制剂销售公司政策定稿.doc
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1、山东中农联合生物科技有限公司2011年度制剂销售公司政策2011年1月18日2011年制剂销售公司业务流程管理办法一、 客户管理:1、市场开发流程:(1)市场调研:开发新市场,要进行系统的市场调研,撰写市场调研报告,交客服部存档备案。(2)开发客户:对市场备选客户进行系统的调研,填写客户开发评价表,报销售部部长审批,经同意后方可合作。新合作客户10万元以内,原则上一律现款操作,款到发货。不按照公司规定私自开发客户的,记小过1次,罚款500元。2、客户信誉评价:公司每年对客户进行信誉等级考核评估,确定客户的信誉等级、最高赊销额度、合作模式等,对于考核差的客户,采取现款操作模式、降低赊销额度或是提
2、高审批难度等。3、合同管理:营销人员按照制剂销售公司相关政策,与客户签订产品年度购销合同、单品购销合同,及时交给客服部备案保存。不按照公司规定与客户签订相应合同的,记小过1次,罚款500元。二、 物流管理:1、制定年度、月度销售计划:销售部部长、营销人员负责制定本部门、本区域的年度、月度销售计划,报客服部文员备案。月度销售计划全年一共6次,每缺一次罚款200元,并给予通报批评。分别是:2月20日、3月20日、4月20日、5月20日、6月20日、7月20日。C类产品按照计划发货,未发出的库存按照50%计入区域库存。7月份(含7月份)以后各区域要求备货的,发货数量必须达到备货计划数量的80%以上;
3、否则,未发出去的货物按照50%计入区域库存。2、发货审批流程:(1)对于符合公司政策要求的发货,区域负责人填写发货申请表,传真至客服部,特殊情况特殊处理;客服文员进行审核,审核无误,开单后由客服部部长批准发货;库存没有的货物待货物生产出来后,给客户补发;如果货物生产周期很长,须询问业务员后再确定是否补发。客服部负责跟踪货物情况,与区域负责人和客户及时联系;区域负责人及时收单。(2)有下列情况之一者,公司原则上不发货:a客户月度回款率低于公司规定的回款率要求;b现款合作或新合作客户货款没有到帐的;c客户在一个月内无往来;d超过最高赊销额的客户。(3)不符合发货条件的客户,特殊情况,由区域负责人填
4、写发货申请表,提出书面申请,在特殊事项一栏注明申请理由,报销售部部长审批,经同意后方可发货;超过客户最高赊销额30%以内的发货,由销售部部长审核(若发生风险,货款没有回收,形成呆赖账,区域负责人按照呆赖账的100%承担责任,销售部部长按照呆赖账的10%承担连带责任);超过客户最高赊销额30%以上的发货,销售部部长签批同意后报请副总经理审批(若发生风险,货款没有回收,形成呆赖账,区域负责人按照呆赖账的100%承担责任,销售部部长按照呆赖账的10%承担连带责任,副总经理按照呆赖账的5%承担连带责任)。3、调货流程:(1)区域内调货,需填写调(退)货申请表,报销售部部长批准后方可进行调货,客服部文员
5、根据调货申请及时入账。(2)区域间调货,由各区域负责人相互沟通后,填写调(退)货申请表报请各分管销售部部长批准后方可执行,客服部文员根据批准的调货申请及时入账。需济南中转的,由储运部协助办理。如调货产品不能发货的,计入调出方库存。如果某区域有库存,另一区域又发此品种的货,由客服部文员联系两区域调整,在调入方所限定的时间内由调出方组织调货。(3)调货运费由调出方承担,若未在调入方限定时间内调入,年底该产品的库存由调出方承担。(4)原则上要求业务人员现场调货,区域内、区域间的调货必须是未开箱、外包装完好的,以确保顺利销售。如有异议,调入方在收到货物后一周内提出,调出方承担相应的退货费用。(5)调货
6、过程中所发生的一切损失,由调出方承担全部责任。4、退货流程:(1)区域负责人填写调(退)货申请表报销售部部长审批,客服部文员备案,并传真至储运部审核、备案,经审批后方可退货。(2)退货时各区域负责人要现场退货,退货清单必须随货同行,济南验货时若与退货数量不符,其所涉款额全额由退货区域承担。(3)退货费用考核详见效益工资实施办法。 (4)客户若对产品有异议,必须在签收之日起15天内提出,报请客服部备案;除质量原因外不论任何原因的退货,一律计入客户、区域全年退货额。 (5)因产品质量原因退货的,业务人员必须到现场组织退货,进行分类整理,报销售部部长经批准后方可退回公司。产品质量原因退货由公司确认,
7、以实际核准的数量为准。(6)公司不接受过期小包装产品及散装(散箱、散盒、散瓶、散袋、散支)产品退货。如客户退过期产品或保质期内非本年度发货的小包装产品,则一律以五折计算;退保质期内非本年度发货产品或当年小包装产品(25克以下袋装或瓶装产品),一律以七折计算;客户退过期小包装产品及散装产品,则以零折计算。(7)经销售部批准的各区域五月份退货按50%计算区域库存,六月份退货按60%计算区域库存,七月份退货按80%计算区域库存,其余退货100%计入区域退货。(说明:海南地区除外,非本年度发货产品的退货不适用本条例)。5、窜货处罚政策:(1)客户只能在合同规定的区域范围内销售产品,若发生窜货行为,视其
8、情节严重情况,公司有权部分或全部取消年度奖励;暂时或永久性终止向客户供货或中止本产品年度购销合同。(2)相邻区域窜货,尽量私下协调解决;窜货情节严重,一经证实,公司可将窜货区域部分销售额转移被窜区域,根据具体情况,对窜货区域责任人处以500-1000元罚款,给予记小过处分。三、 单据管理:1、“出库回单”管理:(1)客户收到货物,验收无误,在出库单上签字、盖章;业务人员及时到客户处回收“出库回单联”,并负责审核回单联是否符合公司规范要求;“出库回单联”山东部、中原部、华北部、西北部40天、华东部、华南部45天寄回公司(以开单日期和邮寄日期为准),缺一张罚款50元,警告1次。(2)客服部文员负责
9、对“出库回单联”的签收审核,客服部文员接收“出库回单联”后,在出库回单统计表中登记“出库回单联”接收日期、寄单日期、是否合格等,对于不合格的“出库回单联”,客服部文员要及时通知各区域补办。如客服部文员因疏忽,将不合格的“出库回单联”登记入账,罚款50元/张,并警告1次。(3)因司机原因丢失出库单,客户在收货验收时要及时与储运部联系核对处理,区域负责人应及时补制送货单,客户进行签字盖章。(4)因回单未及时收回所造成的损失由区域负责人承担。(5)任何人不得涂改送货单,违规者罚款50元,并警告1次,如有问题在备注栏中注明。2、调退货管理:(1)区域进行调退货时,要填写调(退)货申请表,传真至客服部,
10、进行备案;并向销售部部长审批,经同意后,方可调退货;未经销售部部长同意,私自调退货,记小过1次,并处罚金500元。(2)区域内或区域间进行调货时,调出方用红字出库单,调入方用蓝字出库单,调出方和调入方货物名称和数量要相符,红字、蓝字出库单均需客户签字盖章。(3)调退货物时,业务人员必须现场进行调退货,调退货方在开单之日起15天内、调入方在接收货物之日起30天内将红、蓝字送货单寄出(以邮寄日期为准),以便公司及时做账。3、收款收据管理(1)按照公司财务有关规定,做好收款收据的登记、申领、回收、使用和保管工作。(2)收取垫付运费(含短途运费、调货费)、垫付罚款(客户付)、公关费、会务费、推广费、返
11、利,调价单等一系列客户所支出的款项,业务员按照公司规定,开具收款收据,并将涉及费用的原始单据签字盖章整理好,做到数额相符,及时寄回客服部文员。(3)电汇款无须给客户开具收款收据,以电汇底联为汇款凭据,业务员复印一份留存,公司以传真件为凭。4、市场交接:发生离职或交换市场时,应将所有送货单、对帐单等相关单据同客户及新业务员交接清并签字认可(违者将承担相应经济责任)。5、单据要求:各单据必须由客户签字盖章确认方为有效,否则按无效单据处理。若业务人员有仿冒客户签字等舞弊行为,罚款1000元,记大过1次。四、资金管理1、产品价格管理办法:所有产品公司统一出厂价格,区域按照公司规定,执行相应的价格政策,
12、详见2011年销售部产品价格表。所有产品原则上不允许溢价,市场特殊情况需要溢价的,由区域负责人填写产品溢价申请单,报销售部部长审批,客服部进行备案。产品溢价额度只能上浮10以内, 80%用于冲减区域公关费、协调费、查罚费、推广费(规定标准不足部分)。违规溢价一次罚款500元,记小过1次。2、客户短途运费承担办法:发货件数少于50件且发货额低于10000元,客户自提,公司不承担短途运费。3、货款管理:(1)收取货款以银行结算做为基本原则,银行结算以电汇为主,客户电汇货款后业务员及时通知客服部文员进行回款登记,待货款到帐后,文员进行确认,并通知业务人员。(2)采用汇票进行结算时,业务人员收到汇票后
13、应进行验证,确认无误后在当日内寄回公司,并通知客服部文员,汇票验证有误的,由经办人负责。4、差旅费借支、报销管理:(1)出差前填写差旅费借支审批单报公司审批,营销人员山东部、中原部2000元/次以内、华北部、西北部、华东部、华南部3000元/次以内;推广员、见习员山东部、中原部1500元/次以内、华北部、西北部、华东部、华南部2000元/次以内。(2)严禁在客户处以货款名义借款,违反者罚款1000元,按贪污挪用公款处理,给予记大过处分。(3)通讯费报销规定:部长通讯费3600元/年,区域负责人通讯费2400元/年,推广员通讯费100元/月,凭正规发票(每月账单),及时实报实销,超过部分公司不予
14、报销、账单超过3个月以上不予报销。(4)邮寄传真等费用报销规定:邮寄传真费定额为500元/年,11-12月份以正规发票统一报销。(5)住宿费、出差补助标准参见2011年销售部差旅费补助标准,部长在标准范围内实报实销,超过部分不予报销,节约部分按70%返还给个人;其他人员差旅费报销按照相应标准以补助的形式进行报销,住宿费按照标准报销(使用符合财务部要求的发票),在出差行程管理表上粘帖每天的住宿收据,并在住宿收据或发票上留下住宿单位的电话号码,以备核查。(6)差旅费报销必须如实填写差旅费报销单、出差行程管理表,并按规定填写出差日志,客服部文员进行审查核对、上报销售部部长、副总经理、财务经理、总经理
15、签字审批,直接打入个人帐号,无报告者一律不予核报。报销单必须按照公司财务规定的粘贴方式粘贴,不合格的由客服部文员负责改正,罚款50元,警告1次。(7)每月分两次报账,截止日期分别是每月的15日、月底。出差天数10天以内(含10天)可与下一次合并报销。票据在3日内随出差日志、回单、市场调研表等单据一并以特快专递邮寄公司,日期以邮戳为准。超期3天内,罚款100元,并给予通告批评;超期3天以上,不予报销,记小过1次。出差当天和返回公司当天车票以电脑票为准。业务人员出差期间的车船费(电脑票比例不低于70%,出差、返济当天必须是电脑票;乘坐飞机、火车软卧、软座的按照同行车程的硬卧标准报销)实报实销。(8
16、)本地业务人员做本地市场,在家庭所在地期间的住宿费不予报销;发现一次,罚款500元,记小过1次。(9)探亲休假期间的差旅费公司不予报销;发现一次,罚款500元,记小过1次。5、对账管理:(1)客服部文员、区域负责人和经销商三者之间对帐,核对无误后,由客服部文员签字、盖章。(2)在3-9月份,业务员每月使用正规台账,同非现款合作客户对一次账,经核对无误后双方签字、客户盖章。业务员参加例会时,台账上交客服部文员,经审核签字确认后方可出差。对账每缺1次,罚款100元,并给予通报批评。在9月份以后截止到结账日期前,使用正规年度对账单,同客户进行本年度往来对账。6、工资待遇、差旅补助、任务指标及考核、奖
17、罚制度等:详见2011年销售部效益工资实施办法、2011年销售部工资标准、2011年销售部任务指标分解表、2011年销售部区域费用补助标准、2011年销售部过程考核办法等。7、溢价、退货费、推广费、查罚费分摊办法:详见效益工资实施办法。8、市场结帐、清收:(1)在规定结帐日以后,发生的差旅费,公司不予报销。(2)逾期清收的,超过结账日期10天后的欠款按照欠款总额的1%给予处罚;超过结账日期20天后的欠款按照欠款总额的3%给予处罚;超过结账日期30天后的欠款按照欠款总额的5%给予处罚。截止到2011年12月31日仍未结清的欠款,作为呆赖帐处理。业务人员按照呆赖账金额承担100%责任,部长承担5%
18、(海南除外)。(3)结帐时将客户返利、费用、退货明细等补充到年度对账单上,客户签字盖章;结帐应按照公司相关政策如实填写结帐清单,报客服部文员审批,经销售部部长同意后方可与客户结帐,以备财务监督、审核;如有舞弊行为,一经查出,一律开除。五、人员管理:1、定期例会制度:(1)市场、销售系统每1至2个月开一次例会(内容:报账、对账、前一段时间工作总结,市场信息反馈,后一段时间工作计划及工作安排等)。产品部提前下发会议通知,相关人员按时到客服部文员处签到,没按时签到的罚款50元,警告1次。(2)例会除特殊情况外务必参加,否则罚款100元,给予通报批评。2、出差管理:(1)市场、营销人员出差前填写出差申
19、请表,业务人员经销售部部长同意、部长经副总经理同意后,客服部进行存档备案,方可出差。未填写出差申请表而私自出差的罚款100元,给予通报批评。(2)市场、营销人员未由市场返回公司(按期参加例会除外),业务人员要向销售部部长申请,部长要向副总经理申请,经同意后方可离开市场,并报客服部备案。(3)市场、营销人员每天上午8:30以前,以短信形式向客服部文员汇报昨天的市场工作情况及当天的工作计划,每缺一次罚款50元,警告1次;客服部文员每日将短信详细记录备案,汇总整理,及时发送给各部部长。(4)区域负责人在销售旺季(3-4个月,详见2011年销售部区域任务指标分解表)每月下乡不少于10天,每天下乡反映2
20、-3个有代表性零售商信息,填写终端市场调研表;及时随单据、出差补助等邮寄公司,客服部文员进行统计,每缺1天,罚款50元,警告1次,交客服部存档备案。(5)营销人员在市场顺道探亲或因私离开市场,业务人员经销售部部长批准同意、部长经副总经理批准同意后,按事假报客服部文员备案,因此而增加的费用自理,期间不计出差。(6)未经批准同意而擅自离开市场(包括返回公司、返家、探亲等),罚款1000元罚款,并记大过1次。(7)营销人员与上级领导随行出差,出差期间的住宿费由上级领导统一报销,计入部门费用,营销人员的住宿费不再报销;车船费如实报销。(8)营销人员的手机待机时间7:3021:30,公司不定期抽查10-
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