往是其他部门的工作人员兼职内部审计工作,没有接受过正规的审计专业知识培训,审计知识薄弱,后续教育培训制度不足,忽视了具有独立法人资格的机构无论是从依照经营管理的要求,还是根据国家审计政策的要求都应设立独立的内部审计部门,专人专管。3.2.4内部审计人员对被审计单位的业务流程和财务状况不了解在实际审计业务中,内部审计人员往往仅局限于对会计凭证的复核,忽视了企业在业务流程上的缺陷,会计报表不能真实反应其经营成果。比如,人美厂在原材料和维修配件的购进及
22、领用过程中并没有办理相应的入库及领用手续,不符合成本的分配原则;物贸公司在存货的购进、发出以及保管过程中没有严格按照制度进行,出库手续和入库手续不完善,存在大量采购未收到增值税专用发票和大量销售未开具增值税发票的情况,财务部门与业务部门的对账工作也只是口头上的对账,没有具体的对账程序和对账结果备份,给以后的查账和相关责任追究带来很大的不便。3.2.5内部审计管理制度不健全,内部审计参与风险控制的程度不够自中印集团实施内部审计起,内部审计管理制度基础薄弱,内部审计工作的规范性较差。内部审计工作是要求规范性很强,主要分为以下三个阶段:(l)准备阶段,此阶段的任务主要是确定被审计对象、签订审计协议并
23、编制内部审计计划;(2)实施阶段,此阶段的任务主要是对被审计对象进行符合性测试和实质性测试,并在测试结束后编制审计工作底稿;(3)终结阶段,此阶段的任务主要是整理审计实施阶段所编制的工作底稿,并根据工作底稿撰写审计报告。但是,内部审计人员在进行审计时,几乎很少的人能够严格按照规范化的审计程序开展业务,审计取证随意性较大,所取得的证据证明力较差。因此,内部审计制度的健全有效能使工作人员及时发现并处理企业生产经营过程中发生的各种差错和舞弊,否则,就会增加其发生的可能性,产生内部审计风险。集团公司内部审计部门没有适当参与企业的风险控制建设体系,事后所形成的风险控制准则和方法没有经过内部审计部门的严格
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